Drive で大容量の添付ファイルを送信する

多くのメールシステムは、約 25 MB を超える添付ファイルを通知せずに拒否します。さらに厳しいシステムもあり、企業の Outlook 環境では 10 MB が上限となることも少なくありません。その結果、30 MB の PDF を添付して Send をクリックした 20 分後に、見覚えのないサーバーから配信失敗通知を受け取ることがあります。

メールボックスで Drive を利用できる場合、TrekMail webmail は大容量の添付ファイルを Drive 経由で送信できます。受信者には、拒否される可能性がある従来の添付ファイルではなく、ダウンロードリンクが届きます。有効なリンクからのダウンロードに TrekMail アカウントは必要ありません。

自動経由の仕組み

Webmail でメッセージを作成し、普段どおりにファイルを添付します。クリップボタンを使う、メール作成画面へドラッグ＆ドロップする、クリップボードから画像を貼り付ける方法があります。Webmail は追加時に各ファイルのサイズを測定します。

ファイルが 18 MB 以下なら、添付ファイルのままです。受信者にはクリップアイコンが表示され、メールクライアント内でファイルをダウンロードできます。

ファイルが 18 MB を超える場合、webmail はバックグラウンドで Drive へアップロードし、添付ファイルを公開ダウンロードリンクに置き換えます。メール作成画面には、ファイル名とアップロードの進行状況を含むリンク添付として表示されます。

18 MB という基準は、多くのメールシステムが安定して受信できるサイズに合わせています。高くすると厳しい受信システムで拒否されるおそれがあり、低くすると通常サイズの添付ファイルまで不要に Drive 経由になります。

受信者に表示される内容

メールには、作成した件名、本文、署名がそのまま残ります。さらに、次の内容を含む Drive リンク欄が追加されます。

• ファイル名
• ファイルサイズ
• ダウンロードリンク

有効なリンクを開くと、受信者のブラウザでダウンロードが始まります。ログインや承認操作は必要ありません。

メッセージには HTML とプレーンテキストの両方でリンク内容が含まれるため、標準的なメールクライアントで利用できます。

Drive 内の保存場所

自動的に Drive 経由となった添付ファイルは、送信元メールボックスの Drive 領域に保存されます。送信のために再度アップロードする必要はありません。

メールボックスに Drive の完全アクセス権があれば、他のファイルと同様に Drive で検索、管理できます。添付ファイル専用の Drive アクセスに設定されたメールボックスには、個人用 Drive ファイルブラウザがありません。

これらのファイルも他のファイルと同様にストレージプールを使用します。大容量ファイルを何十個も送信して整理しなければ、次第に蓄積します。

ダウンロード上限

自動作成された各リンクには、初期設定で 100 回のダウンロード上限があります。100 回のダウンロードが成功するとリンクは使えなくなり、受信者や転送先には "no longer available" ページが表示されます。

通常の利用では 100 回は十分な回数です。一般的なメールでは、一人の受信者が一回ダウンロードします。三回または四回転送され、それぞれに二人ほどの受信者がいても、ダウンロードは十数回程度です。100 回なら余裕があり、リンクが漏れた場合の被害も制限できます。

メール作成画面で作られたリンクには、標準の 100 回上限が適用されます。添付ファイル専用メールボックスの場合は、そのメールボックスの添付ファイル保持期限もリンクに設定されます。別の有効期限や上限を選ぶには、Drive 内のファイルに公開共有リンクを作成してメッセージに貼り付けてください。

Drive に保存済みのファイルを送信する

Drive にすでにあるファイルは、再アップロードせずに送信できます。メール作成画面のツールバーで Drive アイコンをクリックします。フォルダ選択画面でファイルを探して選ぶと、公開ダウンロードリンクがメッセージに追加されます。ファイルは再アップロードされず、既存のコピーをリンク先とします。

テンプレート、標準契約書、ブランド素材、準備済みの納品物など、保管して頻繁に送るファイルに適した方法です。受信者には同じ Drive リンク欄が表示され、標準の 100 回上限が適用されます。

自動経由を使用したくない場合

受信者から明示的に添付ファイルを求められた場合や、インライン添付が必要なシステムへ送る場合など、サイズにかかわらず実際の添付ファイルとして送りたいことがあります。

18 MB 以下のファイルには自動経由が適用されないため、そのまま添付ファイルになります。

18 MB を超えるファイルには次の選択肢があります。

• 可能であれば、ZIP 圧縮、画像サイズの縮小、動画ビットレートの低減などで 18 MB 以下に圧縮する。
• 複数のファイルに分割し、各ファイルを 18 MB 以下にしてすべて添付する。
• サイズに対応する別の経路で送信する。Drive の公開共有リンクはメール作成画面以外でも利用でき、Slack、SFTP なども使えます。

大容量ファイルを実際の添付ファイルとして強制するメッセージ単位の設定はありません。多くのメールシステムはいずれにしても拒否します。

ストレージプールへの影響

自動的に Drive 経由となった添付ファイルは、プール内のストレージを使用します。30 MB の添付ファイルは、Drive から削除するまで 30 MB を使用します。受信者がダウンロードしてもストレージは重複しません。

大容量ファイルを数多く送ると、時間とともにプールが埋まります。対処方法は他の Drive 利用と同じで、不要なファイルを削除し、Trash を空にするか、プールを拡張します。

メール用に作成したファイルを定期的に確認し、不要になったものを削除する習慣も役立ちます。

Webmail 以外での動作

この自動機能は TrekMail webmail composer だけに適用されます。Outlook、Apple Mail、Thunderbird などのメールアプリから送信する場合、アプリ自身が添付ファイルを作成して送ります。必要に応じて大容量ファイルには Drive 共有リンクを使ってください。

その場合は次のようになります。

• サイズにかかわらず、添付ファイルは実際の MIME 添付です。
• 使用するメールアプリと受信者のメールシステムが、それぞれ独自のメッセージサイズ制限を適用します。

デスクトップのメールクライアントから大容量ファイルを頻繁に送る場合は、まず Drive にアップロードし、公開共有リンクを生成して本文に貼り付ける方法が最も分かりやすいでしょう。手動操作になりますが、受信者の体験は webmail の自動経由と同じです。

よくある状況

"受信者がファイルをダウンロードできないと言っています。" Drive でファイルとリンクを確認してください。リンクの期限切れ、ダウンロード上限到達、ファイルの Trash への移動が主な原因です。Trash に移動すると有効なリンクが取り消されるため、ファイルを復元した後に新しいリンクを作成してください。

"クライアントによってファイルが添付またはリンクとして表示されます。" そのような切り替えはありません。本文の HTML 部分にはリンク、プレーンテキスト部分には文字の参照が含まれます。どちらのクライアントも異なる見た目で同じリンクを表示します。

"50 個の異なるリンクを作らずに同じ大容量ファイルを 50 人へ送りたいです。" ファイルを添付した一通のメッセージを送れば、50 人全員に同じリンクが表示されます。または、共有リンクを一通のメッセージへ手動で貼り付け、50 人を BCC に指定します。

"受信者の会社がメールからダウンロードリンクを削除します。" 外部リンクをすべて疑わしいと判断する企業フィルタもあります。ファイルを小さくするか、別の経路で送信してください。受信者側のフィルタを回避する TrekMail の設定はありません。

次のステップ

• 公開共有リンク、手動作成と全オプションを含む基盤のリンク機能。
• Drive へのファイルのアップロード、メール作成時に選べるようテンプレートやブランド素材を事前に保存する方法。
• 共有ストレージ容量の説明、添付ファイルがプールへどのように計上されるか。