שליחה מדומיין שאינו מתארח ב-TrekMail

יש דומיינים שעדיף לא להעביר. הלקוח מנהל את העסק ב-Google Workspace או ב-Microsoft 365, כולם רגילים למערכת ואף אחד אינו רוצה לעבור. ובכל זאת, הצוות שלכם צריך לענות לדואר של אותו לקוח מתוך TrekMail, באמצעות הכתובת של הלקוח עצמו, בלי שאנשים מחוץ לצוות יבחינו בהבדל.

לכך מיועד דומיין לשליחה בלבד. TrekMail מוודאת שהדומיין בשליטתכם ושולחת מהכתובות שלו. הדואר הנכנס ממשיך להגיע בדיוק למקום שאליו הוא מגיע כיום, מפני שאינכם משנים את רשומת ה-MX.

מתי להשתמש במצב הזה

השתמשו בדומיין לשליחה בלבד כאשר כל התנאים הבאים מתקיימים:

• הדואר של הדומיין מתארח אצל ספק אחר ויישאר שם.
• ניתן להוסיף רשומות TXT ל-DNS של הדומיין.
• התשובות צריכות לצאת מהכתובת של אותו דומיין, ולא מהכתובת שלכם.

אם אתם רוצים ש-TrekMail תקבל את הדואר בפועל ותספק תיבות, אחסון וחיפוש, הגדירו את הדומיין בדרך הרגילה והפנו את ה-MX שלו אלינו.

כיצד הדואר עובר

אין שינוי בדואר הנכנס של הלקוח. הספק שלו ממשיך לקבל אותו כרגיל, ועותק מועבר לתיבת TrekMail, בדרך כלל לתיבה משותפת שבה הצוות שלכם כבר עובד.

כשחבר צוות משיב מתוך התיבה המשותפת, הוא בוחר בכתובת הממותגת של הלקוח בשדה מאת. התשובה יוצאת דרך TrekMail, או דרך שירות SMTP שמור אם אתם משתמשים בשירות כזה, ונשמרת בתיקיית הדואר שנשלח של התיבה המשותפת כדי שכל הצוות יוכל לראות אותה.

התיבה הנכנסת, הכתובת שמוצגת לנמען ונתיב השליחה הם שלוש בחירות נפרדות. זה הרעיון כולו.

לפני שמתחילים

נדרשים לכם הדברים הבאים:

• גישה ל-DNS של הדומיין עם הרשאה להוסיף שלוש רשומות TXT.
• תיבת TrekMail רגילה או משותפת שתקבל את העותקים המועברים. היא יכולה להשתייך לכל אחד מהדומיינים שלכם.
• כלל העברה אצל הספק של הלקוח. TrekMail אינה יוצרת אותו עבורכם. יש להגדיר אותו ב-Google Workspace, ב-Microsoft 365 או בשירות שבו הלקוח משתמש.

אין צורך לשנות את רשומת ה-MX, ואין לשנות אותה.

הגדרת הדומיין

1. הוסיפו את הדומיין.

עברו אל דומיינים ← הוספת דומיין והזינו את הדומיין של הלקוח בדרך הרגילה.

2. ציינו שהדואר מתארח במקום אחר.

פתחו את הדומיין והשתמשו באפשרות דואר נכנס שמתחת לשמו. בחרו הדואר הנכנס נשאר אצל הספק הנוכחי ושמרו. לשונית DNS תפסיק מיד לבקש רשומת MX.

זה המקום היחיד שבו נמצאת ההגדרה הזאת. האפשרות מופיעה מתחת לשם הדומיין בכל לשונית, כך שאין צורך לחפש אותה בין ההגדרות. כדאי לדעת עוד דבר כל עוד הדומיין מוגדר במצב הרגיל: אם תפתחו את רשימת התנגשויות ה-DNS, רשומת MX ששייכת לספק אחר תוצג כפריט שכדאי לבדוק, ולעולם לא כפריט שיש למחוק.

3. פרסמו שלוש רשומות TXT.

לשונית DNS מציגה כעת רק SPF, DKIM ו-DMARC. הוסיפו אותן אצל ספק ה-DNS של הדומיין.

רשומת DKIM משמשת גם כדי לוודא שהדומיין בשליטתכם. הערך שלה הוא מפתח שנוצר עבור הדומיין הזה בלבד. פרסום המפתח מוכיח את השליטה בלי להוסיף רשומת אימות נפרדת ולאחר מכן למחוק אותה.

על שורת DKIM. ייתכן ששירות דואר אחר כבר משתמש בשם הנפוץ dkim._domainkey. אל תחליפו את הרשומה הזאת, משום שהיא שייכת לשירות האחר. TrekMail משתמשת בשם אחר לפי הצורך. העתיקו במדויק את השם ואת הערך שמופיעים בלשונית DNS של הדומיין. כך שני השירותים יוכלו להמשיך לחתום על הדואר שהם שולחים.

אם לדומיין כבר יש רשומת SPF ארוכה, קראו את האזהרה בלשונית לפני שתערכו אותה. SPF מתיר בסך הכול עשר שאילתות DNS. דומיין שכבר מציין את Google Workspace, מערכת CRM וכלי לדיוור עשוי להיות במרחק של פריט אחד מהמגבלה. חריגה מהמגבלה שוברת את SPF עבור כל הדואר של הדומיין, ולא רק עבור החלק שאנחנו שולחים.

4. הוסיפו את הכתובות הממותגות.

פתחו את התיבה שמקבלת את העותקים המועברים, עברו אל כינויים והוסיפו את כתובת הלקוח, למשל admin@clientdomain.com, תוך בחירת הדומיין של הלקוח. הפעילו שליחה מהכתובת הזאת.

הכתובת תופיע בלשונית כתובות שליחה של הדומיין. היא אינה מצטרפת מעצמה לרשימת מאת של התיבה, וזה מכוון. כתובת בדומיין שאיננו מארחים חייבת לצאת חתומה בידי הדומיין שלה, ולכן מוסיפים אותה פעם אחת ככתובת לשליחה בשם ולא קולטים אותה ככינוי רגיל. פתחו את התיבה בדואר האינטרנטי, עברו אל הגדרות ← כתובות שליחה והוסיפו אותה שם. לאחר מכן היא תופיע ברשימת מאת כמו כל כתובת אחרת.

5. בחרו את נתיב השליחה.

כברירת מחדל, כל כתובת בדומיין פועלת לפי ההגדרה של הדומיין בלשונית SMTP: השירות המנוהל של TrekMail או פרופיל SMTP שמור, כגון Mailjet, Brevo או SMTP2Go. שינוי יחיד יחול על כל הכתובות בדומיין.

אם כתובת אחת זקוקה לספק אחר, בעל החשבון יכול לבחור עבורה נתיב שונה בעת הוספתה.

שימוש בכתובת הנכונה בתשובות

פתחו את התיבה המשותפת בדואר האינטרנטי, עברו אל הגדרות ← כתובות שליחה ובחרו כיצד יתחילו התשובות:

• הכתובת שקיבלה את ההודעה: מתאימה כאשר כמה כתובות ממותגות מגיעות לאותה תיבה וכל שיחה צריכה לקבל תשובה מהכתובת שלה.
• כתובת ברירת המחדל להודעות חדשות: מתאימה כאשר העותקים מגיעים לכתובת איסוף אחת, אך כל התשובות צריכות לצאת מהכתובת הציבורית של הלקוח.

האפשרות השנייה מתאימה לרוב ההגדרות של עותקים מועברים, מפני שהכתובת שאליה נמסר העותק היא תיבת האיסוף שלכם ולא הכתובת שאליה כתב הלקוח הסופי.

מה דומיין לשליחה בלבד אינו יכול לעשות

• אי אפשר להחזיק בו תיבות דואר. אין מקום למסירת הדואר מפני שאיננו ספק האירוח שלו.
• מאותה סיבה, אי אפשר להשתמש בו בכתובת catch-all או בכתובות העברה.
• אי אפשר לבחור בו כדומיין בהזמנה להגדרת תיבה. בוררי דומיין שמובילים ליצירת תיבה אינם מציגים אותו. אם הזמנה נשלחה לפני שהדומיין הועבר למצב שליחה בלבד, היא תידחה כשהנמען יפתח אותה ותוצג לו הנחיה לבקש מכם הזמנה חדשה.
• הוא אינו מופיע בגילוי אוטומטי או בהגדרות של תוכנות דואר. ההגדרות האלה שייכות לספק שמחזיק בפועל את הדואר. פרסום ההגדרות שלנו יגרום ל-Outlook של הלקוח לנסות להתחבר לחשבון שאינו קיים כאן.
• הוא אינו יוצר את כלל ההעברה אצל הספק של הלקוח.

הגדרה דרך API או סוכן בינה מלאכותית

אפשר לבצע את כל הפעולות שלעיל ללא לוח הבקרה.

הקריאה POST /api/v1/domains מקבלת mail_hosting: "external", ולכן ניתן להוסיף דומיין לשליחה בלבד כבר מההתחלה. הקריאה PATCH /api/v1/domains/{id}/mail-hosting משנה דומיין קיים, ו-GET /api/v1/domains מדווחת מהו הסוג של כל דומיין. אם עדיין יש בדומיין תיבות, השינוי יידחה עד שתשלחו שוב עם confirm_mailboxes_stop_receiving: true. זהו אישור מכוון, בדומה להקלדת שם הדומיין בלוח הבקרה.

כלי MCP הם create_domain, set_domain_mail_hosting ו-list_domains, וכולם דורשים את ההיקף domains:write. לאחר מכן מוסיפים את הכתובת הממותגת באמצעות create_identity עם kind=send_as וללא external_account_id.

בקשה לתיבה בדומיין כזה נדחית עם 422 domain_hosts_no_mailboxes. הזמנה נדחית עם 409 ועם אותו קוד, ובשני המקרים retryable: false. פעולה מרוכזת מציגה את הסיבה לכל שורה במקום כישלון כללי. ניסיון חוזר לא יוכל להצליח. נקודות הקצה של DNS משמיטות את MX מרשימת הרשומות הנדרשות לדומיינים האלה ומסמנות את השורה כלא בדוקה, מפני שהדואר מתארח במקום אחר. לכן סוכן שקורא את הנתונים לא יציע להפנות את MX אלינו.

מעבר למצב אחר בהמשך

אפשר להעביר דומיין לכל אחד משני המצבים באמצעות אותה אפשרות דואר נכנס.

העברת דומיין רגיל למצב שליחה בלבד מפסיקה את הקבלה בתיבות שלו, ולכן אנו מבקשים להקליד תחילה את שם הדומיין. שום דבר אינו נמחק. אם תחזירו את הדומיין למצב הרגיל, המסירה תתחדש לאחר שרשומת ה-MX תפנה שוב אל TrekMail.