Gestire le cartelle in TrekMail Webmail

Le cartelle ti aiutano a mantenere gestibile la posta in arrivo. TrekMail Webmail include un insieme standard di cartelle di sistema e consente di creare tutte le cartelle personali necessarie.

Cartelle di sistema

Queste cartelle vengono create automaticamente per ogni casella e hanno funzioni specifiche:

Le cartelle di sistema non possono essere rinominate o eliminate. Appaiono in cima all’elenco nella barra laterale sinistra.

Suggerimento: Usa Archivio invece di eliminare le email che potrebbero servirti in seguito. I messaggi archiviati non sono nella posta in arrivo, ma sono facili da trovare con la ricerca.

Visualizzare le cartelle nella barra laterale

Tutte le cartelle appaiono nella barra laterale sinistra di Webmail. Le cartelle personali sono sotto quelle di sistema. Se sono numerose, puoi scorrere l’elenco.

Le cartelle con messaggi non letti mostrano un contatore accanto al nome. Quelle senza messaggi non letti non mostrano alcun contatore.

Creare una cartella personale

1. Nella barra laterale sinistra, fai clic su Gestisci cartelle o sull’icona + accanto all’elenco.
2. Fai clic su Nuova cartella.
3. Inserisci il nome della cartella.
4. Facoltativamente, scegli una cartella superiore se vuoi inserirla in una cartella esistente.
5. Fai clic su Crea.

La nuova cartella appare subito nella barra laterale.

Cartelle nidificate: Puoi creare cartelle dentro altre cartelle, per esempio una cartella "Clienti" con sottocartelle per ogni cliente. Durante la creazione, usa il menu della cartella superiore per impostare la gerarchia.

Rinominare una cartella

1. Fai clic con il tasto destro su una cartella nella barra laterale, oppure passa sopra e fai clic sull’icona ⋯.
2. Seleziona Rinomina.
3. Digita il nuovo nome.
4. Premi Enter o fai clic su Salva.

Nota: Non puoi rinominare le cartelle di sistema: Posta in arrivo, Inviata, Bozze, Spam, Cestino e Archivio.

Eliminare una cartella

1. Fai clic con il tasto destro sulla cartella nella barra laterale, oppure passa sopra e fai clic sull’icona ⋯.
2. Seleziona Elimina.
3. Conferma l’eliminazione.

Avviso: Eliminando una cartella elimini definitivamente anche tutte le email che contiene. Non è possibile recuperare i messaggi. Sposta in un’altra cartella ciò che vuoi conservare prima di eliminarla.

Se la cartella contiene molte email, svuotala prima con Svuota cartella, descritto nella sezione successiva. Può evitare timeout e mostra conferme durante l’avanzamento.

Svuotare una cartella

Per cancellare in una sola volta l’intero contenuto di una cartella, solitamente Cestino o Spam, usa Svuota cartella:

1. Apri la cartella da svuotare.
2. Apri il menu ⋯ della cartella o fai clic con il tasto destro sul nome.
3. Seleziona Svuota cartella.
4. Conferma la domanda: "Eliminare definitivamente tutti i messaggi in questa cartella?"

L’interfaccia mostra l’avanzamento mentre i messaggi vengono rimossi. Per cartelle piccole bastano uno o due secondi. Per cartelle grandi con molte migliaia di messaggi, l’azione viene eseguita in background e compare un avviso: "Elaborazione di X messaggi su N…".

Puoi continuare a usare il resto di Webmail durante l’elaborazione di una grande operazione Svuota cartella. Non chiudere la scheda mentre è visibile l’avviso. Mantieni Webmail aperto in almeno una finestra finché non appare "X messaggi elaborati.", che conferma il completamento.

La stessa procedura funziona con qualsiasi cartella, ma Svuota cartella è più utile per Spam e Cestino perché riduce rapidamente lo spazio occupato.

Spostare email tra cartelle

Una email: Fai clic con il tasto destro sul messaggio nell’elenco e seleziona Sposta in → scegli la cartella di destinazione. In alternativa, trascina il messaggio dall’elenco a una cartella nella barra laterale.

Più email: Seleziona la casella accanto a ogni messaggio da spostare oppure usa Seleziona tutto per scegliere ogni elemento della vista corrente. Poi fai clic su Sposta nella barra delle azioni in massa e scegli la cartella di destinazione.

Suggerimento: Seleziona i messaggi con le caselle e usa l’azione di spostamento nella barra in massa per archiviarli insieme.

Selezionare tutti i messaggi di una cartella

Quando selezioni la casella principale in cima a una cartella, inizialmente vengono scelti soltanto i messaggi visibili nella pagina corrente, di solito 50 per pagina. In cima all’elenco appare un banner:

"Tutti gli N messaggi in questa pagina sono selezionati. Selezionare tutti gli X messaggi in [Cartella]?"

Fai clic sul link Seleziona tutti gli X messaggi in [Cartella]. La selezione si estende a ogni messaggio della cartella, inclusi quelli nelle pagine successive e non ancora caricati. Ora qualsiasi azione in massa, come Sposta, Segna come letto, Elimina, Aggiungi stella o Segna come spam, si applica all’intera cartella.

Questa è la procedura principale per ripulire cartelle enormi. Non devi scorrere e caricare ogni elemento per selezionare tutto.

La barra delle azioni in massa in cima alla cartella consente di:

• Segnare come letto / Segnare come non letto
• Aggiungere stella / Rimuovere stella
• Spostare in un’altra cartella, aprendo il selettore
• Segnalare spam, spostando in Spam
• Non è spam, spostando fuori da Spam
• Eliminare, spostando nel Cestino; una seconda esecuzione dal Cestino rimuove definitivamente

Per azioni in massa molto grandi, l’avviso si aggiorna durante l’avanzamento: "Elaborazione di 1,250 messaggi su 8,400…". Mantieni Webmail aperto fino alla conferma del completamento.

Se una cartella è eccezionalmente grande, ben oltre il limite pratico delle azioni in massa, il sistema suggerisce di restringere la selezione con Filtri avanzati nel pannello di ricerca. Consulta Comporre e inviare email per i dettagli relativi alla composizione oppure la sezione sulla ricerca qui sotto.

Sottoscrivere e annullare la sottoscrizione alle cartelle

Se accedi alla stessa casella anche da un altro client, come Outlook, Apple Mail o Thunderbird, le cartelle create da quei client possono essere nascoste per impostazione predefinita in TrekMail Webmail. Vale anche il contrario: le cartelle create qui sono visibili ovunque.

Per mostrare una cartella nascosta:

1. Fai clic su Gestisci cartelle.
2. Trova la cartella nell’elenco; quelle nascoste appaiono in grigio.
3. Fai clic sull’interruttore accanto alla cartella per mostrarla.
4. La cartella appare nella barra laterale.

Per nascondere una cartella senza eliminarla:

1. Fai clic su Gestisci cartelle.
2. Trova la cartella.
3. Disattiva la sottoscrizione.

La cartella e il suo contenuto rimangono nella casella. Semplicemente non compaiono nella barra laterale di questo client. Gli altri client collegati alla stessa casella non sono interessati dall’impostazione mostra o nascondi di Webmail.

Cercare dentro una cartella

Per cercare in una cartella specifica, selezionala prima nella barra laterale e poi usa la barra di ricerca in alto. L’ambito predefinito è la cartella selezionata.

Per ampliare l’ambito, usa Cerca in. Il controllo appare nel menu rapido durante la digitazione e nel pannello Filtri avanzati. Scegli Questa cartella + sottocartelle o Tutte le cartelle per cercare nell’intera casella. Nella vista unificata "Tutte le caselle in arrivo", lo stesso controllo alterna tra Solo caselle in arrivo e Tutte le cartelle per ogni casella a cui puoi accedere.

Restringere la ricerca con Filtri avanzati

Fai clic sul chevron Filtri avanzati accanto alla casella di ricerca per aggiungere filtri strutturati:

• Email o nome: filtra per indirizzo o nome visualizzato del mittente.
• Parole chiave nell’oggetto: cerca parole nella riga dell’oggetto.
• Parole chiave nel corpo: cerca parole nel contenuto completo del messaggio.
• Data iniziale / Data finale: limita per intervallo di date.
• Con allegato: mostra solo messaggi con allegati.
• Non letti / Con stella: mostra solo messaggi non letti o con stella.
• Ultimi 7 giorni: filtro rapido per data.

I filtri si combinano. Dopo aver ristretto l’elenco, puoi applicare azioni in massa all’insieme filtrato come in una normale cartella: Seleziona tutto → azione in massa.

Suggerimenti per mantenere ordinate le cartelle

• Svuota regolarmente Spam. La maggior parte dello spam viene filtrata correttamente, ma questa cartella cresce rapidamente nelle caselle molto usate. Svuotarla ogni mese riduce lo spazio occupato.
• Svuota periodicamente il Cestino. I messaggi eliminati rimangono nel Cestino finché non li rimuovi; svuotarlo libera lo spazio che occupavano.
• Usa Archivio invece di cartelle per "elementi che potrebbero servirmi". Archivio è una sola cartella e la ricerca trova tutto il suo contenuto. Le cartelle personali sono migliori per contenuti consultati attivamente per categoria.
• Non nidificare troppo le cartelle. Due livelli, come Clienti → Acme Corp, sono chiari; cinque livelli creano confusione. Se pensi di creare più livelli, la ricerca di solito trova ciò che serve senza questa struttura.