Abwesenheitsnotiz in TrekMail einrichten

Sie fahren in den Urlaub, nehmen Elternzeit oder prüfen ein bestimmtes Postfach nur zweimal pro Woche. Was auch immer der Grund ist: Wer Ihnen schreibt, sollte wissen, was los ist, ohne dass Sie jede Nachricht einzeln beantworten müssen.

Genau dafür ist die automatische Antwort gedacht. Solange sie aktiv ist, erhalten Absender eine vorbereitete Nachricht. Ihre E-Mail wird trotzdem wie gewohnt in Ihrem Postfach zugestellt.

Warum eine automatische Antwort wichtig ist

Wer Ihnen schreibt und nichts hört, wird unsicher. Ist die Nachricht verloren gegangen? Soll sie noch einmal gesendet werden? Wäre ein Anruf besser? Eine kurze, freundliche Abwesenheitsnotiz beseitigt diese Zweifel. Sie bestätigt den Eingang, weist auf Ihre Abwesenheit hin und nennt eine Alternative für die Zwischenzeit.

Bei Postfächern mit Kundenkontakt ist das besonders wichtig. Schreibt ein Interessent Ihrer Agentur und wartet eine Woche vergeblich, entscheidet er sich womöglich anders. Eine automatische Antwort bewahrt Vertrauen und verschafft Ihnen Zeit.

Geeignete Situationen

Die Funktion ist nicht nur für den Strandurlaub gedacht. Typische Anwendungen sind:

• Urlaub oder Feiertage -- Sie sind mehrere Tage oder Wochen nicht erreichbar.
• Elternzeit -- Sie fallen länger aus und jemand anderes übernimmt Ihre Aufgaben.
• Sabbatical oder Krankheit -- eine ähnliche, möglicherweise längere Abwesenheit.
• Konferenz oder Reise -- Sie antworten einige Tage lang langsamer.
• Postfach in Teilzeit betreuen -- Sie prüfen ein bestimmtes Postfach nur an festgelegten Tagen.
• Ausgeschiedener Mitarbeiter -- die Person hat das Unternehmen verlassen, ihr Postfach empfängt aber weiter Nachrichten.

Einrichtung Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie das TrekMail-Dashboard und gehen Sie zu Postfächer.
2. Klicken Sie auf das gewünschte Postfach.
3. Wählen Sie Verwalten.
4. Öffnen Sie den Tab Automatische Antwort.
5. Aktivieren Sie Automatische Antwort einschalten.
6. Füllen Sie Betreff der Antwort aus. Diesen Betreff sieht der Absender. Beispiel: „Bis 15. April nicht im Büro“.
7. Schreiben Sie Ihren Text in das Feld Nachricht. Halten Sie ihn kurz und hilfreich. Beispiele finden Sie unten.
8. Legen Sie optional ein Startdatum und Enddatum fest. Die Antwort beginnt und endet dann an diesen Tagen. Bleiben beide Felder leer, läuft sie bis zur manuellen Deaktivierung.
9. Lassen Sie Nicht auf Mailinglisten und automatische Nachrichten antworten aktiviert, sofern kein besonderer Grund dagegen spricht.
10. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Das war es. Ihre automatische Antwort ist aktiv.

Eine gute Abwesenheitsnotiz schreiben

Gute automatische Antworten sind kurz, freundlich und nennen einen klaren nächsten Schritt. Hier sind vier Beispiele:

Normaler Urlaub:

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin vom 1. bis 15. April nicht im Büro und kann meine E-Mails nur eingeschränkt lesen. Nach meiner Rückkehr antworte ich Ihnen. In dringenden Fällen erreichen Sie meine Kollegin Sarah unter sarah@yourcompany.com.

Elternzeit:

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit in Elternzeit und kehre im Juni zurück. Wenden Sie sich während meiner Abwesenheit bei dringenden Anliegen bitte an Jordan unter jordan@yourcompany.com. Ich freue mich darauf, mich nach meiner Rückkehr wieder bei Ihnen zu melden.

Postfach in Teilzeit betreuen:

Hallo. Ich prüfe dieses Postfach montags und donnerstags. Geht Ihre Nachricht an einem anderen Tag ein, antworte ich an meinem nächsten Arbeitstag. In dringenden Fällen erreichen Sie unser Hauptbüro unter hello@yourcompany.com.

Unternehmen verlassen:

Die gewünschte Person arbeitet nicht mehr bei Acme Corp. Allgemeine Anfragen senden Sie bitte an unser Team unter team@acme.com. Wir leiten Ihre Nachricht an die richtige Person weiter.

Das Muster ist klar: Bestätigen Sie den Eingang, erklären Sie die Situation und nennen Sie einen alternativen Kontakt. Persönliche Gründe für Ihre Abwesenheit müssen Sie nicht mitteilen.

Die 7-Tage-Begrenzung

Wichtig: Jeder Absender erhält Ihre automatische Antwort nur einmal innerhalb von sieben Tagen. Schreibt ein Kollege Ihnen am Montag dreimal, bekommt er eine einzige Antwort, nicht drei.

Das verhindert störende Antwortschleifen. Haben zwei Personen automatische Antworten aktiviert, antworten diese nicht endlos aufeinander.

Sie müssen nichts einrichten. Die Begrenzung ist fest eingebaut und immer aktiv.

Start- und Enddatum

Wenn Sie Startdatum und Enddatum festlegen, schaltet sich die Antwort automatisch ein und aus. Das ist ideal bei bekannten Reisedaten: Richten Sie alles am Freitag vor Ihrer Abreise ein und kümmern Sie sich um nichts mehr.

Bleiben beide Daten leer, beginnt die Antwort sofort nach Aktivierung von Automatische Antwort einschalten und läuft, bis Sie sie nach Ihrer Rückkehr ausschalten. Das eignet sich für offene Zeiträume wie eine Elternzeit mit flexiblem Rückkehrdatum.

Sie können auch nur ein Startdatum angeben. Die Antwort beginnt dann an diesem Tag und bleibt bis zur manuellen Deaktivierung aktiv.

Das Kontrollkästchen „Nicht auf Mailinglisten antworten“

Ist es aktiviert, überspringt die automatische Antwort Nachrichten, die als Mailinglisten- oder Massenmail gekennzeichnet sind. Diese Einstellung sollten Sie fast immer beibehalten.

Eine Antwort an eine Mailingliste könnte Ihre Abwesenheitsnotiz an alle Abonnenten senden. Auch sinnlose Antworten auf Massenbenachrichtigungen werden so vermieden.

Deaktivieren Sie das Kästchen nur aus einem sehr konkreten Grund.

Automatische Antwort ausschalten

Nach Ihrer Rückkehr:

1. Öffnen Sie Postfächer und klicken Sie auf das Postfach.
2. Wählen Sie Verwalten und dann den Tab Automatische Antwort.
3. Deaktivieren Sie Automatische Antwort einschalten.
4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Betreff und Nachricht bleiben erhalten. Beim nächsten Mal müssen Sie nur das Kästchen wieder aktivieren und die Daten ändern, statt alles neu zu schreiben.

Tipps und mögliche Stolperfallen

• Fassen Sie sich kurz. Zwei bis vier Sätze sind ideal. Automatische Antworten werden meist nur überflogen. Nennen Sie deshalb zuerst das Rückkehrdatum und den alternativen Kontakt.
• Aktualisieren Sie die Antwort nach der Rückkehr. Eine Meldung „Ich bin am 5. Januar zurück“ wirkt im Februar unprofessionell. Ohne Enddatum müssen Sie an die Deaktivierung denken.
• Testen Sie sie. Senden Sie dem Postfach eine E-Mail von einem privaten Konto und prüfen Sie die Darstellung.
• Die Zustellung wird nicht unterdrückt. Die eingehende E-Mail landet weiterhin in Ihrem Postfach. Die Funktion sendet nur eine Antwort und löscht, verschiebt oder blockiert nichts.

Häufig gestellte Fragen

Antwortet die Funktion auf Spam? Nein. Der Server filtert Spam, bevor die automatische Antwort ausgeführt wird. Sie antworten nicht versehentlich auf unerwünschte E-Mails.

Kann ich verschiedenen Absendern unterschiedliche Antworten senden? Nicht direkt mit dieser Funktion. Mit E-Mail-Filtern ist es jedoch möglich. Erstellen Sie einen Filter für bestimmte Absender und verwenden Sie „mit Nachricht ablehnen“ oder „umleiten“. Anregungen finden Sie im Artikel mit Filterbeispielen.

Was geschieht bei einem Tarifwechsel nach unten? Die automatische Antwort gibt es in Starter, Pro und Agency. Wechseln Sie zu Nano, bleiben die Einstellungen gespeichert, die Antwort wird aber nicht mehr ausgeführt. Nach einem erneuten Upgrade wird sie mit den gespeicherten Einstellungen reaktiviert. Es geht nichts verloren.

Warum kann ich die Antwort nicht speichern? Für dieses Postfach ist der Raw-Sieve-Editor aktiv. Ein Raw-Skript übernimmt bewusst Filter und automatische Antworten. Wechseln Sie im Tab Sieve zurück in den verwalteten Modus, bevor Sie den Tab Automatische Antwort erneut verwenden.

Kann ich HTML-Formatierung verwenden? Die Nachricht wird als reiner Text gesendet. Verzichten Sie auf Fettdruck, Bilder und Links, die HTML voraussetzen. Reine Textantworten sind zuverlässiger und werden in jedem E-Mail-Programm richtig angezeigt.

Enthält die Antwort meine E-Mail-Signatur? Nein. Gesendet wird genau der Text aus dem Feld Nachricht. Wenn Sie einen Signaturabschluss wünschen, nehmen Sie ihn in den Text auf.