Inviter un client ou un collègue dans TrekMail

Les choix importants portent sur le rôle et les domaines accessibles à la personne. Vérifiez les deux avant d’envoyer l’invitation. Ils peuvent être modifiés plus tard, mais réduire l’accès révoque les identifiants actifs de cette personne.

Envoyer l’invitation

1. Ouvrez Équipe dans votre tableau de bord.
2. Choisissez Inviter des personnes.
3. Saisissez son adresse email. Elle deviendra son identifiant de connexion.
4. Choisissez un rôle. Chacun affiche une brève description de ce qu’il ouvre. Consultez Les rôles d’équipe et leurs accès pour la version détaillée.
5. Choisissez ses domaines. Client, Domain Administrator et Mailbox Operator doivent être limités à des domaines précis; les autres rôles peuvent ne pas utiliser de restriction de domaine.
6. Envoyez.

Lorsque l’email est bien remis, la personne reçoit l’invitation à l’adresse saisie. La page affiche aussi le nouveau lien une seule fois afin que vous puissiez le copier et le transmettre par un canal autorisé si nécessaire.

À propos du lien d’invitation

Il est affiché une seule fois. Copiez-le lorsqu’il apparaît si vous souhaitez l’envoyer autrement; nous ne conservons aucune copie consultable par la suite.

Il fonctionne une seule fois et expire après sept jours. Passé ce délai ou après son utilisation, le lien ne fonctionne plus. S’il a expiré, utilisez Envoyer un nouveau lien d’invitation sur la page Équipe.

Toute personne détenant le lien peut l’accepter. Traitez-le comme un mot de passe: envoyez-le à la personne concernée, pas dans une conversation de groupe.

Lorsqu’un nouvel utilisateur TrekMail ouvre le lien, il choisit un mot de passe et accepte l’accès. Une personne disposant déjà d’un identifiant TrekMail doit se connecter avec cet utilisateur existant pour l’accepter; l’invitation ne peut ni définir ni remplacer son mot de passe.

Choisir les domaines

Cette étape mérite de prendre son temps.

Donnez un domaine à une personne et, de son point de vue, il représente l’intégralité du compte. La barre latérale, la liste des boîtes, la recherche et les exportations sont limitées à ce domaine. Vos autres clients ne sont pas seulement masqués par un filtre: ils sont inaccessibles.

Les rôles qui ne sont pas limités à un domaine peuvent recevoir un accès en lecture à tout le compte. Pour les trois rôles opérationnels, utilisez la liste explicite de domaines et mettez-la à jour quand un client gagne ou perd un domaine.

Pour une agence, attribuer un domaine par client est généralement la bonne solution et rend l’invitation d’un client sûre.

Gérer les personnes par la suite

Chaque personne de la page Équipe dispose du même ensemble d’actions:

• Modifier l’accès: changez le rôle, les domaines ou les deux.
• Suspendre l’accès: conserve la personne et ses paramètres, mais bloque son accès de membre et révoque ses identifiants d’accès. Utilisez cette action pendant une absence ou si vous n’avez pas encore pris de décision définitive.
• Restaurer l’accès: annule une suspension.
• Envoyer un nouveau lien d’invitation: pour une personne qui n’a jamais accepté ou dont le lien a expiré.
• Annuler l’invitation: pour une invitation envoyée par erreur.
• Supprimer de ce compte: met entièrement fin à son accès.

La suspension et la suppression sont contrôlées lors des requêtes suivantes. Elles révoquent également les identifiants délivrés au titre de cette appartenance. Une suspension n’est donc pas une simple restriction visuelle.

Rien de ce que la personne a créé ne part avec elle. Les boîtes mail, les domaines et les paramètres appartiennent au compte.

Notes et chronologie

Chaque personne possède un champ note, une ligne privée pour vous rappeler qui elle est et pourquoi elle dispose d’un accès. Dans six mois, « Contact client pour example.com » sera plus utile que vous ne l’imaginez.

La page Équipe conserve aussi une chronologie: qui a été invité, qui a modifié l’accès de qui, qui a été suspendu et par qui. Quand les autorisations changent, l’entrée indique la modification au lieu de simplement mentionner « accès mis à jour »: elle précise quels domaines ont changé et quelles autorisations ont été accordées.

Si la personne possède déjà un compte TrekMail

Aucun problème. Elle se connecte en tant qu’utilisateur existant pour accepter l’invitation, puis peut sélectionner le compte qu’elle est autorisée à utiliser. Consultez Travailler dans plusieurs comptes.

Avant l’activation du module complémentaire

Vous pouvez tout faire sans White Label Lite: inviter des personnes, définir les rôles et attribuer les domaines. Tout est enregistré.

Seule la connexion ne fonctionne pas encore. Les personnes invitées travaillent dans votre tableau de bord de marque, et ce tableau de bord est fourni par le module complémentaire. Leur invitation reste donc en attente jusqu’à son activation.

Questions fréquentes

Combien de personnes puis-je inviter? Vous pouvez envoyer un nombre illimité d’invitations avec White Label Lite. Il n’y a aucun siège par personne. Planifiez donc l’accès selon les rôles et attributions de domaines appropriés, pas selon un nombre de sièges.

Puis-je inviter quelqu’un à une seule boîte plutôt qu’à un domaine? Pas au moyen des rôles. Pour partager une boîte de réception entre plusieurs personnes, utilisez une boîte partagée.

La personne n’a pas reçu l’email. Vérifiez d’abord son dossier de courrier indésirable, puis utilisez Envoyer un nouveau lien d’invitation et transmettez-le-lui directement. Le lien fonctionne quel que soit le moyen employé pour le lui faire parvenir.

Puis-je bloquer quelqu’un sans le supprimer? Oui. Suspendez son accès. Son rôle, ses domaines et ses notes seront conservés pour la restauration.