Cómo invitar a un cliente o compañero en TrekMail

Las decisiones importantes son el rol y los dominios a los que puede acceder la persona. Revisa ambos antes de enviar la invitación. Puedes cambiarlos más tarde, pero reducir el acceso revoca las credenciales activas de esa persona.

Enviar la invitación

1. Abre Equipo en el panel.
2. Elige Invitar personas.
3. Escribe su dirección de email. Esta será su identificación de acceso.
4. Elige un rol. Cada uno muestra una breve descripción de lo que permite. Consulta Los roles del equipo y a qué puede acceder cada uno para ver la explicación completa.
5. Elige sus dominios. Client, Domain Administrator y Mailbox Operator deben limitarse a dominios concretos; otros roles pueden no usar una restricción de dominio.
6. Envía la invitación.

Cuando la entrega del email se completa correctamente, la invitación llega a la dirección introducida. La página también muestra el nuevo enlace una sola vez para que puedas copiarlo y enviarlo mediante un canal autorizado si es necesario.

Acerca del enlace de invitación

Se muestra una vez. Cópialo cuando aparezca si quieres enviarlo por otra vía; no guardamos una copia que puedas consultar después.

Funciona una vez y caduca al cabo de siete días. Después de ese plazo o una vez utilizado, el enlace deja de funcionar. Si ha caducado, usa Enviar un enlace de invitación nuevo en la página Equipo.

Cualquier persona que tenga el enlace puede aceptarlo. Trátalo como una contraseña: envíalo a la persona, no a un chat de grupo.

Cuando un usuario nuevo de TrekMail abre el enlace, elige una contraseña y acepta el acceso. Quien ya tiene un acceso de TrekMail debe iniciar sesión como ese usuario existente para aceptarlo; la invitación no puede establecer ni sustituir su contraseña.

Elegir los dominios

Esta parte merece hacerse sin prisas.

Si asignas a alguien un dominio, desde su perspectiva ese es todo el contenido de la cuenta. La barra lateral, la lista de buzones, la búsqueda y las exportaciones quedan limitadas a ese dominio. Tus otros clientes no están ocultos tras un filtro: son inaccesibles.

Los roles sin ámbito de dominio pueden recibir acceso de lectura para toda la cuenta. Para los tres roles operativos, usa la lista explícita de dominios y actualízala cuando un cliente gane o pierda un dominio.

Para una agencia, un dominio por cliente suele ser la opción correcta y es lo que permite invitar a un cliente de forma segura.

Gestionar a las personas después

Todas las personas de la página Equipo tienen el mismo conjunto de acciones:

• Editar acceso: cambia el rol, los dominios o ambos.
• Suspender acceso: conserva a la persona y sus ajustes, pero bloquea el acceso por pertenencia y revoca sus credenciales de acceso. Úsalo durante una ausencia o si aún no has tomado una decisión definitiva.
• Restaurar acceso: deshace una suspensión.
• Enviar un enlace de invitación nuevo: para quien nunca aceptó o cuyo enlace caducó.
• Cancelar la invitación: para una invitación enviada por error.
• Eliminar de esta cuenta: termina su acceso por completo.

La suspensión y la eliminación se comprueban en solicitudes posteriores. También revocan las credenciales emitidas mediante la pertenencia, por lo que no debes considerar la suspensión como una simple restricción visual.

Nada de lo que haya creado se va con esa persona. Los buzones, los dominios y los ajustes pertenecen a la cuenta.

Notas y cronología

Cada persona tiene un campo nota, una línea privada para recordar quién es y por qué tiene acceso. Dentro de seis meses, "Contacto del cliente para example.com" resultará más útil de lo que imaginas.

La página Equipo también conserva una cronología de lo ocurrido: quién recibió una invitación, quién cambió el acceso de quién, quién fue suspendido y por quién. Cuando cambian los permisos, la entrada indica el cambio concreto en vez de limitarse a decir "acceso actualizado": enumera los dominios modificados y los permisos concedidos.

Si la persona ya tiene una cuenta TrekMail

No hay ningún problema. Inicia sesión como su usuario existente para aceptar la invitación y después puede seleccionar la cuenta que tiene permiso para usar. Consulta Trabajar en más de una cuenta.

Antes de que el complemento esté activo

Puedes hacer todo esto sin White Label Lite: invitar personas, establecer roles y asignar dominios. Todo queda guardado.

Lo que no puede hacer la persona es iniciar sesión. Las personas invitadas trabajan en tu panel de marca, y ese panel es lo que proporciona el complemento. Por eso, mientras no esté activo, la invitación queda en espera.

Preguntas frecuentes

¿A cuántas personas puedo invitar? Puedes enviar invitaciones ilimitadas con White Label Lite. No hay plazas por persona, así que planifica el acceso en función de los roles y asignaciones de dominios correctos, no según una cantidad de plazas.

¿Puedo invitar a alguien a un solo buzón en vez de a un dominio? No mediante roles. Para compartir un buzón entre varias personas, usa un buzón compartido.

No ha recibido el email. Comprueba primero su carpeta de spam, luego usa Enviar un enlace de invitación nuevo y pásaselo directamente. El enlace funciona independientemente del modo en que le llegue.

¿Puedo detener el acceso de alguien sin eliminarlo? Sí. Suspéndelo. Su rol, dominios y notas se conservarán para cuando restaures el acceso.