Inviare da un dominio non ospitato su TrekMail

Alcuni domini non devono essere trasferiti. Un cliente gestisce l’attività con Google Workspace o Microsoft 365, tutta la squadra conosce il sistema e nessuno vuole affrontare una migrazione. Vuoi comunque che il tuo team risponda alla posta del cliente da TrekMail, usando il suo indirizzo e senza mostrare alcuna differenza all’esterno.

A questo serve un dominio di solo invio. TrekMail conferma che controlli il dominio e invia dai suoi indirizzi. La posta in arrivo continua a raggiungere la destinazione attuale, perché il record MX non viene mai modificato.

Quando usarlo

Usa un dominio di solo invio quando sono vere tutte queste condizioni:

• La posta del dominio è ospitata altrove e vi rimarrà.
• Puoi aggiungere record TXT al DNS del dominio.
• Le risposte devono partire con l’indirizzo del dominio, non con il tuo.

Se vuoi che TrekMail riceva davvero la posta e fornisca caselle, spazio di archiviazione e ricerca, configura invece il dominio nel modo normale e indirizza il record MX ai nostri server.

Percorso della posta

La ricezione del cliente non cambia. Il suo provider continua a ricevere i messaggi come prima. Una copia viene inoltrata a una casella TrekMail, solitamente una casella condivisa in cui il team già lavora.

Quando qualcuno risponde dalla casella condivisa, sceglie l’indirizzo di marca del cliente nel campo Da. La risposta parte tramite TrekMail o tramite un servizio SMTP salvato, se ne usi uno, e rimane nella cartella Inviati della casella condivisa, visibile a tutto il team.

La casella di ricezione, l’indirizzo visibile e il percorso di invio sono quindi tre scelte distinte. Questo è il principio fondamentale.

Prima di iniziare

Ti servono:

• Accesso al DNS del dominio con la possibilità di aggiungere tre record TXT.
• Una casella TrekMail, normale o condivisa, in cui arriveranno le copie inoltrate. Può appartenere a uno qualsiasi dei tuoi domini.
• Una regola di inoltro presso il provider del cliente. TrekMail non la crea. Va configurata in Google Workspace, Microsoft 365 o nel servizio utilizzato.

Non devi cambiare il record MX e non è necessario farlo.

Configurazione

1. Aggiungi il dominio.

Apri Domini → Aggiungi un dominio e inserisci normalmente il dominio del cliente.

2. Indica che la posta è ospitata altrove.

Apri il dominio e usa l’opzione Posta in arrivo sotto il nome. Scegli La posta in arrivo rimane presso il provider attuale e salva. La scheda DNS smette immediatamente di chiedere un record MX.

Questa impostazione si trova soltanto in quel controllo, presente sotto il nome del dominio in ogni scheda per essere facile da individuare. Finché il dominio usa ancora la configurazione normale, tieni presente che nell’elenco dei conflitti DNS un record MX di un altro provider viene segnalato come elemento da valutare, mai come record da cancellare.

3. Pubblica tre record TXT.

La scheda DNS ora mostra solo SPF, DKIM e DMARC. Aggiungili presso il provider DNS del dominio.

Il record DKIM serve anche a confermare che controlli il dominio. Il suo valore è una chiave generata soltanto per quel dominio. Pubblicarla dimostra il controllo senza richiedere un record di verifica distinto da aggiungere e poi eliminare.

Nota sulla riga DKIM. Un altro servizio di posta potrebbe già usare il nome comune dkim._domainkey. Non sostituire quel record, perché appartiene all’altro servizio. TrekMail sceglie un nome diverso quando serve. Copia il nome e il valore esatti mostrati nella scheda DNS del dominio. Entrambi i servizi potranno così continuare a firmare la propria posta.

Se il dominio ha già un record SPF lungo, leggi l’avviso nella scheda prima di modificarlo. SPF permette in totale dieci ricerche DNS. Un dominio che include già Google Workspace, un CRM e uno strumento per newsletter può trovarsi a una sola voce dal limite. Superarlo interrompe SPF per tutta la posta del dominio, non solo per quella inviata da TrekMail.

4. Aggiungi gli indirizzi di marca.

Apri la casella che riceve le copie inoltrate, entra in Alias e aggiungi l’indirizzo del cliente, per esempio admin@clientdomain.com, scegliendo il relativo dominio. Abilita l’invio per quell’indirizzo.

L’indirizzo compare nella scheda Indirizzi di invio del dominio. Non entra da solo nell’elenco Da della casella, e questo è intenzionale. Un indirizzo di un dominio che TrekMail non ospita deve partire firmato dal proprio dominio. Perciò viene aggiunto una volta come indirizzo Invia come, invece di essere acquisito come un normale alias. Apri la casella nel webmail, vai a Impostazioni → Indirizzi di invio e aggiungilo. Da quel momento sarà nell’elenco Da come qualsiasi altro indirizzo.

5. Scegli il percorso di invio.

Per impostazione predefinita, tutti gli indirizzi seguono la configurazione della scheda SMTP del dominio: il servizio gestito di TrekMail o un profilo SMTP salvato, come Mailjet, Brevo o SMTP2Go. Modificala una volta e tutti gli indirizzi del dominio seguiranno la scelta.

Se un singolo indirizzo richiede un provider diverso, un proprietario dell’account può assegnargli un percorso specifico durante l’aggiunta.

Usare l’indirizzo giusto nelle risposte

Apri la casella condivisa nel webmail, vai a Impostazioni → Indirizzi di invio e scegli l’indirizzo iniziale delle risposte:

• Indirizzo che ha ricevuto il messaggio: Utile quando più indirizzi di marca arrivano nella stessa casella e ogni conversazione deve rispondere con il proprio.
• Indirizzo predefinito per i nuovi messaggi: Utile quando le copie arrivano a un indirizzo di raccolta ma ogni risposta deve partire dall’indirizzo pubblico del cliente.

La seconda opzione è adatta alla maggior parte delle configurazioni con copie inoltrate, perché l’indirizzo che riceve la copia è la tua casella di raccolta, non quello a cui ha scritto il mittente.

Limiti di un dominio di solo invio

• Non può contenere caselle. TrekMail non è il servizio che ospita la posta, quindi non esiste una destinazione di consegna.
• Non può usare catch-all o indirizzi di inoltro, per lo stesso motivo.
• Non può essere il dominio di un invito alla configurazione di una casella. I selettori che terminano con la creazione di una casella lo escludono. Se un invito era già stato inviato e poi hai cambiato il dominio, verrà respinto all’apertura e chiederà al destinatario di richiederne uno nuovo.
• Non appare in autodiscover né nella configurazione dei programmi di posta. Questi dati appartengono al provider che ospita davvero i messaggi. Pubblicare quelli di TrekMail farebbe tentare a Outlook una connessione verso un account inesistente.
• Non crea la regola di inoltro presso il provider del cliente.

Configurare tramite API o agente IA

Tutto quanto descritto è disponibile anche senza il pannello.

POST /api/v1/domains accetta mail_hosting: "external", quindi puoi aggiungere un dominio di solo invio fin dall’inizio. PATCH /api/v1/domains/{id}/mail-hosting modifica un dominio esistente e GET /api/v1/domains indica il tipo di ciascuno. Se il dominio contiene ancora caselle, il cambio viene rifiutato finché non ripeti la richiesta con confirm_mailboxes_stop_receiving: true. È lo stesso atto deliberato che il pannello conferma chiedendoti di digitare il nome del dominio.

Gli strumenti MCP sono create_domain, set_domain_mail_hosting e list_domains, tutti nell’ambito domains:write. Per aggiungere poi l’indirizzo di marca, usa create_identity con kind=send_as e senza external_account_id.

La richiesta di una casella su questo tipo di dominio restituisce 422 domain_hosts_no_mailboxes; un invito restituisce 409 con lo stesso codice. In entrambi i casi la risposta indica retryable: false, e un’operazione in blocco riporta il motivo su ogni riga anziché un errore generico. Nessun nuovo tentativo può funzionare. Gli endpoint DNS omettono il record MX dai requisiti e segnano la riga come non verificata, perché la posta è ospitata altrove. In questo modo un agente che legge i dati non proporrà mai di puntare il record MX a TrekMail.

Cambiare modalità in seguito

Puoi spostare un dominio in entrambe le direzioni dalla stessa opzione Posta in arrivo.

Trasformare un dominio normale in uno di solo invio interrompe la ricezione delle sue caselle. Per questo chiediamo prima di digitare il nome del dominio. Nulla viene eliminato. Tornando alla modalità normale, la consegna riprende quando il record MX punta di nuovo a TrekMail.