Как пригласить клиента или коллегу в TrekMail

Главные решения касаются роли и доменов, к которым получит доступ пользователь. Проверьте оба параметра перед отправкой приглашения. Их можно изменить позже, но сокращение доступа отзывает активные учетные данные пользователя.

Отправка приглашения

1. Откройте страницу Команда в Dashboard.
2. Выберите Пригласить людей.
3. Введите адрес электронной почты. Он станет идентификатором для входа.
4. Выберите роль. Для каждой роли показано краткое описание доступных возможностей. Подробности см. в статье Роли команды и доступные им возможности.
5. Выберите домены. Client, Domain Administrator и Mailbox Operator должны быть ограничены конкретными доменами; для других ролей ограничение по доменам может не использоваться.
6. Отправьте приглашение.

После успешной доставки email пользователь получит приглашение по указанному адресу. Страница также один раз покажет новую ссылку, чтобы при необходимости вы могли скопировать ее и передать по одобренному каналу.

О ссылке приглашения

Она показывается один раз. Если вы хотите отправить ссылку другим способом, скопируйте ее сразу после появления. Мы не храним доступную для последующего просмотра копию.

Она действует один раз и истекает через семь дней. После этого срока или после использования ссылка становится недействительной. Если срок истек, выберите Отправить новую ссылку приглашения на странице Команда.

Принять приглашение может любой, у кого есть ссылка. Обращайтесь с ней как с паролем: отправляйте конкретному пользователю, а не в групповой чат.

Когда новый пользователь TrekMail открывает ссылку, он выбирает пароль и принимает доступ. Пользователь, у которого уже есть учетные данные TrekMail, должен войти под существующей учетной записью для принятия приглашения. Приглашение не может установить или заменить его пароль.

Выбор доменов

На этом этапе стоит действовать без спешки.

Если предоставить пользователю один домен, с его точки зрения это будет все содержимое аккаунта. Боковая панель, список ящиков, поиск и экспорт будут ограничены этим доменом. Другие клиенты не просто скрыты фильтром: они недоступны.

Роли без доменного ограничения могут получить доступ на чтение ко всему аккаунту. Для трех операционных ролей используйте явный список доменов и обновляйте его, когда клиент получает или теряет домен.

Для агентства один домен на клиента обычно является правильным вариантом и позволяет безопасно пригласить клиента.

Последующее управление пользователями

Для каждого пользователя на странице Команда доступен одинаковый набор действий:

• Изменить доступ: сменить роль, домены или оба параметра.
• Приостановить доступ: сохранить пользователя и настройки, но заблокировать доступ по членству и отозвать учетные данные. Используйте во время отсутствия пользователя или пока не принято окончательное решение.
• Восстановить доступ: отменить приостановку.
• Отправить новую ссылку приглашения: для пользователя, который не принял приглашение или чья ссылка истекла.
• Отменить приглашение: для приглашения, отправленного по ошибке.
• Удалить из этого аккаунта: полностью прекратить доступ.

Приостановка и удаление проверяются при последующих запросах. Они также отзывают учетные данные, выданные через членство, поэтому приостановка не является лишь визуальным ограничением.

Созданные пользователем данные не уходят вместе с ним. Почтовые ящики, домены и настройки принадлежат аккаунту.

Заметки и хронология

У каждого пользователя есть поле заметка, личная строка о том, кто это и зачем ему предоставлен доступ. Через шесть месяцев запись «Контакт клиента для example.com» окажется полезнее, чем вы думаете.

Страница Команда также хранит хронологию событий: кто был приглашен, кто изменил чей доступ, кто был приостановлен и кем. При изменении разрешений запись описывает конкретное изменение, а не только сообщает «доступ обновлен»: она перечисляет перемещенные домены и предоставленные разрешения.

Если у пользователя уже есть аккаунт TrekMail

Это не проблема. Пользователь входит под своей существующей учетной записью, принимает приглашение, а затем может выбрать аккаунт, которым ему разрешено пользоваться. См. Работа в нескольких аккаунтах.

До активации дополнения

Все эти действия можно выполнить без White Label Lite: приглашать людей, задавать роли и назначать домены. Все настройки сохраняются.

Пока не работает только вход. Приглашенные пользователи работают в вашей брендированной панели, которую предоставляет дополнение. Поэтому до его активации приглашение будет ждать.

Частые вопросы

Сколько людей можно пригласить? С White Label Lite можно отправлять неограниченное количество приглашений. Оплаты за отдельные места нет, поэтому планируйте доступ с учетом подходящих ролей и назначений доменов, а не числа мест.

Можно ли пригласить пользователя к одному ящику, а не к домену? Не с помощью ролей. Чтобы предоставить нескольким людям общий доступ к одному ящику, используйте общий почтовый ящик.

Пользователь не получил email. Сначала проверьте папку со спамом, затем выберите Отправить новую ссылку приглашения и передайте ее напрямую. Ссылка работает независимо от способа передачи.

Можно ли остановить пользователя, не удаляя его? Да. Приостановите доступ. Роль, домены и заметки сохранятся до восстановления.