إرسال المرفقات الكبيرة عبر Drive

ترفض معظم أنظمة البريد بصمت المرفقات الأكبر من نحو 25 MB. وبعضها أكثر صرامة، إذ تضع بيئات Outlook المؤسسية غالبا حدا قدره 10 MB. والنتيجة أنك ترفق ملف PDF بحجم 30 MB وتنقر على Send، ثم تتلقى بعد 20 دقيقة فشل تسليم من خادم لا تعرفه.

عندما يتوفر Drive لصندوق بريدك، يستطيع TrekMail webmail توجيه المرفقات الكبيرة عبر Drive. يتلقى المستلم رابط تنزيل بدلا من مرفق تقليدي قد يرتد. ولا يحتاج إلى حساب TrekMail للتنزيل من رابط صالح.

كيفية عمل التوجيه التلقائي

أنشئ رسالة في webmail وأرفق الملفات بالطريقة المعتادة: زر مشبك الورق أو السحب والإفلات في محرر الرسائل أو لصق صورة من الحافظة. يقيس webmail كل ملف عند إضافته.

إذا كان حجم الملف 18 MB أو أقل، فيظل مرفقا. يرى المستلم أيقونة مشبك وينزل الملف مباشرة من خلال برنامج البريد لديه.

إذا كان الملف أكبر من 18 MB، يرفعه webmail إلى Drive في الخلفية ويستبدل المرفق برابط تنزيل عام. يعرض محرر الرسائل الملف كمرفق برابط، مع اسم الملف وتقدم الرفع.

يتوافق حد 18 MB مع ما تقبله معظم أنظمة البريد بصورة موثوقة. رفع الحد يخاطر بارتداد الرسائل من أنظمة المستلمين الصارمة؛ وخفضه يوجه مرفقات كثيرة ذات حجم عادي عبر Drive دون حاجة.

ما يراه المستلم

تحتفظ الرسالة بالموضوع والنص والتوقيع الذي كتبته. وتتضمن أيضا قسم رابط Drive الذي يحتوي على:

• اسم الملف
• حجم الملف
• رابط تنزيل

يبدأ التنزيل في متصفح المستلم عند فتح رابط صالح. لا يلزم تسجيل الدخول أو القبول.

تتضمن الرسالة محتوى الرابط بصيغتي HTML والنص العادي، لذلك يمكن للمستلمين استخدامه في برامج البريد القياسية.

مكان حفظ الملف في Drive

تحفظ المرفقات الموجهة تلقائيا في مساحة Drive لصندوق البريد المرسل. ولا تحتاج إلى رفعها مرة ثانية لإرسالها.

إذا كان لصندوق البريد وصول كامل إلى Drive، فيمكنك العثور على هذه الملفات وإدارتها كغيرها. أما صندوق البريد المعد لوصول Drive المخصص للمرفقات فقط فلا يملك متصفح ملفات Drive شخصيا.

تحتسب هذه الملفات ضمن مجموعة التخزين مثل أي ملف آخر. إذا أرسلت عشرات المرفقات الكبيرة ولم تنظفها، فسوف تتراكم.

حدود التنزيل

يحصل كل رابط منشأ تلقائيا افتراضيا على حد يبلغ 100 عملية تنزيل. بعد 100 عملية ناجحة، يتوقف الرابط عن العمل ويرى المستلم، أو أي شخص أعيد توجيهه إليه، صفحة "no longer available".

يعد 100 عددا سخيا للاستخدام العادي. عادة يكون للرسالة مستلم واحد ينزل الملف مرة واحدة. حتى مع إعادة التوجيه ثلاث أو أربع مرات وإرساله إلى مستلمين في كل مرة، يكون الإجمالي نحو اثنتي عشرة عملية. يوفر 100 مساحة كافية ويحد الضرر إذا تسرب الرابط.

يستخدم الرابط الذي ينشئه محرر الرسائل الحد القياسي البالغ 100 عملية تنزيل. وبالنسبة إلى صندوق بريد مخصص للمرفقات فقط، يحصل الرابط أيضا على مهلة الاحتفاظ بالمرفقات الخاصة بالصندوق. لاختيار انتهاء صلاحية أو حد مختلف، أنشئ رابط مشاركة عاما لملف في Drive والصقه في رسالتك.

إرسال ملف موجود بالفعل في Drive

يمكنك أيضا إرسال ملف موجود في Drive دون رفعه مجددا. انقر على أيقونة Drive في شريط أدوات محرر الرسائل. يفتح منتقي المجلدات؛ انتقل إلى الملف واختره، فيضاف رابط تنزيل عام إلى الرسالة. لا يعاد رفع الملف، بل يشير الرابط إلى النسخة الموجودة.

هذا الأسلوب مناسب للملفات التي تحتفظ بها وترسلها بانتظام: القوالب والاتفاقيات القياسية وأصول العلامة التجارية والمواد المعدة مسبقا. يتلقى المستلم قسم رابط Drive نفسه، بحد التنزيل القياسي البالغ 100.

عندما لا تريد التوجيه التلقائي

قد ترغب أحيانا في أن يكون الملف مرفقا حقيقيا مهما كان حجمه، ربما لأن المستلم طلب ذلك صراحة أو لأنك ترسله إلى نظام يتطلب مرفقات مضمنة.

لا ينطبق التوجيه التلقائي على الملفات بحجم 18 MB أو أقل، ولذلك تكون مرفقات حقيقية بالفعل.

بالنسبة إلى الملفات الأكبر من 18 MB، لديك الخيارات التالية:

• اضغط الملف إلى 18 MB أو أقل إذا أمكن، باستخدام أرشيف ZIP أو أبعاد صور أصغر أو فيديو بمعدل بت أقل.
• قسمه إلى عدة ملفات بحجم 18 MB أو أقل وأرفقها جميعا.
• أرسل الملف عبر قناة أخرى تدعم حجمه. تعمل روابط المشاركة العامة من Drive خارج محرر الرسائل أيضا؛ ويمكنك استخدام Slack أو SFTP وغيرهما.

لا يوجد تجاوز لكل رسالة يفرض إرسال ملف كبير كمرفق حقيقي؛ فمعظم أنظمة البريد سترفضه على أي حال.

تأثير ذلك في مجموعة التخزين

تستخدم المرفقات الموجهة تلقائيا مساحة من مجموعتك. يستخدم مرفق بحجم 30 MB مساحة 30 MB حتى تحذفه من Drive. ولا يؤدي تنزيل المستلم للملف إلى تكرار التخزين.

إذا أرسلت كثيرا من المرفقات الكبيرة، تمتلئ المجموعة بمرور الوقت. والحل هو نفسه مع أي استخدام آخر لـ Drive: احذف ما لا تحتاج إليه وأفرغ Trash أو وسع المجموعة.

يمكنك أيضا مراجعة الملفات التي أنشأتها للبريد بانتظام وحذف كل ما لم تعد تحتاج إليه.

السلوك خارج webmail

ينطبق هذا الخيار التلقائي فقط في TrekMail webmail composer. إذا أرسلت من Outlook أو Apple Mail أو Thunderbird أو تطبيق بريد آخر، ينشئ ذلك التطبيق المرفق ويرسله بنفسه. استخدم رابط مشاركة Drive للملفات الكبيرة عند الحاجة.

في هذه الحالة:

• تكون المرفقات مرفقات MIME حقيقية مهما كان حجمها.
• يطبق تطبيق البريد ونظام بريد المستلم كل منهما سياسات حجم الرسالة الخاصة به.

إذا كنت ترسل ملفات كبيرة بانتظام من برنامج بريد مكتبي، فإن أبسط مسار هو: ارفعها أولا إلى Drive وأنشئ رابط مشاركة عاما والصقه في نص الرسالة. يحصل المستلم على التجربة نفسها التي يوفرها التوجيه التلقائي في webmail، لكنك تنفذها يدويا.

سيناريوهات شائعة

"يقول المستلم إنه لا يستطيع تنزيل الملف." تحقق من الملف ورابطه في Drive. تشمل الأسباب الشائعة انتهاء الرابط أو بلوغ حد التنزيل أو نقل الملف إلى Trash. يؤدي نقل ملف إلى Trash إلى إلغاء روابطه النشطة، لذلك أنشئ رابطا جديدا بعد استعادة الملف.

"يظهر الملف كمرفق في بعض البرامج وكرابط في برامج أخرى." هذا لا يحدث، فنص الرسالة يحتوي على رابط بصيغة HTML ومرجع نصي في جزء النص العادي. يرى البرنامجان الرابط بأنماط مرئية مختلفة فقط. ولا يوجد تبديل حسب البرنامج.

"أريد إرسال الملف الكبير نفسه إلى 50 شخصا دون 50 رابطا مختلفا." أرسل رسالة واحدة مع الملف المرفق؛ يرى جميع المستلمين الـ50 الرابط نفسه. أو استخدم رابط مشاركة والصقه يدويا في رسالة واحدة ترسلها إلى 50 شخصا عبر BCC.

"تزيل شركة المستلم روابط التنزيل من الرسائل." تعتبر بعض أنظمة التصفية المؤسسية أي رابط خارجي مشبوها. قلل حجم الملف أو أرسله عبر قناة أخرى. لا يوجد إعداد في TrekMail لتجاوز التصفية لدى المستلم.

الخطوة التالية

• روابط المشاركة العامة، وهي آلية الروابط الأساسية، بما في ذلك الإنشاء اليدوي والخيارات الكاملة.
• رفع الملفات إلى Drive، لإعداد القوالب وأصول العلامة التجارية مسبقا حتى تكون جاهزة للاختيار عند الكتابة.
• شرح حصص مجموعة التخزين، لمعرفة كيفية احتساب المرفقات ضمن مجموعتك.