Een domein veilig uit TrekMail verwijderen

Een domein verwijderen uit TrekMail is een destructieve handeling. Het domein en de gehoste mailboxen worden uit TrekMail gewist. Maak daarom eerst een kopie van alles wat je nog nodig hebt. Deze handleiding beschrijft de veilige volgorde, de verwijdering en de DNS-opruiming erna.

Wanneer verwijder je een domein?

• Je verhuist naar een andere e-mailprovider en TrekMail speelt geen rol meer voor dit domein.
• Het domein zelf wordt beëindigd omdat je de registratie laat verlopen of het bedrijf is gestopt.
• Je hebt per ongeluk het verkeerde domein toegevoegd en wilt dit opruimen.
• Je voegt domeinen samen en wilt er één buiten gebruik stellen.

Wil je alleen mailboxen op minder domeinen samenbrengen, dan kun je ze één voor één verplaatsen zonder het brondomein volledig te verwijderen.

Controlelijst vóór verwijdering

1. Exporteer oude e-mail die je wilt bewaren. Archiveer iedere mailbox in een IMAP-programma of een andere back-up die je zelf beheert. Controleer voor je verdergaat of het archief opent. Een slechts gedeeltelijk gesynchroniseerd programma is geen betrouwbare back-up.
2. Wijzig de MX-records bij je DNS-provider zodat ze naar de nieuwe e-mailhost verwijzen. Verwijder ze volledig als het domein nergens meer mail zal ontvangen. Anders blijft mail bij TrekMail aankomen en wordt die met '550 User not found' geweigerd omdat de mailboxen verdwenen zijn.
3. Controleer belangrijke aliassen en doorstuurregels die naar mailboxen van dit domein verwijzen. Instellingen van andere domeinen die hiernaar verwijzen, zullen niet meer werken.
4. Werk externe diensten bij die meldingen sturen naar adressen op dit domein, zoals Stripe of AWS. Vervang ze door adressen op een domein dat je behoudt.
5. Informeer betrokken personen, waaronder klanten, leveranciers en partners, als zij deze adressen gebruiken.
6. Leg de verwijdering vast in het controlespoor van je team. Noteer welke mailboxen op het domein stonden en waar de export is opgeslagen. Exporteer ook de domeinstatistieken die je nodig hebt.

Het domein verwijderen

1. Open Domeinen.
2. Zoek het domein in de lijst en kies de verwijderactie.
3. Lees de bevestiging, inclusief het aantal betrokken mailboxen.
4. Bevestig de verwijdering.

TrekMail verwijdert eerst de mailboxen van de mailserver en daarna het domeinrecord. Dit kan even duren, vooral bij meerdere mailboxen. DNS-records bij je provider worden niet gewijzigd.

Na voltooiing kunnen de gehoste mailboxen niet meer via TrekMail ontvangen of verzenden en verdwijnt het domein uit de lijst.

Wat wordt verwijderd?

• Het domeinrecord zelf.
• Alle gehoste mailboxen op het domein, inclusief hun accounts op de mailserver.
• Aliassen en doorstuurregels op domeinniveau die bij het domein horen.
• Mailboxregels en filters van de gehoste mailboxen.
• De catch-all-instelling van het domein.
• Het DKIM-materiaal van het domein, dat tijdens de buitengebruikstelling wordt opgeruimd.
• Gekoppelde Drive-gegevens, waarvan de opruiming wordt ingepland wanneer mailboxen verdwijnen. Gebruik domeinverwijdering niet om gegevens te archiveren.

Het opruimen van webmail en opslag kan op de achtergrond doorgaan. Exporteer e-mail en belangrijke webmailgegevens vóór verwijdering. Verwijderen is geen herstel- of back-upfunctie.

Wat wordt NIET verwijderd?

• Je DNS-records bij de registrar of DNS-provider. Die moet je zelf wijzigen of verwijderen.
• Factureringsgegevens van Stripe. Facturen blijven beschikbaar op de factureringspagina.
• Andere domeinen in je account. Die blijven normaal werken.

Exporteer aflevergegevens van het domein vooraf als je ze later nog nodig hebt. Ga er niet van uit dat ze na verwijdering beschikbaar blijven.

Taken na verwijdering

1. Controleren of MX elders heen wijst of verwijderd is

Voer dig MX yourdomain.com uit in een terminal of gebruik een DNS-zoekdienst. Wijst MX nog naar mail.trekmail.net, pas dit dan aan voordat je op de nieuwe provider vertrouwt. Voorkom dat mail naar de verkeerde plek gaat:

• Laat de MX-records bij je registrar of DNS-provider naar de nieuwe e-mailhost verwijzen.
• Verwijder de MX-records volledig als het domein nergens meer mail verwerkt.

2. Andere verwijzingen naar TrekMail uit DNS verwijderen

Ruim na MX ook het volgende op:

• SPF: Verwijder de include van TrekMail of vervang hem door de waarde van de nieuwe provider.
• DKIM TXT: Verwijder de TrekMail-selector of vervang hem door het record van de nieuwe provider.
• DMARC op _dmarc.yourdomain.com: Behoud dit record, maar overweeg het beleid aan te passen.
• TLS-RPT op _smtp._tls: Verwijder of wijzig dit record.
• MTA-STS-records: Verwijder of wijzig ze.
• CNAME-records voor autoconfig en autodiscover: Verwijder ze.

Stap je over naar een nieuwe e-mailprovider, vervang deze records dan door de equivalenten van die provider.

3. Controleren of het nieuwe MX actief is

Wacht na de DNS-wijziging de TTL en publicatietijd van de provider af. Stuur daarna een testbericht naar een pas gemaakte mailbox bij de nieuwe provider. Het moet daar aankomen en niet bij TrekMail.

4. Doorstuurlussen controleren

Stuurde een ander account, zoals Gmail of Outlook, mail door naar een nu verwijderde TrekMail-mailbox, dan ontvangt het bronaccount weigeringen. Laat het voortaan naar je nieuwe mailbox doorsturen.

De knop 'Domein verwijderen' is uitgeschakeld

• Je hebt geen toestemming om het domein te verwijderen. Vraag een accounteigenaar of beheerder met de juiste bevoegdheid.
• Het domein is het hoofddomein van een gekoppelde domeinalias. Verbreek of verwijder eerst die relatie.
• De verwijdering geeft een fout. Ga er niet van uit dat het domein weg is. Vernieuw de pagina Domeinen, controleer de mailboxlijst en stuur bij een aanhoudende fout de domeinnaam en melding naar ondersteuning.

Als je het domein per ongeluk hebt verwijderd

Er is geen zelfbedieningsprullenbak voor verwijderde domeinen. Je kunt:

• Het domein opnieuw toevoegen en de DNS-records opnieuw toepassen. TrekMail behandelt het als een nieuw domein; oude e-mail komt niet terug.
• De mailboxen opnieuw maken met dezelfde namen. Het zijn nieuwe, lege mailboxen.
• Migratiehulpmiddelen gebruiken als je de e-mail in een IMAP-programma hebt gearchiveerd. Importeer het lokale archief in de nieuwe mailboxen.

Neem bij een vergissing snel contact op met ondersteuning, maar reken op herstel uit je eigen archief. Vertrouw niet op een periode waarin verwijdering ongedaan kan worden gemaakt.

Veelgestelde vragen

Kan ik een domein met actieve mailboxen verwijderen? Ja. De afhankelijke onderdelen worden automatisch verwijderd. Het bevestigingsvenster toont hoeveel mailboxen verdwijnen.

Moet ik een domein verwijderen om van provider te wisselen? Nee. Je kunt eerst MX naar een andere provider laten verwijzen. Een TrekMail-domeinrecord is geen back-up van oude e-mail. Exporteer alles wat je nodig hebt vóór de overstap.

Levert domeinverwijdering een terugbetaling op? TrekMail factureert per account en niet per domein. Verwijdering verlaagt het aantal domeinen, maar verandert de abonnementskosten alleen als je ook een goedkoper abonnement kiest.

Kan ik alleen de DKIM-sleutel verwijderen? Dat maakt geen deel uit van de normale verwijderprocedure. Neem contact op met ondersteuning als je een gerichte DKIM-wijziging nodig hebt.

Heeft verwijdering gevolgen voor mijn andere domeinen? Nee. Elk domein is onafhankelijk. De overige domeinen blijven normaal ontvangen, verzenden en werken.