Inviare allegati grandi tramite Drive

La maggior parte dei sistemi email rifiuta senza avvisare gli allegati più grandi di circa 25 MB. Alcuni sono più severi; le installazioni aziendali di Outlook spesso impongono un limite di 10 MB. Il risultato: alleghi un PDF di 30 MB, fai clic su Send e 20 minuti dopo ricevi un errore di consegna da un server sconosciuto.

Quando Drive è disponibile per la tua casella, il webmail TrekMail può instradare gli allegati grandi tramite Drive. Il destinatario riceve un link di download invece di un allegato tradizionale che potrebbe essere respinto. Non serve un account TrekMail per scaricare da un link valido.

Come funziona l'instradamento automatico

Componi un messaggio in webmail e allega i file come fai normalmente: pulsante della graffetta, trascinamento nell'editor o incolla di un'immagine dagli appunti. Webmail misura ogni file quando viene aggiunto.

Se un file è di 18 MB o meno, rimane un allegato. Il destinatario vede l'icona di una graffetta e scarica il file direttamente tramite il proprio client email.

Se un file è più grande di 18 MB, webmail lo carica in background su Drive e sostituisce l'allegato con un link pubblico di download. L'editor mostra il file come allegato tramite link, con nome e avanzamento del caricamento.

La soglia di 18 MB corrisponde a ciò che la maggior parte dei sistemi email accetta in modo affidabile. Una soglia maggiore rischierebbe rifiuti da destinatari più severi; una minore instraderebbe inutilmente troppi allegati di dimensioni normali tramite Drive.

Cosa vede il destinatario

L'email conserva l'oggetto, il corpo e la firma che hai scritto. Include anche una sezione con link di Drive contenente:

• Il nome del file
• Le dimensioni del file
• Un link di download

L'apertura di un link valido avvia il download nel browser del destinatario. Non sono richiesti accesso o accettazione.

Il messaggio include il link sia in HTML sia in testo normale, così i destinatari possono usarlo nei client email standard.

Dove viene salvato il file in Drive

Gli allegati instradati automaticamente vengono salvati nello spazio Drive della casella mittente. Non devono essere caricati una seconda volta per l'invio.

Se la casella ha accesso completo a Drive, puoi trovare e gestire questi file come tutti gli altri. Una casella configurata con accesso a Drive per i soli allegati non dispone del browser personale dei file di Drive.

Questi file contano nel pool di archiviazione come qualsiasi altro file. Se invii decine di allegati grandi senza mai fare pulizia, si accumulano.

Limiti di download

Ogni link creato automaticamente ha per impostazione predefinita un limite di 100 download. Dopo 100 download riusciti, il link smette di funzionare e il destinatario, o chiunque lo abbia ricevuto da lui, vede la pagina "no longer available".

100 è un valore generoso per l'uso normale. Un'email tipica ha un destinatario che scarica una volta. Anche con tre o quattro inoltri e un paio di destinatari per ciascuno, si arriva a circa dodici download. 100 lascia margine, ma limita i danni se il link viene divulgato.

Il link creato dall'editor usa il limite standard di 100 download. Per una casella con accesso ai soli allegati, al link viene assegnata anche la scadenza di conservazione degli allegati della casella. Per scegliere scadenza o limite diversi, crea un link pubblico di condivisione per un file in Drive e incollalo nel messaggio.

Inviare un file già presente in Drive

Puoi anche inviare un file già presente in Drive senza caricarlo nuovamente. Nella barra degli strumenti dell'editor, fai clic sull'icona Drive. Si apre un selettore di cartelle: naviga, scegli il file e al messaggio viene aggiunto un link pubblico di download. Il file non viene ricaricato; il link punta alla copia esistente.

È l'approccio giusto per i file che conservi e invii regolarmente: modelli, accordi standard, risorse del marchio e materiali già preparati. Il destinatario riceve la stessa sezione con link di Drive, con il limite standard di 100 download.

Quando non vuoi l'instradamento automatico

A volte vuoi che un file sia un vero allegato indipendentemente dalle dimensioni, magari perché il destinatario lo ha chiesto espressamente o perché lo invii a un sistema che richiede allegati incorporati.

Per file di 18 MB o meno, l'instradamento automatico non si applica e il file è già un vero allegato.

Per file più grandi di 18 MB, puoi:

• Comprimere fino a 18 MB o meno, se possibile: archivi ZIP, immagini di dimensioni minori o video con bitrate inferiore.
• Dividere in più file di 18 MB o meno e allegarli tutti.
• Inviare tramite un altro canale che supporti le dimensioni. I link pubblici di condivisione di Drive funzionano anche fuori dall'editor; puoi inoltre usare Slack, SFTP e simili.

Non esiste un'impostazione per singolo messaggio che obblighi un file grande a essere un vero allegato; la maggior parte dei sistemi email lo rifiuterebbe comunque.

Effetti sul pool

Gli allegati instradati automaticamente utilizzano spazio nel pool. Un allegato di 30 MB occupa 30 MB finché non lo elimini da Drive. Il download del destinatario non duplica lo spazio occupato.

Se invii molti allegati grandi, il pool si riempie nel tempo. La soluzione è la stessa di qualsiasi altro utilizzo di Drive: elimina ciò che non serve, svuota Trash o espandi il pool.

Puoi anche prendere l'abitudine di controllare periodicamente i file creati per le email ed eliminare quelli che non ti servono più.

Comportamento fuori da webmail

Questa opzione automatica si applica solo nel TrekMail webmail composer. Se invii da Outlook, Apple Mail, Thunderbird o un'altra applicazione email, è quell'applicazione a creare e inviare l'allegato. Usa quando serve un link di condivisione di Drive per i file grandi.

In questo caso:

• Gli allegati sono veri allegati MIME, indipendentemente dalle dimensioni.
• L'applicazione email e il sistema del destinatario applicano ciascuno le proprie regole sulle dimensioni.

Se invii spesso file grandi da un client email desktop, il flusso più lineare è: carica prima su Drive, genera un link pubblico di condivisione e incollalo nel corpo. Il destinatario ha la stessa esperienza dell'instradamento automatico di webmail, ma l'operazione è manuale.

Scenari comuni

"Il destinatario dice di non riuscire a scaricare il file." Controlla il file e il relativo link in Drive. Le cause comuni sono un link scaduto, il limite di download raggiunto o un file spostato in Trash. Spostare un file in Trash revoca i link attivi, quindi creane uno nuovo dopo aver ripristinato il file.

"In alcuni client il file appare come allegato e in altri come link." Non accade: il corpo del messaggio contiene un link in HTML e un riferimento testuale nella parte in testo normale. Entrambi i client vedono il link, ma con stili diversi. Non esiste alcun cambio specifico per client.

"Voglio inviare lo stesso file grande a 50 persone senza 50 link diversi." Invia un unico messaggio con il file allegato; tutti e 50 i destinatari vedono lo stesso link. In alternativa, usa un link di condivisione e incollalo manualmente in un messaggio inviato in BCC a 50 persone.

"L'azienda del destinatario rimuove i link di download dalle email." Alcuni filtri aziendali considerano sospetto qualsiasi link esterno. Riduci il file o usa un altro canale. TrekMail non ha un'impostazione per aggirare i filtri dal lato del destinatario.

Passaggi successivi

• Link pubblici di condivisione, il meccanismo sottostante, inclusi creazione manuale e opzioni complete.
• Caricare file su Drive, per preparare modelli e risorse del marchio da scegliere durante la composizione.
• Quote del pool di archiviazione, per capire come gli allegati incidono sul pool.