Enviar por um domínio que você não hospeda na TrekMail

Alguns domínios não devem ser migrados. Um cliente trabalha no Google Workspace ou Microsoft 365, toda a equipe conhece o sistema e ninguém quer enfrentar uma migração. Ainda assim, você quer que sua equipe responda aos e-mails desse cliente pela TrekMail, usando o endereço do próprio cliente, sem que ninguém de fora perceba diferença.

É para isso que serve um domínio somente para envio. A TrekMail confirma que você controla o domínio e envia usando seus endereços. Os e-mails recebidos continuam chegando ao mesmo lugar porque o registro MX não é alterado.

Quando usar

Use um domínio somente para envio quando todas estas condições forem verdadeiras:

• Os e-mails do domínio estão hospedados em outro serviço e continuarão lá.
• Você consegue adicionar registros TXT ao DNS do domínio.
• As respostas devem sair com o endereço desse domínio, não com o seu.

Se você quer que a TrekMail realmente receba os e-mails e ofereça caixas postais, armazenamento e pesquisa, configure o domínio normalmente e aponte o MX para nossos servidores.

Como o e-mail circula

Nada muda no recebimento do cliente. O provedor dele continua recebendo as mensagens como sempre. Uma cópia é encaminhada para uma caixa da TrekMail, geralmente uma caixa compartilhada em que sua equipe já trabalha.

Ao responder por essa caixa, a pessoa escolhe o endereço da marca do cliente no campo De. A resposta sai pela TrekMail ou por um serviço SMTP salvo, se houver, e fica na pasta Enviados da caixa compartilhada, visível para toda a equipe.

A caixa de entrada, o endereço visível e a rota de envio são três escolhas independentes. Essa é a ideia central.

Antes de começar

Você precisa de:

• Acesso ao DNS do domínio com permissão para adicionar três registros TXT.
• Uma caixa normal ou compartilhada da TrekMail onde chegarão as cópias encaminhadas. Ela pode pertencer a qualquer um dos seus domínios.
• Uma regra de encaminhamento no provedor do cliente. A TrekMail não a cria. Configure-a no Google Workspace, Microsoft 365 ou no serviço utilizado.

Você não precisa mudar o registro MX e não deve fazer isso.

Configuração

1. Adicione o domínio.

Abra Domínios → Adicionar um domínio e informe o domínio do cliente normalmente.

2. Informe que os e-mails estão hospedados em outro lugar.

Abra o domínio e use a opção E-mails recebidos abaixo do nome. Escolha Os e-mails recebidos permanecem no provedor atual e salve. A aba DNS deixará imediatamente de pedir um registro MX.

Essa opção existe apenas nesse controle, que aparece abaixo do nome do domínio em todas as abas para ser fácil de encontrar. Enquanto o domínio ainda estiver na configuração normal, vale saber que um MX de outro provedor aparece na lista de conflitos DNS como algo a analisar, nunca como um registro que deve ser apagado.

3. Publique três registros TXT.

A aba DNS passa a mostrar somente SPF, DKIM e DMARC. Adicione-os no provedor DNS do domínio.

O registro DKIM também comprova que você controla o domínio. Seu valor é uma chave gerada exclusivamente para esse domínio. Publicá-la confirma o controle sem exigir outro registro de verificação que depois teria de ser apagado.

Sobre a linha DKIM. Outro serviço de e-mail pode já usar o nome comum dkim._domainkey. Não substitua esse registro, pois ele pertence ao outro serviço. A TrekMail usa outro nome quando necessário. Copie o nome e o valor exatos mostrados na aba DNS desse domínio. Assim, os dois serviços continuam assinando suas próprias mensagens.

Se o domínio já tem um SPF longo, leia o aviso da aba antes de editá-lo. O SPF permite dez consultas DNS no total. Um domínio que já inclui Google Workspace, um CRM e uma ferramenta de newsletters pode estar a uma única entrada do limite. Ultrapassá-lo invalida o SPF de todos os e-mails do domínio, não apenas daqueles enviados pela TrekMail.

4. Adicione os endereços da marca.

Abra a caixa que recebe as cópias encaminhadas, entre em Aliases e adicione o endereço do cliente, por exemplo admin@clientdomain.com, escolhendo o domínio correspondente. Ative o envio por esse endereço.

O endereço aparece na aba Endereços de envio do domínio. Ele não entra sozinho na lista De da caixa, e isso é intencional. Um endereço de um domínio que a TrekMail não hospeda deve sair assinado pelo próprio domínio. Por isso, ele é adicionado uma vez como endereço Enviar como, e não tratado como um alias comum. Abra a caixa no webmail, acesse Configurações → Endereços de envio e adicione-o. Depois disso, ele aparecerá na lista De como qualquer outro endereço.

5. Escolha a rota de envio.

Por padrão, todos os endereços seguem a configuração da aba SMTP do domínio: o serviço gerenciado da TrekMail ou um perfil SMTP salvo, como Mailjet, Brevo ou SMTP2Go. Uma única alteração vale para todos os endereços daquele domínio.

Se um endereço precisa de outro provedor, o proprietário da conta pode definir uma rota diferente apenas para ele no momento da adição.

Fazer as respostas usarem o endereço certo

Abra a caixa compartilhada no webmail, acesse Configurações → Endereços de envio e escolha como as respostas devem começar:

• Endereço que recebeu a mensagem: Útil quando vários endereços de marca chegam à mesma caixa e cada conversa deve responder pelo endereço correspondente.
• Endereço padrão para novas mensagens: Útil quando as cópias chegam a uma caixa coletora, mas todas as respostas devem sair pelo endereço público do cliente.

A segunda opção atende à maioria das configurações com cópias encaminhadas, pois o endereço que recebe a cópia é sua caixa coletora, não o endereço para o qual o cliente final escreveu.

Limites de um domínio somente para envio

• Ele não pode conter caixas postais. A TrekMail não é o provedor de recebimento, portanto não existe um destino de entrega.
• Ele não pode usar catch-all ou endereços de encaminhamento pelo mesmo motivo.
• Ele não pode ser escolhido em um convite para configurar uma caixa. Os seletores que terminam criando uma caixa não o mostram. Se um convite já foi enviado e depois o domínio mudou para somente envio, ele será recusado ao ser aberto e pedirá ao destinatário que solicite outro.
• Ele não aparece no autodiscover nem na configuração de aplicativos de e-mail. Esses dados pertencem ao provedor que realmente hospeda as mensagens. Publicar os nossos faria o Outlook tentar conectar o cliente a uma conta que não existe aqui.
• Ele não cria a regra de encaminhamento no provedor do cliente.

Configurar pela API ou por um agente de IA

Tudo acima também está disponível sem o painel.

POST /api/v1/domains aceita mail_hosting: "external", permitindo adicionar o domínio como somente envio desde o início. PATCH /api/v1/domains/{id}/mail-hosting altera um domínio existente e GET /api/v1/domains informa o tipo de cada um. Se ainda houver caixas no domínio, a mudança será recusada até que você repita a solicitação com confirm_mailboxes_stop_receiving: true. É o mesmo ato deliberado que o painel confirma pedindo que você digite o nome do domínio.

As ferramentas MCP são create_domain, set_domain_mail_hosting e list_domains, todas no escopo domains:write. Para adicionar depois o endereço da marca, use create_identity com kind=send_as e sem external_account_id.

Pedir uma caixa nesse tipo de domínio retorna 422 domain_hosts_no_mailboxes; um convite retorna 409 com o mesmo código. Nos dois casos, a resposta informa retryable: false, e uma operação em lote mostra o motivo em cada linha em vez de um erro genérico. Nenhuma nova tentativa pode fazê-lo funcionar. Os endpoints de DNS omitem o MX da lista obrigatória e marcam essa linha como não verificada, pois o e-mail está hospedado fora. Assim, um agente que consulte esses dados nunca propõe apontar o MX para a TrekMail.

Mudar o modo mais tarde

Você pode mover um domínio em qualquer direção usando a mesma opção E-mails recebidos.

Transformar um domínio normal em somente envio faz suas caixas pararem de receber. Por isso, pedimos que você digite primeiro o nome do domínio. Nada é excluído. Se voltar ao modo normal, a entrega será retomada quando o MX apontar novamente para a TrekMail.