Link pubblici per scaricare file da Drive

A volte un file deve uscire dall’azienda: un contratto firmato torna al cliente, un lavoro viene consegnato o un documento fiscale va al commercialista. Gli allegati vanno bene per file piccoli, ma oltre pochi MB diventano scomodi e il destinatario potrebbe non usare TrekMail.

I link pubblici risolvono il problema. Genera un link a qualsiasi file di Drive, invialo come preferisci (e-mail, Slack o SMS) e il destinatario scaricherà il file da una pagina TrekMail essenziale. Non servono accesso o reindirizzamenti di terzi.

Creare un link di condivisione

In Drive, apri il menu con tre punti sulla riga del file e scegli Condividi. Si apre una finestra con queste opzioni:

• Data di scadenza: facoltativa. Scegli quando il link smetterà di funzionare. Lascia vuoto per “nessuna scadenza”: funzionerà finché non lo revochi manualmente.
• Limite di download: facoltativo. Limita i download riusciti a un numero da 1 a 100,000. Lascia vuoto per un numero illimitato.

Fai clic su Crea link. TrekMail restituisce un URL che termina con /d/{token}, con un token univoco. Copialo e invialo solo a chi deve accedere.

Cosa vedono i destinatari

Chi apre il link vede una pagina semplice con:

• Nome del file
• Dimensione del file
• Un grande pulsante “Scarica”
• Una breve nota che indica la condivisione da un account TrekMail

Nient’altro: nessun accesso, pubblicità o file correlato. Il destinatario fa clic su Scarica e il file viene trasmesso al browser, che di solito lo salva nella cartella Download predefinita.

Se il link è scaduto o ha raggiunto il limite, compare invece “Questo link non è più disponibile”, senza altri dettagli. Non riveliamo mittente originale o nome del file a uno sconosciuto che non dovrebbe avere il link.

Perché usare i link invece degli allegati

Dimensione. Quasi tutti i sistemi e-mail rifiutano allegati oltre 25 MB, alcuni oltre 10 MB. Per file grandi, come un video da 800 MB, un link è migliore perché il destinatario scarica il file anziché riceverlo allegato.

Monitoraggio. Ogni link conta i download. Puoi vedere quante volte il destinatario, o più destinatari dopo un inoltro, ha aperto il file. Gli allegati non offrono questa visibilità.

Revocabilità. Se hai inviato il file sbagliato o vuoi chiudere l’accesso in una data precisa, revoca il link. Al clic successivo apparirà “non più disponibile”. Un allegato resta per sempre nella posta del destinatario.

Un dubbio comune: “Chiunque ottenga l’URL può scaricare?” Sì, per progettazione i link non richiedono autenticazione. Il token è abbastanza casuale da non poter essere indovinato. Per controlli più rigidi, come accesso legato all’account o destinatario nominativo, restano disponibili allegati e ZIP protetti da password.

Elencare e gestire i link

Nel menu Condividi, sotto il modulo, compaiono tutti i link del file:

• URL con pulsante di copia
• Scadenza o “Mai”
• Download rispetto al limite (23 / 100 o 7 / illimitati)
• Stato Attivo o Revocato
• Data di creazione

Revoca un link attivo con Revoca. Non puoi annullare l’operazione: per condividere di nuovo, crea un nuovo link. I link revocati restano nell’elenco per 90 giorni come traccia di controllo, poi vengono rimossi automaticamente.

Un file può avere più link attivi, utili per destinatari diversi con scadenze o limiti separati. Ogni link viene monitorato in modo indipendente.

Link creati nell’editor (solo webmail)

Quando alleghi un file scrivendo in webmail, accade una di queste cose:

• File di 18 MB o meno: l’allegato viene consegnato normalmente con l’e-mail.
• File oltre 18 MB: webmail lo carica in Drive in background e sostituisce l’allegato con un link pubblico. Il destinatario riceve un normale messaggio con un link anziché un allegato enorme che potrebbe essere rifiutato.

Il limite predefinito è 100 download, abbastanza generoso per inoltri legittimi e abbastanza ristretto da ridurre abusi se la casella viene compromessa. Puoi configurarlo durante la composizione.

Puoi anche allegare un file da Drive con l’icona Drive nella barra dell’editor. Scegli il file e verrà aggiunto un link pubblico. Il file non viene duplicato: il link punta alla copia esistente. Esperienza e limite predefinito di 100 download restano uguali.

Leggi Inviare allegati grandi tramite Drive.

Dettagli sulla sicurezza

Per i file sensibili, ricorda:

• I link non rivelano l’identità dell’account. La pagina non indica account o dominio.
• I link revocati cessano subito di funzionare. Nessun periodo di tolleranza; la richiesta successiva riceve l’equivalente di un 404.
• TrekMail non mostra anteprime pubbliche. Il link serve solo al download. Non esiste una route di “anteprima nel browser” che esponga il file senza scaricarlo.

Quando un link smette di funzionare

• Scaduto. La data impostata è trascorsa.
• Limite raggiunto. Il numero massimo di download è stato effettuato.
• Revocato manualmente. Chi ha accesso al file lo ha revocato dalla gestione link.
• File eliminato. Spostarlo nel Cestino revoca subito i link attivi. Svuotare il Cestino o attendere la rimozione definitiva rende il file indisponibile.
• File eliminato definitivamente. Se lo hai eliminato prima della finestra di 30 giorni, il link si è interrotto subito.

Per condividere un file ripristinato dal Cestino, crea un nuovo link pubblico. I link revocati all’eliminazione restano revocati.

Passaggi successivi

• Inviare allegati grandi tramite Drive, gestione automatica per file oltre 18 MB.
• Condividere cartelle con il team, con caselle interne anziché destinatari esterni.
• FAQ e risoluzione dei problemi di Drive, quando un link non funziona come previsto.

Link tramite API e MCP

TrekMail Drive è disponibile anche tramite API REST e server MCP per automazioni con ambito limitato. Il catalogo stdio locale completo contiene 261 strumenti, inclusi 42 strumenti Drive. Una connessione carica solo quelli consentiti da token, piano, set selezionati, trasporto e impostazioni di sicurezza. Gli agenti possono leggere cartelle, caricare file, creare link pubblici, eseguire operazioni in blocco revisionate e controllare lo spazio.

La fatturazione del componente Drive resta sotto il controllo dell’utente: acquisto, ridimensionamento e annullamento avvengono nel pannello, non con strumenti di scrittura API o MCP. Vedi Panoramica dell’API Drive e Panoramica degli strumenti MCP di Drive.