Eine Domain sicher aus TrekMail entfernen

Das Entfernen einer Domain in TrekMail ist ein destruktiver Vorgang. Dabei werden die Domain und ihre gehosteten Postfächer aus TrekMail gelöscht. Erstellen Sie daher zuerst eine Kopie von allem, was Sie noch benötigen. Diese Anleitung beschreibt die sichere Reihenfolge, den Löschvorgang und die anschließende DNS-Bereinigung.

Gründe für das Entfernen einer Domain

• Sie wechseln zu einem anderen E-Mail-Anbieter und TrekMail soll für diese Domain keine Rolle mehr spielen.
• Die Domain selbst wird stillgelegt, etwa weil die Registrierung ausläuft oder das Unternehmen geschlossen wurde.
• Sie haben versehentlich die falsche Domain hinzugefügt und möchten aufräumen.
• Sie fassen Domains zusammen und möchten eine davon außer Betrieb nehmen.

Wenn Sie lediglich Postfächer auf weniger Domains bündeln, können Sie diese einzeln verschieben, statt die Quelldomain vollständig zu entfernen.

Checkliste vor dem Entfernen

1. Exportieren Sie alle alten E-Mails, die Sie behalten möchten. Archivieren Sie jedes Postfach in einem IMAP-Programm oder einer anderen von Ihnen kontrollierten Sicherung. Prüfen Sie vor dem Fortfahren, ob sich das Archiv öffnen lässt. Ein nur teilweise synchronisiertes Programm ist keine zuverlässige Sicherung.
2. Ändern Sie die MX-Einträge beim DNS-Anbieter so, dass sie auf den neuen E-Mail-Host zeigen. Soll die Domain nirgends mehr E-Mails empfangen, entfernen Sie die MX-Einträge vollständig. Andernfalls kommen Nachrichten weiterhin bei TrekMail an und werden mit „550 User not found“ abgewiesen, weil die Postfächer gelöscht wurden.
3. Prüfen Sie wichtige Aliase und Weiterleitungen, die auf Postfächer dieser Domain zeigen. Konfigurationen anderer Domains, die auf sie verweisen, funktionieren danach nicht mehr.
4. Aktualisieren Sie externe Dienste, die Benachrichtigungen an Adressen dieser Domain senden, etwa Stripe oder AWS. Hinterlegen Sie dort neue Adressen auf einer Domain, die Sie behalten.
5. Informieren Sie betroffene Personen, darunter Kunden, Lieferanten und Partner, wenn sie diese Adressen verwenden.
6. Dokumentieren Sie die Löschung für den Prüfpfad Ihres Teams. Halten Sie fest, welche Postfächer zur Domain gehörten und wo der Export gespeichert ist. Exportieren Sie auch benötigte Domainstatistiken.

Domain entfernen

1. Öffnen Sie Domains.
2. Suchen Sie die Domain in der Liste und wählen Sie die Löschaktion.
3. Lesen Sie die Bestätigung einschließlich der Anzahl betroffener Postfächer.
4. Bestätigen Sie das Entfernen.

TrekMail entfernt zunächst die Postfächer vom Mailserver und anschließend den Domaineintrag. Die Anfrage kann einen Moment dauern, besonders bei mehreren Postfächern. DNS-Einträge bei Ihrem Anbieter werden nicht geändert.

Nach Abschluss können die gehosteten Postfächer über TrekMail weder empfangen noch senden, und die Domain verschwindet aus der Liste.

Was gelöscht wird

• Der Domaineintrag selbst.
• Alle gehosteten Postfächer der Domain. Ihre Mailserverkonten werden dabei entfernt.
• Aliase und Weiterleitungsregeln auf Domainebene, die zur Domain gehören.
• Postfachregeln und Filter der gehosteten Postfächer.
• Die Catch-all-Konfiguration der Domain.
• Das DKIM-Material der Domain, das im Rahmen der Stilllegung bereinigt wird.
• Verbundene Drive-Daten, deren Bereinigung beim Entfernen der Postfächer eingeplant wird. Verwenden Sie das Entfernen einer Domain nicht als Archivierungsmethode.

Die Bereinigung von Webmail und Speicher kann im Hintergrund weiterlaufen. Exportieren Sie E-Mails und wichtige Webmail-Daten vor dem Entfernen. Die Löschung ist weder Wiederherstellungsfunktion noch Sicherung.

Was NICHT gelöscht wird

• Ihre DNS-Einträge beim Registrar oder DNS-Anbieter. Sie müssen diese selbst ändern oder entfernen.
• Stripe-Abrechnungsdaten. Rechnungen über Ihre Zahlungen bleiben auf der Abrechnungsseite verfügbar.
• Andere Domains Ihres Kontos. Sie funktionieren weiterhin normal.

Falls Sie später Zustelldaten der Domain benötigen, exportieren Sie diese vor dem Entfernen, statt davon auszugehen, dass sie danach verfügbar bleiben.

Aufgaben nach dem Entfernen

1. Prüfen, ob MX woanders hinzeigt oder entfernt wurde

Führen Sie im Terminal dig MX yourdomain.com aus oder verwenden Sie einen DNS-Abfragedienst. Zeigt MX noch mail.trekmail.net, ändern Sie den Eintrag, bevor Sie sich auf den neuen Anbieter verlassen. So verhindern Sie eine Zustellung an die falsche Stelle:

• Lassen Sie die MX-Einträge beim Registrar oder DNS-Anbieter auf den neuen E-Mail-Host zeigen.
• Soll die Domain nirgends E-Mails verarbeiten, entfernen Sie die MX-Einträge vollständig.

2. Weitere auf TrekMail verweisende DNS-Einträge entfernen

Bereinigen Sie nach MX außerdem:

• SPF: Entfernen Sie den Include-Mechanismus von TrekMail oder ersetzen Sie ihn durch den Wert des neuen Anbieters.
• DKIM TXT: Entfernen Sie den TrekMail-Selektor oder ersetzen Sie ihn durch den Eintrag des neuen Anbieters.
• DMARC unter _dmarc.yourdomain.com: Behalten Sie den Eintrag, prüfen Sie aber eine Anpassung der Richtlinie.
• TLS-RPT unter _smtp._tls: Entfernen oder ändern Sie den Eintrag.
• MTA-STS-Einträge: Entfernen oder ändern Sie sie.
• Autoconfig- und Autodiscover-CNAMEs: Entfernen Sie sie.

Wenn Sie zu einem neuen E-Mail-Anbieter wechseln, ersetzen Sie diese Einträge durch dessen Entsprechungen.

3. Prüfen, ob der neue MX aktiv ist

Warten Sie nach der DNS-Änderung den TTL und die Veröffentlichungszeit Ihres Anbieters ab. Senden Sie dann eine Testnachricht an ein frisch erstelltes Postfach beim neuen Anbieter. Sie muss dort und nicht bei TrekMail eintreffen.

4. Nach Weiterleitungsschleifen suchen

Wenn ein anderes E-Mail-Konto, etwa Gmail oder Outlook, an ein jetzt gelöschtes TrekMail-Postfach weitergeleitet hat, erzeugt das Quellkonto Ablehnungen. Stellen Sie dort das neue Zielpostfach ein.

Die Schaltfläche „Domain entfernen“ ist deaktiviert

• Sie dürfen die Domain nicht löschen. Bitten Sie einen Kontoinhaber oder Administrator mit der passenden Berechtigung darum.
• Die Domain ist die Hauptdomain eines verbundenen Domainalias. Trennen oder entfernen Sie zuerst diese Beziehung.
• Beim Entfernen tritt ein Fehler auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Domain gelöscht wurde. Laden Sie die Domainseite neu, prüfen Sie die Postfachliste und senden Sie bei einem anhaltenden Fehler Domainname und Meldung an den Support.

Versehentlich entfernt

Für gelöschte Domains gibt es keinen selbst bedienbaren Papierkorb. Folgendes ist möglich:

• Domain erneut hinzufügen und DNS-Einträge wieder anwenden. TrekMail behandelt sie wie eine neue Domain; alte E-Mails kehren nicht zurück.
• Postfächer unter denselben Namen neu erstellen. Es handelt sich um neue, leere Postfächer.
• Migrationswerkzeuge verwenden, sofern Sie E-Mails in einem IMAP-Programm archiviert haben. Importieren Sie das lokale Archiv in die neuen Postfächer.

Wenden Sie sich nach einer versehentlichen Löschung umgehend an den Support. Planen Sie jedoch die Wiederherstellung aus Ihrem eigenen Archiv und verlassen Sie sich nicht auf ein Rückgängig-Zeitfenster.

Häufige Fragen

Kann ich eine Domain mit aktiven Postfächern entfernen? Ja. Die Löschung verarbeitet die abhängigen Elemente automatisch. Der Bestätigungsdialog zeigt die Anzahl der zu löschenden Postfächer.

Muss ich die Domain entfernen, um den Anbieter zu wechseln? Nein. Sie können zunächst die MX-Einträge auf den neuen Anbieter umstellen. Ein TrekMail-Domaineintrag ist keine Sicherung alter E-Mails. Exportieren Sie vor dem Wechsel alles Benötigte.

Führt das Entfernen zu einer Erstattung? TrekMail rechnet auf Kontoebene und nicht pro Domain ab. Das Entfernen senkt die Domainanzahl, ändert aber den Abonnementpreis nur, wenn Sie zusätzlich in einen kleineren Tarif wechseln.

Kann ich nur den DKIM-Schlüssel löschen, ohne die Domain zu entfernen? Dies gehört nicht zum normalen Ablauf. Wenden Sie sich für eine gezielte DKIM-Änderung an den Support.

Beeinflusst das Entfernen meine anderen Domains? Nein. Jede Domain ist unabhängig. Die übrigen empfangen, senden und funktionieren weiterhin normal.