Drive로 대용량 첨부 파일 보내기

대부분의 이메일 시스템은 약 25 MB보다 큰 첨부 파일을 별다른 안내 없이 거부합니다. 일부는 더 엄격하며 기업용 Outlook 환경은 10 MB에서 제한하는 경우가 많습니다. 따라서 30 MB PDF를 첨부하고 Send를 클릭했는데 20분 뒤 알 수 없는 서버에서 전송 실패 알림이 올 수 있습니다.

메일함에서 Drive를 사용할 수 있으면 TrekMail webmail은 대용량 첨부 파일을 Drive를 통해 보낼 수 있습니다. 수신자는 반송될 수 있는 기존 첨부 파일 대신 다운로드 링크를 받습니다. 유효한 링크에서 파일을 받는 데 TrekMail 계정은 필요하지 않습니다.

자동 전환 작동 방식

Webmail에서 메시지를 작성하고 평소처럼 파일을 첨부하세요. 클립 버튼을 누르거나, 파일을 작성 화면에 끌어다 놓거나, 클립보드의 이미지를 붙여 넣을 수 있습니다. Webmail은 파일을 추가할 때마다 크기를 측정합니다.

파일이 18 MB 이하이면 첨부 파일로 유지됩니다. 수신자는 클립 아이콘을 보고 이메일 클라이언트에서 바로 파일을 다운로드합니다.

파일이 18 MB보다 크면 webmail이 백그라운드에서 Drive로 업로드하고 첨부 파일을 공개 다운로드 링크로 바꿉니다. 작성 화면에는 파일 이름과 업로드 진행률이 포함된 링크 첨부로 표시됩니다.

18 MB 기준은 대부분의 이메일 시스템이 안정적으로 받을 수 있는 크기에 맞춘 것입니다. 기준을 높이면 엄격한 수신 시스템에서 반송될 위험이 있고, 낮추면 일반 크기 첨부 파일까지 불필요하게 Drive를 거치게 됩니다.

수신자에게 보이는 내용

이메일은 작성한 제목, 본문, 서명을 그대로 유지합니다. 또한 다음 항목이 포함된 Drive 링크 영역이 추가됩니다.

• 파일 이름
• 파일 크기
• 다운로드 링크

유효한 링크를 열면 수신자의 브라우저에서 다운로드가 시작됩니다. 로그인하거나 수락할 필요가 없습니다.

메시지에는 HTML과 일반 텍스트 링크 내용이 모두 포함되므로 표준 이메일 클라이언트에서 사용할 수 있습니다.

Drive에서 파일이 저장되는 위치

자동 전환된 첨부 파일은 보내는 메일함의 Drive 공간에 저장됩니다. 전송을 위해 다시 업로드할 필요는 없습니다.

메일함에 전체 Drive 액세스 권한이 있으면 다른 파일처럼 Drive에서 찾아 관리할 수 있습니다. 첨부 파일 전용 Drive 액세스로 설정된 메일함에는 개인 Drive 파일 브라우저가 없습니다.

이 파일들도 다른 파일과 마찬가지로 저장 공간 풀에 포함됩니다. 대용량 첨부 파일을 수십 개 보내고 정리하지 않으면 계속 쌓입니다.

다운로드 횟수 제한

자동으로 만들어진 각 링크에는 기본적으로 100회 다운로드 제한이 있습니다. 다운로드가 100회 성공하면 링크가 작동을 멈추고 수신자나 링크를 전달받은 사람에게 "no longer available" 페이지가 표시됩니다.

100회는 일반적인 사용에 충분한 수치입니다. 보통 이메일은 수신자 한 명이 한 번 다운로드합니다. 서너 번 전달되고 각 전달에 수신자가 두 명씩 있어도 약 열두 번입니다. 100회는 여유를 두면서 링크가 유출됐을 때 피해를 제한합니다.

작성 화면에서 만든 링크에는 표준 100회 제한이 적용됩니다. 첨부 파일 전용 메일함의 경우 링크에 메일함의 첨부 파일 보존 기한도 지정됩니다. 다른 만료일이나 다운로드 제한을 선택하려면 Drive 파일의 공개 공유 링크를 만들어 메시지에 붙여 넣으세요.

Drive에 이미 있는 파일 보내기

Drive에 있는 파일은 다시 업로드하지 않고 보낼 수 있습니다. 작성 화면 도구 모음에서 Drive 아이콘을 클릭하세요. 폴더 선택기가 열리면 파일을 찾아 선택합니다. 메시지에 공개 다운로드 링크가 추가되며 파일은 다시 업로드되지 않고 기존 사본을 가리킵니다.

템플릿, 표준 계약서, 브랜드 자료, 준비된 결과물처럼 보관하며 자주 보내는 파일에 적합합니다. 수신자는 표준 100회 다운로드 제한이 있는 동일한 Drive 링크 영역을 받습니다.

자동 전환을 원하지 않을 때

수신자가 첨부 파일로 요청했거나 인라인 첨부가 필요한 시스템으로 보내는 등 크기와 관계없이 실제 첨부 파일로 보내고 싶을 수 있습니다.

18 MB 이하 파일에는 자동 전환이 적용되지 않으므로 이미 실제 첨부 파일로 전송됩니다.

18 MB보다 큰 파일에는 다음 옵션이 있습니다.

• 가능하면 ZIP 압축, 이미지 크기 축소, 동영상 비트 전송률 감소 등을 통해 18 MB 이하로 압축합니다.
• 각각 18 MB 이하인 여러 파일로 분할하여 모두 첨부합니다.
• 크기를 지원하는 다른 채널로 전송합니다. Drive의 공개 공유 링크는 작성 화면 밖에서도 작동하며 Slack, SFTP 등도 사용할 수 있습니다.

대용량 파일을 실제 첨부 파일로 강제하는 메시지별 설정은 없습니다. 대부분의 이메일 시스템은 어차피 해당 파일을 거부합니다.

저장 공간 풀에 미치는 영향

자동 전환된 첨부 파일은 저장 공간 풀을 사용합니다. 30 MB 첨부 파일은 Drive에서 삭제할 때까지 30 MB를 차지합니다. 수신자가 다운로드해도 저장 공간이 중복되지는 않습니다.

대용량 첨부 파일을 많이 보내면 시간이 지나면서 풀이 가득 찹니다. 다른 Drive 파일과 같은 방식으로 해결하세요. 필요 없는 파일을 삭제하고 Trash를 비우거나 풀을 확장하세요.

이메일용으로 만든 파일을 정기적으로 검토하고 더 이상 필요하지 않은 항목을 삭제하는 습관도 도움이 됩니다.

Webmail 외부에서의 동작

이 자동 옵션은 TrekMail webmail composer에서만 적용됩니다. Outlook, Apple Mail, Thunderbird 또는 다른 이메일 앱에서 보내면 해당 앱이 첨부 파일을 직접 만들고 전송합니다. 필요할 때 대용량 파일에 Drive 공유 링크를 사용하세요.

이 경우에는 다음과 같습니다.

• 크기와 관계없이 실제 MIME 첨부 파일입니다.
• 사용하는 메일 앱과 수신자의 이메일 시스템이 각자의 메시지 크기 정책을 적용합니다.

데스크톱 이메일 클라이언트에서 대용량 파일을 자주 보낸다면 먼저 Drive에 업로드하고 공개 공유 링크를 만든 뒤 메시지 본문에 붙여 넣는 방식이 가장 깔끔합니다. 수동으로 처리하지만 수신자 경험은 webmail 자동 전환과 같습니다.

일반적인 상황

"수신자가 파일을 다운로드할 수 없다고 합니다." Drive에서 파일과 링크를 확인하세요. 흔한 원인은 만료된 링크, 다운로드 제한 도달, Trash로 이동된 파일입니다. 파일을 Trash로 옮기면 활성 링크가 해지되므로 파일을 복원한 후 새 링크를 만드세요.

"일부 클라이언트에서는 첨부 파일로, 다른 클라이언트에서는 링크로 보입니다." 그런 전환은 없습니다. 메시지 본문은 HTML 부분에 링크를, 일반 텍스트 부분에 텍스트 참조를 포함합니다. 두 클라이언트 모두 시각적 스타일만 다르게 링크를 표시합니다.

"서로 다른 링크 50개 없이 같은 대용량 파일을 50명에게 보내고 싶습니다." 파일을 첨부한 메시지 하나를 보내면 50명 모두 같은 링크를 봅니다. 또는 공유 링크를 메시지 하나에 직접 붙여 넣고 BCC로 50명에게 보낼 수 있습니다.

"수신자 회사가 이메일의 다운로드 링크를 제거합니다." 일부 기업 필터는 모든 외부 링크를 의심스러운 것으로 처리합니다. 파일을 줄이거나 다른 채널로 보내세요. TrekMail에는 수신자 측 필터링을 우회하는 설정이 없습니다.

다음 단계

• 공개 공유 링크, 수동 생성과 전체 옵션을 포함한 기본 링크 기능입니다.
• Drive에 파일 업로드하기, 작성할 때 선택할 수 있도록 템플릿과 브랜드 자료를 미리 저장하는 방법입니다.
• 공유 저장 공간 할당량 설명, 첨부 파일이 풀에 포함되는 방식을 설명합니다.