ניהול תיקיות דוא״ל ב-TrekMail Webmail

תיקיות עוזרות לשמור על תיבת הדואר הנכנס נוחה לניהול. TrekMail Webmail מגיע עם קבוצה תקנית של תיקיות מערכת ומאפשר ליצור תיקיות מותאמות אישית במספר הדרוש לכם.

תיקיות מערכת

התיקיות הבאות נוצרות אוטומטית עבור כל תיבת דואר ולכל אחת תפקיד מסוים:

אי אפשר לשנות את השם של תיקיות מערכת או למחוק אותן. הן מופיעות בראש רשימת התיקיות בסרגל הצד השמאלי.

עצה: השתמשו בארכיון במקום למחוק הודעות שאולי תזדקקו להן מאוחר יותר. הודעות בארכיון אינן מופיעות בדואר הנכנס, אך קל למצוא אותן בחיפוש.

הצגת תיקיות בסרגל הצד

כל התיקיות מופיעות בסרגל הצד השמאלי של Webmail. תיקיות מותאמות מופיעות מתחת לתיקיות המערכת. אם יש לכם תיקיות רבות, אפשר לגלול ברשימה.

תיקיות עם הודעות שלא נקראו מציגות תגית מספר לצד שמן. תיקיות שאין בהן הודעות שלא נקראו אינן מציגות תגית.

יצירת תיקייה מותאמת

1. בסרגל הצד השמאלי, לחצו על סמל + (תיקייה חדשה) לצד הכותרת תיקיות, או על תיקייה חדשה בתחתית רשימת התיקיות. אותו לחצן נמצא גם בניהול תיקיות (סמל גלגל השיניים לצד הכותרת).
2. הזינו שם התיקייה, ואם תרצו, בחרו צבע התיקייה.
3. לחצו על תיקייה חדשה.

התיקייה החדשה מופיעה מיד בסרגל הצד.

תיקיות מקוננות: כדי ליצור תיקייה בתוך תיקייה אחרת, לדוגמה תיקיית משנה לכל לקוח בתוך "לקוחות", העבירו את הסמן מעל תיקיית האב בסרגל הצד ולחצו על סמל + (תיקיית משנה חדשה) לצידה. בטלפון הסמל מוצג תמיד.

שינוי שם של תיקייה

1. לחצו על סמל גלגל השיניים (ניהול תיקיות) לצד הכותרת תיקיות בסרגל הצד.
2. לחצו על ערוך לצד התיקייה.
3. הקלידו את השם החדש (אפשר גם לשנות כאן את הצבע).
4. לחצו על שמור.

הערה: אי אפשר לשנות את שמות תיקיות המערכת: דואר נכנס, נשלח, טיוטות, דואר זבל, אשפה וארכיון. ניהול תיקיות מציג רק את התיקיות שיצרתם בעצמכם.

מחיקת תיקייה

1. פתחו את ניהול תיקיות (סמל גלגל השיניים לצד הכותרת תיקיות).
2. לחצו על מחק לצד התיקייה. כדי למחוק כמה תיקיות בבת אחת, סמנו אותן ומחקו אותן יחד.
3. אשרו את ההודעה: "האם אתה בטוח שברצונך למחוק את "[Folder]"? הודעות בתוכה יאבדו לצמיתות."

אזהרה: מחיקת תיקייה מוחקת לצמיתות גם את כל הדוא״ל שבתוכה. אין דרך לשחזר הודעות שנמחקו. העבירו לתיקייה אחרת כל דבר שברצונכם לשמור לפני המחיקה.

ריקון האשפה או דואר הזבל

אין ב-Webmail לחצן נפרד לריקון תיקייה. כדי לנקות תיקייה שלמה, בחרו את כל מה שבה ומחקו:

1. פתחו את התיקייה, לדוגמה אשפה או דואר זבל.
2. סמנו את תיבת הסימון בראש הרשימה.
3. לחצו על בחר את כל X ההודעות ב-[Folder] בכרזה שמופיעה (פרטים נוספים בבחירת כל ההודעות בתיקייה בהמשך).
4. לחצו על מחק.

באשפה, הפעולה מוחקת את ההודעות לצמיתות. בכל תיקייה אחרת, כולל דואר זבל, מחק מעביר את ההודעות לאשפה, ולכן רוקנו את האשפה לאחר מכן אם תרצו לפנות את האחסון.

בתיקיות קטנות זה נמשך שנייה או שתיים. תיקיות עם אלפי הודעות מעובדות ברקע, והודעת התקדמות מציגה את המצב: "מעבד X מתוך N הודעות…". השאירו את Webmail פתוח עד שיופיע "X הודעות עובדו."

העברת הודעות דוא״ל בין תיקיות

הודעת דוא״ל אחת: לחצו לחיצה ימנית על ההודעה ברשימה ובחרו העבר אל, ואז בחרו את תיקיית היעד. אפשר גם לגרור את ההודעה מהרשימה ולהניח אותה על תיקייה בסרגל הצד.

מספר הודעות דוא״ל: סמנו את תיבת הסימון לצד כל הודעה שברצונכם להעביר, או השתמשו בבחר הכל כדי לבחור את כל מה שבתצוגה הנוכחית. לאחר מכן לחצו על העבר אל בסרגל הפעולות המרוכזות בחלק העליון ובחרו את תיקיית היעד.

עצה: בחרו הודעות באמצעות תיבות הסימון, ואז השתמשו בפעולת ההעברה בסרגל הכלים המרוכז כדי לתייק אותן יחד.

בחירת כל ההודעות בתיקייה (בחירת הכול בתיקייה)

כאשר מסמנים את תיבת הסימון הראשית בראש תיקייה, בהתחלה נבחרות רק ההודעות שמוצגות בעמוד הנוכחי, בדרך כלל 50 בכל עמוד. כרזה מופיעה בראש הרשימה:

"N הודעות בעמוד זה נבחרו. בחר את כל X ההודעות ב-[Folder]"

לחצו על הקישור בחר את כל X ההודעות ב-[Folder]. הבחירה תתרחב לכל הודעה בתיקייה, כולל הודעות בעמודים מאוחרים יותר שטרם נטענו. כעת כל פעולה מרוכזת, כגון ארכיון, דווח כדואר זבל, מחק, סמן כנקרא, סמן כלא נקרא או העבר אל, תחול על התיקייה כולה.

כשחיפוש פעיל, הקישור הופך לבחר את כל N ההודעות התואמות לחיפוש זה ב-[Folder], והבחירה כוללת רק את ההודעות שהחיפוש מצא, לא את כל התיקייה. בחיפוש שאי אפשר לספור במדויק (למשל חיפוש שכולל גם תיקיות משנה או את כל התיקיות), המספר לא מוצג. ניקוי החיפוש או הקשה על Esc מנקים גם את הבחירה.

בכל הדואר הנכנס, אחרי חיפוש בתיבות דואר נכנס בלבד, הקישור הופך לבחר את כל N ההודעות התואמות לחיפוש זה בכל הדואר הנכנס. הוא כולל את התוצאות התואמות בכל התיבות, גם אלה שמעבר ל-150 הראשונות שאפשר לדפדף בהן ברשימה, וכל תיבה מחילה את ההרשאות שלה: בתיבה שבה יש לכם רק הרשאת קריאה, העברה לארכיון, מחיקה ודיווח על דואר זבל נדחים, וההתראה בסוף מציינת כמה הודעות שונו. הקישור לא מוצע בחיפוש בכל התיקיות, או כשאי אפשר לספור את מספר התוצאות התואמות.

זהו הנתיב העיקרי לניקוי תיקיות ענקיות. אין צורך לגלול ולטעון כדי לבחור הכול.

סרגל הפעולות המרוכזות בראש התיקייה מאפשר לכם:

• ארכיון
• דווח כדואר זבל, מעבירה לדואר זבל; בדואר זבל אותו לחצן הוא לא דואר זבל, ומוציא את ההודעות מדואר זבל
• מחק, מעבירה לאשפה; באשפה ההודעות נמחקות לצמיתות
• סמן כנקרא / סמן כלא נקרא
• העבר אל תיקייה אחרת, פותחת את בורר התיקיות

כדי לסמן הודעה בכוכב או להסיר את הכוכב, השתמשו בכוכב שלצידה או לחצו עליה לחיצה ימנית.

בפעולות מרוכזות גדולות מאוד, הודעת ההתקדמות מתעדכנת תוך כדי: "מעבד 1,250 מתוך 8,400 הודעות…". השאירו את Webmail פתוח עד שיופיע אישור ההשלמה.

אם תיקייה גדולה במיוחד, הרבה מעבר למגבלת הפעולה המרוכזת המעשית, המערכת תציע לצמצם את הבחירה באמצעות מסננים מתקדמים. זהו לוח החיפוש; לפרטים בצד הכתיבה ראו כתיבה ושליחה של דוא״ל, או את סעיף החיפוש להלן.

תיקיות מאפליקציות דואר אחרות

Webmail מציג את כל התיקיות בתיבה, כולל תיקיות שנוצרו בתוכנת דואר אחרת (Outlook, Apple Mail, Thunderbird). תיקיות שתיצרו כאן מופיעות גם בתוכנות האלה.

חיפוש בתוך תיקייה

כדי לחפש בתיקייה מסוימת, לחצו תחילה על התיקייה בסרגל הצד כדי לבחור בה, ואז השתמשו בסרגל החיפוש בחלק העליון. טווח החיפוש הוא כברירת מחדל התיקייה שנבחרה כעת.

כדי להרחיב את הטווח, השתמשו בבורר חיפוש ב. הוא מופיע בתפריט המהיר בזמן ההקלדה ובחלונית מסננים מתקדמים. בחרו תיקייה זו + תיקיות משנה או כל התיקיות כדי לחפש בתיבה כולה בבת אחת. בתצוגה המאוחדת "כל הדואר הנכנס", אותו בורר מחליף בין תיבות דואר נכנס בלבד לבין כל התיקיות בכל תיבה שנגישה לכם.

צמצום באמצעות מסננים מתקדמים

לחצו על החץ מסננים מתקדמים לצד תיבת החיפוש כדי להוסיף מסננים מובנים:

• דוא"ל או שם: סינון לפי כתובת השולח או שם התצוגה.
• מילות מפתח בנושא: התאמת מילים בשורת הנושא.
• מילות מפתח בגוף ההודעה: התאמת מילים בתוך גוף ההודעה, בחיפוש תוכן מלא.
• מתאריך / עד תאריך: הגבלה לפי טווח תאריכים.
• עם קובץ מצורף: רק הודעות עם קבצים מצורפים.
• לא נקרא / מסומן בכוכב: רק הודעות שלא נקראו או שסומנו בכוכב.
• 7 הימים האחרונים: מסנן תאריך מהיר.

המסננים משתלבים זה בזה. לאחר שצמצמתם את הרשימה, תוכלו לבצע פעולות מרוכזות על הקבוצה המסוננת באותו אופן כמו בתצוגת תיקייה רגילה, באמצעות הפעולה בחר הכל ואז פעולה מרוכזת.

עצות לשמירה על תיקיות מסודרות

• האשפה ודואר הזבל מתרוקנים מעצמם. הודעה נמחקת לצמיתות 30 יום אחרי שהגיעה לאחת משתי התיקיות. שחזרו כל מה שאתם צריכים לפני כן, ורוקנו את התיקייה בעצמכם (ראו ריקון האשפה או דואר הזבל למעלה) אם אתם רוצים לפנות את האחסון מוקדם יותר.
• השתמשו בארכיון במקום בתיקיות עבור "דברים שאולי אצטרך". ארכיון הוא תיקייה אחת בלבד, והחיפוש מוצא כל דבר בתוכה. תיקיות מותאמות מתאימות ביותר לתוכן שאתם מעיינים בו באופן פעיל לפי קטגוריה.
• אל תקננו תיקיות לעומק. שתי רמות, כגון לקוחות ← Acme Corp, נקראות בבירור; חמש רמות יוצרות עומס. אם אתם רוצים לקנן עמוק יותר, בדרך כלל החיפוש ימצא את הדרוש בלי המבנה הנוסף.