TrekMail에서 고객이나 동료를 초대하는 방법

중요한 선택 사항은 사용자의 역할과 접근할 수 있는 도메인입니다. 초대를 보내기 전에 두 항목을 모두 검토하세요. 나중에 변경할 수 있지만 접근 범위를 줄이면 해당 사용자의 활성 접근 자격 증명이 취소됩니다.

초대 보내기

1. 대시보드에서 팀과 고객을 엽니다.
2. 사람 초대하기를 선택합니다.
3. 이메일 주소를 입력합니다. 이 주소가 로그인 ID가 됩니다.
4. 역할을 선택합니다. 각 역할에는 열리는 기능에 대한 짧은 설명이 표시됩니다. 자세한 내용은 팀 역할 및 각 역할의 접근 범위를 참조하세요.
5. 도메인을 선택합니다. 고객, 도메인 관리자, 메일함 담당자 역할은 특정 도메인으로 제한해야 하며 다른 역할에는 도메인 제한을 사용하지 않을 수 있습니다.
6. 필요하면 저장용량에서 계정 저장용량 대신 개별 한도를 그 도메인에 지정합니다. 이 선택 항목은 계정 소유자와 모든 도메인에서 팀을 관리하는 사람에게만 보입니다. 고객마다 개별 저장용량 한도 설정하기를 참고하세요.
7. 초대를 보냅니다.

이메일이 정상적으로 전송되면 입력한 주소로 초대가 전달됩니다. 페이지에도 새 링크가 한 번 표시되므로 필요한 경우 복사하여 승인된 채널로 전달할 수 있습니다.

초대 링크 안내

한 번만 표시됩니다. 다른 방법으로 보내려면 링크가 나타날 때 복사하세요. 나중에 읽을 수 있는 사본은 저장되지 않습니다.

한 번만 사용할 수 있고 7일 후 만료됩니다. 이 기간이 지나거나 사용된 링크는 작동하지 않습니다. 만료되었다면 팀 페이지에서 새 초대 링크 보내기를 사용하세요.

링크를 가진 사람은 누구나 초대를 수락할 수 있습니다. 비밀번호처럼 취급하여 그룹 대화가 아닌 해당 사용자에게 보내세요.

새 TrekMail 사용자가 링크를 열면 비밀번호를 선택하고 접근 권한을 수락합니다. 이미 TrekMail 로그인이 있는 사용자는 기존 사용자로 로그인하여 수락해야 합니다. 초대로 기존 비밀번호를 설정하거나 변경할 수는 없습니다.

도메인 선택하기

이 부분은 시간을 들여 신중하게 선택해야 합니다.

사용자에게 도메인 하나를 부여하면 그 사용자의 관점에서는 해당 도메인이 계정 전체입니다. 사이드바, 사서함 목록, 검색과 내보내기가 모두 해당 도메인으로 제한됩니다. 다른 고객은 필터 뒤에 숨겨진 것이 아니라 접근 자체가 불가능합니다.

도메인 범위가 없는 역할에는 계정 전체 읽기 권한이 주어질 수 있습니다. 세 가지 운영 역할에는 명시적인 도메인 목록을 사용하고 고객의 도메인이 추가되거나 삭제되면 업데이트하세요.

에이전시는 일반적으로 고객당 도메인 하나를 할당하는 것이 적절하며, 이 제한 덕분에 고객을 안전하게 초대할 수 있습니다.

초대 후 사용자 관리

팀 페이지의 각 사용자에게는 동일한 작업이 제공됩니다.

• 접근 권한 편집: 역할, 도메인 또는 그 도메인의 저장용량을 변경합니다.
• 접근 정지: 사용자와 설정은 유지하지만 멤버십 접근을 차단하고 접근 자격 증명을 취소합니다. 사용자가 휴가 중이거나 아직 최종 결정을 내리지 못했을 때 사용하세요.
• 접근 권한 복구: 정지를 해제합니다.
• 새 초대 링크 보내기: 초대를 수락하지 않았거나 링크가 만료된 사용자에게 사용합니다.
• 초대 취소: 실수로 보낸 초대에 사용합니다.
• 이 계정에서 제외: 접근 권한을 완전히 종료합니다.

정지와 제외는 이후 요청에서도 확인됩니다. 이러한 작업은 멤버십을 통해 발급된 자격 증명도 취소하므로 정지를 화면상의 제한으로만 생각하지 마세요.

사용자가 만든 항목은 사용자가 떠날 때 함께 사라지지 않습니다. 사서함, 도메인과 설정은 계정에 속합니다.

누군가의 목록에서 도메인을 빼면 그 도메인은 그 사람의 저장용량 한도에서도 빠집니다. 단, 다른 사람이 아직 그 도메인을 가지고 있다면 빠지지 않습니다.

메모와 활동 기록

각 사용자에게는 누구이며 왜 접근 권한이 있는지를 자신만 볼 수 있는 한 줄로 적는 메모 필드가 있습니다. "example.com 고객 담당자"라는 기록은 6개월 후 예상보다 더 유용할 수 있습니다.

팀 페이지에는 누가 초대되었고, 누가 누구의 접근 권한을 변경했으며, 누가 누구에 의해 일시 중지되었는지에 대한 활동 기록도 보관됩니다. 권한이 바뀌면 기록은 단순히 "접근 권한 업데이트"라고 표시하지 않고 이동한 도메인, 부여된 권한, 저장용량 변경을 구체적으로 알려 줍니다.

이미 TrekMail 계정이 있는 경우

문제없습니다. 기존 사용자로 로그인하여 초대를 수락한 다음 사용 권한이 있는 계정을 선택할 수 있습니다. 여러 계정에서 작업하기를 참조하세요.

추가 기능 활성화 전

White Label Lite가 없어도 사용자 초대, 역할 설정, 도메인 할당을 모두 수행할 수 있으며 모든 내용이 저장됩니다.

아직 할 수 없는 것은 로그인입니다. 초대된 사용자는 브랜드 대시보드에서 작업하며 이 대시보드는 추가 기능이 제공합니다. 따라서 활성화 전에는 초대가 대기 상태로 유지됩니다.

자주 묻는 질문

몇 명을 초대할 수 있나요? White Label Lite에서는 초대 수에 제한이 없습니다. 사용자별 좌석이 없으므로 좌석 수가 아니라 적절한 역할과 도메인 할당을 기준으로 접근 권한을 계획하세요.

도메인이 아니라 사서함 하나에만 초대할 수 있나요? 역할로는 할 수 없습니다. 하나의 받은편지함을 여러 사람이 공유하려면 공유 사서함을 사용하세요.

초대 이메일을 받지 못했습니다. 먼저 스팸 폴더를 확인한 다음 새 초대 링크 보내기를 사용하여 직접 전달하세요. 어떤 방식으로 전달되든 링크는 작동합니다.

사용자를 삭제하지 않고 접근만 중지할 수 있나요? 가능합니다. 접근을 정지하세요. 역할, 도메인과 메모는 접근 권한을 복구할 때까지 유지됩니다.