روابط عامة لتنزيل ملفات Drive ومشاركتها

قد تحتاج أحيانا إلى إرسال ملف خارج الشركة، مثل إعادة عقد موقع إلى عميل، أو تسليم عمل إلى زبون، أو إرسال مستند ضريبي إلى المحاسب. تصلح مرفقات البريد الإلكتروني للملفات الصغيرة، لكن الملفات التي يزيد حجمها على بضعة MB تصبح غير عملية، وقد لا يكون المستلم من مستخدمي TrekMail أصلا.

تحل روابط المشاركة العامة هذه المشكلة. أنشئ رابطا لأي ملف في Drive وأرسله بالطريقة التي تفضلها، عبر البريد الإلكتروني أو Slack أو SMS، ثم ينزل المستلم الملف من صفحة TrekMail بسيطة. لا يلزم تسجيل الدخول ولا توجد إعادة توجيه إلى جهة خارجية.

إنشاء رابط مشاركة

في أي طريقة عرض داخل Drive، انقر على قائمة النقاط الثلاث في صف الملف واختر مشاركة. يظهر مربع حوار يتضمن خيارات الرابط:

• تاريخ انتهاء الصلاحية: اختياري. اختر التاريخ والوقت اللذين سيتوقف عندهما الرابط عن العمل. اترك الحقل فارغا لاختيار "بلا انتهاء"، وسيظل الرابط صالحا حتى تلغيه يدويا.
• حد التنزيلات: اختياري. حدد عدد التنزيلات الناجحة بأي رقم من 1 إلى 100,000. اترك الحقل فارغا للسماح بعدد غير محدود.

انقر على إنشاء رابط. يعرض TrekMail عنوان URL ينتهي بـ /d/{token}، ويكون الرمز مميزا لذلك الرابط. انسخه وأرسله فقط إلى الأشخاص الذين ينبغي أن يتمكنوا من الوصول.

ما يراه المستلمون

عندما يفتح شخص رابط المشاركة، تظهر له صفحة بسيطة تعرض:

• اسم الملف
• حجم الملف
• زر "تنزيل" كبير
• ملاحظة قصيرة تفيد بأن الملف تمت مشاركته من حساب TrekMail

هذا كل شيء. لا توجد مطالبة بتسجيل الدخول ولا مواد تسويقية ولا ملفات ذات صلة. ينقر المستلم على تنزيل فينتقل الملف إلى متصفحه. تحفظه معظم المتصفحات في مجلد التنزيلات الافتراضي.

إذا انتهت صلاحية الرابط أو بلغ حد التنزيلات، تعرض الصفحة بدلا من ذلك رسالة مهذبة تقول "لم يعد هذا الرابط متاحا" من دون تفاصيل إضافية. لا نكشف هوية المرسل الأصلي ولا اسم الملف. فهذه المعلومات لا تفيد شخصا غريبا لا ينبغي أن يملك الرابط.

لماذا تستخدم روابط المشاركة بدلا من مرفقات البريد

الحجم. ترفض معظم أنظمة البريد الإلكتروني المرفقات التي يزيد حجمها على 25 MB، وبعضها يرفض الملفات التي تتجاوز 10 MB. روابط المشاركة أنسب للملفات الكبيرة، مثل فيديو بحجم 800 MB، لأن المستلم ينزل الملف بدلا من استلامه كمرفق بريد إلكتروني.

التتبع. يسجل كل رابط عدد تنزيلاته. يمكنك معرفة عدد مرات فتح المستلم للملف، أو عدد مرات فتح المستلمين له إذا تمت إعادة توجيه الرابط نفسه. لا توفر مرفقات البريد هذه المعلومة.

إمكانية الإلغاء. إذا أرسلت الملف الخطأ أو أردت إيقاف الوصول في تاريخ معين، فألغ الرابط. عند النقر عليه بعد ذلك تظهر صفحة "لم يعد متاحا". أما مرفق البريد فيبقى في صندوق بريد المستلم إلى الأبد.

مخاوف شائعة: "ألا يعني الرابط أن كل من يحصل على عنوان URL يستطيع التنزيل؟" نعم، صممت روابط المشاركة لتعمل بلا مصادقة. لكن الرمز عشوائي بما يكفي ليصبح تخمينه غير ممكن عمليا. إذا احتجت إلى ضوابط أشد، مثل وصول مرتبط بحساب أو مستلم محدد بالاسم، فلا تزال مرفقات البريد وملفات ZIP المحمية بكلمة مرور من الخيارات المتاحة.

عرض روابطك وإدارتها

في قائمة مشاركة الخاصة بالملف، أسفل نموذج إنشاء الرابط، تظهر جميع الروابط الحالية لذلك الملف:

• عنوان URL لكل رابط مع زر للنسخ
• تاريخ انتهاء الصلاحية، أو "أبدا"
• عدد التنزيلات مقارنة بالحد (23 / 100 أو 7 / غير محدود)
• الحالة، نشط أو ملغى
• تاريخ الإنشاء

يمكنك إلغاء أي رابط نشط من هذه القائمة باستخدام زر إلغاء. لا يمكن التراجع عن إلغاء الرابط. إذا احتجت إلى مشاركة الملف مجددا، فأنشئ رابطا جديدا. تبقى الروابط الملغاة في القائمة لمدة 90 يوما لأغراض سجل التدقيق، ثم تحذف تلقائيا.

يمكن أن يكون للملف الواحد عدة روابط نشطة في الوقت نفسه. يفيد ذلك عند إرسال الملف نفسه إلى مستلمين مختلفين بنطاقات انتهاء صلاحية أو أعداد تنزيل منفصلة. يتتبع كل رابط نشاطه بصورة مستقلة.

الروابط المنشأة في محرر الرسائل لبريد الويب فقط

عند كتابة رسالة في بريد الويب وإرفاق ملف، يحدث أحد أمرين:

• حجم الملف 18 MB أو أقل: يرسل المرفق بالطريقة المعتادة ضمن البريد الإلكتروني.
• حجم الملف أكبر من 18 MB: يرفعه بريد الويب إلى Drive في الخلفية ويستبدل المرفق برابط مشاركة عام. يتلقى المستلم رسالة عادية تتضمن رابط تنزيل بدلا من مرفق ضخم قد يؤدي إلى ارتداد الرسالة.

الحد الافتراضي للروابط المنشأة في محرر الرسائل هو 100 تنزيل. وهو عدد كاف لمعظم عمليات إعادة التوجيه المشروعة، ومحدود بما يكفي لتقليل إساءة الاستخدام إذا تعرض صندوق بريد المستلم للاختراق. يمكنك تعديل الحد أثناء كتابة الرسالة.

يمكنك أيضا إرفاق ملف من Drive صراحة عبر أيقونة Drive في شريط أدوات محرر الرسائل. تصفح مجلداتك واختر ملفا، وسيضاف رابط تنزيل عام إلى الرسالة. لا تنشأ نسخة أخرى من الملف، بل يشير الرابط إلى النسخة الحالية. ويحصل المستلم على التجربة نفسها، مع الحد الافتراضي نفسه البالغ 100 تنزيل.

اقرأ التفاصيل الكاملة في إرسال المرفقات الكبيرة عبر Drive.

تفاصيل الأمان

إليك بعض الأمور المهمة عند التعامل مع ملفات حساسة:

• لا تكشف الروابط هوية الحساب. لا تعرض الصفحة التي يراها المستلمون اسم حسابك أو نطاقك.
• تتوقف الروابط الملغاة فورا. لا توجد فترة سماح، ويحصل الطلب التالي على استجابة تعادل 404.
• لا يعرض TrekMail معاينة عامة للملفات. رابط المشاركة مخصص للتنزيل فقط، وعلى المستلم تنزيل الملف ليرى محتواه. لا يوجد مسار "معاينة داخل المتصفح" يكشف الملف بلا تنزيل.

متى يتوقف الرابط عن العمل

قد يتوقف الرابط عن العمل لأي من الأسباب الآتية:

• انتهت صلاحيته. مر تاريخ انتهاء الصلاحية الذي حددته.
• بلغ حد التنزيلات. تم تنزيل الملف بالحد الأقصى الذي سمحت به.
• ألغي يدويا. ألغاه شخص لديه حق الوصول إلى الملف من طريقة عرض إدارة الروابط.
• حذف الملف. يؤدي نقل الملف الأصلي إلى سلة المهملات إلى إلغاء روابطه النشطة فورا. كما يصبح الملف غير متاح عند إفراغ سلة المهملات أو انتظار حذفه نهائيا.
• حذف الملف نهائيا مباشرة. إذا حذفت الملف نهائيا قبل انتهاء مهلة 30 يوما، يتعطل الرابط فورا.

إذا أردت مشاركة ملف تمت استعادته من سلة المهملات، فأنشئ رابطا عاما جديدا. تظل الروابط التي ألغيت عند حذف الملف ملغاة بعد استعادته.

الخطوة التالية

• إرسال المرفقات الكبيرة عبر Drive، للتوجيه التلقائي للرسائل التي تتضمن ملفات أكبر من 18 MB.
• مشاركة المجلدات مع فريقك، للمشاركة مع صناديق البريد الداخلية لا المستلمين الخارجيين.
• أسئلة Drive الشائعة واستكشاف الأخطاء، عندما لا يعمل الرابط كما تتوقع.

روابط المشاركة عبر API وMCP

يتوفر TrekMail Drive أيضا عبر REST API وخادم MCP لتنفيذ عمليات آلية محددة النطاق. يتضمن كتالوج stdio المحلي الكامل حاليا 261 أداة، منها 42 أداة خاصة بـ Drive. لا يحمل الاتصال الفعلي إلا الأدوات التي يسمح بها الرمز والخطة ومجموعات الأدوات المحددة وطريقة النقل وإعدادات الأمان. يمكن للوكلاء استخدام نطاقات Drive لقراءة المجلدات ورفع الملفات وإنشاء روابط مشاركة عامة وتشغيل عمليات مجمعة بعد مراجعتها والتحقق من حالة مساحة التخزين.

تظل فوترة إضافة Drive تحت تحكم المستخدم. تتم عمليات الشراء وتغيير السعة والإلغاء من لوحة المعلومات، وليس من خلال أدوات الكتابة في API أو MCP. لمعرفة المزيد عن تكامل API ووكلاء الذكاء الاصطناعي، راجع نظرة عامة على Drive API ونظرة عامة على أدوات Drive في MCP.