Un límite de almacenamiento propio para cada cliente

Si revendes correo, todos tus clientes tiran del almacenamiento de tu cuenta. Un cliente muy activo puede gastar el espacio con el que contaba otro, y el administrador de cada cliente ve el total de tu cuenta como si fuera suyo.

Un límite de almacenamiento da a los dominios de un cliente una cantidad de espacio propia, por ejemplo 50 GB. El correo y Drive de esos dominios cuentan para ese límite, y los administradores del cliente lo reparten entre sus buzones, igual que tú repartes tu cuenta.

Por qué poner un límite

• Un tamaño que puedes vender. Los tamaños de buzón que reparte el cliente nunca suman más que el límite.
• Menos trabajo para ti. Sus administradores gestionan solos el tamaño de los buzones. Cuando necesitan más espacio, el panel les pide que hablen con su administrador, sin nombrar a tu empresa.
• Tu total sigue siendo privado. En su resumen ven su límite, no tu cuenta.
• Una sola cifra para varios dominios. Un límite cubre todos los dominios de un cliente.

Poner un límite

Pueden cambiar los límites el titular de la cuenta y cualquier miembro del equipo que gestione personas y llegue a todos los dominios. Quien está limitado a algunos dominios, como el administrador propio de un cliente, nunca ve este ajuste.

1. Abre Equipo y clientes.
2. Elige Editar el acceso en la fila del cliente, o Invitar personas si es alguien nuevo.
3. Elige sus dominios. La sección Almacenamiento aparece en cuanto la persona queda limitada al menos a un dominio.
4. Elige Límite propio y escribe un tamaño en GB, o pulsa 10, 25, 50 o 100 GB.
5. Guarda.

El límite cubre todos los dominios de la lista de esa persona. Si alguien más del equipo tiene uno de esos dominios, aparece en También se aplica a, porque comparte el límite.

Una barra muestra lo que ya ocupan los dominios. El límite no puede quedar por debajo de los tamaños fijos y las invitaciones pendientes de esos dominios, ni por debajo de lo que ya almacenan. Bajo el campo, el diálogo explica cuál de los dos manda, y los tamaños rápidos que no llegan a ese mínimo aparecen en gris.

Nada del almacenamiento se guarda si no lo eliges tú: haz clic en una tarjeta, escribe un tamaño o pulsa un tamaño rápido. Editar más adelante el rol o los permisos de alguien no toca su límite.

Si los dominios que eliges están en parte bajo un límite y en parte no, no queda seleccionada ninguna tarjeta y un aviso lo indica. Elige Límite propio para ponerlos todos bajo ese límite, o Almacenamiento de la cuenta para quitar el límite.

Cuando desmarcas un dominio que está bajo un límite, el diálogo indica qué pasará al guardar: el dominio sale del límite, o se queda en él porque otra persona todavía lo tiene.

Para quitar un límite, elige Almacenamiento de la cuenta y guarda. Antes, el diálogo muestra los dominios y las personas afectadas. Los buzones conservan sus tamaños fijos, y los que usan almacenamiento compartido vuelven a usar el espacio libre de tu cuenta.

La lista de Equipo y clientes muestra una columna Almacenamiento: el uso frente al límite, por ejemplo «3.4 GB de 50 GB», Almacenamiento de la cuenta si no hay límite, o Por dominio si los dominios de alguien tienen ajustes distintos. Los cambios de almacenamiento que hagas aquí quedan en la cronología del equipo.

Un límite cuyos dominios no tiene nadie de tu equipo, por ejemplo uno creado con la API antes de invitar al cliente o uno que quedó al quitarlo, aparece bajo la lista en Límites de almacenamiento sin cliente, donde puedes cambiar su tamaño o quitarlo.

Qué ve el administrador del cliente

Cuando todos los dominios de una persona comparten un límite, y ese límite no cubre ningún otro dominio:

• Resumen. La tarjeta Almacenamiento lleva el título Tu límite de almacenamiento y mide el correo y Drive de sus dominios frente a ese límite. Muestra Llenándose al 75 % y Casi lleno al 90 %, y le sugiere liberar espacio o pedir más a su administrador.
• Tamaño de los buzones. En Editar almacenamiento, y al crear un buzón o invitar a alguien, el espacio disponible que se muestra es lo que le queda libre al límite, nunca más de lo que le queda a tu cuenta.
• Demasiado grande. Un tamaño que no cabe muestra «Es más de lo que permite tu límite de almacenamiento. Para tener más espacio, pídeselo a tu administrador.»
• Drive. El rol Cliente ya no incluye Drive de la cuenta, así que Drive no aparece en el menú de su panel. Cada buzón conserva su propio Drive en el webmail.

Si los dominios de una persona tienen límites distintos, alguno no tiene, o su límite también cubre un dominio al que esa persona no tiene acceso, su resumen muestra el almacenamiento de la cuenta como antes. Mantén todos los dominios de un cliente en un solo límite y da a sus administradores acceso a todos esos dominios.

Cuando tú, o cualquiera que pueda cambiar límites, elige un tamaño que no cabe, el mensaje indica cuánto le queda al límite y que puedes ampliarlo en Equipo y clientes.

Correos a medida que el límite se llena

Cuando un límite llega al 75 %, al 90 % y al 100 %, las personas del cliente que gestionan buzones reciben un correo. Al 90 % y al 100 %, tú también recibes uno. Los dos primeros son los mismos puntos en los que su resumen muestra Llenándose y Casi lleno.

Quién lo recibe en el lado del cliente. Las personas del lado del cliente, limitadas a los dominios de ese cliente, que tienen todos los dominios del límite y pueden gestionar buzones: los roles Cliente y Operador de buzones, y un rol Personalizado que permita gestionar buzones. No lo reciben las personas con Administrador de dominio, Solo lectura o Solo webmail, quienes aún no han aceptado su invitación ni quienes tienen el acceso suspendido. Las personas de tu propio equipo que llegan a todos los dominios reciben en su lugar el correo para ti, si pueden cambiar límites.

Qué dice. El asunto es «Tu almacenamiento está lleno al 75 %», «Tu almacenamiento está casi lleno» o «Tu almacenamiento está lleno». El correo:

• indica cuánto se usa, por ejemplo «38 GB de 50 GB», y qué dominios comparten el espacio;
• muestra hasta tres buzones que ocupan más espacio, con su tamaño;
• al 90 %, avisa de que algunos buzones dejarán de recibir correo nuevo cuando se acabe el espacio, y al 100 %, de que algunos pueden no recibir correo nuevo hasta que se libere espacio;
• explica cómo liberar espacio: borrar mensajes antiguos y adjuntos grandes, vaciar la Papelera y eliminar los archivos de Drive que ya no se necesitan;
• les dice que, si necesitan más espacio, se lo pidan a su administrador, sin nombrar a tu empresa;
• tiene un botón Abrir buzones que abre Buzones en su panel.

Con qué marca llega. El correo se ve como el panel al que lleva. Cuando el dominio del cliente tiene una dirección de panel con marca activa, el correo muestra el nombre, el logotipo y los colores de tu marca, sale desde tu Dirección del remitente si la configuraste, y las respuestas van a tu Dirección de «Responder a». El botón abre tu panel con marca. Sin marca en el dominio, es un correo normal de TrekMail, como su panel. Cada persona lo recibe en su idioma o, si no ha elegido ninguno, en el idioma del titular de la cuenta.

El correo para ti. El titular de la cuenta, y cualquiera de tu equipo que pueda cambiar límites, recibe un correo al 90 % y al 100 %. Es un correo de TrekMail, como el resto del correo de tu cuenta. El asunto es «El almacenamiento de un cliente está casi lleno» o «El almacenamiento de un cliente está lleno», seguido del dominio del cliente. Nombra los dominios del límite, muestra cuánto está lleno, por ejemplo «47 GB de 50 GB», e indica a qué personas del cliente se avisó. El botón Abrir Equipo y clientes te lleva a donde puedes ampliar el límite.

Con qué frecuencia.

• Un correo cada vez que el uso supera el 75 %, el 90 % o el 100 %. No hay recordatorios semanales.
• Si entre dos comprobaciones el uso supera más de uno de estos puntos, sale un solo correo, sobre el más alto.
• El mismo correo solo vuelve a llegar después de que el uso baje al menos 5 puntos por debajo de ese punto y vuelva a subir. Por ejemplo, tras el correo del 90 %, el cliente libera espacio hasta el 80 %; si más adelante el uso vuelve al 90 %, recibe un correo nuevo.
• El uso se comprueba varias veces al día, después de recalcular el espacio que ocupa el correo. Ese cálculo puede ir unas horas por detrás, así que un correo puede llegar unas horas después de que el uso alcance ese punto.
• No es posible darse de baja de estos correos.

Almacenamiento compartido y tamaños fijos dentro de un límite

Dentro de un límite, los buzones funcionan como en tu cuenta, un nivel más abajo:

• Tamaño fijo. Un buzón con tamaño propio lo reserva del límite, para su correo y sus archivos de Drive. Los tamaños fijos y las invitaciones pendientes nunca suman más que el límite.
• Almacenamiento compartido. Un buzón con Almacenamiento compartido marcado usa el espacio libre del límite: el límite menos los tamaños fijos, nunca más de lo que le queda a tu cuenta.

Aquí hay dos reglas más estrictas. Un buzón no puede quedar más pequeño que lo que ya contiene; agrandarlo sí se puede, siempre que el límite tenga espacio. Y un tamaño fijo que no cabe en el límite se rechaza para todos, también para ti.

Cada buzón con almacenamiento compartido tiene su propio tope en el espacio libre del límite, como en tu cuenta. Si varios crecen a la vez, su total puede superar el límite, y la columna Almacenamiento lo muestra. Para un tope estricto en un buzón, dale un tamaño fijo. El uso del correo se recalcula cada pocas horas, así que las cifras pueden ir con retraso.

Drive dentro de un límite

Los archivos de Drive de los buzones de un dominio con límite cuentan para ese límite. Además, esos buzones:

• no ven las carpetas que compartes con todos los buzones, donde puede haber archivos de otros clientes;
• no pueden compartir sus propias carpetas con todos los buzones;
• no pueden subir archivos desde apps de sincronización (WebDAV) cuando su espacio está lleno. Borrar sigue funcionando, así que un cliente lleno puede liberar espacio desde la app.

Tu propio Drive de la cuenta ocupa espacio de tu cuenta, no del límite de ningún cliente.

API y MCP

También puedes consultar y definir límites de almacenamiento de clientes, y cambiar el tamaño de un buzón, con la API REST y el servidor MCP. Rige la misma regla: solo quien gestiona personas y llega a todos los dominios puede cambiar un límite. Consulta Gestionar equipos White Label con API y MCP y la descripción general de la API REST.

Endpoints REST, bajo /api/v1. Los tamaños van en MB y cada escritura lleva el encabezado Idempotency-Key:

• GET /white-label/client-limits y GET /white-label/client-limits/{id}: listan los límites o leen uno, con lo reservado, lo compartido y lo usado (members:read).
• POST /white-label/client-limits: da a domain_ids un límite de storage_limit_mb, o cambia el que ya comparten (members:write).
• PATCH /white-label/client-limits/{id}: cambia el tamaño, el conjunto completo de dominios o ambos (members:write).
• DELETE /white-label/client-limits/{id}: quita un límite; sus dominios vuelven al almacenamiento de tu cuenta (members:write).
• PATCH /mailboxes/{id}/storage: fija storage_allocation_mb en un tamaño fijo, o en null para almacenamiento compartido (mailboxes:write).

Herramientas MCP: list_client_limits, set_client_limit y remove_client_limit en el conjunto de herramientas White Label, y set_mailbox_storage. En un servidor propio, las tres que cambian algo necesitan TREKMAIL_ALLOW_DESTRUCTIVE=true, y remove_client_limit además confirm_remove=true.

Errores que puedes recibir:

• client_storage_limit_exceeded (422): un tamaño fijo no cabe en lo que le queda al límite; details.available_mb indica cuánto cabe.
• client_storage_below_usage (422): el buzón quedaría más pequeño que lo que ya almacena; consulta details.used_mb.
• client_storage_limit_too_low (422): el límite quedaría por debajo de lo que sus dominios reservan o almacenan; consulta details.minimum_mb.
• client_storage_domains_conflict (409): los dominios tienen límites distintos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo paso un dominio de un cliente a otro? Quítalo de la lista del primer cliente y guarda. El diálogo te indica si el dominio sale de su límite o se queda en él porque otra persona todavía lo tiene. Después añádelo al segundo cliente. Si ese cliente tiene un límite, elige Límite propio y guarda para poner el dominio bajo ese límite; si no, simplemente guarda. Respeta ese orden, porque a dominios con dos límites distintos no se les puede dar uno solo.

¿Puedo bajar un límite? Sí, hasta los tamaños fijos y las invitaciones pendientes de sus dominios, o hasta lo que ya almacenan, lo que sea mayor. Para bajar más, el cliente debe borrar antes correo o archivos, o pasar buzones de tamaño fijo a almacenamiento compartido.

¿Qué pasa cuando el límite se llena? Un buzón con almacenamiento compartido deja de aceptar correo cuando ocupa todo el espacio libre del límite, y un buzón con tamaño fijo cuando se llena. Los remitentes reciben un rebote y las subidas a Drive se rechazan. Leer, descargar y borrar siguen funcionando. Los correos avisan a las personas del cliente que gestionan buzones al 75 %, al 90 % y al 100 %, y a ti al 90 % y al 100 %, como se explica más arriba.

¿Y los dominios que añade el cliente? Entran en su lista de dominios y en el límite que comparten sus dominios.

¿Necesito White Label Lite? El límite se aplica en cuanto lo guardas. Tus clientes pueden iniciar sesión en tu panel cuando White Label Lite está activo.

¿Los límites de mis clientes pueden sumar más de lo que tiene mi cuenta? Sí. Un límite es un tope, no una reserva, y ningún cliente recibe más de lo que le queda a tu cuenta.