Como convidar um cliente ou colega para a TrekMail

As decisões importantes são a função e os domínios que a pessoa pode acessar. Confira ambos antes de enviar o convite. É possível alterá-los depois, mas reduzir o acesso revoga as credenciais ativas da pessoa.

Envie o convite

1. Abra Equipe no painel.
2. Escolha Convidar pessoas.
3. Digite o endereço de e-mail. Ele será usado como login.
4. Escolha uma função. Cada uma mostra uma breve descrição do que libera. Consulte Funções da equipe e o acesso de cada uma para ver a explicação completa.
5. Escolha os domínios. Client, Domain Administrator e Mailbox Operator precisam ficar limitados a domínios específicos; outras funções podem não usar restrição de domínio.
6. Envie.

Quando a entrega do e-mail for concluída, a pessoa receberá o convite no endereço informado. A página também mostra o novo link uma vez para que você possa copiá-lo por um canal aprovado, se necessário.

Sobre o link de convite

Ele é mostrado uma vez. Copie-o quando aparecer se quiser enviá-lo de outra forma; não armazenamos uma cópia que você possa consultar depois.

Ele funciona uma vez e expira após sete dias. Depois disso ou após o uso, o link deixa de funcionar. Se ele expirou, use Enviar um novo link de convite na página Equipe.

Qualquer pessoa com o link pode aceitá-lo. Trate-o como uma senha: envie para a pessoa, não para uma conversa em grupo.

Quando um novo usuário da TrekMail abre o link, ele escolhe uma senha e aceita o acesso. Uma pessoa que já tem login na TrekMail precisa entrar como o usuário existente para aceitar; o convite não pode definir nem substituir a senha dela.

Escolha dos domínios

Vale a pena fazer esta etapa com atenção.

Se você atribuir um domínio a alguém, na visão dessa pessoa esse é o conteúdo completo da conta. A barra lateral, a lista de caixas postais, a pesquisa e as exportações ficam restritas a esse domínio. Seus outros clientes não ficam apenas ocultos por um filtro: eles permanecem inacessíveis.

Funções sem escopo de domínio podem receber acesso de leitura a toda a conta. Para as três funções operacionais, use a lista explícita de domínios e atualize-a quando um cliente ganhar ou perder um domínio.

Para uma agência, um domínio por cliente costuma ser a escolha correta e é o que torna seguro convidar o cliente.

Gerenciamento posterior das pessoas

Todas as pessoas na página Equipe têm o mesmo conjunto de ações:

• Editar acesso: altere a função, os domínios ou ambos.
• Suspender acesso: mantém a pessoa e suas configurações, mas bloqueia o acesso da associação e revoga suas credenciais. Use durante uma ausência ou quando você ainda não tiver certeza.
• Restaurar acesso: desfaz uma suspensão.
• Enviar um novo link de convite: para alguém que nunca aceitou ou cujo link expirou.
• Cancelar o convite: para um convite enviado por engano.
• Remover desta conta: encerra completamente o acesso.

A suspensão e a remoção são verificadas nas solicitações posteriores. Elas também revogam as credenciais emitidas pela associação, portanto não considere a suspensão apenas uma restrição visual.

Nada do que a pessoa criou sai com ela. Caixas postais, domínios e configurações pertencem à conta.

Notas e linha do tempo

Cada pessoa tem um campo de nota, uma linha privada sobre quem ela é e por que tem acesso. Daqui a seis meses, "Contato do cliente de example.com" será mais útil do que você imagina.

A página Equipe também mantém uma linha do tempo do que aconteceu: quem foi convidado, quem alterou o acesso de quem, quem foi suspenso e por quem. Quando as permissões mudam, o registro informa exatamente o que mudou em vez de apenas dizer "acesso atualizado": ele indica os domínios alterados e as permissões concedidas.

Se a pessoa já tiver uma conta TrekMail

Não há problema. Ela entra como seu usuário existente para aceitar o convite e pode então selecionar a conta que tem permissão para usar. Consulte Trabalhar em mais de uma conta.

Antes da ativação do complemento

Você pode fazer tudo isso sem o White Label Lite: convidar pessoas, definir funções e atribuir domínios. Tudo fica salvo.

O que ainda não acontece é o login. As pessoas convidadas trabalham no seu painel com marca, e esse painel é fornecido pelo complemento. Até ele estar ativo, o convite fica aguardando.

Perguntas comuns

Quantas pessoas posso convidar? Você pode enviar convites ilimitados com o White Label Lite. Não há licenças por pessoa, portanto planeje o acesso pelas funções e atribuições de domínio corretas, não pela quantidade de licenças.

Posso convidar alguém para uma única caixa postal em vez de um domínio? Não por meio de funções. Para compartilhar uma caixa de entrada com várias pessoas, use uma caixa postal compartilhada.

A pessoa não recebeu o e-mail. Confira primeiro a pasta de spam, depois use Enviar um novo link de convite e passe o link diretamente. Ele funciona independentemente de como chegar à pessoa.

Posso interromper o acesso de alguém sem excluir a pessoa? Sim. Suspenda o acesso. A função, os domínios e as notas serão mantidos para quando você restaurar.