E-mailmappen beheren in TrekMail Webmail

Mappen houden je inbox beheersbaar. TrekMail Webmail bevat een standaardset systeemmappen en laat je zoveel eigen mappen maken als nodig.

Systeemmappen

Deze mappen worden automatisch voor elke mailbox gemaakt en hebben elk een eigen functie:

Systeemmappen kunnen niet worden hernoemd of verwijderd. Ze staan bovenaan de mappenlijst in de linkerzijbalk.

Tip: gebruik Archive in plaats van e-mails te verwijderen die je later misschien nodig hebt. Ze verdwijnen uit Inbox maar zijn eenvoudig terug te vinden met zoeken.

Mappen in de zijbalk bekijken

Alle mappen staan in de linkerzijbalk. Eigen mappen staan onder de systeemmappen. Bij veel mappen kun je door de lijst schuiven.

Mappen met ongelezen berichten tonen een aantal naast hun naam. Zonder ongelezen berichten verschijnt geen badge.

Een eigen map maken

1. Klik in de linkerzijbalk op Manage folders of op + naast de mappenlijst.
2. Klik op New folder.
3. Voer een mapnaam in.
4. Kies eventueel een parent folder om de map in een bestaande map te plaatsen.
5. Klik op Create.

De nieuwe map verschijnt onmiddellijk in de zijbalk.

Geneste mappen: je kunt mappen in andere mappen maken, bijvoorbeeld 'Klanten' met een submap per klant. Gebruik bij het maken de keuzelijst voor de bovenliggende map om de hiërarchie in te stellen.

Een map hernoemen

1. Klik met rechts op een map, of wijs hem aan en klik op ⋯.
2. Kies Rename.
3. Typ de nieuwe naam.
4. Druk op Enter of klik op Save.

Opmerking: systeemmappen (Inbox, Sent, Drafts, Junk, Trash, Archive) kunnen niet worden hernoemd.

Een map verwijderen

1. Klik met rechts op de map, of wijs hem aan en klik op ⋯.
2. Kies Delete.
3. Bevestig.

Waarschuwing: als je een map verwijdert, worden ook alle e-mails erin definitief verwijderd. Herstel is niet mogelijk. Verplaats eerst alles wat je wilt bewaren.

Als de map veel e-mail bevat, leeg je hem eerst met Empty folder. Dat kan time-outs voorkomen en toont tijdens het proces een bevestiging.

Een map legen

Gebruik Empty folder om een hele map, meestal Trash of Spam, in één keer leeg te maken:

1. Open de map die je wilt legen.
2. Open het menu ⋯ of klik met rechts op de mapnaam.
3. Kies Empty folder.
4. Bevestig de vraag: 'Alle berichten in deze map definitief verwijderen?'

De interface toont de voortgang terwijl berichten worden verwijderd. Een kleine map is binnen één of twee seconden klaar. Een map met vele duizenden berichten wordt op de achtergrond verwerkt en toont 'X van N berichten worden verwerkt...'

Je kunt de rest van Webmail blijven gebruiken terwijl een grote actie wordt verwerkt. Sluit het tabblad niet zolang de voortgang zichtbaar is. Houd Webmail in minstens één venster open totdat 'X berichten verwerkt' de voltooiing bevestigt.

Dezelfde procedure werkt voor elke map, maar Empty folder is vooral nuttig voor Junk en Trash om snel opslagruimte vrij te maken.

E-mails tussen mappen verplaatsen

Eén e-mail: klik met rechts op het bericht, kies Move to en selecteer de doelmap. Je kunt het bericht ook naar een map in de zijbalk slepen.

Meerdere e-mails: vink elk bericht aan of gebruik Select all voor alles in de huidige weergave. Klik bovenaan in de bulkbalk op Move en kies de doelmap.

Tip: selecteer berichten met de selectievakjes en gebruik vervolgens de verplaatsactie om ze samen op te bergen.

Elk bericht in een map selecteren

Als je het hoofdselectievakje bovenaan aanvinkt, selecteer je eerst alleen de berichten die op de huidige pagina zichtbaar zijn, meestal 50. Boven de lijst verschijnt een melding:

'Alle N berichten op deze pagina zijn geselecteerd. Alle X berichten in [Map] selecteren?'

Klik op Select all X messages in [Folder]. De selectie omvat nu elk bericht in de map, ook op latere pagina's en nog niet geladen. Elke bulkactie (Move, Mark as read, Delete, Star, Mark as spam) geldt voor de hele map.

Dit is de belangrijkste manier om zeer grote mappen op te ruimen. Je hoeft niet door alles te schuiven en het te laden.

De bulkactiebalk bovenaan biedt:

• Mark as read / Mark as unread
• Star / Unstar
• Move naar een andere map
• Report spam, verplaatst naar Junk
• Not spam, haalt uit Junk
• Delete, verplaatst naar Trash; een tweede keer in Trash verwijdert definitief

Bij zeer grote bulkacties wordt de melding bijgewerkt: '1,250 van 8,400 berichten worden verwerkt...'. Houd Webmail open totdat je de voltooiingsmelding ziet.

Als een map uitzonderlijk groot is, stelt het systeem voor de selectie te beperken met Advanced Filters. Zie E-mail opstellen en verzenden voor details aan de opstelkant, of het zoekgedeelte hieronder.

Mappen abonneren en abonnement opzeggen

Als je de mailbox ook in Outlook, Apple Mail of Thunderbird gebruikt, kunnen mappen die daar zijn gemaakt standaard verborgen zijn in TrekMail Webmail. Het omgekeerde komt ook voor; mappen die je hier maakt zijn overal zichtbaar.

Een verborgen map tonen:

1. Klik op Manage folders.
2. Zoek de map in de lijst; verborgen mappen zijn grijs.
3. Klik op de schakelaar naast de map.
4. De map verschijnt in de zijbalk.

Een map verbergen zonder hem te verwijderen:

1. Klik op Manage folders.
2. Zoek de map.
3. Schakel het abonnement uit.

De map en inhoud blijven in je mailbox en zijn alleen verborgen in de zijbalk van deze client. Andere verbonden e-mailclients worden niet beïnvloed door deze instelling.

Binnen een map zoeken

Klik eerst op de map in de zijbalk en gebruik daarna de zoekbalk bovenaan. Het zoekbereik is standaard de geselecteerde map.

Gebruik Search in om This folder + subfolders of All folders te kiezen. De instelling staat in de snelle keuzelijst en in Advanced Filters. In de gecombineerde weergave 'All inboxes' schakelt dezelfde instelling voor elke toegankelijke mailbox tussen Inboxes only en All folders.

Beperken met Advanced Filters

Klik op het pijltje van Advanced Filters naast de zoekbalk om filters te combineren:

• Email or name: filter op afzenderadres of weergavenaam.
• Keywords in subject: zoek woorden in de onderwerpregel.
• Keywords in email body: zoek woorden in de volledige berichttekst.
• From / To Date: beperk op datumbereik.
• Has attachment: alleen berichten met bijlagen.
• Unread / Starred: alleen ongelezen of gemarkeerde berichten.
• Last 7 days: snel datumfilter.

Filters worden gecombineerd. Na het beperken kun je Select all en een bulkactie op de gefilterde resultaten gebruiken.

Tips om mappen opgeruimd te houden

• Leeg Junk regelmatig. De meeste spam wordt goed gefilterd, maar Junk groeit snel in drukke mailboxen. Maandelijks legen houdt het opslaggebruik laag.
• Leeg Trash periodiek. Verwijderde berichten blijven ruimte gebruiken totdat je Trash leegt.
• Gebruik Archive voor zaken die je misschien nodig hebt. Zoeken vindt alles in deze ene map. Eigen mappen passen het beste bij inhoud die je actief per categorie bekijkt.
• Nest mappen niet te diep. 2 niveaus (Klanten → Acme Corp) blijven duidelijk; 5 niveaus worden rommelig. Zoeken vindt meestal wat je nodig hebt zonder diepere structuur.