Verzenden via een domein dat je niet host

Sommige domeinen kun je beter niet verhuizen. Een klant gebruikt Google Workspace of Microsoft 365 voor de dagelijkse bedrijfsvoering, iedereen is eraan gewend en niemand zit op een migratie te wachten. Toch wil je dat je team de mail van die klant vanuit TrekMail beantwoordt met het eigen adres van de klant, zonder dat een buitenstaander verschil merkt.

Daarvoor dient een domein voor alleen verzenden. TrekMail controleert dat je het domein beheert en verzendt via de adressen ervan. Inkomende mail blijft precies aankomen waar die nu aankomt, want je raakt het MX-record niet aan.

Wanneer gebruik je dit?

Gebruik een domein voor alleen verzenden als al het volgende geldt:

• De mail van het domein wordt elders gehost en blijft daar.
• Je kunt TXT-records toevoegen aan de DNS van het domein.
• Antwoorden moeten met het adres van dat domein worden verzonden, niet met je eigen adres.

Wil je dat TrekMail de mail daadwerkelijk ontvangt en mailboxen, opslag en zoeken verzorgt, stel het domein dan op de gewone manier in en laat het MX-record naar ons verwijzen.

Zo loopt de mail

Er verandert niets aan de inkomende mail van de klant. De bestaande provider ontvangt die zoals altijd. Een kopie wordt doorgestuurd naar een TrekMail-mailbox, meestal een gedeelde mailbox waarin je team al werkt.

Wanneer iemand vanuit die gedeelde mailbox antwoordt, kiest diegene het herkenbare klantadres in het veld Van. Het antwoord wordt via TrekMail verzonden, of via een opgeslagen SMTP-dienst als je die gebruikt. Het komt ook in de map Verzonden van de gedeelde mailbox terecht, zodat het hele team het kan zien.

De inbox, het zichtbare adres en de verzendroute zijn dus drie afzonderlijke keuzes. Dat is de kern van deze werkwijze.

Voordat je begint

Je hebt het volgende nodig:

• Toegang tot de DNS van het domein, met voldoende rechten om drie TXT-records toe te voegen.
• Een TrekMail-mailbox of gedeelde mailbox waar de doorgestuurde kopieën aankomen. Deze mag op elk van je domeinen staan.
• Een doorstuurregel bij de provider van de klant. TrekMail maakt die niet voor je aan. Je stelt de regel in bij Google Workspace, Microsoft 365 of de dienst die de klant gebruikt.

Je hoeft het MX-record niet te wijzigen en moet dat ook niet doen.

Instellen

1. Voeg het domein toe.

Ga naar Domeinen → Domein toevoegen en voer het domein van de klant op de gebruikelijke manier in.

2. Geef aan dat de mail elders staat.

Open het domein en gebruik de optie Inkomende mail onder de domeinnaam. Kies Inkomende mail blijft bij je huidige provider en sla de instelling op. Op het tabblad DNS wordt meteen niet meer om een MX-record gevraagd.

Deze instelling staat uitsluitend in die optie. Omdat de optie op elk tabblad onder de domeinnaam staat, hoef je er niet tussen andere instellingen naar te zoeken. Zolang het domein nog normaal is ingesteld, is het goed om te weten dat een MX-record van een andere provider in de lijst met DNS-conflicten wordt genoemd als aandachtspunt, nooit als iets wat je moet verwijderen.

3. Publiceer drie TXT-records.

Op het tabblad DNS staan nu alleen SPF, DKIM en DMARC. Voeg deze records toe bij de DNS-provider van het domein.

Met het DKIM-record bevestigen we ook dat je het domein beheert. De waarde is een sleutel die uitsluitend voor dit domein wordt aangemaakt. Door deze te publiceren bewijs je het beheer zonder eerst een apart verificatierecord toe te voegen en later weer te verwijderen.

Over de DKIM-regel. Een andere e-maildienst gebruikt mogelijk al de gebruikelijke naam dkim._domainkey. Vervang dat record niet, want het hoort bij die andere dienst. TrekMail gebruikt waar nodig een andere naam. Kopieer precies de naam en waarde van het tabblad DNS van dit domein. Beide diensten kunnen dan hun eigen mail blijven ondertekenen.

Heeft het domein al een lang SPF-record, lees dan vóór het bewerken de waarschuwing op dat tabblad. SPF staat in totaal tien DNS-zoekopdrachten toe. Een domein waarin Google Workspace, een CRM en een nieuwsbriefdienst al staan, kan nog maar één vermelding van de limiet verwijderd zijn. Overschrijding maakt SPF ongeldig voor alle mail van het domein, niet alleen voor wat wij verzenden.

4. Voeg de adressen van de klant toe.

Ga naar de mailbox die de doorgestuurde kopieën ontvangt, open Aliassen en voeg het klantadres toe, bijvoorbeeld admin@clientdomain.com. Kies daarbij het domein van de klant en schakel verzenden via dit adres in.

Het adres verschijnt vervolgens op het tabblad Verzendadressen van het domein. Het wordt niet vanzelf toegevoegd aan de lijst Van van de mailbox. Dat is bewust zo: een adres op een domein dat we niet hosten, moet met zijn eigen domein worden ondertekend. Daarom voeg je het eenmaal als Verzenden als-adres toe en wordt het niet als gewone alias overgenomen. Open de mailbox in webmail, ga naar Instellingen → Verzendadressen en voeg het adres daar toe. Daarna staat het net als ieder ander adres in de lijst Van.

5. Kies de verzendroute.

Standaard volgt elk adres op het domein de instelling van het domein op het tabblad SMTP: de beheerde dienst van TrekMail of een opgeslagen SMTP-profiel, zoals Mailjet, Brevo of SMTP2Go. Wijzig deze keuze eenmaal en alle adressen op het domein volgen die route.

Heeft één adres een andere provider nodig, dan kan een accounteigenaar bij het toevoegen voor alleen dat adres een afwijkende route kiezen.

Antwoorden met het juiste adres

Open de gedeelde mailbox in webmail, ga naar Instellingen → Verzendadressen en kies met welk adres antwoorden moeten beginnen:

• Adres waarop het bericht is ontvangen: geschikt wanneer meerdere adressen van klanten in dezelfde mailbox binnenkomen en elk gesprek via zijn eigen adres moet worden beantwoord.
• Standaardadres voor nieuwe berichten: geschikt wanneer kopieën op één verzameladres binnenkomen, maar elk antwoord via het openbare adres van de klant moet worden verzonden.

Voor de meeste opstellingen met doorgestuurde kopieën is de tweede keuze de juiste. Het adres waarop de kopie wordt bezorgd, is immers je verzamelmailbox en niet het adres waarnaar de klant schreef.

Wat een domein voor alleen verzenden niet kan

• Het kan geen mailboxen bevatten. Wij hosten de mail niet, dus er is geen plek waar berichten kunnen worden bezorgd.
• Het kan om dezelfde reden geen catch-all of doorstuuradressen gebruiken.
• Het kan niet worden gebruikt als domein in een uitnodiging om een mailbox in te stellen. Domeinkeuzelijsten die uiteindelijk een mailbox maken, laten het domein weg. Was er al een uitnodiging verzonden voordat je het domein omzette, dan wordt die geweigerd zodra de ontvanger haar opent. De ontvanger krijgt daarbij het verzoek om een nieuwe uitnodiging te vragen.
• Het verschijnt niet in autodiscover of de instellingen voor e-mailprogramma's. Die gegevens horen bij de provider waar de mail daadwerkelijk staat. Als we onze gegevens zouden publiceren, probeert Outlook de klant te verbinden met een account dat hier niet bestaat.
• Het maakt geen doorstuurregel aan bij de provider van de klant.

Instellen via de API of een AI-agent

Alles hierboven is ook beschikbaar zonder het dashboard.

POST /api/v1/domains accepteert mail_hosting: "external", zodat je een domein meteen voor alleen verzenden kunt toevoegen. Met PATCH /api/v1/domains/{id}/mail-hosting wijzig je een bestaand domein en GET /api/v1/domains meldt het type van elk domein. Bevat een domein nog mailboxen, dan wordt de wijziging geweigerd totdat je het verzoek opnieuw verstuurt met confirm_mailboxes_stop_receiving: true. Dat is dezelfde bewuste bevestiging als het intypen van de domeinnaam in het dashboard.

De MCP-tools zijn create_domain, set_domain_mail_hosting en list_domains. Ze vallen allemaal onder het bereik domains:write. Gebruik daarna create_identity met kind=send_as en zonder external_account_id om het klantadres toe te voegen.

Een aanvraag voor een mailbox op zo'n domein wordt geweigerd met 422 domain_hosts_no_mailboxes. Een uitnodiging krijgt 409 met dezelfde code. In beide gevallen is retryable: false. Bij een bulkbewerking wordt de reden per rij vermeld in plaats van een algemene fout te geven. Opnieuw proberen kan dit niet laten werken. Voor deze domeinen laten de DNS-endpoints MX weg uit de vereiste records en markeren ze die regel als niet gecontroleerd, omdat de mail elders wordt gehost. Een agent die deze gegevens leest, zal daardoor nooit voorstellen het MX-record naar ons te laten verwijzen.

Later van modus wisselen

Via dezelfde optie Inkomende mail kun je een domein in beide richtingen omzetten.

Als je een normaal domein omzet naar alleen verzenden, ontvangen de mailboxen ervan geen mail meer. Daarom vragen we je eerst de domeinnaam in te typen. Er wordt niets verwijderd. Wanneer je het domein terugzet naar de normale modus, wordt de bezorging hervat zodra het MX-record weer naar TrekMail verwijst.