Gestire le cartelle in TrekMail Webmail

Le cartelle ti aiutano a mantenere gestibile la posta in arrivo. TrekMail Webmail include un insieme standard di cartelle di sistema e consente di creare tutte le cartelle personali necessarie.

Cartelle di sistema

Queste cartelle vengono create automaticamente per ogni casella e hanno funzioni specifiche:

Le cartelle di sistema non possono essere rinominate o eliminate. Appaiono in cima all’elenco nella barra laterale sinistra.

Suggerimento: Usa Archivia invece di eliminare le email che potrebbero servirti in seguito. I messaggi archiviati non sono nella posta in arrivo, ma sono facili da trovare con la ricerca.

Visualizzare le cartelle nella barra laterale

Tutte le cartelle appaiono nella barra laterale sinistra di Webmail. Le cartelle personali sono sotto quelle di sistema. Se sono numerose, puoi scorrere l’elenco.

Le cartelle con messaggi non letti mostrano un contatore accanto al nome. Quelle senza messaggi non letti non mostrano alcun contatore.

Creare una cartella personale

1. Nella barra laterale sinistra, fai clic sull’icona + (Nuova cartella) accanto all’intestazione Cartelle, oppure su Nuova cartella in fondo all’elenco delle cartelle. Lo stesso pulsante si trova anche in Gestisci cartelle (l’icona a forma di ingranaggio accanto all’intestazione).
2. Inserisci un Nome cartella e, se vuoi, scegli un Colore cartella.
3. Fai clic su Nuova cartella.

La nuova cartella compare subito nella barra laterale.

Cartelle nidificate: per creare una cartella dentro un’altra, per esempio una sottocartella per ogni cliente dentro "Clienti", passa con il puntatore sulla cartella superiore nella barra laterale e fai clic sull’icona + (Nuova sottocartella) accanto a essa. Sul telefono l’icona è sempre visibile.

Rinominare una cartella

1. Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio (Gestisci cartelle) accanto all’intestazione Cartelle nella barra laterale.
2. Fai clic su Modifica accanto alla cartella.
3. Digita il nuovo nome (qui puoi cambiare anche il colore).
4. Fai clic su Salva.

Nota: Non puoi rinominare le cartelle di sistema: Posta in arrivo, Inviati, Bozze, Spam, Cestino e Archivio. Gestisci cartelle elenca solo le tue cartelle.

Eliminare una cartella

1. Apri Gestisci cartelle (l’icona a forma di ingranaggio accanto all’intestazione Cartelle).
2. Fai clic su Elimina accanto alla cartella. Per eliminare più cartelle insieme, selezionale ed eliminale in una volta.
3. Conferma la domanda: "Sei sicuro di voler eliminare "[Cartella]"? I messaggi all'interno andranno persi definitivamente."

Avviso: Eliminando una cartella elimini definitivamente anche tutte le email che contiene. Non è possibile recuperare i messaggi. Sposta in un’altra cartella ciò che vuoi conservare prima di eliminarla.

Svuotare il Cestino o lo Spam

Webmail non ha un pulsante a parte per svuotare una cartella. Per svuotare un’intera cartella, seleziona tutto il contenuto ed eliminalo:

1. Apri la cartella, per esempio Cestino o Spam.
2. Seleziona la casella in cima all’elenco.
3. Fai clic su Seleziona tutti i X messaggi in [Cartella] nel banner che compare (maggiori dettagli in Selezionare tutti i messaggi di una cartella, più sotto).
4. Fai clic su Elimina.

Nel Cestino i messaggi vengono rimossi definitivamente. In qualsiasi altra cartella, Spam compresa, Elimina sposta i messaggi nel Cestino: svuota poi il Cestino se vuoi recuperare lo spazio.

Per le cartelle piccole bastano uno o due secondi. Le cartelle con migliaia di messaggi vengono elaborate in background e un avviso mostra l’avanzamento: "X di N messaggi elaborati…". Mantieni Webmail aperto finché non compare "X messaggi elaborati."

Spostare email tra cartelle

Una email: Fai clic con il tasto destro sul messaggio nell’elenco e seleziona Sposta in → scegli la cartella di destinazione. In alternativa, trascina il messaggio dall’elenco a una cartella nella barra laterale.

Più email: Seleziona la casella accanto a ogni messaggio da spostare oppure usa Seleziona tutto per scegliere ogni elemento della vista corrente. Poi fai clic su Sposta in nella barra delle azioni in massa e scegli la cartella di destinazione.

Suggerimento: Seleziona i messaggi con le caselle e usa l’azione di spostamento nella barra in massa per archiviarli insieme.

Selezionare tutti i messaggi di una cartella

Quando selezioni la casella principale in cima a una cartella, inizialmente vengono scelti soltanto i messaggi visibili nella pagina corrente, di solito 50 per pagina. In cima all’elenco appare un banner:

"N messaggi selezionati in questa pagina. Seleziona tutti i X messaggi in [Cartella]"

Fai clic sul link Seleziona tutti i X messaggi in [Cartella]. La selezione si estende a ogni messaggio della cartella, inclusi quelli nelle pagine successive e non ancora caricati. Ora qualsiasi azione in massa, come Archivia, Segnala come spam, Elimina, Segna come letto, Segna come da leggere o Sposta in, si applica all’intera cartella.

Quando è attiva una ricerca, il link diventa Seleziona tutti i N messaggi in [Cartella] che corrispondono a questa ricerca e la selezione comprende solo i messaggi trovati da quella ricerca, non l’intera cartella. Per un tipo di ricerca che non può essere contato con esattezza (per esempio una ricerca che guarda anche nelle sottocartelle o in tutte le cartelle), il numero non viene indicato. Cancellando la ricerca o premendo Esc si cancella anche la selezione.

In Tutte le entrate, dopo una ricerca in Solo posta in arrivo, il link diventa Seleziona tutti i N messaggi di Tutte le entrate che corrispondono a questa ricerca. Comprende le corrispondenze di ogni casella, incluse quelle oltre le prime 150 che l’elenco permette di scorrere, e ogni casella applica i propri permessi: in una casella in cui hai solo il permesso Leggi, archiviazione, eliminazione e segnalazione come spam vengono rifiutate, e l’avviso finale indica quanti messaggi sono stati modificati. Il link non viene proposto per una ricerca in Tutte le cartelle né quando il numero delle corrispondenze non può essere contato.

Questa è la procedura principale per ripulire cartelle enormi. Non devi scorrere e caricare ogni elemento per selezionare tutto.

La barra delle azioni in massa in cima alla cartella offre:

• Archivia
• Segnala come spam, spostando in Spam; in Spam lo stesso pulsante diventa Non è spam, che sposta i messaggi fuori da Spam
• Elimina, spostando nel Cestino; nel Cestino rimuove i messaggi definitivamente
• Segna come letto / Segna come da leggere
• Sposta in un’altra cartella, aprendo il selettore

Per aggiungere o togliere la stella a un messaggio, usa la stella accanto al messaggio o fai clic su di esso con il tasto destro.

Per azioni in massa molto grandi, l’avviso si aggiorna durante l’avanzamento: "1,250 di 8,400 messaggi elaborati…". Mantieni Webmail aperto fino alla conferma del completamento.

Se una cartella è eccezionalmente grande, ben oltre il limite pratico delle azioni in massa, il sistema suggerisce di restringere la selezione con Filtri avanzati nel pannello di ricerca. Consulta Comporre e inviare email per i dettagli relativi alla composizione oppure la sezione sulla ricerca qui sotto.

Cartelle di altre app di posta

Webmail mostra tutte le cartelle della casella, comprese quelle create in un altro client di posta (Outlook, Apple Mail, Thunderbird). Anche le cartelle create qui compaiono in quei client.

Cercare dentro una cartella

Per cercare in una cartella specifica, selezionala prima nella barra laterale e poi usa la barra di ricerca in alto. L’ambito predefinito è la cartella selezionata.

Per ampliare l’ambito, usa Cerca in. Il controllo appare nel menu rapido durante la digitazione e nel pannello Filtri avanzati. Scegli Questa cartella + sottocartelle o Tutte le cartelle per cercare nell’intera casella. Nella vista unificata "Tutte le entrate", lo stesso controllo alterna tra Solo posta in arrivo e Tutte le cartelle per ogni casella a cui puoi accedere.

Restringere la ricerca con Filtri avanzati

Fai clic sul chevron Filtri avanzati accanto alla casella di ricerca per aggiungere filtri strutturati:

• Email o nome: filtra per indirizzo o nome visualizzato del mittente.
• Parole chiave nell'oggetto: cerca parole nella riga dell’oggetto.
• Parole chiave nel corpo del messaggio: cerca parole nel contenuto completo del messaggio.
• Da / A: limita per intervallo di date.
• Con allegato: mostra solo messaggi con allegati.
• Da leggere / Speciali: mostra solo messaggi non letti o con stella.
• Ultimi 7 giorni: filtro rapido per data.

I filtri si combinano. Dopo aver ristretto l’elenco, puoi applicare azioni in massa all’insieme filtrato come in una normale cartella: Seleziona tutto → azione in massa.

Suggerimenti per mantenere ordinate le cartelle

• Cestino e Spam si svuotano da soli. Un messaggio viene eliminato definitivamente 30 giorni dopo essere arrivato in una delle due cartelle. Recupera ciò che ti serve prima di allora e svuota tu stesso la cartella (vedi Svuotare il Cestino o lo Spam sopra) se vuoi liberare lo spazio prima.
• Usa Archivio invece di cartelle per "elementi che potrebbero servirmi". Archivio è una sola cartella e la ricerca trova tutto il suo contenuto. Le cartelle personali sono migliori per contenuti consultati attivamente per categoria.
• Non nidificare troppo le cartelle. Due livelli, come Clienti → Acme Corp, sono chiari; cinque livelli creano confusione. Se pensi di creare più livelli, la ricerca di solito trova ciò che serve senza questa struttura.