Kunden oder Kollegen zu TrekMail einladen

Die wichtigen Entscheidungen betreffen die Rolle und die Domains, die die Person erreichen kann. Prüfen Sie beides vor dem Versand der Einladung. Spätere Änderungen sind möglich, doch eine Einschränkung des Zugriffs widerruft die aktiven Zugangsdaten dieser Person.

Einladung senden

1. Öffnen Sie Team in Ihrem Dashboard.
2. Wählen Sie Personen einladen.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein. Diese wird zur Anmeldung verwendet.
4. Wählen Sie eine Rolle. Jede Rolle zeigt eine kurze Beschreibung ihrer Zugriffe. Unter Teamrollen und ihre Zugriffe finden Sie die ausführliche Erklärung.
5. Wählen Sie die Domains. Client, Domain Administrator und Mailbox Operator müssen auf bestimmte Domains begrenzt sein; für andere Rollen wird möglicherweise keine Domainbeschränkung verwendet.
6. Senden Sie die Einladung.

Nach erfolgreicher E-Mail-Zustellung erhält die Person die Einladung an die eingegebene Adresse. Die Seite zeigt den neuen Link außerdem einmal an, damit Sie ihn bei Bedarf kopieren und über einen genehmigten Kanal weitergeben können.

Informationen zum Einladungslink

Er wird einmal angezeigt. Kopieren Sie ihn beim Erscheinen, wenn Sie ihn auf anderem Weg senden möchten. Wir speichern keine Kopie, die Sie später lesen könnten.

Er funktioniert einmal und läuft nach sieben Tagen ab. Nach diesem Zeitpunkt oder nach seiner Verwendung ist der Link ungültig. Nutzen Sie bei einem abgelaufenen Link Neuen Einladungslink senden auf der Team-Seite.

Jeder mit dem Link kann ihn annehmen. Behandeln Sie ihn wie ein Passwort: Senden Sie ihn an die Person und nicht an einen Gruppenchat.

Wenn ein neuer TrekMail-Benutzer den Link öffnet, legt er ein Passwort fest und nimmt den Zugriff an. Eine Person mit bestehender TrekMail-Anmeldung muss sich als dieser Benutzer anmelden, um die Einladung anzunehmen; die Einladung kann das Passwort weder festlegen noch ersetzen.

Domains auswählen

Für diesen Schritt lohnt es sich, langsam vorzugehen.

Wenn Sie jemandem eine Domain zuweisen, stellt diese aus Sicht der Person das gesamte Konto dar. Seitenleiste, Postfachliste, Suche und Exporte sind auf diese Domain beschränkt. Ihre anderen Kunden sind nicht hinter einem Filter verborgen, sondern unerreichbar.

Rollen ohne Domainbegrenzung können kontoweiten Lesezugriff erhalten. Verwenden Sie für die drei operativen Rollen die ausdrückliche Domainliste und aktualisieren Sie sie, wenn ein Kunde eine Domain erhält oder verliert.

Für eine Agentur ist eine Domain pro Kunde normalerweise die richtige Wahl. Gerade dadurch lässt sich ein Kunde sicher einladen.

Personen später verwalten

Jede Person auf der Team-Seite hat dieselben Aktionen:

• Zugriff bearbeiten: Ändern Sie die Rolle, die Domains oder beides.
• Zugriff sperren: Behält Person und Einstellungen bei, blockiert aber den Mitgliedszugriff und widerruft ihre Zugangsdaten. Verwenden Sie dies während einer Abwesenheit oder wenn Sie noch nicht sicher sind.
• Zugriff wiederherstellen: Hebt eine Sperrung auf.
• Neuen Einladungslink senden: Für Personen, die nie angenommen haben oder deren Link abgelaufen ist.
• Einladung stornieren: Für versehentlich gesendete Einladungen.
• Aus diesem Konto entfernen: Beendet den Zugriff vollständig.

Sperrung und Entfernung werden bei späteren Anfragen geprüft. Sie widerrufen auch die über die Mitgliedschaft ausgestellten Zugangsdaten. Behandeln Sie eine Sperrung daher nicht nur als sichtbare Einschränkung.

Von den erstellten Inhalten geht nichts mit der Person. Postfächer, Domains und Einstellungen gehören dem Konto.

Notizen und Zeitleiste

Jede Person hat ein Feld Notiz, eine private Zeile dazu, wer sie ist und warum sie Zugriff hat. „Kundenkontakt für example.com“ ist in sechs Monaten hilfreicher, als Sie erwarten.

Die Team-Seite führt außerdem eine Zeitleiste der Ereignisse: wer eingeladen wurde, wer wessen Zugriff geändert hat und wer von wem gesperrt wurde. Bei einer Berechtigungsänderung nennt der Eintrag die konkrete Änderung statt nur „Zugriff aktualisiert“: Er nennt die verschobenen Domains und erteilten Berechtigungen.

Wenn die Person bereits ein TrekMail-Konto hat

Das ist kein Problem. Sie meldet sich als bestehender Benutzer an, nimmt die Einladung an und kann anschließend das Konto auswählen, das sie verwenden darf. Lesen Sie In mehreren Konten arbeiten.

Bevor das Add-on aktiv ist

All dies ist ohne White Label Lite möglich: Personen einladen, Rollen festlegen und Domains zuweisen. Alles wird gespeichert.

Lediglich die Anmeldung funktioniert nicht. Eingeladene Personen arbeiten in Ihrem gebrandeten Dashboard, und dieses Dashboard wird vom Add-on bereitgestellt. Bis zur Aktivierung wartet deshalb ihre Einladung.

Häufige Fragen

Wie viele Personen kann ich einladen? Mit White Label Lite können Sie unbegrenzt Einladungen senden. Es gibt keine Benutzerplätze pro Person. Planen Sie den Zugriff anhand passender Rollen und Domainzuweisungen statt anhand einer Platzzahl.

Kann ich jemanden statt zu einer Domain nur zu einem Postfach einladen? Nicht über Rollen. Nutzen Sie zum Teilen eines Posteingangs mit mehreren Personen ein gemeinsames Postfach.

Die E-Mail ist nicht angekommen. Prüfen Sie zuerst den Spamordner. Verwenden Sie dann Neuen Einladungslink senden und geben Sie ihn direkt an die Person weiter. Der Link funktioniert unabhängig vom Übermittlungsweg.

Kann ich jemanden stoppen, ohne die Person zu löschen? Ja. Sperren Sie den Zugriff. Rolle, Domains und Notizen bleiben für eine spätere Wiederherstellung erhalten.