E-Mail-Ordner in TrekMail Webmail verwalten

Ordner halten deinen Posteingang übersichtlich. TrekMail Webmail enthält Standard-Systemordner und erlaubt beliebig viele eigene Ordner.

Systemordner

Diese Ordner werden für jedes Postfach automatisch erstellt:

Systemordner können weder umbenannt noch gelöscht werden und stehen oben in der linken Ordnerliste.

Tipp: Verwende Archive, statt möglicherweise später benötigte E-Mails zu löschen. Sie verlassen Inbox, bleiben aber über die Suche auffindbar.

Ordner in der Seitenleiste anzeigen

Alle Ordner erscheinen links, eigene Ordner unter den Systemordnern. Lange Listen sind scrollbar. Bei ungelesenen Nachrichten zeigt ein Badge deren Anzahl, sonst erscheint kein Badge.

Eigenen Ordner erstellen

1. Klicke links auf Manage folders oder auf + neben der Liste.
2. Klicke auf New folder.
3. Gib einen Namen ein.
4. Wähle optional einen parent folder, um ihn zu verschachteln.
5. Klicke auf Create.

Der neue Ordner erscheint sofort.

Verschachtelte Ordner: Ordner können in anderen Ordnern liegen, etwa „Kunden“ mit einem Unterordner je Kunde. Lege die Hierarchie beim Erstellen über den übergeordneten Ordner fest.

Ordner umbenennen

1. Klicke rechts auf den Ordner oder zeige darauf und klicke auf ⋯.
2. Wähle Rename.
3. Gib den neuen Namen ein.
4. Drücke Enter oder klicke auf Save.

Hinweis: Systemordner (Inbox, Sent, Drafts, Junk, Trash, Archive) können nicht umbenannt werden.

Ordner löschen

1. Klicke rechts auf den Ordner oder zeige darauf und klicke auf ⋯.
2. Wähle Delete.
3. Bestätige.

Warnung: Beim Löschen werden alle enthaltenen E-Mails dauerhaft und unwiederbringlich gelöscht. Verschiebe vorher alles, was du behalten möchtest.

Leere einen sehr vollen Ordner zuerst mit Empty folder. Das kann Timeouts vermeiden und zeigt den Fortschritt an.

Ordner leeren

Verwende Empty folder, um einen ganzen Ordner, meist Trash oder Spam, auf einmal zu leeren:

1. Öffne den Ordner.
2. Öffne das Menü ⋯ oder klicke rechts auf den Namen.
3. Wähle Empty folder.
4. Bestätige: „Alle Nachrichten in diesem Ordner dauerhaft löschen?“

Die Oberfläche zeigt den Fortschritt. Kleine Ordner benötigen ein bis zwei Sekunden. Ordner mit vielen Tausend Nachrichten werden im Hintergrund verarbeitet und zeigen „X von N Nachrichten werden verarbeitet...“.

Du kannst Webmail weiter verwenden. Schließe den Tab jedoch nicht während der Fortschrittsanzeige. Halte mindestens ein Fenster offen, bis „X Nachrichten verarbeitet“ den Abschluss bestätigt.

Der Ablauf funktioniert für jeden Ordner, ist aber besonders bei Junk und Trash nützlich, um schnell Speicher freizugeben.

E-Mails zwischen Ordnern verschieben

Eine E-Mail: Klicke rechts darauf, wähle Move to und den Zielordner, oder ziehe sie auf einen Ordner links.

Mehrere E-Mails: Markiere die Nachrichten oder verwende Select all für die aktuelle Ansicht. Klicke oben auf Move und wähle das Ziel.

Tipp: Wähle Nachrichten mit den Kontrollkästchen aus und lege sie über die Verschiebeaktion gemeinsam ab.

Alle Nachrichten eines Ordners auswählen

Das Hauptkontrollkästchen wählt zunächst nur die auf der aktuellen Seite sichtbaren Nachrichten, normalerweise 50. Ein Banner erscheint:

„Alle N Nachrichten auf dieser Seite sind ausgewählt. Alle X Nachrichten in [Ordner] auswählen?“

Klicke auf Select all X messages in [Folder]. Die Auswahl umfasst nun jede Seite und noch nicht geladene Nachrichten. Move, Mark as read, Delete, Star und Mark as spam gelten für den ganzen Ordner.

So lassen sich große Ordner bereinigen, ohne alle Nachrichten durch Scrollen zu laden.

Die Sammelaktionsleiste bietet:

• Mark as read / Mark as unread
• Star / Unstar
• Move in einen anderen Ordner
• Report spam, verschiebt nach Junk
• Not spam, entfernt aus Junk
• Delete, verschiebt nach Trash; ein zweiter Aufruf in Trash löscht dauerhaft

Bei sehr großen Aktionen aktualisiert sich die Anzeige: „1,250 von 8,400 Nachrichten werden verarbeitet...“. Halte Webmail bis zur Abschlussmeldung offen.

Ist ein Ordner außergewöhnlich groß, schlägt das System eine Einschränkung mit Advanced Filters vor. Siehe E-Mails verfassen und senden oder den folgenden Suchabschnitt.

Ordner abonnieren und Abonnement beenden

Von Outlook, Apple Mail oder Thunderbird erstellte Ordner können in TrekMail Webmail zunächst verborgen sein. Hier erstellte Ordner sind überall sichtbar.

Verborgenen Ordner anzeigen:

1. Klicke auf Manage folders.
2. Suche den grau dargestellten Ordner.
3. Aktiviere den Schalter daneben.
4. Der Ordner erscheint links.

Ordner verbergen, ohne ihn zu löschen:

1. Klicke auf Manage folders.
2. Suche den Ordner.
3. Deaktiviere das Abonnement.

Ordner und Inhalt bleiben im Postfach und werden nur in diesem Client verborgen. Andere verbundene Clients sind davon nicht betroffen.

Innerhalb eines Ordners suchen

Wähle zuerst links den Ordner und verwende dann die Suchleiste. Standardmäßig wird der aktuelle Ordner durchsucht.

Wähle mit Search in die Optionen This folder + subfolders oder All folders. Das Steuerelement erscheint im Schnellmenü und unter Advanced Filters. In der vereinten Ansicht „All inboxes“ wechselt es für alle zugänglichen Postfächer zwischen Inboxes only und All folders.

Mit Advanced Filters einschränken

Klicke neben der Suche auf Advanced Filters und kombiniere:

• Email or name: Absenderadresse oder Anzeigename.
• Keywords in subject: Wörter in der Betreffzeile.
• Keywords in email body: Wörter im vollständigen Nachrichtentext.
• From / To Date: Datumsbereich.
• Has attachment: nur Nachrichten mit Anhängen.
• Unread / Starred: nur ungelesene oder markierte Nachrichten.
• Last 7 days: schneller Datumsfilter.

Die Filter werden kombiniert. Anschließend kannst du mit Select all und einer Sammelaktion den gefilterten Satz bearbeiten.

Tipps für saubere Ordner

• Leere Junk regelmäßig. Monatliches Leeren reduziert den Speicherbedarf aktiver Postfächer.
• Leere Trash regelmäßig. Gelöschte Nachrichten belegen bis zum Leeren Speicher.
• Nutze Archive für möglicherweise benötigte Inhalte. Die Suche findet alles darin; eigene Ordner eignen sich für aktiv durchsuchte Kategorien.
• Verschachtel nicht zu tief. Zwei Ebenen (Kunden → Acme Corp) sind übersichtlich, fünf unhandlich. Die Suche ersetzt meist tiefere Strukturen.