TrekMailで休暇中の自動返信を設定する方法

休暇や育児休業を取る場合も、特定の受信トレイを週2回しか確認しない場合も、送信者には状況を知らせる必要があります。1通ずつ手動で返信する必要はありません。

自動返信はそのための機能です。有効な間に届いたメールの送信者へ、用意した返事を送ります。元のメールは通常どおりメールボックスへ届きます。

自動返信が重要な理由

メールを送っても返事がないと、相手は届かなかったのか、再送や電話が必要なのかと不安になります。短く丁寧な自動返信なら、受信済みであること、現在対応できないこと、当面の連絡先を伝えられます。

顧客対応用メールボックスでは特に重要です。見込み客が代理店へ連絡して1週間返事がなければ、他社を選ぶかもしれません。自動返信は信頼を保ち、対応までの時間を確保します。

使用する場面

旅行以外にも、次のような場面で役立ちます。

• 休暇や休日 -- 数日から数週間不在になる。
• 育児休業 -- 長期間不在となり、他の人が業務を担当する。
• 長期休暇や病気休暇 -- 同様の状況がさらに長く続く可能性がある。
• 会議や出張 -- 数日間、返信が遅くなる。
• 定期確認 -- 特定のメールボックスを決まった曜日だけ確認する。
• 退職した従業員 -- 本人は退職したが、メールボックスにはまだ連絡が届く。

設定手順

1. TrekMailダッシュボードを開き、メールボックスへ移動します。
2. 設定するメールボックスをクリックします。
3. 管理を選択します。
4. 自動返信タブを開きます。
5. 自動返信を有効にするをオンにします。
6. 返信の件名を入力します。送信者に表示される件名です。例：「4月15日まで不在です」。
7. メッセージ欄に本文を書きます。短く役立つ内容にしてください。下記の例も参考にできます。
8. 必要に応じて開始日と終了日を設定します。その日付に自動で開始、終了します。両方を空欄にすると、手動で止めるまで有効です。
9. 特別な理由がなければ、メーリングリストと自動メッセージには返信しないをオンのままにします。
10. 設定を保存をクリックします。

これで自動返信が有効になりました。

適切な自動返信を書く

短く温かい文章で、次に取るべき行動を明確にするのが理想です。状況別の例を4つ紹介します。

通常の休暇：

メールをありがとうございます。4月1日から4月15日まで不在となり、メールは限定的にしか確認できません。戻り次第返信します。お急ぎの場合は、同僚のSarah（sarah@yourcompany.com）へご連絡ください。

育児休業：

ご連絡ありがとうございます。現在育児休業中で、6月に復帰します。お急ぎの件はJordan（jordan@yourcompany.com）へご連絡ください。復帰後に改めてお話しできることを楽しみにしています。

定期確認：

こんにちは。この受信トレイは月曜日と木曜日に確認しています。それ以外の曜日に届いた場合は、次の勤務日に返信します。緊急の場合は、代表窓口（hello@yourcompany.com）へご連絡ください。

退職済み：

お探しの担当者はAcme Corpを退職しました。一般的なお問い合わせはteam@acme.comまでお送りください。適切な担当者へ引き継ぎます。

共通するのは、受信を伝え、状況を説明し、別の連絡先を案内することです。不在理由の個人的な事情まで伝える必要はありません。

7日間の送信制限

重要な点として、同じ送信者に自動返信が届くのは7日ごとに1回だけです。同僚が月曜日に3通送っても、返信は3通ではなく1通です。

これにより、迷惑な返信ループを防ぎます。双方が自動返信を有効にしていても、互いに返事を送り続けることはありません。

設定は不要です。この制限は組み込まれており、常に有効です。

開始日と終了日

開始日と終了日を両方設定すると、指定日に自動でオン、オフになります。旅行日程が決まっている場合は、出発前の金曜日に設定すれば、その後の操作は不要です。

両方を空欄にすると、自動返信を有効にするをオンにした時点で始まり、帰宅後に手動で止めるまで続きます。復帰日が柔軟な育児休業などに適しています。

開始日だけを指定することもできます。その日に有効になり、手動で無効にするまで続きます。

「メーリングリストには返信しない」の設定

オンにすると、メーリングリストや一斉送信として識別されたメッセージを自動返信の対象外にします。ほとんどの場合はオンのままにしてください。

メーリングリストへ返信すると、登録者全員に不在通知が届く可能性があります。一斉通知へ不要な返信を送ることも防げます。

明確な理由がある場合を除き、オフにしないでください。

自動返信を止める

戻ったら次の操作を行います。

1. メールボックスで対象をクリックします。
2. 管理を選び、自動返信タブを開きます。
3. 自動返信を有効にするをオフにします。
4. 設定を保存をクリックします。

件名と本文は保存されます。次回は再びオンにして日付を更新するだけで、最初から書き直す必要はありません。

ヒントと注意点

• 短くまとめる。 2文から4文が理想です。自動返信は流し読みされるため、復帰日と連絡先を最初に書きます。
• 復帰後に更新する。 2月なのに「1月5日に戻ります」と表示されるのは好ましくありません。終了日を設定しなかった場合は、忘れずに止めてください。
• テストする。 個人用アカウントから対象メールボックスへ送り、返信の表示を確認します。
• 受信は止まらない。 元のメールは受信トレイに届きます。この機能は返信を送るだけで、削除、移動、ブロックは行いません。

よくある質問

迷惑メールにも返信しますか？ いいえ。自動返信より先にサーバーが迷惑メールを除外するため、誤って返信することはありません。

送信者ごとに別の返信を設定できますか？ この機能だけではできませんが、メールフィルターで実現できます。特定の送信者に一致するフィルターを作り、「メッセージ付きで拒否」または「リダイレクト」を使います。フィルター例の記事も参照してください。

下位プランへ変更するとどうなりますか？ 自動返信はStarter、Pro、Agencyで利用できます。Nanoへ変更すると設定は保存されますが、動作は停止します。再度アップグレードすると保存済み設定で有効になり、内容は失われません。

自動返信を保存できないのはなぜですか？ このメールボックスで生のSieveエディターが有効です。生のスクリプトはフィルターと自動返信を意図的に引き継ぎます。自動返信タブを使う前に、Sieveタブで管理モードへ戻してください。

HTML形式を使えますか？ メッセージはプレーンテキストで送信されます。太字、画像、HTML依存のリンクは使わず、シンプルにしてください。プレーンテキストは信頼性が高く、すべてのメールソフトで正しく表示されます。

メール署名は含まれますか？ いいえ。メッセージ欄に入力したテキストだけが送信されます。署名のような結びが必要なら本文に含めてください。