הגדרת מענה אוטומטי לחופשה ב-TrekMail

אתם יוצאים לחופשה, מתחילים חופשת לידה או אולי בודקים תיבה מסוימת רק פעמיים בשבוע. תהיה הסיבה אשר תהיה, מי שכותב לכם צריך לדעת מה קורה בלי שתצטרכו להשיב ידנית לכל הודעה.

לשם כך נועד המענה האוטומטי. כשהוא פעיל, הוא שולח תשובה שהוכנה מראש למי שכותב לכם. ההודעה המקורית עדיין נמסרת לתיבה כרגיל.

למה מענה אוטומטי חשוב

כשאדם שולח הודעה ולא מקבל תשובה, הוא מתחיל לדאוג. האם ההודעה אבדה? כדאי לשלוח שוב או להתקשר? תשובה קצרה וידידותית מסירה את החשש. היא מאשרת שההודעה התקבלה, מסבירה שאינכם זמינים ומורה מה לעשות בינתיים.

הדבר חשוב במיוחד בתיבות שפונות ללקוחות. אם לקוח פוטנציאלי כותב לסוכנות ולא מקבל מענה במשך שבוע, הוא עלול לפנות למקום אחר. מענה אוטומטי שומר על האמון ומעניק לכם זמן.

מתי להשתמש בו

המענה אינו מיועד רק לחופשה. הנה כמה מצבים נפוצים:

• חופשה או חג -- תיעדרו כמה ימים או שבועות.
• חופשת לידה או הורות -- תיעדרו תקופה ממושכת ואדם אחר יטפל באחריות שלכם.
• שבתון או חופשת מחלה -- מצב דומה שעשוי להימשך זמן רב יותר.
• כנס או נסיעה -- תגיבו לאט יותר במשך כמה ימים.
• בדיקה חלקית -- אתם בודקים תיבה מסוימת רק בימים קבועים.
• עובד שעזב -- האדם עזב את החברה אך התיבה שלו עדיין מקבלת הודעות.

הגדרה שלב אחר שלב

1. פתחו את לוח הבקרה של TrekMail ועברו אל תיבות דואר.
2. לחצו על התיבה שתרצו להגדיר.
3. בחרו ניהול.
4. פתחו את הלשונית מענה אוטומטי.
5. סמנו הפעלת מענה אוטומטי.
6. מלאו את השדה נושא התשובה. זה הנושא שיוצג לשולח. לדוגמה: "מחוץ למשרד עד 15 באפריל".
7. כתבו את הטקסט בתיבה הודעה. שמרו עליו קצר ומועיל. ראו דוגמאות בהמשך.
8. אפשר להגדיר תאריך התחלה ותאריך סיום. המענה יתחיל ויסתיים בתאריכים אלה. אם שניהם יישארו ריקים, הוא ימשיך עד שתכבו אותו ידנית.
9. השאירו את אין להשיב לרשימות תפוצה ולהודעות אוטומטיות מסומן, אלא אם יש סיבה לשנות זאת.
10. לחצו על שמירת הגדרות.

זה הכול. המענה האוטומטי פעיל.

כתיבת מענה אוטומטי טוב

התשובות הטובות ביותר קצרות, נעימות ומציעות לשולח צעד הבא ברור. הנה ארבע דוגמאות:

חופשה רגילה:

תודה על ההודעה. אהיה מחוץ למשרד מ-1 באפריל עד 15 באפריל עם גישה מוגבלת לדואר. אשיב לאחר חזרתי. לעזרה מיידית, פנו לעמיתתי Sarah בכתובת sarah@yourcompany.com.

חופשת הורות:

תודה שפניתם. אני בחופשת הורות ואחזור ביוני. בנושאים דחופים בזמן היעדרותי, פנו אל Jordan בכתובת jordan@yourcompany.com. אשמח לחדש את הקשר לאחר חזרתי.

בדיקה חלקית:

שלום. אני בודק תיבה זו בימי שני וחמישי. אם ההודעה מגיעה ביום אחר, אשיב ביום העבודה הבא שלי. במקרים דחופים אפשר לפנות למשרד הראשי בכתובת hello@yourcompany.com.

עזיבת החברה:

האדם שאליו ניסיתם לפנות אינו עובד עוד ב-Acme Corp. לשאלות כלליות, פנו לצוות שלנו בכתובת team@acme.com. נעביר את הודעתכם לאדם המתאים.

שימו לב לתבנית: מאשרים את קבלת ההודעה, מסבירים את המצב ומציעים איש קשר חלופי. אין צורך לשתף פרטים אישיים על סיבת ההיעדרות.

מגבלת 7 הימים

פרט חשוב: כל שולח מקבל את המענה האוטומטי רק פעם אחת בכל שבעה ימים. אם עמית שולח שלוש הודעות ביום שני, הוא יקבל תשובה אחת ולא שלוש.

כך נמנעות לולאות מענה מטרידות. אם לשני אנשים מופעל מענה אוטומטי, הם לא ימשיכו להשיב זה לזה.

אין צורך להגדיר זאת. המגבלה מובנית ופעילה תמיד.

תאריכי התחלה וסיום

אם מגדירים גם תאריך התחלה וגם תאריך סיום, המענה מופעל ונכבה אוטומטית. זה מתאים כאשר תאריכי הנסיעה ידועים מראש: אפשר להגדיר ביום שישי לפני היציאה ולא לדאוג שוב.

אם שני התאריכים ריקים, המענה מתחיל מיד עם סימון הפעלת מענה אוטומטי ונשאר פעיל עד שתכבו אותו לאחר החזרה. האפשרות מתאימה למצבים פתוחים, כגון חופשת הורות עם תאריך חזרה גמיש.

אפשר גם להגדיר תאריך התחלה בלבד. המענה יופעל באותו יום וימשיך עד שתשביתו אותו.

האפשרות "אין להשיב לרשימות תפוצה"

כשהיא מסומנת, המענה מדלג על הודעות שסומנו כרשימת תפוצה או כדואר המוני. כמעט תמיד כדאי להשאיר אותה פעילה.

תשובה לרשימת תפוצה עלולה לשלוח את הודעת ההיעדרות לכל המנויים וגם ליצור תשובות חסרות תועלת להתראות המוניות.

בטלו את הסימון רק אם יש לכם סיבה מסוימת מאוד.

כיבוי המענה האוטומטי

לאחר החזרה:

1. עברו אל תיבות דואר ולחצו על התיבה.
2. בחרו ניהול ואז בלשונית מענה אוטומטי.
3. בטלו את הפעלת מענה אוטומטי.
4. לחצו על שמירת הגדרות.

שורת הנושא והטקסט נשמרים. בפעם הבאה מספיק לסמן שוב ולעדכן תאריכים בלי לכתוב הכול מחדש.

עצות ונקודות חשובות

• שמרו על קיצור. שתיים עד ארבע משפטים הם אורך מתאים. אנשים מרפרפים על תשובות כאלה, לכן ציינו תחילה מתי תחזרו ולמי לפנות.
• עדכנו לאחר החזרה. תשובה שאומרת "אחזור ב-5 בינואר" נראית רע בפברואר. אם לא נקבע תאריך סיום, זכרו לכבות אותה.
• בדקו אותה. שלחו לתיבה הודעה מחשבון אישי וודאו שהתשובה נראית נכון.
• המענה אינו מונע מסירה. ההודעה הנכנסת עדיין מגיעה לתיבה. התכונה רק שולחת תשובה ואינה מוחקת, מעבירה או חוסמת דבר.

שאלות נפוצות

האם המענה משיב לספאם? לא. השרת מסנן ספאם לפני הפעלת המענה, ולכן לא תישלח בטעות תשובה לדואר זבל.

האם אפשר לשלוח תשובות שונות לשולחים שונים? לא ישירות דרך תכונה זו, אבל אפשר לעשות זאת במסנני דואר. צרו מסנן שמתאים לשולחים מסוימים והשתמשו בפעולה "דחייה עם הודעה" או "ניתוב מחדש". ראו רעיונות במאמר דוגמאות המסננים.

מה קורה אם עוברים לתוכנית נמוכה יותר? המענה זמין ב-Starter, Pro ו-Agency. במעבר ל-Nano ההגדרות נשמרות, אך המענה מפסיק לפעול. לאחר שדרוג נוסף הוא מופעל מחדש עם ההגדרות השמורות, בלי לאבד דבר.

למה אי אפשר לשמור מענה אוטומטי? עורך Sieve הגולמי פעיל לתיבה זו. סקריפט גולמי מקבל בכוונה שליטה על מסננים ומענים אוטומטיים. חזרו למצב מנוהל בלשונית Sieve לפני שתשתמשו שוב בלשונית מענה אוטומטי.

האם אפשר להשתמש בעיצוב HTML? ההודעה נשלחת כטקסט פשוט. הימנעו מהדגשה, מתמונות ומקישורים שתלויים ב-HTML. טקסט פשוט אמין יותר ומוצג נכון בכל תוכנות הדואר.

האם המענה כולל את חתימת הדואר שלי? לא. הוא שולח בדיוק את הטקסט שהוקלד בתיבה הודעה. אם תרצו סיומת דמוית חתימה, הוסיפו אותה לטקסט.