TrekMail-Kalender: Termine, ICS und Synchronisierung

TrekMail Webmail enthält neben dem Posteingang einen Kalender. Mit ihm behalten Sie Besprechungen, Fristen und per E-Mail eingehende Termine im Blick.

Kalender öffnen

Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf Kalender. Der Kalender öffnet sich in der Monatsansicht. Punkte markieren Tage mit Terminen. Wechseln Sie mit den Ansichtsoptionen zwischen Monat, Woche und Tag, wenn Sie einen vollen Tag genauer betrachten möchten.

Im Kalender navigieren

• Klicken Sie auf den Pfeil nach links oder nach rechts, um die angezeigten Daten zu wechseln
• Klicken Sie auf Heute, um zum aktuellen Monat zurückzukehren
• Klicken Sie auf einen Tag, um die dafür geplanten Termine anzuzeigen

Termin erstellen

1. Klicken Sie in der Monatsansicht auf ein Datum, um das Formular für einen neuen Termin zu öffnen
2. Tragen Sie die Angaben ein:
   • Titel, eine kurze Bezeichnung für den Termin (erforderlich)
   • Datum, bereits mit dem angeklickten Datum ausgefüllt
   • Startzeit und Endzeit
   • Ganztägig, wenn der Termin keine bestimmte Uhrzeit hat
   • Ort, Beschreibung, Farbe und optional eine Browser-Erinnerung
3. Klicken Sie auf Speichern

Der Termin erscheint sofort im Kalender und wird an diesem Datum durch einen farbigen Punkt markiert.

Ganztägige Termine: Aktivieren Sie Ganztägig, statt einen Termin mit Uhrzeit unvollständig zu lassen. Er erscheint oben am Tag und nicht in einem bestimmten Zeitfenster.

Termin bearbeiten

1. Klicken Sie im Kalender auf den Punkt oder den Namen des Termins
2. Klicken Sie im Detailfenster auf Bearbeiten (Stiftsymbol)
3. Nehmen Sie die Änderungen vor
4. Klicken Sie auf Speichern

Termin löschen

1. Klicken Sie im Kalender auf den Termin
2. Klicken Sie im Detailfenster auf Löschen
3. Bestätigen Sie das Löschen

Gelöschte Termine werden sofort entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.

Auf Kalendereinladungen antworten

Wenn Sie eine E-Mail mit einer Kalendereinladung erhalten, etwa einen .ics-Anhang oder eine eingebettete Besprechungsanfrage, erkennt TrekMail Webmail sie automatisch und zeigt direkt in der Nachricht drei Antwortschaltflächen:

• Annehmen bestätigt Ihre Teilnahme.
• Mit Vorbehalt bedeutet, dass Sie möglicherweise teilnehmen.
• Ablehnen lehnt die Einladung ab.

Ein Klick auf eine Schaltfläche führt zwei Aktionen aus:

1. Sendet eine Antwort an den Organisator, damit seine Kalenderanwendung Ihre Antwort erfasst
2. Speichert Ihre Antwort an der Einladung in TrekMail Webmail, damit Sie später sehen können, wie Sie geantwortet haben

Die Antwortschaltflächen befinden sich direkt in der Nachricht. Sie müssen die Kalenderregisterkarte daher nicht öffnen. Nach Ihrer Antwort wird die Auswahl neben den Schaltflächen angezeigt.

Hinweis: Die Antwort wird von der Standardadresse Ihres Postfachs gesendet. Wenn Sie eine andere Von-Adresse benötigen, wählen Sie diese im Verfassen-Fenster aus oder ändern Sie zuerst die Standardadresse unter Einstellungen → Absenderadressen.

Termine importieren (ICS-Dateien)

ICS ist das Standardformat für Kalendertermine. Google Calendar, Outlook, Apple Calendar und die meisten anderen Kalenderanwendungen können es exportieren. Sie können ICS-Dateien in TrekMail Webmail importieren, um Termine aus anderen Quellen zu übernehmen.

Häufige Gründe für den Import von ICS-Dateien:

• Eine Besprechungseinladung ist als .ics-Dateianhang eingegangen
• Sie möchten Termine aus Google Calendar oder Outlook in Ihren TrekMail-Kalender übernehmen
• Eine Konferenz- oder Veranstaltungswebsite hat eine Kalenderdatei zum Download angeboten

So importieren Sie eine ICS-Datei:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Kalender
2. Klicken Sie in der Kalenderleiste auf das Importsymbol (↥) und dann auf Kalender importieren (.ics)
3. Wählen Sie die .ics-Datei auf Ihrem Computer aus
4. TrekMail zeigt eine Vorschau der gefundenen Termine an
5. Klicken Sie zum Bestätigen auf Importieren

Vor Ihrer Bestätigung wird dem Kalender nichts hinzugefügt. Die Vorschau zeigt drei Arten von Ergebnissen:

• Neue Termine werden hinzugefügt.
• Bereits in Ihrem Kalender kennzeichnet denselben Termin aus einem früheren Import oder von einem synchronisierten Gerät. Diese Termine werden übersprungen, sodass ein zweimaliger Import derselben Datei keine Duplikate erzeugt.
• Übersprungene Einträge sind Aufgaben, Notizen und abgesagte Termine, die der Kalender nicht speichert.

Serientermine behalten ihre Wiederholungsregel, ganztägige Termine bleiben ganztägig und importierte Zeitzonen bleiben erhalten. Prüfen Sie wichtige Besprechungen nach dem Import, besonders wenn sie eine Umstellung auf Sommer- oder Winterzeit überschreiten.

Importierte Termine werden wie alle anderen TrekMail-Termine mit Ihrem Handy und Desktop-Anwendungen synchronisiert. Lesen Sie unten Mit Handy, Desktop und anderen Anwendungen synchronisieren.

Limits: Eine Datei darf bis zu 5 MB groß sein und bis zu 1,000 Termine enthalten. Wenn Ihr Export größer ist, exportieren Sie in Ihrem anderen Kalender einen kürzeren Datumsbereich und importieren Sie ihn in Teilen.

Tipp: Wenn Sie eine E-Mail mit einem Kalenderanhang (.ics) erhalten, müssen Sie ihn nicht importieren. Öffnen Sie die Nachricht und verwenden Sie am Anhang die Schaltfläche Zum Kalender hinzufügen.

Browser-Benachrichtigungen

TrekMail kann Sie mit einer Browser-Benachrichtigung an bevorstehende Termine erinnern. Dieses kleine Pop-up kann erscheinen, wenn Webmail nicht die aktive Registerkarte ist, solange der Browser geöffnet bleibt.

So aktivieren Sie Benachrichtigungen:

1. Öffnen Sie in Webmail Einstellungen → Profil.
2. Aktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen.
3. Wenn Ihr Browser um Erlaubnis bittet, gestatten Sie Benachrichtigungen für die TrekMail-Website.
4. Wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins auf Wunsch einen Erinnerungszeitpunkt aus.

Sie können eine Erinnerung zum Terminbeginn oder 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten vorher auswählen. Diese Einstellung sendet keine Erinnerungs-E-Mails.

Hinweis: Browser-Benachrichtigungen funktionieren nur, während der Browser läuft. Wenn er geschlossen ist oder die Registerkarte auf dem Mobilgerät inaktiv ist, erscheinen keine Benachrichtigungen. Fügen Sie wichtige Termine zusätzlich zum nativen Kalender Ihres Handys hinzu.

So deaktivieren Sie Benachrichtigungen:

1. Öffnen Sie Einstellungen → Profil.
2. Deaktivieren Sie Desktop-Benachrichtigungen.

Sie können die Erlaubnis auch jederzeit in den Browsereinstellungen widerrufen.

Kalender auf Mobilgeräten verwenden

Der Kalender funktioniert in mobilen Browsern und passt sich an eine berührungsfreundliche Oberfläche an. Sie können wie auf dem Desktop auf ein Datum tippen, um Termine anzuzeigen und zu erstellen.

Installieren Sie TrekMail Webmail für die beste mobile Nutzung als PWA (Progressive Web App). So erhalten Sie eine eigenständige Anwendung, deren Kalender über den Startbildschirm erreichbar ist. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden für Mobilgeräte und PWA.

Mit Handy, Desktop und anderen Anwendungen synchronisieren

Der TrekMail-Kalender ist ein standardmäßiger CalDAV-Kalender. Sie können ihn mit Apple Calendar, der Kalender-App auf iPhone oder iPad, Android über DAVx⁵, Thunderbird und jedem anderen CalDAV-fähigen Client verbinden. Termine werden in beide Richtungen übertragen: Auf dem Handy erstellte Termine erscheinen in TrekMail Webmail und hier erstellte Termine auf Ihrem Handy.

Dasselbe gilt für Kontakte, die über CardDAV bereitgestellt werden.

Verwenden Sie https://trekmail.net/dav/ als Standard-Serveradresse, Ihre vollständige Postfachadresse als Benutzernamen und Ihr Postfachkennwort. Wenn Ihr White-Label-Anbieter ausdrücklich eine verifizierte DAV-Adresse seiner Marke bereitgestellt hat, verwenden Sie stattdessen diese. Unter Einstellungen → Apps und Geräte werden derzeit Einstellungen für E-Mail-Clients, aber keine DAV-Adressen angezeigt. Erfinden Sie deshalb keinen DAV-Hostnamen aus Ihrer E-Mail-Domain.

Outlook ist ein Sonderfall. Microsoft unterstützt CalDAV nicht nativ. Die Outlook-Anleitung beschreibt das empfohlene Drittanbieter-Plug-in und einige Umgehungslösungen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meinen TrekMail-Kalender mit anderen Personen teilen? Der Kalender Ihres persönlichen Postfachs wird nicht im gesamten Konto geteilt. Wenn Sie ein freigegebenes Postfach öffnen, gehört sein Kalender zu diesem Postfach und steht dessen Mitgliedern gemäß den Postfachberechtigungen zur Verfügung.

Erscheinen auf dem Handy erstellte Termine in Webmail? Ja. Sobald Sie Ihr Handy oder Ihren Desktop-Client verbunden haben, werden Änderungen in beide Richtungen innerhalb des von diesem Client festgelegten Synchronisierungsintervalls übertragen.

Was geschieht mit meinen Kalenderterminen, wenn ich mein Postfach lösche? Kalendertermine sind mit Ihrem TrekMail-Postfach verknüpft. Wenn Sie das Postfach löschen, werden auch alle zugehörigen Kalenderdaten entfernt.

Ich habe dieselbe Datei zweimal importiert. Habe ich Duplikate erstellt? Nein. Beim Import werden Termine anhand der eindeutigen ID abgeglichen, die der andere Kalender vergeben hat. Alles, was sich bereits im Kalender befindet, wird in der Vorschau als „bereits hinzugefügt“ aufgeführt und übersprungen.

Beim Import wurden einige Einträge übersprungen. Welche waren das? Aufgaben, Notizen und abgesagte Termine. Der TrekMail-Kalender speichert nur Termine. Diese Teile eines Exports werden daher gezählt und gemeldet, aber nicht hinzugefügt.