Configurare la risposta automatica in TrekMail

Stai per andare in vacanza, iniziare un congedo parentale o forse controlli una certa casella solo due volte alla settimana. Qualunque sia il motivo, chi ti scrive deve sapere che cosa succede senza che tu debba rispondere a mano a ogni messaggio.

La risposta automatica serve proprio a questo. Mentre è attiva, invia un testo preparato a chi ti scrive. Il messaggio originale continua ad arrivare normalmente nella tua casella.

Perché è importante

Quando una persona ti scrive e non riceve risposta, inizia a preoccuparsi. Il messaggio si è perso? Deve inviarlo di nuovo o telefonare? Una risposta breve e cordiale elimina questi dubbi. Conferma la ricezione, segnala che non sei disponibile e indica che cosa fare nel frattempo.

È particolarmente importante per le caselle rivolte ai clienti. Se un potenziale cliente scrive alla tua agenzia e non riceve risposta per una settimana, potrebbe rivolgersi altrove. Una risposta automatica preserva la fiducia e ti concede tempo.

Quando usarla

Non serve solo per una vacanza al mare. Ecco alcuni casi comuni:

• Vacanza o festività -- sarai assente per diversi giorni o settimane.
• Congedo parentale -- resterai assente a lungo e qualcun altro seguirà le tue responsabilità.
• Anno sabbatico o congedo medico -- una situazione simile, forse più lunga.
• Conferenza o viaggio -- per alcuni giorni risponderai più lentamente.
• Controllo a tempo parziale -- consulti una casella solo in determinati giorni.
• Dipendente che ha lasciato l'azienda -- la persona non lavora più con voi, ma la sua casella riceve ancora messaggi.

Configurazione passo per passo

1. Apri il pannello TrekMail e vai a Caselle.
2. Fai clic sulla casella da configurare.
3. Scegli Gestisci.
4. Seleziona la scheda Risposta automatica.
5. Seleziona Attiva risposta automatica.
6. Compila Oggetto della risposta. È l'oggetto che vedrà il mittente. Esempio: "Fuori sede fino al 15 aprile".
7. Scrivi il testo nel campo Messaggio. Mantienilo breve e utile. Vedi gli esempi qui sotto.
8. Facoltativamente, imposta una Data di inizio e una Data di fine. La risposta inizierà e terminerà in tali date. Se lasci entrambi i campi vuoti, resterà attiva finché non la disattiverai manualmente.
9. Lascia selezionato Non rispondere a mailing list e messaggi automatici, a meno che tu non abbia un motivo per cambiarlo.
10. Fai clic su Salva impostazioni.

Fatto. La risposta automatica è attiva.

Scrivere un buon messaggio

Le risposte migliori sono brevi, cordiali e indicano chiaramente il passo successivo. Ecco quattro esempi:

Vacanza normale:

Grazie per l'email. Sarò fuori sede dal 1° al 15 aprile e avrò accesso limitato alla posta. Risponderò al mio rientro. Per assistenza immediata, contatta la mia collega Sarah all'indirizzo sarah@yourcompany.com.

Congedo parentale:

Grazie per avermi scritto. Sono in congedo parentale e tornerò a giugno. Durante la mia assenza, contatta Jordan all'indirizzo jordan@yourcompany.com per le questioni urgenti. Sarà un piacere risentirci al mio rientro.

Controllo a tempo parziale:

Salve. Controllo questa casella il lunedì e il giovedì. Se il messaggio arriva in un altro giorno, risponderò nel mio prossimo giorno lavorativo. Per le urgenze, contatta la sede principale all'indirizzo hello@yourcompany.com.

Persona che ha lasciato l'azienda:

La persona che cerchi non lavora più presso Acme Corp. Per richieste generali, contatta il nostro team all'indirizzo team@acme.com. Faremo arrivare il messaggio alla persona giusta.

Lo schema è semplice: conferma la ricezione, spiega la situazione e fornisci un contatto alternativo. Non occorre condividere dettagli personali sul motivo dell'assenza.

Il limite di 7 giorni

Un dettaglio importante: ogni mittente riceve la risposta automatica solo una volta ogni sette giorni. Se un collega ti scrive tre volte il lunedì, riceverà una risposta, non tre.

Questo evita fastidiosi cicli di risposte. Se due persone hanno attivato la funzione, non continueranno a rispondersi a vicenda.

Non devi configurare nulla. Il limite è integrato e sempre attivo.

Date di inizio e fine

Se imposti sia la Data di inizio sia la Data di fine, la risposta si attiva e disattiva automaticamente. È ideale quando conosci le date esatte del viaggio: puoi configurarla il venerdì prima di partire e non pensarci più.

Se lasci entrambe le date vuote, si attiva subito quando selezioni Attiva risposta automatica e resta attiva fino a quando non la spegni al rientro. È una buona soluzione per situazioni aperte, come un congedo parentale con data di ritorno flessibile.

Puoi anche indicare soltanto una data di inizio. La risposta si attiverà quel giorno e resterà attiva finché non la disabiliterai.

La casella "Non rispondere alle mailing list"

Quando è selezionata, la risposta automatica ignora i messaggi contrassegnati come mailing list o posta in massa. Quasi certamente vorrai lasciarla attiva.

Rispondere a una mailing list potrebbe inviare il tuo avviso di assenza a tutti gli iscritti e generare risposte inutili alle notifiche di massa.

Deselezionala solo per un motivo molto preciso.

Disattivare la risposta automatica

Quando torni:

1. Vai a Caselle e fai clic sulla casella.
2. Scegli Gestisci, quindi la scheda Risposta automatica.
3. Deseleziona Attiva risposta automatica.
4. Fai clic su Salva impostazioni.

L'oggetto e il messaggio vengono conservati. La prossima volta basterà selezionare di nuovo la casella e aggiornare le date, senza riscrivere tutto.

Consigli e aspetti da ricordare

• Sii breve. L'ideale sono da due a quattro frasi. Le persone leggono rapidamente queste risposte, quindi metti subito le informazioni più importanti: quando tornerai e chi contattare.
• Aggiornala al rientro. Una risposta che dice "Tornerò il 5 gennaio" quando è già febbraio fa una pessima impressione. Se non hai impostato una data di fine, ricordati di disattivarla.
• Provala. Invia un'email alla casella da un account personale per controllare che la risposta appaia correttamente.
• Non impedisce la consegna. L'email ricevuta arriva comunque nella tua casella. La funzione invia soltanto una risposta e non elimina, sposta o blocca nulla.

Domande frequenti

Risponde allo spam? No. Il server filtra lo spam prima di eseguire la risposta automatica. Non risponderai per errore alla posta indesiderata.

Posso usare risposte diverse per mittenti diversi? Non direttamente con questa funzione, ma puoi farlo con i filtri email. Crea un filtro per mittenti specifici e usa l'azione "rifiuta con messaggio" o "reindirizza". Consulta l'articolo con gli esempi di filtri.

Che cosa succede se passo a un piano inferiore? La risposta automatica è disponibile con Starter, Pro e Agency. Se passi a Nano, le impostazioni restano salvate ma la risposta smette di funzionare. Dopo un nuovo upgrade, si riattiva con le impostazioni salvate e non perdi nulla.

Perché non riesco a salvarla? Per questa casella è attivo l'editor Sieve grezzo. Uno script grezzo assume intenzionalmente il controllo dei filtri e delle risposte automatiche. Torna alla modalità gestita nella scheda Sieve prima di usare di nuovo la scheda Risposta automatica.

Posso usare la formattazione HTML? Il messaggio viene inviato come testo normale. Evita grassetto, immagini e collegamenti che dipendono da HTML. Le risposte in testo normale sono più affidabili e vengono visualizzate correttamente in ogni client di posta.

La risposta include la mia firma? No. Viene inviato esattamente il testo digitato nel campo Messaggio. Se desideri una chiusura simile a una firma, aggiungila al testo.