Come invitare un cliente o collega su TrekMail

Le scelte importanti sono il ruolo e i domini a cui la persona può accedere. Controllali entrambi prima di inviare l’invito. Puoi modificarli in seguito, ma ridurre l’accesso revoca le credenziali attive della persona.

Inviare l’invito

1. Apri Team nella dashboard.
2. Scegli Invita persone.
3. Inserisci l’indirizzo email. Diventerà il suo identificativo di accesso.
4. Scegli un ruolo. Ciascuno mostra una breve descrizione degli accessi consentiti. Consulta Ruoli del team e accessi disponibili per la spiegazione completa.
5. Scegli i domini. Client, Domain Administrator e Mailbox Operator devono essere limitati a domini specifici; gli altri ruoli potrebbero non usare una restrizione di dominio.
6. Invia.

Quando l’email viene consegnata correttamente, la persona riceve l’invito all’indirizzo inserito. La pagina mostra anche il nuovo link una sola volta, così puoi copiarlo e trasmetterlo attraverso un canale approvato, se necessario.

Informazioni sul link d’invito

Viene mostrato una sola volta. Copialo quando appare se vuoi inviarlo in un altro modo; non ne conserviamo una copia consultabile in seguito.

Funziona una sola volta e scade dopo sette giorni. Trascorso quel periodo o dopo l’utilizzo, il link non è più valido. Se è scaduto, usa Invia un nuovo link d’invito nella pagina Team.

Chiunque possieda il link può accettarlo. Trattalo come una password: invialo alla persona, non a una chat di gruppo.

Quando un nuovo utente TrekMail apre il link, sceglie una password e accetta l’accesso. Chi ha già un accesso TrekMail deve accedere come quell’utente esistente per accettare; l’invito non può impostare né sostituire la sua password.

Scegliere i domini

Questa parte merita di essere svolta con calma.

Se assegni a qualcuno un dominio, dal suo punto di vista quello è l’intero account. La barra laterale, l’elenco delle caselle, la ricerca e le esportazioni sono limitati a quel dominio. Gli altri clienti non sono nascosti dietro un filtro: sono irraggiungibili.

I ruoli non limitati a un dominio possono ricevere l’accesso in lettura a tutto l’account. Per i tre ruoli operativi, usa l’elenco esplicito dei domini e aggiornalo quando un cliente acquisisce o perde un dominio.

Per un’agenzia, un dominio per cliente è in genere la scelta giusta ed è ciò che rende sicuro invitare un cliente.

Gestire le persone in seguito

Ogni persona nella pagina Team dispone dello stesso insieme di azioni:

• Modifica accesso: cambia il ruolo, i domini o entrambi.
• Sospendi accesso: mantiene la persona e le impostazioni, ma blocca l’accesso come membro e ne revoca le credenziali. Usalo durante un’assenza o se non hai ancora preso una decisione.
• Ripristina accesso: annulla una sospensione.
• Invia un nuovo link d’invito: per chi non ha mai accettato o ha un link scaduto.
• Annulla l’invito: per un invito inviato per errore.
• Rimuovi da questo account: termina completamente l’accesso.

La sospensione e la rimozione vengono controllate nelle richieste successive. Revocano inoltre le credenziali emesse tramite l’appartenenza, quindi non considerare la sospensione una semplice restrizione visiva.

Nulla di ciò che la persona ha creato va via con lei. Caselle, domini e impostazioni appartengono all’account.

Note e cronologia

Ogni persona ha un campo nota, una riga privata che ricorda chi è e perché ha accesso. Tra sei mesi, "Contatto cliente per example.com" sarà più utile di quanto immagini.

La pagina Team conserva anche una cronologia degli eventi: chi è stato invitato, chi ha modificato l’accesso di chi, chi è stato sospeso e da chi. Quando cambiano le autorizzazioni, la voce indica la modifica precisa anziché limitarsi a dire "accesso aggiornato": elenca i domini modificati e le autorizzazioni concesse.

Se la persona ha già un account TrekMail

Non è un problema. Accede come utente esistente per accettare l’invito e può poi selezionare l’account che è autorizzata a usare. Consulta Lavorare in più di un account.

Prima che il componente aggiuntivo sia attivo

Puoi fare tutto questo senza White Label Lite: invitare persone, impostare ruoli e assegnare domini. Tutto viene salvato.

Ciò che non avviene ancora è l’accesso. Le persone invitate lavorano nella tua dashboard con il brand, fornita dal componente aggiuntivo. Fino alla sua attivazione, il loro invito rimane in attesa.

Domande comuni

Quante persone posso invitare? Con White Label Lite puoi inviare un numero illimitato di inviti. Non esistono postazioni per persona, quindi pianifica l’accesso in base ai ruoli e alle assegnazioni di domini corretti, non al numero di postazioni.

Posso invitare qualcuno a una sola casella anziché a un dominio? Non tramite i ruoli. Per condividere una casella di posta con più persone, usa una casella condivisa.

La persona non ha ricevuto l’email. Controlla prima la cartella spam, poi usa Invia un nuovo link d’invito e passaglielo direttamente. Il link funziona indipendentemente da come raggiunge la persona.

Posso bloccare una persona senza eliminarla? Sì. Sospendine l’accesso. Il ruolo, i domini e le note vengono conservati per il ripristino.