Convidar um cliente ou colega para o TrekMail

As decisões importantes são a função e os domínios que a pessoa pode acessar. Confira as duas antes de enviar o convite. Dá para alterá-las depois, mas reduzir o acesso revoga as credenciais ativas da pessoa.

Envie o convite

1. Abra Equipe e clientes no painel.
2. Escolha Convidar pessoas.
3. Digite o endereço de e-mail. Ele será usado como login.
4. Escolha uma função. Cada uma mostra uma breve descrição do que libera. Consulte Funções da equipe e acesso de cada uma para ver a explicação completa.
5. Escolha os domínios. Cliente, Administrador de domínio e Operador de caixas precisam ficar limitados a domínios específicos; as outras funções não podem usar restrição de domínio.
6. Se quiser, em Armazenamento, dê aos domínios da pessoa um Limite próprio em vez de Armazenamento da conta. Só o titular da conta e quem gerencia a equipe em todos os domínios veem essa escolha. Consulte Um limite de armazenamento próprio para cada cliente.
7. Envie o convite.

Quando a entrega do e-mail for concluída, a pessoa recebe o convite no endereço informado. A página também mostra o novo link uma vez, para que você possa copiá-lo e enviá-lo por um canal aprovado, se necessário.

Sobre o link de convite

Ele é mostrado uma vez. Copie-o quando aparecer se quiser enviá-lo de outra forma; não guardamos uma cópia que você possa consultar depois.

Ele funciona uma vez e expira após sete dias. Depois disso ou depois do uso, o link para de funcionar. Se ele expirou, use Enviar um novo link de convite na página Equipe e clientes.

Qualquer pessoa com o link pode aceitá-lo. Trate-o como uma senha: envie para a pessoa, não para uma conversa em grupo.

Quando um novo usuário do TrekMail abre o link, ele escolhe uma senha e aceita o acesso. Uma pessoa que já tem login no TrekMail precisa entrar como o usuário existente para aceitar; o convite não pode definir nem substituir a senha dela.

Escolha dos domínios

Vale a pena fazer esta etapa com atenção.

Se você atribuir um domínio a alguém, na visão dessa pessoa esse é o conteúdo completo da conta. A barra lateral, a lista de caixas de correio, a pesquisa e as exportações ficam restritas a esse domínio. Seus outros clientes não ficam apenas escondidos por um filtro: eles continuam inacessíveis.

Funções sem escopo de domínio podem receber acesso de leitura a toda a conta. Para as três funções operacionais, use a lista explícita de domínios e atualize-a quando um cliente ganhar ou perder um domínio.

Para uma agência, um domínio por cliente costuma ser a escolha certa e é o que torna seguro convidar o cliente.

Gerenciamento das pessoas depois do convite

Todas as pessoas na página Equipe e clientes têm o mesmo conjunto de ações:

• Editar o acesso: altere a função, os domínios ou o armazenamento desses domínios.
• Suspender o acesso: mantém a pessoa e as configurações dela, mas bloqueia o acesso da associação e revoga as credenciais dela. Use durante uma ausência ou quando você ainda não tiver certeza.
• Restaurar o acesso: desfaz uma suspensão.
• Enviar um novo link de convite: para alguém que nunca aceitou ou cujo link expirou.
• Cancelar o convite: para um convite enviado por engano.
• Remover desta conta: encerra o acesso por completo.

A suspensão e a remoção são verificadas nas solicitações seguintes. Elas também revogam as credenciais emitidas pela associação, então não trate a suspensão como uma restrição apenas visual.

Nada do que a pessoa criou sai com ela. Caixas de correio, domínios e configurações pertencem à conta.

Tirar um domínio da lista de alguém também o retira do limite de armazenamento dessa pessoa, a menos que outra pessoa ainda tenha esse domínio.

Notas e linha do tempo

Cada pessoa tem um campo de nota, uma linha privada sobre quem ela é e por que tem acesso. Daqui a seis meses, "Contato do cliente de example.com" será mais útil do que você imagina.

A página Equipe e clientes também mantém uma linha do tempo do que aconteceu: quem foi convidado, quem alterou o acesso de quem, quem foi suspenso e por quem. Quando as permissões mudam, o registro mostra exatamente o que mudou em vez de dizer apenas "acesso atualizado": ele indica os domínios alterados, as permissões concedidas e as mudanças de armazenamento.

Se a pessoa já tiver uma conta TrekMail

Não há problema. Ela entra como o usuário que já tem para aceitar o convite e depois pode selecionar a conta que tem permissão para usar. Consulte Trabalhar em mais de uma conta.

Antes da ativação do complemento

Você pode fazer tudo isso sem o White Label Lite: convidar pessoas, definir funções e atribuir domínios. Tudo fica salvo.

O que ainda não acontece é o login. As pessoas convidadas trabalham no seu painel com marca, e esse painel vem com o complemento. Até ele estar ativo, o convite fica aguardando.

Perguntas comuns

Quantas pessoas posso convidar? Com o White Label Lite, os convites são ilimitados. Não há licenças por pessoa, então planeje o acesso pelas funções e atribuições de domínio certas, não pela quantidade de licenças.

Posso convidar alguém para uma única caixa de correio em vez de um domínio? Não por meio de funções. Para compartilhar uma caixa de entrada com várias pessoas, use uma caixa de correio compartilhada.

A pessoa não recebeu o e-mail. Confira primeiro a pasta de spam, depois use Enviar um novo link de convite e passe o link diretamente. Ele funciona independentemente de como chega até a pessoa.

Posso interromper o acesso de alguém sem excluir a pessoa? Sim. Suspenda o acesso. A função, os domínios e as notas ficam guardados para quando você restaurar.