Como configurar resposta automática no TrekMail

Você vai sair de férias, entrar em licença parental ou talvez só consulte uma caixa específica duas vezes por semana. Seja qual for o motivo, quem envia um e-mail precisa saber o que está acontecendo, sem que você responda cada mensagem manualmente.

É exatamente isso que a resposta automática faz. Enquanto está ativa, ela envia um texto preparado a quem escrever para você. A mensagem original continua sendo entregue normalmente à sua caixa postal.

Por que a resposta automática é importante

Quando alguém envia um e-mail e não recebe retorno, começa a se preocupar. A mensagem se perdeu? É melhor enviar de novo ou telefonar? Uma resposta curta e cordial elimina essas dúvidas. Ela confirma o recebimento, avisa que você está indisponível e orienta o remetente sobre o que fazer enquanto isso.

Isso é especialmente importante em caixas voltadas ao atendimento. Se um possível cliente escrever para sua agência e passar uma semana sem resposta, ele pode procurar outra empresa. A resposta automática preserva a boa impressão e dá tempo a você.

Quando usar

Ela não serve apenas para férias na praia. Veja algumas situações comuns:

• Férias ou feriado -- você estará ausente por vários dias ou semanas.
• Licença parental -- sua ausência será prolongada e outra pessoa assumirá suas responsabilidades.
• Período sabático ou licença médica -- situação semelhante, possivelmente mais longa.
• Conferência ou viagem -- você demorará mais para responder durante alguns dias.
• Acompanhamento parcial -- determinada caixa só é consultada em alguns dias.
• Funcionário desligado -- a pessoa saiu da empresa, mas a caixa continua recebendo mensagens.

Configuração passo a passo

1. Abra o painel do TrekMail e acesse Caixas postais.
2. Clique na caixa que deseja configurar.
3. Escolha Gerenciar.
4. Selecione a aba Resposta automática.
5. Marque Ativar resposta automática.
6. Preencha Assunto da resposta. Esse é o assunto que o remetente verá. Exemplo: "Fora do escritório até 15 de abril".
7. Escreva o texto em Mensagem. Seja breve e útil. Veja os exemplos abaixo.
8. Se quiser, defina uma Data de início e uma Data de término. A resposta começará e terminará nessas datas. Se ambas ficarem em branco, continuará ativa até você desligá-la manualmente.
9. Mantenha Não responder a listas de e-mail e mensagens automáticas marcado, a menos que tenha um motivo para mudar.
10. Clique em Salvar configurações.

Pronto. Sua resposta automática está ativa.

Como escrever uma boa mensagem

As melhores respostas são curtas, acolhedoras e indicam claramente o próximo passo. Veja quatro exemplos:

Férias comuns:

Obrigado pelo e-mail. Estarei fora do escritório de 1º a 15 de abril, com acesso limitado às mensagens. Responderei quando voltar. Se precisar de ajuda imediata, fale com minha colega Sarah pelo endereço sarah@yourcompany.com.

Licença parental:

Obrigado por entrar em contato. Estou em licença parental e voltarei em junho. Durante minha ausência, fale com Jordan pelo endereço jordan@yourcompany.com em assuntos urgentes. Terei prazer em retomar o contato quando voltar.

Acompanhamento parcial:

Olá. Consulto esta caixa às segundas e quintas-feiras. Se sua mensagem chegar em outro dia, responderei no meu próximo dia de trabalho. Em casos urgentes, fale com nosso escritório principal pelo endereço hello@yourcompany.com.

Pessoa que saiu da empresa:

A pessoa que você procura não trabalha mais na Acme Corp. Para dúvidas gerais, fale com nossa equipe pelo endereço team@acme.com. Encaminharemos sua mensagem à pessoa certa.

Observe o padrão: confirme o recebimento, explique a situação e ofereça outro contato. Não é necessário compartilhar detalhes pessoais sobre a ausência.

O intervalo de 7 dias

Um detalhe importante: cada remetente só recebe sua resposta automática uma vez a cada sete dias. Se um colega enviar três e-mails na segunda-feira, receberá uma resposta, não três.

Isso evita ciclos de respostas incômodos. Se duas pessoas tiverem respostas automáticas ativas, elas não continuarão respondendo uma à outra.

Você não precisa configurar nada. O recurso é integrado e permanece sempre ativo.

Datas de início e término

Ao definir uma Data de início e uma Data de término, a resposta se liga e desliga automaticamente. É ideal quando você conhece as datas exatas da viagem: configure tudo na sexta-feira anterior e não se preocupe mais.

Se deixar ambas em branco, a resposta será ativada assim que você marcar Ativar resposta automática e continuará até que a desligue ao voltar. Funciona bem para situações sem prazo definido, como uma licença parental com retorno flexível.

Também é possível definir apenas uma data de início. A resposta será ativada nesse dia e continuará até você desativá-la.

A opção "Não responder a listas de e-mail"

Quando marcada, a resposta ignora mensagens identificadas como listas de e-mail ou envios em massa. Quase sempre é melhor deixá-la ativa.

Responder a uma lista pode enviar sua mensagem de ausência a todos os assinantes. Também pode gerar respostas inúteis a notificações em massa.

Deixe a opção marcada, salvo por um motivo muito específico.

Como desativar

Quando voltar:

1. Acesse Caixas postais e clique na caixa.
2. Escolha Gerenciar e selecione a aba Resposta automática.
3. Desmarque Ativar resposta automática.
4. Clique em Salvar configurações.

O assunto e o texto ficam preservados. Na próxima vez, basta marcar a opção novamente e atualizar as datas, sem reescrever tudo.

Dicas e cuidados

• Seja breve. Duas a quatro frases são ideais. As pessoas passam os olhos pelas respostas automáticas, portanto coloque primeiro o essencial: quando você volta e com quem devem falar.
• Atualize ao retornar. Nada causa pior impressão que uma resposta dizendo "Volto em 5 de janeiro" quando já é fevereiro. Se não definiu data de término, lembre-se de desligá-la.
• Faça um teste. Envie um e-mail para a caixa usando uma conta pessoal e confira se a resposta aparece corretamente.
• A resposta não impede a entrega. O e-mail recebido ainda chega à caixa de entrada. A função apenas responde; não apaga, move nem bloqueia nada.

Perguntas frequentes

A resposta automática responde a spam? Não. O servidor filtra o spam antes de executar a resposta. Você não responderá acidentalmente ao lixo eletrônico.

Posso usar respostas diferentes para cada remetente? Não diretamente por esse recurso, mas é possível com filtros de e-mail. Crie um filtro para remetentes específicos e use a ação "rejeitar com mensagem" ou "redirecionar". Consulte o artigo de exemplos de filtros.

O que acontece se eu mudar para um plano inferior? A resposta automática está disponível nos planos Starter, Pro e Agency. Se mudar para Nano, suas configurações serão mantidas, mas a resposta deixará de funcionar. Ao fazer novo upgrade, ela será reativada com os dados salvos; nada será perdido.

Por que não consigo salvar uma resposta automática? O editor Sieve bruto está ativo nessa caixa. Um script bruto assume intencionalmente o controle dos filtros e respostas automáticas. Volte ao modo gerenciado na aba Sieve antes de usar novamente a aba Resposta automática.

Posso usar formatação HTML? A mensagem é enviada como texto simples. Não use negrito, imagens nem links que dependam de HTML. Respostas em texto simples são mais confiáveis e aparecem corretamente em todos os programas de e-mail.

A resposta inclui minha assinatura? Não. Ela envia exatamente o texto digitado no campo Mensagem. Se quiser uma despedida parecida com assinatura, inclua-a no texto.