E-Mail-Ordner in TrekMail Webmail verwalten

Ordner halten deinen Posteingang übersichtlich. TrekMail Webmail enthält Standard-Systemordner und erlaubt beliebig viele eigene Ordner.

Systemordner

Diese Ordner werden für jedes Postfach automatisch erstellt:

Systemordner können weder umbenannt noch gelöscht werden und stehen oben in der linken Ordnerliste.

Tipp: Verwende Archivieren, statt möglicherweise später benötigte E-Mails zu löschen. Sie verlassen den Posteingang, bleiben aber über die Suche auffindbar.

Ordner in der Seitenleiste anzeigen

Alle Ordner erscheinen links, eigene Ordner unter den Systemordnern. Lange Listen sind scrollbar. Bei ungelesenen Nachrichten zeigt ein Badge deren Anzahl, sonst erscheint kein Badge.

Eigenen Ordner erstellen

1. Klicke links in der Seitenleiste auf das Symbol + (Neuer Ordner) neben der Überschrift Ordner oder unten in der Ordnerliste auf Neuer Ordner. Dieselbe Schaltfläche gibt es auch unter Ordner verwalten (das Zahnradsymbol neben der Überschrift).
2. Gib einen Ordnername ein und wähle bei Bedarf eine Ordnerfarbe.
3. Klicke auf Neuer Ordner.

Der neue Ordner erscheint sofort in der Seitenleiste.

Verschachtelte Ordner: Um einen Ordner in einem anderen anzulegen, etwa einen Unterordner je Kunde in „Kunden“, zeige in der Seitenleiste auf den übergeordneten Ordner und klicke daneben auf das Symbol + (Neuer Unterordner). Auf dem Smartphone wird das Symbol immer angezeigt.

Ordner umbenennen

1. Klicke in der Seitenleiste auf das Zahnradsymbol (Ordner verwalten) neben der Überschrift Ordner.
2. Klicke neben dem Ordner auf Bearbeiten.
3. Gib den neuen Namen ein (hier kannst du auch die Farbe ändern).
4. Klicke auf Speichern.

Hinweis: Systemordner (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Spam, Papierkorb, Archiv) können nicht umbenannt werden. Ordner verwalten zeigt nur deine eigenen Ordner.

Ordner löschen

1. Öffne Ordner verwalten (das Zahnradsymbol neben der Überschrift Ordner).
2. Klicke neben dem Ordner auf Löschen. Um mehrere Ordner auf einmal zu löschen, markiere sie und lösche sie gemeinsam.
3. Bestätige die Abfrage: „Sind Sie sicher, dass Sie „[Ordner]“ löschen möchten? Nachrichten darin gehen unwiderruflich verloren.“

Warnung: Beim Löschen werden alle enthaltenen E-Mails dauerhaft und unwiederbringlich gelöscht. Verschiebe vorher alles, was du behalten möchtest.

Papierkorb oder Spam leeren

Webmail hat keine eigene Schaltfläche zum Leeren eines Ordners. Um einen ganzen Ordner zu leeren, wählst du alles darin aus und löschst es:

1. Öffne den Ordner, zum Beispiel Papierkorb oder Spam.
2. Aktiviere das Kontrollkästchen oben in der Liste.
3. Klicke im eingeblendeten Banner auf Alle X Nachrichten in [Ordner] auswählen (mehr dazu unten unter Alle Nachrichten eines Ordners auswählen).
4. Klicke auf Löschen.

Im Papierkorb werden die Nachrichten damit endgültig entfernt. In jedem anderen Ordner, auch in Spam, verschiebt Löschen die Nachrichten in den Papierkorb. Leere danach den Papierkorb, wenn du den Speicherplatz zurückhaben möchtest.

Kleine Ordner sind in ein bis zwei Sekunden erledigt. Ordner mit Tausenden Nachrichten werden im Hintergrund verarbeitet, und eine Meldung zeigt den Fortschritt: „X von N Nachrichten verarbeitet…“. Halte Webmail offen, bis „X Nachrichten verarbeitet.“ erscheint.

E-Mails zwischen Ordnern verschieben

Eine E-Mail: Klicke rechts darauf, wähle Verschieben nach und den Zielordner, oder ziehe sie auf einen Ordner links.

Mehrere E-Mails: Markiere die Nachrichten oder verwende Alle auswählen für die aktuelle Ansicht. Klicke oben auf Verschieben nach und wähle das Ziel.

Tipp: Wähle Nachrichten mit den Kontrollkästchen aus und lege sie über die Verschiebeaktion gemeinsam ab.

Alle Nachrichten eines Ordners auswählen

Das Hauptkontrollkästchen wählt zunächst nur die auf der aktuellen Seite sichtbaren Nachrichten, normalerweise 50. Ein Banner erscheint:

„N Nachrichten auf dieser Seite ausgewählt. Alle X Nachrichten in [Ordner] auswählen“

Klicke auf Alle X Nachrichten in [Ordner] auswählen. Die Auswahl umfasst nun jede Seite und noch nicht geladene Nachrichten. Archivieren, Spam melden, Löschen, Als gelesen markieren, Als ungelesen markieren und Verschieben nach gelten für den ganzen Ordner.

Ist eine Suche aktiv, lautet der Link Alle N zu dieser Suche passenden Nachrichten in [Ordner] auswählen, und die Auswahl umfasst nur die von dieser Suche gefundenen Nachrichten, nicht den ganzen Ordner. Bei Suchen, die sich nicht genau zählen lassen (zum Beispiel wenn auch Unterordner oder alle Ordner durchsucht werden), fehlt die Zahl. Wenn du die Suche löschst oder Esc drückst, wird auch die Auswahl aufgehoben.

In Alle Posteingänge lautet der Link nach einer Suche mit Nur Posteingänge so: Alle N zu dieser Suche passenden Nachrichten in allen Posteingängen auswählen. Er erfasst die Treffer in jedem Postfach, auch die nach den ersten 150, bis zu denen die Liste blättern kann, und jedes Postfach wendet seine eigenen Rechte an: In einem Postfach, für das du nur die Berechtigung Lesen hast, werden Archivieren, Löschen und Spam melden abgelehnt, und die Meldung am Ende zeigt, wie viele Nachrichten geändert wurden. Bei einer Suche in Alle Ordner oder wenn sich die Zahl der Treffer nicht zählen lässt, wird der Link nicht angeboten.

So lassen sich große Ordner bereinigen, ohne alle Nachrichten durch Scrollen zu laden.

Die Sammelaktionsleiste bietet:

• Archivieren
• Spam melden, verschiebt nach Spam; im Ordner Spam heißt dieselbe Schaltfläche Kein Spam und holt die Nachrichten aus Spam heraus
• Löschen, verschiebt in den Papierkorb; im Papierkorb werden die Nachrichten endgültig entfernt
• Als gelesen markieren / Als ungelesen markieren
• Verschieben nach (in einen anderen Ordner, öffnet die Ordnerauswahl)

Um eine Nachricht mit einem Stern zu markieren oder den Stern zu entfernen, nutze den Stern daneben oder klicke sie mit der rechten Maustaste an.

Bei sehr großen Aktionen aktualisiert sich die Anzeige: „1,250 von 8,400 Nachrichten verarbeitet…“. Halte Webmail bis zur Abschlussmeldung offen.

Ist ein Ordner außergewöhnlich groß, schlägt das System eine Einschränkung über Erweiterte Filter vor. Siehe E-Mails verfassen und senden oder den folgenden Suchabschnitt.

Ordner aus anderen E-Mail-Programmen

Webmail zeigt alle Ordner des Postfachs an, auch Ordner, die in einem anderen E-Mail-Programm (Outlook, Apple Mail, Thunderbird) erstellt wurden. Hier erstellte Ordner erscheinen auch in diesen Programmen.

Innerhalb eines Ordners suchen

Wähle zuerst links den Ordner und verwende dann die Suchleiste. Standardmäßig wird der aktuelle Ordner durchsucht.

Wähle mit Suchen in die Optionen Dieser Ordner + Unterordner oder Alle Ordner. Das Steuerelement erscheint im Schnellmenü und unter Erweiterte Filter. In der vereinten Ansicht „Alle Posteingänge“ wechselt es für alle zugänglichen Postfächer zwischen Nur Posteingänge und Alle Ordner.

Über Erweiterte Filter einschränken

Klicke neben der Suche auf Erweiterte Filter und kombiniere:

• E-Mail oder Name: Absenderadresse oder Anzeigename.
• Schlüsselwörter im Betreff: Wörter in der Betreffzeile.
• Schlüsselwörter im Nachrichtentext: Wörter im vollständigen Nachrichtentext.
• Von Datum / Bis Datum: Datumsbereich.
• Mit Anhang: nur Nachrichten mit Anhängen.
• Ungelesen / Markiert: nur ungelesene oder markierte Nachrichten.
• Letzte 7 Tage: schneller Datumsfilter.

Die Filter werden kombiniert. Anschließend kannst du mit Alle auswählen und einer Sammelaktion den gefilterten Satz bearbeiten.

Tipps für saubere Ordner

• Papierkorb und Spam leeren sich selbst. Eine Nachricht wird 30 Tage, nachdem sie in einem der beiden Ordner gelandet ist, endgültig gelöscht. Rette vorher alles, was du brauchst, und leere den Ordner selbst (siehe Papierkorb oder Spam leeren oben), wenn du den Speicher früher zurückhaben möchtest.
• Nutze Archiv für möglicherweise benötigte Inhalte. Die Suche findet alles darin; eigene Ordner eignen sich für aktiv durchsuchte Kategorien.
• Verschachtel nicht zu tief. Zwei Ebenen (Kunden → Acme Corp) sind übersichtlich, fünf unhandlich. Die Suche ersetzt meist tiefere Strukturen.