TrekMail에서 휴가 자동 회신 설정하는 방법

휴가나 육아 휴직을 떠나거나 특정 받은 편지함을 일주일에 두 번만 확인할 수 있습니다. 이유가 무엇이든 메일을 보낸 사람에게 상황을 알려야 하며, 메시지마다 직접 답할 필요는 없습니다.

자동 회신은 바로 이 일을 합니다. 기능이 켜져 있는 동안 메일을 보낸 사람에게 미리 작성한 답장을 전송합니다. 원본 메시지는 평소와 같이 사서함에 배달됩니다.

자동 회신이 중요한 이유

메일을 보내고 아무 답도 받지 못하면 상대방은 메시지가 사라졌는지, 다시 보내거나 전화해야 하는지 걱정합니다. 짧고 친절한 자동 회신은 이런 불안을 없애 줍니다. 메시지를 받았고 현재 자리를 비웠으며 그동안 어떻게 해야 하는지를 알려 줍니다.

고객을 상대하는 사서함에서는 특히 중요합니다. 잠재 고객이 에이전시에 메일을 보낸 뒤 일주일 동안 아무 소식도 듣지 못하면 다른 곳을 찾을 수 있습니다. 자동 회신은 신뢰를 지키면서 시간을 벌어 줍니다.

사용하기 좋은 상황

자동 회신은 휴가 외에도 다음과 같은 상황에서 유용합니다.

• 휴가 또는 공휴일 -- 며칠이나 몇 주 동안 자리를 비웁니다.
• 육아 휴직 -- 장기간 자리를 비우고 다른 사람이 업무를 맡습니다.
• 안식 휴가 또는 병가 -- 비슷하지만 더 길어질 수 있습니다.
• 회의 또는 출장 -- 며칠 동안 답장이 늦어집니다.
• 일부 요일에만 확인 -- 특정 사서함을 정해진 날에만 봅니다.
• 퇴사한 직원 -- 직원은 회사를 떠났지만 사서함에는 계속 메일이 옵니다.

단계별 설정

1. TrekMail 대시보드를 열고 사서함으로 이동합니다.
2. 설정할 사서함을 클릭합니다.
3. 관리를 선택합니다.
4. 자동 회신 탭을 엽니다.
5. 자동 회신 사용을 선택합니다.
6. 회신 제목을 입력합니다. 발신자에게 보일 제목입니다. 예: "4월 15일까지 부재중입니다."
7. 메시지 상자에 내용을 작성합니다. 짧고 유용하게 쓰세요. 아래 예시를 참고할 수 있습니다.
8. 필요하면 시작일과 종료일을 설정합니다. 해당 날짜에 자동으로 시작하고 끝납니다. 둘 다 비워 두면 직접 끌 때까지 유지됩니다.
9. 특별한 이유가 없다면 메일링 리스트와 자동 메시지에는 회신하지 않음을 선택한 상태로 둡니다.
10. 설정 저장을 클릭합니다.

설정이 끝났으며 자동 회신이 작동합니다.

좋은 자동 회신 작성하기

좋은 자동 회신은 짧고 따뜻하며 다음에 할 일을 분명히 알려 줍니다. 상황별 예시 네 가지입니다.

일반 휴가:

메일을 보내 주셔서 감사합니다. 4월 1일부터 4월 15일까지 자리를 비우며 메일 확인이 어렵습니다. 돌아온 뒤 답변드리겠습니다. 즉시 도움이 필요하면 동료 Sarah에게 sarah@yourcompany.com으로 연락해 주세요.

육아 휴직:

연락해 주셔서 감사합니다. 현재 육아 휴직 중이며 6월에 복귀합니다. 긴급한 사안은 Jordan에게 jordan@yourcompany.com으로 연락해 주세요. 복귀 후 다시 연락드리겠습니다.

일부 요일에만 확인:

안녕하세요. 이 받은 편지함은 월요일과 목요일에 확인합니다. 다른 날 도착한 메시지는 다음 근무일에 답변드리겠습니다. 긴급한 사안은 본사 hello@yourcompany.com으로 연락해 주세요.

퇴사한 직원:

찾으시는 담당자는 더 이상 Acme Corp에서 근무하지 않습니다. 일반 문의는 team@acme.com으로 보내 주세요. 알맞은 담당자에게 전달하겠습니다.

공통 형식은 메일 수신을 확인하고, 상황을 설명하고, 대체 연락처를 제공하는 것입니다. 부재 사유에 관한 개인적인 내용은 밝힐 필요가 없습니다.

7일 전송 제한

중요한 점은 각 발신자가 7일에 한 번만 자동 회신을 받는다는 것입니다. 동료가 월요일에 메일을 세 번 보내도 회신은 세 번이 아니라 한 번만 갑니다.

이는 성가신 회신 반복을 막습니다. 두 사람 모두 자동 회신을 사용해도 서로 계속 답장을 보내지 않습니다.

별도로 설정할 필요 없이 기본으로 포함되어 항상 작동합니다.

시작일과 종료일

시작일과 종료일을 모두 지정하면 자동 회신이 해당 날짜에 자동으로 켜지고 꺼집니다. 정확한 여행 날짜를 안다면 출발 전 금요일에 설정한 뒤 신경 쓰지 않아도 됩니다.

두 날짜를 비워 두면 자동 회신 사용을 선택하는 즉시 시작되고, 돌아와서 직접 끌 때까지 계속됩니다. 복귀일이 유동적인 육아 휴직처럼 종료 시점이 확정되지 않은 상황에 알맞습니다.

종료일 없이 시작일만 설정할 수도 있습니다. 해당 날짜에 켜지고 직접 비활성화할 때까지 유지됩니다.

"메일링 리스트에 회신하지 않음" 선택 항목

선택하면 메일링 리스트나 대량 메일로 표시된 메시지를 자동 회신에서 제외합니다. 거의 모든 경우에 켜 두는 것이 좋습니다.

메일링 리스트에 답하면 모든 구독자에게 부재중 안내가 전송될 수 있습니다. 대량 알림에 의미 없는 회신이 생길 수도 있습니다.

아주 구체적인 이유가 있을 때만 선택을 해제하세요.

자동 회신 끄기

돌아온 뒤 다음과 같이 처리합니다.

1. 사서함으로 이동해 해당 사서함을 클릭합니다.
2. 관리를 선택한 다음 자동 회신 탭을 엽니다.
3. 자동 회신 사용을 선택 해제합니다.
4. 설정 저장을 클릭합니다.

제목과 메시지는 보존됩니다. 다음에는 처음부터 다시 쓰지 않고 기능을 켠 뒤 날짜만 바꾸면 됩니다.

팁과 주의 사항

• 짧게 작성하세요. 두 문장에서 네 문장이 적당합니다. 사람들은 자동 회신을 빠르게 훑어보므로 복귀일과 연락처를 먼저 적으세요.
• 복귀 후 업데이트하세요. 2월인데 "1월 5일에 돌아옵니다"라는 답장이 오면 좋지 않은 인상을 줍니다. 종료일을 정하지 않았다면 꼭 꺼 주세요.
• 테스트하세요. 개인 계정에서 사서함으로 메일을 보내 회신이 제대로 보이는지 확인하세요.
• 메일 배달은 중단되지 않습니다. 수신 메일은 계속 받은 편지함에 도착합니다. 자동 회신은 답장만 보낼 뿐 삭제, 이동 또는 차단하지 않습니다.

자주 묻는 질문

스팸에도 자동 회신을 보내나요? 아니요. 서버가 자동 회신보다 먼저 스팸을 걸러 내므로 정크 메일에 실수로 답하지 않습니다.

발신자별로 다른 회신을 사용할 수 있나요? 이 기능만으로는 안 되지만 메일 필터로 가능합니다. 특정 발신자와 일치하는 필터를 만들고 "메시지와 함께 거부" 또는 "리디렉션" 작업을 사용하세요. 필터 예시 문서도 참고할 수 있습니다.

요금제를 낮추면 어떻게 되나요? 자동 회신은 Starter, Pro, Agency에서 제공됩니다. Nano로 낮추면 설정은 저장되지만 작동은 멈춥니다. 다시 업그레이드하면 저장된 설정으로 재활성화되며 잃는 내용은 없습니다.

자동 회신을 저장할 수 없는 이유는 무엇인가요? 이 사서함에서 원시 Sieve 편집기가 활성화되어 있습니다. 원시 스크립트는 필터와 자동 회신을 의도적으로 직접 제어합니다. 자동 회신 탭을 다시 사용하기 전에 Sieve 탭에서 관리형 모드로 돌아가세요.

HTML 서식을 사용할 수 있나요? 메시지는 일반 텍스트로 전송됩니다. 굵은 글씨, 이미지, HTML에 의존하는 링크는 사용하지 마세요. 일반 텍스트가 더 안정적이며 모든 이메일 클라이언트에서 올바르게 표시됩니다.

내 이메일 서명이 포함되나요? 아니요. 메시지 상자에 입력한 텍스트만 그대로 전송됩니다. 서명과 비슷한 맺음말이 필요하면 메시지에 직접 넣으세요.