Über eine extern gehostete Domain mit TrekMail senden

Manche Domains sollten niemals umziehen. Ein Kunde arbeitet mit Google Workspace oder Microsoft 365, alle kennen die Abläufe und niemand möchte eine Migration. Trotzdem soll Ihr Team die Kundenpost aus TrekMail beantworten, mit der eigenen Adresse des Kunden und ohne sichtbaren Unterschied für Außenstehende.

Dafür ist eine reine Versanddomain gedacht. TrekMail bestätigt, dass Sie die Domain kontrollieren, und sendet über ihre Adressen. Eingehende Nachrichten landen unverändert beim bisherigen Anbieter, weil Sie den MX-Eintrag nicht anfassen.

Wann ist dieser Modus sinnvoll?

Verwenden Sie eine reine Versanddomain, wenn alle folgenden Punkte gelten:

• Die E-Mails der Domain werden bei einem anderen Anbieter gehostet und bleiben dort.
• Sie können TXT-Einträge im DNS der Domain ergänzen.
• Antworten sollen mit der Adresse dieser Domain und nicht mit Ihrer eigenen versendet werden.

Soll TrekMail die Nachrichten tatsächlich empfangen und Postfächer, Speicher und Suche bereitstellen, richten Sie die Domain stattdessen normal ein und lassen Sie den MX auf unsere Server zeigen.

So fließen die Nachrichten

Am Posteingang des Kunden ändert sich nichts. Sein Anbieter empfängt weiterhin alle Nachrichten. Eine Kopie wird an ein TrekMail-Postfach weitergeleitet, meist an ein gemeinsames Postfach, in dem Ihr Team bereits arbeitet.

Bei einer Antwort aus diesem Postfach wählt das Team die Markenadresse des Kunden im Feld Von. Die Antwort geht über TrekMail oder, falls eingerichtet, über einen gespeicherten SMTP-Dienst. Sie erscheint anschließend im Ordner Gesendet des gemeinsamen Postfachs und ist für das ganze Team sichtbar.

Posteingang, sichtbare Absenderadresse und Versandweg sind somit drei unabhängige Entscheidungen. Genau darum geht es.

Vor dem Start

Sie benötigen:

• Zugriff auf das DNS der Domain mit der Möglichkeit, drei TXT-Einträge anzulegen.
• Ein TrekMail-Postfach oder gemeinsames Postfach, in dem die weitergeleiteten Kopien landen. Es kann auf jeder Ihrer Domains liegen.
• Eine Weiterleitungsregel beim Anbieter des Kunden. TrekMail erstellt diese nicht. Sie gehört in Google Workspace, Microsoft 365 oder den jeweils verwendeten Dienst.

Den MX-Eintrag müssen und sollten Sie nicht ändern.

Einrichtung

1. Domain hinzufügen.

Öffnen Sie Domains → Domain hinzufügen und tragen Sie die Kundendomain wie gewohnt ein.

2. Angeben, dass die E-Mails woanders gehostet werden.

Öffnen Sie die Domain und wählen Sie unter ihrem Namen Eingehende E-Mail. Entscheiden Sie sich für Eingehende E-Mails bleiben beim bisherigen Anbieter und speichern Sie. Der DNS-Tab fordert sofort keinen MX-Eintrag mehr.

Diese Option befindet sich ausschließlich in diesem Steuerelement. Es steht in jedem Tab direkt unter dem Domainnamen, damit Sie nicht in anderen Einstellungen danach suchen müssen. Solange die Domain noch normal eingerichtet ist, gilt außerdem: In der Liste der DNS-Konflikte erscheint der MX eines anderen Anbieters als zu prüfender Punkt, niemals als Eintrag, der gelöscht werden soll.

3. Drei TXT-Einträge veröffentlichen.

Der DNS-Tab zeigt jetzt nur SPF, DKIM und DMARC. Tragen Sie diese beim DNS-Anbieter der Domain ein.

Der DKIM-Eintrag bestätigt zugleich, dass Sie die Domain kontrollieren. Sein Wert ist ein ausschließlich für diese Domain erzeugter Schlüssel. Mit seiner Veröffentlichung erbringen Sie den Nachweis, ohne einen zusätzlichen Bestätigungseintrag anlegen und wieder löschen zu müssen.

Zur DKIM-Zeile. Möglicherweise verwendet ein anderer E-Mail-Dienst bereits den üblichen Namen dkim._domainkey. Ersetzen Sie diesen Eintrag nicht, denn er gehört zum anderen Dienst. TrekMail nutzt bei Bedarf einen anderen Namen. Kopieren Sie den exakten Namen und Wert aus dem DNS-Tab dieser Domain. Beide Dienste können anschließend weiterhin ihre eigenen Nachrichten signieren.

Hat die Domain bereits einen langen SPF-Eintrag, lesen Sie vor der Änderung die Warnung im Tab. SPF erlaubt insgesamt zehn DNS-Abfragen. Bei einer Domain, die schon Google Workspace, ein CRM und ein Newsletterwerkzeug enthält, kann ein einziger Eintrag bis zur Grenze fehlen. Eine Überschreitung bricht SPF für alle E-Mails der Domain, nicht nur für den über TrekMail versendeten Teil.

4. Markenadressen hinzufügen.

Öffnen Sie das Postfach, das die weitergeleiteten Kopien empfängt, wechseln Sie zu Aliase und fügen Sie die Kundenadresse hinzu, zum Beispiel admin@clientdomain.com. Wählen Sie dabei die Kundendomain und aktivieren Sie das Senden.

Die Adresse erscheint danach im Tab Absenderadressen der Domain. Sie wird nicht von selbst in die Von-Liste des Postfachs aufgenommen. Das ist beabsichtigt: Eine Adresse auf einer nicht von TrekMail gehosteten Domain muss von ihrer eigenen Domain signiert versendet werden. Deshalb wird sie einmal als Senden-als-Adresse hinzugefügt, statt wie ein gewöhnlicher Alias übernommen zu werden. Öffnen Sie das Postfach in Webmail, gehen Sie zu Einstellungen → Absenderadressen und fügen Sie sie dort hinzu. Danach steht sie wie jede andere Adresse in der Von-Liste.

5. Versandweg wählen.

Standardmäßig folgen alle Adressen der Domain ihrer Einstellung im Tab SMTP: entweder dem verwalteten TrekMail-Dienst oder einem gespeicherten SMTP-Profil wie Mailjet, Brevo oder SMTP2Go. Eine Änderung gilt für jede Adresse dieser Domain.

Benötigt eine einzelne Adresse einen anderen Anbieter, kann ein Kontoinhaber ihren Versandweg beim Hinzufügen abweichend festlegen.

Richtige Absenderadresse für Antworten verwenden

Öffnen Sie das gemeinsame Postfach in Webmail, gehen Sie zu Einstellungen → Absenderadressen und wählen Sie den Ausgangspunkt für Antworten:

• Adresse, die die Nachricht empfangen hat: Sinnvoll, wenn mehrere Markenadressen im selben Postfach ankommen und jede Unterhaltung mit ihrer eigenen Adresse beantwortet werden soll.
• Standardadresse für neue Nachrichten: Sinnvoll, wenn Kopien an eine Sammeladresse gehen, aber jede Antwort mit der öffentlichen Kundenadresse versendet werden soll.

Die zweite Option passt zu den meisten Einrichtungen mit weitergeleiteten Kopien. Die Adresse, an der die Kopie eingeht, ist Ihr Sammelpostfach und nicht die Adresse, an die der Absender geschrieben hat.

Grenzen einer reinen Versanddomain

• Sie kann keine Postfächer enthalten. Da TrekMail nicht der Mailhost ist, gibt es kein Zustellziel.
• Sie kann aus demselben Grund weder Catch-all noch Weiterleitungsadressen verwenden.
• Sie kann nicht als Domain einer Einladung zur Postfacheinrichtung dienen. Domainauswahlen, die ein Postfach erzeugen, lassen sie weg. Wurde eine Einladung vor dem späteren Wechsel verschickt, wird sie beim Öffnen abgelehnt und fordert den Empfänger auf, eine neue anzufordern.
• Sie erscheint weder in Autodiscover noch in der Einrichtung von E-Mail-Programmen. Diese Angaben gehören zum Anbieter, der die E-Mails tatsächlich hostet. Würden unsere Daten veröffentlicht, versuchte Outlook, den Kunden mit einem hier nicht vorhandenen Konto zu verbinden.
• Sie erstellt nicht die Weiterleitungsregel beim Anbieter des Kunden.

Einrichtung über API oder KI-Agent

Alles oben Beschriebene ist auch ohne Dashboard verfügbar.

POST /api/v1/domains akzeptiert mail_hosting: "external", sodass eine Domain von Anfang an als reine Versanddomain hinzugefügt werden kann. PATCH /api/v1/domains/{id}/mail-hosting ändert eine bestehende Domain und GET /api/v1/domains meldet den jeweiligen Typ. Enthält eine Domain noch Postfächer, wird der Wechsel verweigert, bis die Anfrage mit confirm_mailboxes_stop_receiving: true wiederholt wird. Dies entspricht der bewussten Bestätigung im Dashboard durch Eingabe des Domainnamens.

Die MCP-Werkzeuge heißen create_domain, set_domain_mail_hosting und list_domains und benötigen jeweils den Geltungsbereich domains:write. Die Markenadresse wird anschließend mit create_identity, kind=send_as und ohne external_account_id hinzugefügt.

Die Anforderung eines Postfachs auf einer solchen Domain wird mit 422 domain_hosts_no_mailboxes abgelehnt, eine Einladung mit 409 und demselben Code. In beiden Fällen lautet der Wert retryable: false. Eine Stapelverarbeitung nennt den Grund pro Zeile statt nur eines allgemeinen Fehlers. Kein erneuter Versuch kann daran etwas ändern. Die DNS-Endpunkte lassen MX bei diesen Domains aus den erforderlichen Einträgen weg und markieren die Zeile als ungeprüft, weil die E-Mails woanders gehostet werden. Ein Agent, der diese Daten liest, wird daher nie vorschlagen, den MX auf TrekMail zu richten.

Später den Modus wechseln

Über dieselbe Option Eingehende E-Mail können Sie eine Domain in beide Richtungen umstellen.

Der Wechsel einer normalen Domain in den reinen Versandmodus stoppt den Empfang ihrer Postfächer. Deshalb müssen Sie zuerst den Domainnamen eingeben. Es wird nichts gelöscht. Nach der Rückkehr zum normalen Modus beginnt die Zustellung wieder, sobald MX erneut auf TrekMail zeigt.