E-mailmappen beheren in TrekMail Webmail

Mappen houden je inbox beheersbaar. TrekMail Webmail bevat een standaardset systeemmappen en laat je zoveel eigen mappen maken als nodig.

Systeemmappen

Deze mappen worden automatisch voor elke mailbox gemaakt en hebben elk een eigen functie:

Systeemmappen kunnen niet worden hernoemd of verwijderd. Ze staan bovenaan de mappenlijst in de linkerzijbalk.

Tip: gebruik Archiveren in plaats van e-mails te verwijderen die je later misschien nodig hebt. Ze verdwijnen uit Postvak IN maar zijn eenvoudig terug te vinden met zoeken.

Mappen in de zijbalk bekijken

Alle mappen staan in de linkerzijbalk. Eigen mappen staan onder de systeemmappen. Bij veel mappen kun je door de lijst schuiven.

Mappen met ongelezen berichten tonen een aantal naast hun naam. Zonder ongelezen berichten verschijnt geen badge.

Een eigen map maken

1. Klik in de linkerzijbalk op het pictogram + (Nieuwe map) naast de kop Mappen, of op Nieuwe map onderaan de mappenlijst. Dezelfde knop staat ook in Mappen beheren (het tandwielpictogram naast de kop).
2. Vul een Mapnaam in en kies eventueel een Mapkleur.
3. Klik op Nieuwe map.

De nieuwe map verschijnt meteen in de zijbalk.

Geneste mappen: om een map in een andere map te maken, bijvoorbeeld een submap per klant in 'Klanten', wijs je de bovenliggende map in de zijbalk aan en klik je op het pictogram + (Nieuwe submap) ernaast. Op een telefoon is het pictogram altijd zichtbaar.

Een map hernoemen

1. Klik in de zijbalk op het tandwielpictogram (Mappen beheren) naast de kop Mappen.
2. Klik naast de map op Bewerken.
3. Typ de nieuwe naam (je kunt hier ook de kleur wijzigen).
4. Klik op Opslaan.

Opmerking: systeemmappen (Postvak IN, Verzonden, Concepten, Spam, Prullenbak, Archief) kunnen niet worden hernoemd. Mappen beheren toont alleen je eigen mappen.

Een map verwijderen

1. Open Mappen beheren (het tandwielpictogram naast de kop Mappen).
2. Klik naast de map op Verwijderen. Wil je meerdere mappen tegelijk verwijderen, vink ze dan aan en verwijder ze samen.
3. Bevestig de vraag: 'Weet je zeker dat je "[Map]" wilt verwijderen? Berichten erin gaan definitief verloren.'

Waarschuwing: als je een map verwijdert, worden ook alle e-mails erin definitief verwijderd. Herstel is niet mogelijk. Verplaats eerst alles wat je wilt bewaren.

Prullenbak of Spam legen

Webmail heeft geen aparte knop om een map te legen. Om een hele map leeg te maken, selecteer je alles erin en verwijder je het:

1. Open de map, bijvoorbeeld Prullenbak of Spam.
2. Vink het selectievakje bovenaan de lijst aan.
3. Klik in de melding die verschijnt op Alle X berichten in [Map] selecteren (meer hierover onder Elk bericht in een map selecteren hieronder).
4. Klik op Verwijderen.

In Prullenbak worden de berichten zo definitief verwijderd. In elke andere map, ook Spam, verplaatst Verwijderen de berichten naar Prullenbak. Leeg daarna Prullenbak als je de opslagruimte terug wilt.

Bij kleine mappen duurt dit een of twee seconden. Mappen met duizenden berichten worden op de achtergrond verwerkt en een melding toont de voortgang: 'X van N berichten verwerkt…'. Houd Webmail open totdat je 'X berichten verwerkt.' ziet.

E-mails tussen mappen verplaatsen

Eén e-mail: klik met rechts op het bericht, kies Verplaatsen naar en selecteer de doelmap. Je kunt het bericht ook naar een map in de zijbalk slepen.

Meerdere e-mails: vink elk bericht aan of gebruik Alles selecteren voor alles in de huidige weergave. Klik bovenaan in de bulkbalk op Verplaatsen naar en kies de doelmap.

Tip: selecteer berichten met de selectievakjes en gebruik vervolgens de verplaatsactie om ze samen op te bergen.

Elk bericht in een map selecteren

Als je het hoofdselectievakje bovenaan aanvinkt, selecteer je eerst alleen de berichten die op de huidige pagina zichtbaar zijn, meestal 50. Boven de lijst verschijnt een melding:

'N berichten geselecteerd op deze pagina. Alle X berichten in [Map] selecteren'

Klik op Alle X berichten in [Map] selecteren. De selectie omvat nu elk bericht in de map, ook op latere pagina's en nog niet geladen. Elke bulkactie (Archiveren, Spam melden, Verwijderen, Markeren als gelezen, Markeren als ongelezen, Verplaatsen naar) geldt voor de hele map.

Als er een zoekopdracht actief is, luidt de link Alle N berichten in [Map] selecteren die overeenkomen met deze zoekopdracht, en de selectie omvat alleen de berichten die die zoekopdracht heeft gevonden, niet de hele map. Bij een zoekopdracht die niet exact te tellen is (bijvoorbeeld een die ook in submappen of in alle mappen zoekt), ontbreekt het aantal. Als je de zoekopdracht wist of op Esc drukt, wordt ook de selectie gewist.

In Alle postvakken IN luidt de link na een zoekopdracht in Alleen Postvak IN: Alle N berichten in alle postvakken IN selecteren die overeenkomen met deze zoekopdracht. Die omvat de resultaten in elke mailbox, ook die na de eerste 150 waar de lijst doorheen kan bladeren, en elke mailbox past zijn eigen rechten toe: in een mailbox waarin je alleen het recht Lezen hebt, worden archiveren, verwijderen en spam melden geweigerd, en de melding aan het eind laat zien hoeveel berichten zijn gewijzigd. De link verschijnt niet bij een zoekopdracht in Alle mappen, en ook niet als het aantal resultaten niet te tellen is.

Dit is de belangrijkste manier om zeer grote mappen op te ruimen. Je hoeft niet door alles te schuiven en het te laden.

De bulkactiebalk bovenaan biedt:

• Archiveren
• Spam melden, verplaatst naar Spam; in Spam is dezelfde knop Geen spam, die de berichten uit Spam haalt
• Verwijderen, verplaatst naar Prullenbak; in Prullenbak worden de berichten definitief verwijderd
• Markeren als gelezen / Markeren als ongelezen
• Verplaatsen naar een andere map (opent de mappenkiezer)

Om een bericht een ster te geven of de ster te verwijderen, gebruik je de ster ernaast of klik je er met rechts op.

Bij zeer grote bulkacties wordt de melding bijgewerkt: '1,250 van 8,400 berichten verwerkt…'. Houd Webmail open totdat je de voltooiingsmelding ziet.

Als een map uitzonderlijk groot is, stelt het systeem voor de selectie te beperken met Geavanceerde filters. Zie E-mail opstellen en verzenden voor details aan de opstelkant, of het zoekgedeelte hieronder.

Mappen uit andere mailapps

Webmail toont alle mappen in de mailbox, ook mappen die in een andere e-mailclient (Outlook, Apple Mail, Thunderbird) zijn gemaakt. Mappen die je hier maakt, verschijnen ook in die clients.

Binnen een map zoeken

Klik eerst op de map in de zijbalk en gebruik daarna de zoekbalk bovenaan. Het zoekbereik is standaard de geselecteerde map.

Gebruik Zoeken in om Deze map + submappen of Alle mappen te kiezen. De instelling staat in de snelle keuzelijst en in Geavanceerde filters. In de gecombineerde weergave 'Alle postvakken IN' schakelt dezelfde instelling voor elke toegankelijke mailbox tussen Alleen Postvak IN en Alle mappen.

Beperken met Geavanceerde filters

Klik op het pijltje van Geavanceerde filters naast de zoekbalk om filters te combineren:

• E-mail of naam: filter op afzenderadres of weergavenaam.
• Trefwoorden in onderwerp: zoek woorden in de onderwerpregel.
• Trefwoorden in berichttekst: zoek woorden in de volledige berichttekst.
• Vanaf / Tot: beperk op datumbereik.
• Heeft bijlage: alleen berichten met bijlagen.
• Ongelezen / Met ster: alleen ongelezen of gemarkeerde berichten.
• Afgelopen 7 dagen: snel datumfilter.

Filters worden gecombineerd. Na het beperken kun je Alles selecteren en een bulkactie op de gefilterde resultaten gebruiken.

Tips om mappen opgeruimd te houden

• Prullenbak en Spam legen zichzelf. Een bericht wordt definitief verwijderd 30 dagen nadat het in een van beide mappen is beland. Red wat je nodig hebt vóór die tijd, en leeg de map zelf (zie Prullenbak of Spam legen hierboven) als je de opslagruimte eerder terug wilt.
• Gebruik Archief voor zaken die je misschien nodig hebt. Zoeken vindt alles in deze ene map. Eigen mappen passen het beste bij inhoud die je actief per categorie bekijkt.
• Nest mappen niet te diep. 2 niveaus (Klanten → Acme Corp) blijven duidelijk; 5 niveaus worden rommelig. Zoeken vindt meestal wat je nodig hebt zonder diepere structuur.