הזמנת לקוח או עמית לחשבון TrekMail

הבחירות החשובות הן התפקיד והדומיינים שאליהם האדם יכול לגשת. בדקו את שניהם לפני שליחת ההזמנה. אפשר לשנות אותם מאוחר יותר, אך צמצום הגישה מבטל את פרטי הגישה הפעילים של אותו אדם.

שליחת ההזמנה

1. פתחו את צוות ב-Dashboard.
2. בחרו הזמנת אנשים.
3. הזינו את כתובת הדוא״ל. היא תהפוך לשם ההתחברות של האדם.
4. בחרו תפקיד. לכל תפקיד מוצג תיאור קצר של הגישה שהוא מעניק. להסבר המלא, קראו את תפקידי צוות והגישה שכל אחד מעניק.
5. בחרו את הדומיינים. יש להגביל את Client,‏ Domain Administrator ו-Mailbox Operator לדומיינים מסוימים; ייתכן שתפקידים אחרים לא ישתמשו בהגבלת דומיין.
6. שלחו את ההזמנה.

כאשר הודעת הדוא״ל נמסרת בהצלחה, האדם מקבל את ההזמנה בכתובת שהזנתם. הדף גם מציג את הקישור החדש פעם אחת, כדי שתוכלו להעתיק אותו ולהעבירו בערוץ מאושר בעת הצורך.

על קישור ההזמנה

הוא מוצג פעם אחת. העתיקו אותו כשהוא מופיע אם ברצונכם לשלוח אותו בדרך אחרת; איננו שומרים עותק שאפשר לקרוא מאוחר יותר.

הוא פועל פעם אחת ותוקפו פג אחרי שבעה ימים. לאחר מכן או לאחר השימוש בו, הקישור אינו פעיל. אם פג תוקפו, השתמשו בשליחת קישור הזמנה חדש בדף צוות.

כל מי שמחזיק בקישור יכול לאשר את ההזמנה. התייחסו אליו כמו לסיסמה: שלחו אותו לאדם עצמו, ולא לצ׳אט קבוצתי.

כאשר משתמש TrekMail חדש פותח את הקישור, הוא בוחר סיסמה ומאשר את הגישה. אדם שכבר יש לו התחברות ל-TrekMail חייב להתחבר בתור המשתמש הקיים כדי לאשר; ההזמנה אינה יכולה להגדיר או להחליף את הסיסמה שלו.

בחירת הדומיינים

כדאי לבצע חלק זה לאט ובזהירות.

אם תעניקו למישהו דומיין אחד, מבחינתו זה כל החשבון. סרגל הצד, רשימת תיבות הדואר, החיפוש והייצוא מוגבלים כולם לדומיין הזה. הלקוחות האחרים שלכם אינם מוסתרים מאחורי מסנן, אלא אינם נגישים.

תפקידים שאינם מוגבלים לדומיין עשויים לקבל גישת קריאה לכל החשבון. עבור שלושת התפקידים התפעוליים, השתמשו ברשימת דומיינים מפורשת ועדכנו אותה כשלקוח מקבל או מאבד דומיין.

עבור סוכנות, דומיין אחד לכל לקוח הוא בדרך כלל הבחירה הנכונה, והוא שמאפשר להזמין לקוח בבטחה.

ניהול אנשים לאחר מכן

לכל אדם בדף צוות יש אותה קבוצת פעולות:

• עריכת גישה: שינוי התפקיד, הדומיינים או שניהם.
• השעיית גישה: משאירה את האדם ואת ההגדרות שלו, אך חוסמת גישה באמצעות החברות ומבטלת את פרטי הגישה שלו. השתמשו בה בזמן חופשה או כאשר עדיין אינכם בטוחים.
• שחזור גישה: מבטל השעיה.
• שליחת קישור הזמנה חדש: למי שמעולם לא אישר או שהקישור שלו פג.
• ביטול ההזמנה: להזמנה שנשלחה בטעות.
• הסרה מחשבון זה: מסיימת את הגישה לחלוטין.

השעיה והסרה נבדקות בבקשות מאוחרות יותר. הן גם מבטלות פרטי גישה שהונפקו באמצעות החברות, לכן אין להתייחס להשעיה כאל מגבלה חזותית בלבד.

דבר שהאדם יצר אינו עוזב את החשבון יחד איתו. תיבות הדואר, הדומיינים וההגדרות שייכים לחשבון.

הערות וציר הזמן

לכל אדם יש שדה הערה, שורה פרטית עבורכם על זהותו ועל הסיבה שיש לו גישה. בעוד שישה חודשים, "איש הקשר של הלקוח עבור example.com" יהיה שימושי מכפי שאתם מצפים.

דף צוות גם שומר ציר זמן של מה שקרה: מי הוזמן, מי שינה את הגישה של מי, מי הושעה ועל ידי מי. כאשר הרשאות משתנות, הרשומה מציינת את השינוי במקום לומר רק "הגישה עודכנה": היא מפרטת אילו דומיינים השתנו ואילו הרשאות הוענקו.

אם לאדם כבר יש חשבון TrekMail

אין בעיה. הוא מתחבר בתור המשתמש הקיים כדי לאשר את ההזמנה, ואז יכול לבחור את החשבון שבו הוא מורשה להשתמש. קראו את עבודה ביותר מחשבון אחד.

לפני שהתוסף פעיל

אפשר לעשות את כל זה ללא White Label Lite: להזמין אנשים, להגדיר תפקידים ולהקצות דומיינים. הכל נשמר.

רק ההתחברות עדיין אינה מתאפשרת. אנשים שהוזמנו עובדים בלוח הבקרה הממותג שלכם, והתוסף הוא שמספק את הלוח הזה. לכן ההזמנה שלהם ממתינה עד להפעלתו.

שאלות נפוצות

כמה אנשים אפשר להזמין? אפשר לשלוח מספר בלתי מוגבל של הזמנות עם White Label Lite. אין מושבים לכל אדם, לכן תכננו את הגישה לפי התפקידים והקצאות הדומיינים המתאימים, ולא לפי מספר מושבים.

האם אפשר להזמין מישהו לתיבת דואר אחת במקום לדומיין? לא באמצעות תפקידים. כדי לשתף תיבת דואר נכנס אחת עם כמה אנשים, השתמשו בתיבת דואר משותפת.

הודעת הדוא״ל לא הגיעה. בדקו תחילה את תיקיית דואר הזבל, לאחר מכן השתמשו בשליחת קישור הזמנה חדש והעבירו אותו ישירות לאדם. הקישור פועל בלי קשר לדרך שבה הוא מגיע אליו.

האם אפשר לעצור אדם בלי למחוק אותו? כן. השעו את הגישה שלו. התפקיד, הדומיינים וההערות יישמרו עד השחזור.