Een klant of collega uitnodigen voor TrekMail

De belangrijkste keuzes zijn de rol en de domeinen die de persoon kan bereiken. Controleer beide voordat je de uitnodiging stuurt. Je kunt ze later wijzigen, maar als je de toegang beperkt, worden de actieve toegangsgegevens van die persoon ingetrokken.

De uitnodiging sturen

1. Open Team in je dashboard.
2. Kies Mensen uitnodigen.
3. Voer het e-mailadres in. Dit wordt de aanmelding van de persoon.
4. Kies een rol. Elke rol toont een korte beschrijving van de geboden toegang. Lees Teamrollen en wat elke rol kan bereiken voor de uitgebreide uitleg.
5. Kies de domeinen. Client, Domain Administrator en Mailbox Operator moeten tot specifieke domeinen worden beperkt; voor andere rollen wordt mogelijk geen domeinbeperking gebruikt.
6. Verstuur de uitnodiging.

Wanneer de e-mailbezorging slaagt, ontvangt de persoon de uitnodiging op het ingevoerde adres. De pagina toont de nieuwe link ook één keer, zodat je deze zo nodig kunt kopiëren en via een goedgekeurd kanaal kunt doorgeven.

Over de uitnodigingslink

De link wordt één keer getoond. Kopieer hem zodra hij verschijnt als je hem op een andere manier wilt verzenden. We bewaren geen kopie die je later kunt bekijken.

De link werkt één keer en verloopt na zeven dagen. Daarna, of nadat de link is gebruikt, werkt hij niet meer. Gebruik bij een verlopen link Een nieuwe uitnodigingslink sturen op de pagina Team.

Iedereen met de link kan deze accepteren. Behandel hem als een wachtwoord: stuur hem aan de persoon, niet aan een groepschat.

Wanneer een nieuwe TrekMail-gebruiker de link opent, kiest die een wachtwoord en accepteert die de toegang. Iemand die al een TrekMail-aanmelding heeft, moet als die bestaande gebruiker inloggen om de uitnodiging te accepteren. De uitnodiging kan het wachtwoord niet instellen of vervangen.

De domeinen kiezen

Neem voor dit onderdeel rustig de tijd.

Geef iemand één domein en vanuit diens perspectief is dat het volledige account. De zijbalk, mailboxlijst, zoekfunctie en exports zijn allemaal tot dat domein beperkt. Je andere klanten zijn niet achter een filter verborgen, maar onbereikbaar.

Rollen die niet tot een domein zijn beperkt, kunnen leesrechten voor het hele account krijgen. Gebruik voor de drie operationele rollen de expliciete domeinlijst en werk die bij wanneer een klant een domein krijgt of verliest.

Voor een bureau is één domein per klant meestal de juiste keuze. Dat maakt het veilig om een klant uit te nodigen.

Mensen later beheren

Iedere persoon op de pagina Team heeft dezelfde acties:

• Toegang bewerken: wijzig de rol, de domeinen of beide.
• Toegang opschorten: behoudt de persoon en instellingen, maar blokkeert de lidmaatschapstoegang en trekt de toegangsgegevens in. Gebruik dit tijdens verlof of als je nog niet zeker bent.
• Toegang herstellen: maakt een opschorting ongedaan.
• Een nieuwe uitnodigingslink sturen: voor iemand die nooit heeft geaccepteerd of wiens link is verlopen.
• De uitnodiging annuleren: voor een uitnodiging die per ongeluk is verstuurd.
• Uit dit account verwijderen: beëindigt de toegang volledig.

Opschorten en verwijderen worden bij latere verzoeken gecontroleerd. Ze trekken ook de via het lidmaatschap verstrekte toegangsgegevens in. Zie opschorting daarom niet als alleen een visuele beperking.

Niets wat de persoon heeft gemaakt, gaat met diegene mee. Mailboxen, domeinen en instellingen behoren toe aan het account.

Notities en tijdlijn

Iedere persoon heeft een veld notitie, een eigen regel over wie die is en waarom die toegang heeft. Over zes maanden is "Contactpersoon klant voor example.com" nuttiger dan je verwacht.

De pagina Team bewaart ook een tijdlijn van gebeurtenissen: wie is uitgenodigd, wie wiens toegang heeft gewijzigd en wie door wie is opgeschort. Wanneer machtigingen veranderen, noemt de vermelding de wijziging in plaats van alleen "toegang bijgewerkt": de verplaatste domeinen en verleende machtigingen worden vermeld.

Als iemand al een TrekMail-account heeft

Dat is geen probleem. De persoon logt in als de bestaande gebruiker om de uitnodiging te accepteren en kan vervolgens het account selecteren waarvoor die toestemming heeft. Lees In meerdere accounts werken.

Voordat de add-on actief is

Je kunt dit allemaal zonder White Label Lite doen: mensen uitnodigen, rollen instellen en domeinen toewijzen. Alles wordt opgeslagen.

Aanmelden werkt nog niet. Uitgenodigde personen werken in je dashboard met eigen branding, en dat dashboard wordt door de add-on geleverd. Tot de add-on actief is, blijft hun uitnodiging wachten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel mensen kan ik uitnodigen? Met White Label Lite kun je onbeperkt uitnodigingen sturen. Er zijn geen gebruikersplaatsen per persoon. Plan toegang daarom op basis van de juiste rollen en domeintoewijzingen, niet op basis van een aantal plaatsen.

Kan ik iemand voor één mailbox uitnodigen in plaats van voor een domein? Niet via rollen. Gebruik een gedeelde mailbox om één inbox met meerdere mensen te delen.

De e-mail is niet aangekomen. Controleer eerst de spammap en gebruik daarna Een nieuwe uitnodigingslink sturen om de link rechtstreeks door te geven. De link werkt ongeacht de manier waarop de persoon hem ontvangt.

Kan ik iemand stoppen zonder die persoon te verwijderen? Ja. Schort de toegang op. De rol, domeinen en notities blijven bewaard totdat je de toegang herstelt.