TrekMailで顧客や同僚を招待する方法

重要な選択項目は役割と、その人がアクセスできるドメインです。招待を送る前に両方を確認してください。後で変更できますが、アクセス範囲を狭めると、その人の有効なアクセス認証情報が取り消されます。

招待を送る

1. Dashboardでチームとクライアントを開きます。
2. メンバーを招待を選択します。
3. メールアドレスを入力します。このアドレスがログイン名になります。
4. 役割を選びます。それぞれに利用できる機能の短い説明があります。詳細はチームの役割とアクセス範囲を参照してください。
5. ドメインを選びます。クライアント、ドメイン管理者、メールボックス担当は特定のドメインに制限する必要があります。ほかの役割ではドメイン制限を使用しない場合があります。
6. 必要に応じて、ストレージでアカウントのストレージの代わりに個別の上限をそのドメインに設定します。この選択肢が表示されるのは、アカウント所有者と、すべてのドメインでチームを管理できる人だけです。クライアントごとに個別のストレージ上限を設定するをご覧ください。
7. 招待を送ります。

メールが正常に配信されると、入力したアドレスに招待が届きます。ページには新しいリンクも一度だけ表示されるため、必要に応じてコピーし、承認済みの経路で送れます。

招待リンクについて

一度だけ表示されます。 別の方法で送る場合は、表示時にコピーしてください。後から確認できるコピーは保存されません。

一度だけ使用でき、7日後に期限切れになります。 期限を過ぎた場合や使用後は無効です。期限切れになったら、チームページで新しい招待リンクを送るを使用してください。

リンクを持つ人は誰でも承認できます。 パスワードと同様に扱い、グループチャットではなく本人に送ってください。

新しいTrekMailユーザーがリンクを開くと、パスワードを選択してアクセスを承認します。すでにTrekMailログインを持つ人は、既存ユーザーとしてログインして承認する必要があります。招待でその人のパスワードを設定または変更することはできません。

ドメインを選ぶ

この部分は時間をかけて確認する価値があります。

その人に1つのドメインを割り当てると、本人から見えるアカウント全体がそのドメインになります。サイドバー、メールボックス一覧、検索、エクスポートのすべてがそのドメインに限定されます。ほかの顧客はフィルターで隠されているのではなく、アクセス自体ができません。

ドメイン単位で制限されない役割には、アカウント全体の読み取りアクセスが与えられる場合があります。3つの運用役割では明示的なドメイン一覧を使用し、顧客のドメインが増減したら更新してください。

代理店では通常、顧客ごとに1つのドメインを割り当てるのが適切です。この制限によって顧客を安全に招待できます。

招待後のメンバー管理

チームページの各メンバーには、同じ操作が用意されています。

• アクセス権を編集: 役割、ドメイン、またはそのドメインのストレージを変更します。
• アクセスを停止: メンバーと設定を保持したまま、メンバーシップによるアクセスをブロックし、アクセス認証情報を取り消します。休暇中や最終判断がまだできない場合に使用します。
• アクセス権を戻す: 停止を解除します。
• 新しい招待リンクを送る: 一度も承認していない人やリンクが期限切れになった人に使用します。
• 招待を取り消す: 誤って送った招待に使用します。
• このアカウントから外す: アクセスを完全に終了します。

停止とアカウントから外す操作は、後続のリクエストでも確認されます。また、メンバーシップを通じて発行された認証情報も取り消されます。停止を表示上だけの制限と考えないでください。

本人が作成したものは、その人と一緒に消えることはありません。メールボックス、ドメイン、設定はアカウントに属します。

ある人のリストからドメインを外すと、そのドメインはその人のストレージ上限からも外れます。ただし、ほかの人がまだそのドメインを持っている場合は外れません。

メモとタイムライン

各メンバーにはメモ欄があります。本人が誰で、なぜアクセスできるのかを自分用に1行で記録できます。「example.comの顧客担当者」という記録は、6か月後に予想以上に役立ちます。

チームページには、誰が招待されたか、誰が誰のアクセスを変更したか、誰が誰によって停止されたかという履歴も残ります。権限が変更された場合、履歴には単に「アクセスを更新」と表示されるのではなく、移動したドメイン、付与された権限、ストレージの変更が記録されます。

すでにTrekMailアカウントがある場合

問題ありません。既存ユーザーとしてログインして招待を承認すると、使用を許可されたアカウントを選択できます。複数のアカウントで作業するを参照してください。

アドオンが有効になる前

White Label Liteがなくても、メンバーの招待、役割の設定、ドメインの割り当てはすべて実行でき、保存されます。

できないのはログインです。招待されたメンバーはブランド化されたダッシュボードで作業します。このダッシュボードはアドオンによって提供されるため、有効になるまで招待は待機します。

よくある質問

何人まで招待できますか。 White Label Liteでは招待数に上限はありません。ユーザー単位の席数はないため、席数ではなく適切な役割とドメインの割り当てに基づいてアクセスを計画してください。

ドメインではなく、1つのメールボックスだけに招待できますか。 役割ではできません。1つの受信トレイを複数人で共有するには、共有メールボックスを使用してください。

招待メールが届きません。 まず迷惑メールフォルダーを確認し、次に新しい招待リンクを送るを使用して本人へ直接渡してください。どの方法で届いてもリンクは機能します。

削除せずにアクセスを止められますか。 はい。アクセスを停止してください。アクセス権を戻すまで、役割、ドメイン、メモが保持されます。