Datenschutz und Datenaufbewahrung bei TrekMail

TrekMail speichert Daten, um die E-Mail-, Dateispeicher-, Abrechnungs-, Sicherheits- und Supportfunktionen des Dienstes bereitzustellen. Wir verkaufen keine Kundeninhalte und verwenden Inhalte aus E-Mails oder Drive nicht für Werbung. Begrenzte Konto-, Transaktions-, Geräte- und Kampagnendaten können von Dienstleistern für den Plattformbetrieb und die Werbemessung verarbeitet werden, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Was wir speichern

• Kontoinformationen: E-Mail-Adresse, Name und Abrechnungsdaten.
• Postfachdaten: E-Mail-Nachrichten, Ordner und Gelesen/Ungelesen-Status.
• Drive-Daten: Dateien, Ordner, Dateimetadaten, Speichernutzung, Einstellungen öffentlicher Links und die zur Bereitstellung und Absicherung der Funktion erforderlichen Drive-Aktivitäten.
• Nutzungsprotokolle: SMTP-Zustellereignisse und Bounce-Protokolle zur Fehlerdiagnose.
• API-Token: Tokenname, gehashtes Geheimnis, Berechtigungsbereiche, Domainbeschränkungen, Ablaufzeit und Nutzungsmetadaten (Zeitpunkt der letzten Verwendung und IP-Adresse).
• API-Auditereignisse: Sicherheitsrelevante API-Aktivitäten können mit Angaben wie verwendetem Token, betroffener Ressource, IP-Adresse, Anfrage-ID und Zeitstempel protokolliert werden. Stichprobenerfassung, Aufbewahrung und angezeigte Felder können je nach Ereignistyp und Tarif variieren.

Wie lange wir Daten aufbewahren

• Aktive Konten: Daten werden aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist, sowie gemäß den nachstehenden Bedingungen.
• Gelöschte Konten: Bei einem verifizierten, zur Löschung vorgesehenen Konto gilt in der Regel eine Frist von 7 Tagen, bevor die endgültige Löschung beginnt. Ein nicht verifiziertes oder anderweitig nicht berechtigtes Konto kann ohne diese Frist gelöscht werden, sofern der jeweilige Produktablauf und das geltende Recht dies erlauben.
• Drive-Papierkorb: Gelöschte Drive-Dateien können für einen begrenzten Wiederherstellungszeitraum im Papierkorb verbleiben und bis zur endgültigen Entfernung weiterhin auf den Speicher angerechnet werden.
• Öffentliche Links: Aktive öffentliche Links bleiben bestehen, bis sie ablaufen, ihr Downloadlimit erreichen, widerrufen werden, die zugrunde liegende Datei gelöscht oder der Zugriff deaktiviert wird. Datensätze widerrufener Links können für Audits und zur Missbrauchsprävention begrenzte Zeit aufbewahrt werden.
• Nichtzahlung oder Kündigung des Drive-Speicher-Add-ons: Sind alle erneuten Zahlungsversuche ausgeschöpft oder endet das Add-on, beginnt für das Konto eine 7-tägige schreibgeschützte Übergangsfrist. Überschreitet das Konto nach diesen 7 Tagen weiterhin das verbleibende Speicherlimit, können Drive-Dateien dauerhaft und unwiderruflich gelöscht werden, bis die Nutzung innerhalb des verfügbaren Limits liegt. Für beendete oder unbezahlte Add-on-Kapazität gibt es keine zusätzliche Übergangsfrist von 30 Tagen.
• Abrechnungsunterlagen: Sie werden in der Regel so lange aufbewahrt, wie es für Steuer-, Buchhaltungs-, Betrugspräventions-, Streitbeilegungs- und Rechtspflichten vernünftigerweise erforderlich ist. Manche Unterlagen können etwa 7 Jahre oder, falls erforderlich, länger aufbewahrt werden.
• API-Token: Widerrufene und abgelaufene Token werden als Referenz aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist. Sie werden mit dem Konto gelöscht.
• API-Auditprotokolle: Sie werden in der Regel für einen begrenzten Betriebszeitraum aufbewahrt. Für im Dashboard sichtbare Ereignisse kann ein Zeitraum von 90 Tagen gelten, während Sicherheits-, Streit- oder Rechtsunterlagen einem anderen Zeitplan folgen können.
• Idempotenzschlüssel: Sie werden üblicherweise für einen kurzen Betriebszeitraum aufbewahrt, um doppelte API-Vorgänge zu verhindern.
• Anhänge von Supportanfragen: Sie werden in der Regel nach dem jeweils geltenden Aufbewahrungszeitraum für Support und Sicherheit entfernt. Bestimmte Unterlagen können bei Streitfällen, zur Missbrauchsprävention oder aufgrund rechtlicher Pflichten länger aufbewahrt werden.

Ihre Rechte

• Zugriff: Fordern Sie über den Support eine Kopie Ihrer Daten an.
• Löschung: Löschen Sie Ihr Konto oder stellen Sie einen entsprechenden Antrag auf Entfernung erfasster personenbezogener Daten. Ausgenommen sind betriebliche Sicherungen und Unterlagen, die TrekMail oder seine Anbieter für Sicherheits-, Steuer-, Buchhaltungs-, Streit-, Rechts- oder andere zulässige Zwecke aufbewahren dürfen.
• Übertragbarkeit: Exportieren Sie Ihre E-Mails über IMAP und laden Sie Drive-Dateien über die verfügbaren Produktoberflächen herunter, solange das Konto aktiv und zugänglich ist.

White Label Lite und Auftragsverarbeitung

Wenn Sie Ihren eigenen Kunden über White Label Lite Postfächer bereitstellen, stellt sich die Beziehung für Datenschutzbelange wie folgt dar:

• Ihr Endkunde oder Nutzer kann eine betroffene Person sein.
• Sie (der Inhaber des TrekMail-Kontos, der den Dienst unter eigener Marke betreibt) bestimmen in der Regel Zwecke und Mittel der Verarbeitung der Postfachinhalte Ihrer Kunden und können nach geltendem Datenschutzrecht als Verantwortlicher handeln.
• TrekMail handelt bei diesen Kundeninhalten in der Regel als Ihr Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter, zugleich jedoch als eigenständiger Verantwortlicher für Kontoverwaltung, Abrechnung, Sicherheit, Einhaltung rechtlicher Vorgaben und ähnliche in der Datenschutzerklärung genannte Zwecke.

Sie bleiben für die Hinweise, Anweisungen, Genehmigungen, Verträge und Antworten verantwortlich, die für Ihre Beziehung zu Endnutzern erforderlich sind. Die vertraglichen Datenschutzbedingungen von TrekMail sind Bestandteil der Datenschutzerklärung. TrekMail verspricht durch diesen Artikel keine gesondert unterzeichnete Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.