Отправка больших вложений через Drive

Большинство почтовых систем без лишних сообщений отклоняют вложения размером больше примерно 25 МБ. Некоторые устанавливают более строгие ограничения: корпоративные системы Outlook часто не принимают файлы больше 10 МБ. В результате вы прикрепляете PDF на 30 МБ, нажимаете Send, а через 20 минут получаете сообщение об ошибке доставки от незнакомого сервера.

Когда Drive доступен для вашего почтового ящика, webmail TrekMail может направлять большие вложения через Drive. Вместо обычного вложения, которое могут отклонить, получатель получает ссылку для скачивания. Для скачивания по действующей ссылке аккаунт TrekMail не нужен.

Как работает автоматическая маршрутизация

Создайте письмо в webmail и прикрепите файлы обычным способом: кнопкой со скрепкой, перетаскиванием в редактор или вставкой изображения из буфера обмена. Webmail определяет размер каждого добавляемого файла.

Если файл имеет размер 18 МБ или меньше, он остается вложением. Получатель видит значок скрепки и скачивает файл непосредственно через почтовый клиент.

Если файл больше 18 МБ, webmail в фоновом режиме загружает его в Drive и заменяет вложение общедоступной ссылкой для скачивания. В редакторе файл отображается как вложение-ссылка с именем и ходом загрузки.

Порог в 18 МБ соответствует размеру, который большинство почтовых систем надежно принимает. При более высоком пороге строгая система получателя может отклонить письмо; при более низком слишком много обычных вложений без необходимости направлялось бы через Drive.

Что видит получатель

В письме сохраняются тема, текст и подпись, которые вы создали. Также в нем есть раздел со ссылкой Drive, содержащий:

• Имя файла
• Размер файла
• Ссылку для скачивания

При открытии действующей ссылки скачивание начинается в браузере получателя. Вход в аккаунт и подтверждение не требуются.

Письмо содержит ссылку и в HTML, и в обычном тексте, поэтому получатели могут использовать ее в стандартных почтовых клиентах.

Где файл сохраняется в Drive

Автоматически перенаправленные вложения сохраняются в пространстве Drive отправляющего почтового ящика. Для отправки не нужно загружать их второй раз.

Если у ящика есть полный доступ к Drive, вы можете находить эти файлы и управлять ими так же, как другими файлами. У ящика, настроенного только для доступа к вложениям в Drive, нет личного файлового браузера Drive.

Эти файлы учитываются в общем объеме хранилища, как и любые другие. Если отправлять десятки больших вложений и никогда не удалять их, они будут накапливаться.

Лимиты скачиваний

Для каждой автоматически созданной ссылки по умолчанию действует лимит в 100 скачиваний. После 100 успешных скачиваний ссылка перестает работать, а получатель или любой человек, которому он ее переслал, видит страницу "no longer available".

100 достаточно для обычного использования. Как правило, у письма один получатель, который скачивает файл один раз. Даже при трех или четырех пересылках и нескольких получателях в каждой получается около двенадцати скачиваний. Лимит 100 оставляет запас, но ограничивает ущерб при утечке ссылки.

Созданная редактором ссылка использует стандартный лимит в 100 скачиваний. Для ящика с доступом только к вложениям ссылка также получает срок хранения вложений этого ящика. Чтобы выбрать другой срок действия или лимит, создайте общедоступную ссылку на файл в Drive и вставьте ее в письмо.

Отправка уже находящегося в Drive файла

Файл, уже находящийся в Drive, можно отправить без повторной загрузки. Нажмите значок Drive на панели редактора. Откроется выбор папки: найдите файл и выберите его, после чего в письмо добавится общедоступная ссылка. Файл не загружается заново; ссылка указывает на существующую копию.

Это подходящий способ для файлов, которые вы храните и регулярно отправляете: шаблонов, стандартных соглашений, материалов бренда и подготовленных результатов работы. Получатель видит тот же раздел со ссылкой Drive и стандартным лимитом в 100 скачиваний.

Если автоматическая маршрутизация не нужна

Иногда файл должен остаться настоящим вложением независимо от размера, например если получатель прямо попросил вложение или вы отправляете его в систему, которая требует встроенных вложений.

Для файлов размером 18 МБ или меньше автоматическая маршрутизация не применяется, поэтому они уже остаются вложениями.

Для файлов больше 18 МБ доступны следующие варианты:

• Сожмите до 18 МБ или меньше, если возможно: используйте ZIP-архив, уменьшите размеры изображения или битрейт видео.
• Разделите на несколько файлов по 18 МБ или меньше и прикрепите их все.
• Отправьте по другому каналу, который поддерживает такой размер. Общедоступные ссылки Drive работают и вне редактора; также можно использовать Slack, SFTP и другие способы.

Настройки, которая заставляет конкретное письмо отправить большой файл как настоящее вложение, нет; большинство почтовых систем в любом случае отклонило бы его.

Влияние на общий объем хранилища

Автоматически перенаправленные вложения занимают место в вашем общем хранилище. Вложение на 30 МБ занимает 30 МБ, пока вы не удалите его из Drive. Скачивание получателем не создает еще одну копию в хранилище.

Если вы отправляете много больших вложений, хранилище со временем заполняется. Решение такое же, как для любого другого содержимого Drive: удаляйте ненужное, очищайте Trash или расширьте хранилище.

Можно также регулярно просматривать созданные для писем файлы и удалять те, которые больше не нужны.

Поведение вне webmail

Эта автоматическая возможность действует только в TrekMail webmail composer. При отправке из Outlook, Apple Mail, Thunderbird или другого почтового приложения вложение создает и отправляет само приложение. При необходимости используйте для больших файлов общую ссылку Drive.

В таком случае:

• Вложения остаются настоящими MIME-вложениями независимо от размера.
• Ваше почтовое приложение и почтовая система получателя применяют собственные ограничения размера письма.

Если вы регулярно отправляете большие файлы из настольного почтового клиента, удобнее сначала загрузить файл в Drive, создать общедоступную ссылку и вставить ее в текст письма. Получатель увидит то же, что и при автоматической маршрутизации webmail, но вы выполните действия вручную.

Частые сценарии

"Получатель говорит, что не может скачать файл." Проверьте файл и ссылку на него в Drive. Среди частых причин: истек срок действия ссылки, достигнут лимит скачиваний или файл перемещен в Trash. При перемещении файла в Trash его активные ссылки отзываются, поэтому после восстановления создайте новую ссылку.

"В одних клиентах файл отображается как вложение, а в других как ссылка." Такого переключения нет: в теле письма содержится ссылка в HTML и текстовая ссылка в части с обычным текстом. Оба клиента показывают ссылку, но оформляют ее по-разному. Поведение не меняется в зависимости от клиента.

"Я хочу отправить один большой файл 50 людям без 50 разных ссылок." Отправьте одно письмо с прикрепленным файлом; все 50 получателей увидят одну ссылку. Либо вручную вставьте общую ссылку в одно письмо, отправляемое 50 людям через BCC.

"Компания получателя удаляет из писем ссылки для скачивания." Некоторые корпоративные фильтры считают подозрительной любую внешнюю ссылку. Уменьшите файл или отправьте его по другому каналу. В TrekMail нет настройки для обхода фильтрации на стороне получателя.

Что дальше

• Общедоступные ссылки, базовый механизм ссылок, включая создание вручную и все настройки.
• Загрузка файлов в Drive, чтобы заранее добавить шаблоны и материалы бренда для выбора при создании письма.
• Общие квоты хранилища, чтобы понять, как вложения учитываются в общем объеме.