Публичные ссылки на скачивание файлов Drive

Иногда файл нужно передать за пределы компании: вернуть клиенту подписанный договор, отправить заказчику результат работы или переслать бухгалтеру налоговый документ. Для небольших файлов подходят вложения, но файлы крупнее нескольких МБ неудобны, а получатель может вообще не пользоваться TrekMail.

Публичные ссылки решают эту проблему. Создайте ссылку на любой файл в Drive, отправьте ее удобным способом (по электронной почте, в Slack или SMS), и получатель скачает файл с простой страницы TrekMail. Вход и перенаправление через сторонний сервис не нужны.

Создание ссылки

В любом представлении Drive откройте меню с тремя точками в строке файла и выберите Поделиться. Откроется окно с параметрами:

• Срок действия: необязательно. Укажите дату и время, после которых ссылка перестанет работать. Оставьте поле пустым для варианта «Без срока»: ссылка будет действовать до ручного отзыва.
• Лимит скачиваний: необязательно. Ограничьте число успешных скачиваний любым значением от 1 до 100,000. Оставьте поле пустым для неограниченного числа.

Нажмите Создать ссылку. TrekMail вернет URL, заканчивающийся на /d/{token}, с уникальным для этой ссылки токеном. Отправляйте его только тем, кому нужен доступ.

Что видят получатели

На странице ссылки показаны:

• Имя файла
• Размер файла
• Большая кнопка «Скачать»
• Краткое примечание, что файлом поделились из аккаунта TrekMail

Больше ничего: ни входа, ни рекламы, ни связанных файлов. Получатель нажимает Скачать, файл передается в браузер и обычно сохраняется в стандартной папке загрузок.

Если срок истек или лимит исчерпан, вместо этого без подробностей появляется сообщение «Эта ссылка больше недоступна». Мы не раскрываем исходного отправителя или имя файла постороннему, у которого ссылки быть не должно.

Почему ссылка лучше вложения

Размер. Большинство почтовых систем отклоняют вложения крупнее 25 МБ, некоторые крупнее 10 МБ. Для большого файла, например видео размером 800 МБ, ссылка удобнее: получатель скачивает файл, а не получает его во вложении.

Учет. Для каждой ссылки считается число скачиваний. Можно узнать, сколько раз файл открывал получатель или несколько получателей после пересылки ссылки. Вложения этого не показывают.

Возможность отзыва. Если отправлен не тот файл или доступ нужно закрыть в определенную дату, отзовите ссылку. При следующем переходе появится страница «больше недоступна». Вложение навсегда остается в почте получателя.

Частый вопрос: «Файл может скачать любой, кто получил URL?» Да, по замыслу ссылка не требует аутентификации. Токен достаточно случаен, чтобы его нельзя было угадать. Если нужен более строгий контроль, например привязка к аккаунту или конкретный получатель, используйте вложение или защищенный паролем ZIP.

Просмотр и управление ссылками

Под формой создания в меню Поделиться перечислены все ссылки файла:

• URL каждой ссылки с кнопкой копирования
• Срок действия или «Никогда»
• Число скачиваний и лимит (23 / 100 или 7 / без ограничений)
• Статус Активна или Отозвана
• Дата создания

Активную ссылку можно отключить кнопкой Отозвать. Отменить отзыв нельзя: для повторной передачи создайте новую ссылку. Отозванные ссылки хранятся в списке для аудита 90 дней, затем автоматически удаляются.

У файла может одновременно быть несколько активных ссылок для разных получателей с отдельными сроками и лимитами. Каждая учитывается независимо.

Ссылки из редактора (только webmail)

При добавлении файла к письму в webmail возможны два варианта:

• Размер не больше 18 МБ: вложение доставляется обычным способом вместе с письмом.
• Размер больше 18 МБ: webmail в фоне загружает файл в Drive и заменяет вложение публичной ссылкой. Получатель видит обычное письмо со ссылкой вместо огромного вложения, которое могли бы отклонить.

По умолчанию у таких ссылок лимит 100 скачиваний. Этого достаточно для обычных пересылок и достаточно мало для ограничения злоупотреблений при взломе почты получателя. Лимит можно изменить при написании письма.

Можно также выбрать файл из Drive кнопкой Drive на панели редактора. В письмо добавится публичная ссылка на существующую копию без дублирования файла. Для получателя все выглядит так же, лимит по умолчанию равен 100.

Подробности см. в статье Отправка больших вложений через Drive.

Безопасность

• Ссылки не раскрывают аккаунт. Страница не называет ваш аккаунт или домен.
• Отозванная ссылка отключается сразу. Льготного периода нет, следующий запрос получает эквивалент ошибки 404.
• TrekMail не показывает публичное превью. Ссылка предназначена только для скачивания. Маршрута «просмотра в браузере», раскрывающего файл без скачивания, нет.

Когда ссылка перестает работать

• Истек срок. Указанная дата прошла.
• Исчерпан лимит. Достигнуто разрешенное число скачиваний.
• Отозвана вручную. Пользователь с доступом отозвал ее в окне управления.
• Файл удален. Перемещение исходного файла в Корзину сразу отзывает активные ссылки. Очистка Корзины или окончательное удаление также закрывает доступ.
• Файл удален окончательно. Если файл удален безвозвратно до конца 30-дневного периода, ссылка отключается сразу.

Для восстановленного из Корзины файла создайте новую публичную ссылку. Старые отозванные ссылки не возобновляются.

Что дальше

• Отправка больших вложений через Drive, автоматическая обработка файлов крупнее 18 МБ.
• Общий доступ к папкам для команды, доступ для внутренних ящиков, а не внешних получателей.
• Вопросы и устранение неполадок Drive, если ссылка работает не так, как ожидалось.

Ссылки через API и MCP

Для автоматизации с ограниченными правами TrekMail Drive также доступен через REST API и сервер MCP. Полный локальный каталог stdio сейчас содержит 261 инструмент, включая 42 инструмента Drive. Реальное подключение загружает только инструменты, разрешенные токеном, тарифом, выбранными наборами, транспортом и настройками безопасности. Агенты могут читать папки, загружать файлы, создавать публичные ссылки, выполнять проверенные массовые операции и узнавать состояние хранилища.

Оплата дополнения Drive остается под контролем пользователя: покупка, изменение объема и отмена выполняются в панели, а не инструментами записи API или MCP. См. Обзор Drive API и Обзор инструментов Drive MCP.