Enviar archivos grandes mediante Drive

La mayoría de los sistemas de correo rechazan discretamente los adjuntos de más de unos 25 MB. Algunos son más estrictos; las instalaciones corporativas de Outlook suelen limitarte a 10 MB. El resultado: adjuntas un PDF de 30 MB, haces clic en Send y, 20 minutos después, recibes un error de entrega de un servidor desconocido.

Cuando Drive está disponible para tu buzón, el webmail de TrekMail puede enviar los adjuntos grandes a través de Drive. El destinatario recibe un enlace de descarga en lugar de un adjunto tradicional que podría rechazarse. No necesita una cuenta de TrekMail para descargar desde un enlace válido.

Cómo funciona el envío automático

Redacta un mensaje en webmail y adjunta archivos como siempre: botón del clip, arrastrar y soltar en el redactor o pegar una imagen desde el portapapeles. Webmail mide cada archivo al añadirlo.

Si un archivo tiene 18 MB o menos, sigue siendo un adjunto. El destinatario ve un icono de clip y descarga el archivo en su cliente de correo.

Si un archivo supera los 18 MB, webmail lo carga en Drive en segundo plano y sustituye el adjunto por un enlace público de descarga. El redactor muestra el archivo como adjunto de enlace, con el nombre y el progreso de carga.

El umbral de 18 MB coincide con lo que la mayoría de los sistemas aceptan de forma fiable. Un límite mayor arriesgaría rechazos de destinatarios estrictos; uno menor enviaría demasiados adjuntos normales por Drive sin necesidad.

Qué ve el destinatario

El correo conserva el asunto, cuerpo y firma que escribiste. También incluye una sección de enlace de Drive con:

• El nombre del archivo
• El tamaño del archivo
• Un enlace de descarga

Al abrir un enlace válido, la descarga comienza en el navegador del destinatario. No se requiere inicio de sesión ni aceptación.

El mensaje incluye el enlace tanto en HTML como en texto sin formato, por lo que funciona en clientes de correo estándar.

Dónde queda el archivo en Drive

Los adjuntos enviados automáticamente se guardan en el espacio de Drive del buzón remitente. No hay que cargarlos otra vez para enviarlos.

Si el buzón tiene acceso completo a Drive, puedes encontrarlos y administrarlos como cualquier otro archivo. Un buzón configurado con acceso a Drive solo para adjuntos no dispone del explorador personal de archivos de Drive.

Estos archivos consumen espacio del fondo de almacenamiento como cualquier otro. Si envías decenas de adjuntos grandes y nunca limpias, se acumulan.

Límites de descarga

Cada enlace creado automáticamente tiene por defecto un límite de 100 descargas. Tras 100 descargas correctas, el enlace deja de funcionar y el destinatario, o cualquier persona a quien se lo haya reenviado, ve la página "no longer available".

100 es generoso para un uso normal. Un correo típico tiene un destinatario que descarga una vez. Incluso con tres o cuatro reenvíos y un par de destinatarios en cada uno, serían unas doce descargas. 100 deja margen, pero limita el daño si el enlace se filtra.

El enlace creado por el redactor usa el límite estándar de 100 descargas. Para un buzón con acceso solo para adjuntos, el enlace también recibe la fecha límite de conservación de adjuntos del buzón. Para elegir otra caducidad o límite, crea un enlace público compartido para un archivo de Drive y pégalo en el mensaje.

Enviar un archivo que ya está en Drive

También puedes enviar un archivo ya presente en Drive sin volver a cargarlo. En la barra del redactor, haz clic en el icono Drive. Se abre un selector de carpetas; navega, elige el archivo y se añade un enlace público de descarga al mensaje. El archivo no se vuelve a cargar: el enlace apunta a la copia existente.

Es el método adecuado para archivos que conservas y envías con frecuencia: plantillas, acuerdos estándar, recursos de marca y entregables ya preparados. El destinatario recibe la misma sección de enlace de Drive, con el límite estándar de 100 descargas.

Cuando no quieres el envío automático

A veces quieres un adjunto real sin importar el tamaño, quizá porque el destinatario lo pidió expresamente o porque lo envías a un sistema que exige adjuntos integrados.

Para archivos de 18 MB o menos, el envío automático no se aplica.

Para archivos mayores de 18 MB, puedes:

• Comprimir hasta 18 MB o menos, si es posible: archivos ZIP, imágenes más pequeñas o vídeo con menor tasa de bits.
• Dividirlo en varios archivos de 18 MB o menos y adjuntarlos todos.
• Enviarlo por otro canal compatible con su tamaño; los enlaces públicos compartidos de Drive funcionan fuera del redactor, y también puedes usar Slack, SFTP, etc.

No existe una opción por mensaje para forzar que un archivo grande sea un adjunto real; de todos modos, la mayoría de los sistemas lo rechazarían.

Consecuencias para el fondo de almacenamiento

Los adjuntos enviados automáticamente usan espacio del fondo. Un adjunto de 30 MB ocupa 30 MB hasta que lo eliminas de Drive. La descarga del destinatario no duplica el almacenamiento.

Si envías muchos adjuntos grandes, el fondo se llena con el tiempo. La solución es la misma que para cualquier uso de Drive: elimina lo innecesario, vacía Trash o amplía el fondo.

También puedes revisar periódicamente los archivos creados para correo y eliminar los que ya no necesites.

Comportamiento fuera de webmail

Esta opción automática solo se aplica en el TrekMail webmail composer. Si envías desde Outlook, Apple Mail, Thunderbird u otra aplicación, esa aplicación crea y envía el adjunto. Usa un enlace compartido de Drive para archivos grandes cuando sea necesario.

En ese caso:

• Los adjuntos son adjuntos MIME reales, sin importar su tamaño.
• Tu aplicación y el sistema de correo del destinatario aplican sus propias políticas de tamaño.

Si envías archivos grandes habitualmente desde un cliente de escritorio, el flujo más limpio es cargarlos primero en Drive, generar un enlace público compartido y pegarlo en el cuerpo. La experiencia del destinatario es igual que con el envío automático de webmail, pero el proceso es manual.

Situaciones habituales

"Mi destinatario dice que no puede descargar el archivo." Comprueba el archivo y su enlace en Drive. Las causas habituales son un enlace caducado, un límite de descargas alcanzado o un archivo movido a Trash. Mover un archivo a Trash revoca sus enlaces activos; crea uno nuevo después de restaurarlo.

"El archivo aparece como adjunto en algunos clientes y como enlace en otros." Eso no ocurre: el cuerpo contiene un enlace en HTML y una referencia textual en la parte de texto sin formato. Ambos clientes ven el enlace con estilos visuales distintos. No hay cambio según el cliente.

"Quiero enviar el mismo archivo grande a 50 personas sin 50 enlaces." Envía un solo mensaje con el archivo adjunto; los 50 destinatarios verán el mismo enlace. O usa un enlace compartido y pégalo manualmente en un mensaje con 50 personas en BCC.

"La empresa del destinatario elimina los enlaces de descarga." Algunos filtros corporativos consideran sospechoso cualquier enlace externo. Como alternativa, reduce el archivo o usa otro canal. TrekMail no tiene un ajuste para eludir el filtrado del destinatario.

Próximos pasos

• Enlaces públicos compartidos, el mecanismo subyacente, con creación manual y todas sus opciones.
• Subir archivos a Drive, para precargar plantillas y recursos de marca antes de redactar.
• Cuotas de almacenamiento compartido, para entender cómo cuentan los adjuntos en el fondo.