Gestionar varias marcas White Label por dominio

La marca White Label se configura por dominio, por lo que una cuenta de TrekMail puede usar una marca predeterminada compartida o un perfil personalizado distinto en cada dominio. Cada dominio tiene su propia pestaña Branding, donde puedes elegir el origen, la identidad y los hosts Dashboard o Webmail que publicarás. Este artículo explica las opciones y las comprobaciones que debes hacer antes de crear una segunda cuenta.

La marca se configura por dominio

Ve a Domains → (select a domain) → Branding. Allí encontrarás el selector Branding source para ese dominio:

• Use account default: hereda la marca predeterminada de toda la cuenta.
• Custom for this domain: asigna una identidad de marca propia solo a este dominio.
• Off: desactiva la marca White Label para este dominio.

Como la marca pertenece al dominio, una agencia o un revendedor puede atender a varios clientes desde una cuenta de TrekMail, con un dominio y una apariencia propios para cada cliente. No hace falta una cuenta distinta por marca solo para separar las marcas.

Definir una marca predeterminada y aplicarla en toda la cuenta

Si la mayoría de los dominios debe compartir una marca, configúrala una vez y distribúyela:

1. Abre la pestaña Branding de cualquier dominio y configura la identidad.
2. En Apply changes, activa Make this the account default para que los dominios nuevos la hereden.
3. Activa Apply to all existing domains para poner en cola la configuración compartida de los dominios existentes. Después revisa en cada dominio el origen, las etiquetas de host, los registros DNS y el estado. Guardar un perfil no deja todos los hosts listos de inmediato para los clientes.

Todavía puedes reemplazar la configuración de un dominio cambiando Branding source a Custom for this domain. Define una vez la identidad compartida y luego revisa y publica los hosts dominio por dominio, sin suponer que el guardado masivo copió el DNS o completó los certificados.

Cuándo necesitas cuentas separadas

Varios dominios en una cuenta pueden cubrir un modelo operativo compartido. Considera cuentas de TrekMail separadas cuando necesites un propietario, relación de facturación, límite de acceso o proceso de desvinculación realmente independiente:

• Entidades de facturación separadas. Cada cuenta de TrekMail tiene sus propias facturas, suscripciones y registro de cliente de Stripe. Si dos marcas deben facturarse como entidades legales o contables distintas, asigna una cuenta a cada una.
• Clientes totalmente aislados. Si dos grupos de clientes nunca deben compartir una interfaz administrativa, un conjunto de buzones ni una vista de uso, mantenlos en cuentas separadas.

Si conviene compartir la cuenta, usa una marca personalizada por dominio y revisa el acceso antes de invitar a nadie. Si la decisión tiene consecuencias legales, de privacidad o facturación, tómala con los responsables de esas áreas y no te bases solo en la marca.

Consecuencias de usar varias cuentas

Si separas las cuentas por motivos de facturación, ten en cuenta lo siguiente:

Coste. Los planes y complementos se configuran y facturan en cada cuenta. Comprueba la moneda, el precio, la promoción y el tratamiento fiscal actuales en el checkout correspondiente. No supongas que existe un descuento global o para varias cuentas.

Carga administrativa. Cada cuenta tiene su propio contexto, dominios y ajustes White Label. Una persona solo puede cambiar entre las cuentas a las que recibió acceso. No prometas una vista central de revendedor ni administración compartida entre cuentas salvo que esté disponible actualmente en el producto.

Facturación separada. Las cuentas separadas generan trabajo de facturación separado. Antes de dividirlas, define quién será propietario, recibirá las facturas, atenderá los fallos de pago y aprobará los cambios de acceso.

Escalaciones de soporte separadas. Un ticket abierto desde una cuenta queda asociado a ella.

Las funciones de cuenta permanecen por cuenta. La autenticación de dos factores, los límites de buzones, los topes de volumen de envío y otros ajustes similares se configuran por cuenta.

Cuándo convienen varios dominios en una cuenta

Estos modelos suelen funcionar bien:

Agencia con varias marcas de clientes. Cada cliente puede tener un dominio con su identidad personalizada. Mantén un registro interno claro del propietario del dominio, los hosts activos de cara al cliente y las personas autorizadas para administrarlo.

Submarcas distintas de una empresa. Tu empresa gestiona dos o tres marcas orientadas al consumidor que no deben parecer relacionadas. Añade un dominio por marca y establece Branding source en Custom for this domain.

Una marca común con excepciones. Define una marca predeterminada de cuenta, aplícala a los dominios que deben heredarla y luego reemplázala en los que necesiten otra. Revisa el resultado y el estado de los hosts después de la acción masiva.

Cuándo convienen cuentas separadas

Entidades de facturación separadas. Pueden ser adecuadas cuando el propietario, el destinatario de facturas, el método de pago o el proceso legal realmente deben estar separados.

Grupos de clientes totalmente aislados. Dos bases de clientes que nunca deben compartir una interfaz administrativa, un conjunto de buzones ni una vista de uso.

Regiones o monedas diferentes. Confirma las condiciones actuales de facturación y tratamiento de datos antes de dividir cuentas por región o moneda. La marca por sí sola no crea un servicio regional independiente.

Flujo unificado para agencias

Para una agencia con varias marcas en una cuenta:

• Define una marca predeterminada adecuada para que los dominios nuevos partan de ella y personaliza los que necesiten identidad propia.
• Documenta los datos de cada dominio. Mantén documentación interna que relacione cada dominio de marca con su cliente, URL de marca, contacto y particularidades.
• Estandariza la configuración por dominio. Para cada dominio de cliente, añade el dominio, elige Branding source, guarda la identidad, activa solo los hosts que publicarás y copia cada CNAME desde Branding. Verifica el DNS y espera a Active antes de entregar ese host al cliente. Documenta el hostname final y el contacto de soporte de cada dominio.
• Escala las necesidades realmente independientes. Si necesitas propiedad, facturación o compromisos de cumplimiento separados, o una función no visible en el producto, contacta con soporte indicando el alcance de cuenta y dominio. No supongas que estará disponible una función entre cuentas que no se ofrece.

Situaciones habituales

«Tengo varios clientes y quiero una marca propia para cada uno». Añade un dominio por cliente, establece Branding source en Custom for this domain, configura la identidad y publica solo los hosts probados. Decide por separado si una cuenta compartida resulta adecuada para facturación, soporte y acceso.

«Quiero que todos mis dominios compartan una marca». Configura la marca en un dominio y activa Make this the account default y Apply to all existing domains en Apply changes. Revisa cada dominio antes de publicar su host.

«Quiero marcas distintas en dominios diferentes, pero una sola facturación». La marca personalizada por dominio admite este modelo. Confirma las implicaciones de facturación, permisos y soporte al cliente en la cuenta antes de usarlo en producción.

«Quiero facturar dos marcas como empresas separadas». Una cuenta separada puede ser adecuada si la propiedad y la facturación deben ser independientes. Confirma el proceso de migración, acceso y facturación antes de crearla.

«¿Puedo usar el mismo subdominio de marca para dos dominios?». Un hostname de marca debe ser único. Branding comprueba el hostname completo creado con la etiqueta y el dominio; copia el valor mostrado y elige otra etiqueta válida si hay un conflicto. Dashboard y Webmail tampoco pueden usar la misma etiqueta en un dominio.

Próximos pasos

• ¿Qué es White Label Lite?: descripción general.
• Configurar White Label Lite: activación por dominio y pasos de DNS.
• Elegibilidad y cambios de plan: requisitos del plan.