Automatisch afwezigheidsbericht instellen in TrekMail

Je gaat op vakantie, neemt ouderschapsverlof of controleert een bepaalde inbox maar twee keer per week. Wat de reden ook is, mensen die je mailen moeten weten wat er speelt zonder dat je elk bericht zelf beantwoordt.

Dat doet het automatische antwoord. Zolang het actief is, krijgen afzenders een vooraf geschreven reactie. Hun bericht wordt nog steeds gewoon in je mailbox bezorgd.

Waarom een automatisch antwoord belangrijk is

Als iemand mailt en niets hoort, ontstaat twijfel. Is het bericht kwijt? Moet het opnieuw worden gestuurd of is bellen beter? Een kort, vriendelijk antwoord neemt die onzekerheid weg. Het bevestigt de ontvangst, meldt dat je niet beschikbaar bent en vertelt wat de afzender intussen kan doen.

Voor mailboxen met klantcontact is dit extra belangrijk. Hoort een potentiële klant een week niets van je bureau, dan gaat die misschien verder zoeken. Een automatisch antwoord behoudt vertrouwen en geeft je tijd.

Wanneer je het gebruikt

Het is niet alleen bedoeld voor een strandvakantie. Veelvoorkomende situaties zijn:

• Vakantie of vrije dagen -- je bent enkele dagen of weken weg.
• Ouderschapsverlof -- je bent langer afwezig en iemand anders neemt je taken over.
• Sabbatical of ziekteverlof -- een vergelijkbare, mogelijk langere afwezigheid.
• Conferentie of reis -- je reageert enkele dagen langzamer.
• Deeltijdcontrole -- je bekijkt een bepaalde mailbox alleen op vaste dagen.
• Vertrokken medewerker -- iemand is uit dienst, maar de mailbox ontvangt nog berichten.

Stap voor stap instellen

1. Open het TrekMail-dashboard en ga naar Mailboxen.
2. Klik op de mailbox die je wilt instellen.
3. Kies Beheren.
4. Open het tabblad Automatisch antwoord.
5. Vink Automatisch antwoord inschakelen aan.
6. Vul Onderwerp van antwoord in. Dit ziet de afzender als onderwerp. Bijvoorbeeld: "Afwezig tot 15 april".
7. Schrijf je tekst in het vak Bericht. Houd hem kort en behulpzaam. Zie de voorbeelden hieronder.
8. Stel desgewenst een Begindatum en Einddatum in. Het antwoord begint en stopt dan op die datums. Laat je beide leeg, dan blijft het actief totdat je het handmatig uitzet.
9. Laat Niet antwoorden op mailinglijsten en automatische berichten aangevinkt, tenzij je een goede reden hebt om dit te wijzigen.
10. Klik op Instellingen opslaan.

Klaar. Je automatische antwoord is actief.

Een goed bericht schrijven

De beste automatische antwoorden zijn kort, vriendelijk en geven een duidelijke volgende stap. Vier voorbeelden:

Gewone vakantie:

Bedankt voor je e-mail. Ik ben van 1 tot en met 15 april afwezig en kan mijn mail beperkt bekijken. Na mijn terugkomst reageer ik. Heb je direct hulp nodig, neem dan contact op met mijn collega Sarah via sarah@yourcompany.com.

Ouderschapsverlof:

Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel met ouderschapsverlof en kom in juni terug. Neem tijdens mijn afwezigheid voor dringende zaken contact op met Jordan via jordan@yourcompany.com. Ik spreek je graag weer na mijn terugkomst.

Deeltijdcontrole:

Hallo. Ik controleer deze inbox op maandag en donderdag. Komt je bericht op een andere dag binnen, dan reageer ik op mijn volgende werkdag. Voor dringende zaken bereik je ons hoofdkantoor via hello@yourcompany.com.

Uit dienst:

De persoon die je probeert te bereiken werkt niet meer bij Acme Corp. Neem voor algemene vragen contact op met ons team via team@acme.com. Wij zorgen dat je bericht bij de juiste persoon terechtkomt.

Het patroon: bevestig de ontvangst, leg de situatie uit en geef een alternatief contact. Je hoeft geen persoonlijke details over je afwezigheid te delen.

De limiet van 7 dagen

Belangrijk: elke afzender krijgt je automatische antwoord slechts eenmaal per zeven dagen. Mailt een collega je maandag drie keer, dan krijgt die één antwoord, geen drie.

Dit voorkomt vervelende antwoordlussen. Als twee personen allebei een automatisch antwoord aan hebben, blijven ze niet op elkaar reageren.

Je hoeft dit niet in te stellen. De beveiliging is ingebouwd en altijd actief.

Begin- en einddatum

Stel je zowel een Begindatum als Einddatum in, dan schakelt het antwoord zichzelf automatisch in en uit. Ideaal als je je exacte reisdatums kent: stel het vrijdag voor vertrek in en je hebt er geen omkijken meer naar.

Laat je beide leeg, dan wordt het direct actief zodra je Automatisch antwoord inschakelen aanvinkt. Het blijft aan totdat je het bij terugkomst uitzet. Dit werkt goed bij een open situatie, zoals ouderschapsverlof met een flexibele terugkeerdatum.

Je kunt ook alleen een begindatum instellen. Het antwoord start die dag en blijft aan totdat je het uitschakelt.

Het vakje "Niet antwoorden op mailinglijsten"

Als dit is aangevinkt, worden berichten die als mailinglijst- of bulkmail zijn gemarkeerd overgeslagen. Vrijwel altijd wil je dit ingeschakeld laten.

Een reactie op een mailinglijst kan je afwezigheidsbericht naar alle abonnees sturen. Ook kunnen nutteloze reacties op bulkmeldingen ontstaan.

Zet het alleen uit als je daar een heel specifieke reden voor hebt.

Automatisch antwoord uitschakelen

Wanneer je terug bent:

1. Ga naar Mailboxen en klik op de mailbox.
2. Kies Beheren en open Automatisch antwoord.
3. Schakel Automatisch antwoord inschakelen uit.
4. Klik op Instellingen opslaan.

Het onderwerp en de berichttekst blijven bewaard. De volgende keer hoef je alleen het vakje weer aan te vinken en de datums bij te werken.

Tips en aandachtspunten

• Houd het kort. Twee tot vier zinnen is ideaal. Mensen scannen automatische antwoorden, dus zet de belangrijkste informatie vooraan: wanneer je terug bent en met wie ze contact kunnen opnemen.
• Werk het bij na terugkomst. Een antwoord met "Ik ben 5 januari terug" staat slecht als het inmiddels februari is. Heb je geen einddatum ingesteld, vergeet het dan niet uit te zetten.
• Test het. Stuur vanuit een persoonlijk account een e-mail naar je mailbox en controleer of de reactie er goed uitziet.
• De bezorging gaat gewoon door. De inkomende e-mail komt nog steeds in je inbox. De functie stuurt alleen een reactie en verwijdert, verplaatst of blokkeert niets.

Veelgestelde vragen

Antwoordt de functie op spam? Nee. De server filtert spam voordat het automatische antwoord wordt uitgevoerd. Je reageert niet per ongeluk op ongewenste mail.

Kan ik per afzender een ander antwoord gebruiken? Niet rechtstreeks, maar met e-mailfilters kan het wel. Maak een filter voor bepaalde afzenders en gebruik de actie "weigeren met bericht" of "omleiden". Bekijk het artikel met filtervoorbeelden.

Wat gebeurt er als ik naar een lager abonnement ga? De functie is beschikbaar bij Starter, Pro en Agency. Stap je over op Nano, dan blijven je instellingen bewaard maar stopt het antwoord. Na een nieuwe upgrade wordt het met die instellingen weer actief. Je verliest niets.

Waarom kan ik het niet opslaan? De onbewerkte Sieve-editor is actief voor deze mailbox. Een onbewerkt script neemt bewust de filters en automatische antwoorden over. Ga in het tabblad Sieve terug naar de beheerde modus voordat je Automatisch antwoord opnieuw gebruikt.

Kan ik HTML-opmaak gebruiken? Het bericht wordt als platte tekst verstuurd. Gebruik geen vet, afbeeldingen of links die HTML vereisen. Platte tekst is betrouwbaarder en wordt in elke e-mailclient goed weergegeven.

Wordt mijn e-mailhandtekening toegevoegd? Nee. Precies de tekst uit het vak Bericht wordt verzonden. Wil je een afsluiting als handtekening, neem die dan in de tekst op.