ניהול תיקיות דוא״ל ב-TrekMail Webmail

תיקיות עוזרות לשמור על תיבת הדואר הנכנס נוחה לניהול. TrekMail Webmail מגיע עם קבוצה תקנית של תיקיות מערכת ומאפשר ליצור תיקיות מותאמות אישית במספר הדרוש לכם.

תיקיות מערכת

התיקיות הבאות נוצרות אוטומטית עבור כל תיבת דואר ולכל אחת תפקיד מסוים:

אי אפשר לשנות את השם של תיקיות מערכת או למחוק אותן. הן מופיעות בראש רשימת התיקיות בסרגל הצד השמאלי.

עצה: השתמשו בארכיון במקום למחוק הודעות שאולי תזדקקו להן מאוחר יותר. הודעות בארכיון אינן מופיעות בדואר הנכנס, אך קל למצוא אותן בחיפוש.

הצגת תיקיות בסרגל הצד

כל התיקיות מופיעות בסרגל הצד השמאלי של Webmail. תיקיות מותאמות מופיעות מתחת לתיקיות המערכת. אם יש לכם תיקיות רבות, אפשר לגלול ברשימה.

תיקיות עם הודעות שלא נקראו מציגות תגית מספר לצד שמן. תיקיות שאין בהן הודעות שלא נקראו אינן מציגות תגית.

יצירת תיקייה מותאמת

1. בסרגל הצד השמאלי, לחצו על ניהול תיקיות, או על סמל + לצד רשימת התיקיות.
2. לחצו על תיקייה חדשה.
3. הזינו שם לתיקייה.
4. אם ברצונכם לקנן אותה בתוך תיקייה קיימת, בחרו תיקיית אב.
5. לחצו על יצירה.

התיקייה החדשה מופיעה מיד בסרגל הצד.

תיקיות מקוננות: אפשר ליצור תיקיות בתוך תיקיות אחרות, לדוגמה תיקיית "לקוחות" ובה תיקיות משנה לכל לקוח. השתמשו בתפריט תיקיית האב בזמן היצירה כדי להגדיר את ההיררכיה.

שינוי שם של תיקייה

1. לחצו לחיצה ימנית על תיקייה בסרגל הצד, או העבירו מעליה את הסמן ולחצו על סמל ⋯.
2. בחרו שינוי שם.
3. הקלידו את השם החדש.
4. לחצו על Enter או על שמירה.

הערה: אי אפשר לשנות את שמות תיקיות המערכת: דואר נכנס, נשלחו, טיוטות, דואר זבל, אשפה וארכיון.

מחיקת תיקייה

1. לחצו לחיצה ימנית על התיקייה בסרגל הצד, או העבירו מעליה את הסמן ולחצו על ⋯.
2. בחרו מחיקה.
3. אשרו את המחיקה.

אזהרה: מחיקת תיקייה מוחקת לצמיתות גם את כל הדוא״ל שבתוכה. אין דרך לשחזר הודעות שנמחקו. העבירו לתיקייה אחרת כל דבר שברצונכם לשמור לפני המחיקה.

אם התיקייה מכילה דוא״ל רב, רוקנו אותה תחילה באמצעות ריקון תיקייה שבסעיף הבא. כך אפשר להימנע מחריגה מזמן ההמתנה ולקבל אישור תוך כדי התהליך.

ריקון תיקייה

כשרוצים לנקות תיקייה שלמה בפעולה אחת, בדרך כלל אשפה או דואר זבל, משתמשים בפעולה ריקון תיקייה:

1. פתחו את התיקייה שברצונכם לנקות.
2. פתחו את תפריט ⋯ של התיקייה, או לחצו לחיצה ימנית על שם התיקייה.
3. בחרו ריקון תיקייה.
4. אשרו את ההודעה: "למחוק לצמיתות את כל ההודעות בתיקייה זו?"

הממשק מציג התקדמות בזמן הסרת ההודעות. בתיקיות קטנות הפעולה מסתיימת בתוך שנייה או שתיים. בתיקיות גדולות עם אלפי הודעות, הפעולה פועלת ברקע ומוצגת הודעת התקדמות: "מעבד X מתוך N הודעות…".

אפשר להמשיך להשתמש בשאר חלקי Webmail בזמן שפעולת ריקון של תיקייה גדולה מתבצעת. אל תסגרו את הלשונית כל עוד הודעת ההתקדמות מוצגת; השאירו את Webmail פתוח לפחות בחלון דפדפן אחד עד שיופיע האישור "X הודעות עובדו.".

אותו תהליך פועל עבור כל תיקייה, אך ריקון תיקייה שימושי במיוחד בדואר זבל ובאשפה כדי להפחית במהירות את השימוש באחסון.

העברת הודעות דוא״ל בין תיקיות

הודעת דוא״ל אחת: לחצו לחיצה ימנית על ההודעה ברשימה ובחרו העברה אל, ואז בחרו את תיקיית היעד. אפשר גם לגרור את ההודעה מהרשימה ולהניח אותה על תיקייה בסרגל הצד.

מספר הודעות דוא״ל: סמנו את תיבת הסימון לצד כל הודעה שברצונכם להעביר, או השתמשו בבחירת הכול כדי לבחור את כל מה שבתצוגה הנוכחית. לאחר מכן לחצו על העברה בסרגל הפעולות המרוכזות בחלק העליון ובחרו את תיקיית היעד.

עצה: בחרו הודעות באמצעות תיבות הסימון, ואז השתמשו בפעולת ההעברה בסרגל הכלים המרוכז כדי לתייק אותן יחד.

בחירת כל ההודעות בתיקייה (בחירת הכול בתיקייה)

כאשר מסמנים את תיבת הסימון הראשית בראש תיקייה, בהתחלה נבחרות רק ההודעות שמוצגות בעמוד הנוכחי, בדרך כלל 50 בכל עמוד. כרזה מופיעה בראש הרשימה:

"כל N ההודעות בעמוד זה נבחרו. לבחור את כל X ההודעות ב-[Folder]?"

לחצו על הקישור בחירת כל X ההודעות ב-[Folder]. הבחירה תתרחב לכל הודעה בתיקייה, כולל הודעות בעמודים מאוחרים יותר שטרם נטענו. כעת כל פעולה מרוכזת, כגון העברה, סימון כנקרא, מחיקה, סימון בכוכב או סימון כדואר זבל, תחול על התיקייה כולה.

זהו הנתיב העיקרי לניקוי תיקיות ענקיות. אין צורך לגלול ולטעון כדי לבחור הכול.

סרגל הפעולות המרוכזות בראש התיקייה מאפשר לכם:

• סימון כנקרא / סימון כלא נקרא
• סימון בכוכב / ביטול כוכב
• העברה לתיקייה אחרת, פותחת את בורר התיקיות
• דיווח כדואר זבל, מעבירה לדואר זבל
• לא דואר זבל, מוציאה מדואר זבל
• מחיקה, מעבירה לאשפה; הפעלה שנייה מתוך האשפה מוחקת לצמיתות

בפעולות מרוכזות גדולות מאוד, הודעת ההתקדמות מתעדכנת תוך כדי: "מעבד 1,250 מתוך 8,400 הודעות…". השאירו את Webmail פתוח עד שיופיע אישור ההשלמה.

אם תיקייה גדולה במיוחד, הרבה מעבר למגבלת הפעולה המרוכזת המעשית, המערכת תציע לצמצם את הבחירה באמצעות מסננים מתקדמים. זהו לוח החיפוש; לפרטים בצד הכתיבה ראו כתיבה ושליחה של דוא״ל, או את סעיף החיפוש להלן.

הרשמה לתיקיות וביטול הרשמה

אם אתם ניגשים לתיבת הדואר גם בלקוח דוא״ל אחר, כגון Outlook,‏ Apple Mail או Thunderbird, תיקיות שנוצרו בידי הלקוחות האלה עשויות להיות מוסתרות כברירת מחדל ב-TrekMail Webmail. גם ההפך קורה, תיקיות שאתם יוצרים כאן גלויות בכל מקום.

כדי להציג תיקייה מוסתרת:

1. לחצו על ניהול תיקיות.
2. מצאו את התיקייה ברשימה; תיקיות מוסתרות מוצגות באפור.
3. לחצו על המתג שליד התיקייה כדי להציג אותה.
4. התיקייה תופיע כעת בסרגל הצד.

כדי להסתיר תיקייה בלי למחוק אותה:

1. לחצו על ניהול תיקיות.
2. מצאו את התיקייה.
3. כבו את מתג ההרשמה.

התיקייה והתוכן שלה נשארים בתיבת הדואר. הם פשוט אינם מוצגים בסרגל הצד של הלקוח הזה. לקוחות דוא״ל אחרים שמחוברים לאותה תיבה אינם מושפעים מהגדרת ההצגה או ההסתרה של Webmail.

חיפוש בתוך תיקייה

כדי לחפש בתיקייה מסוימת, לחצו תחילה על התיקייה בסרגל הצד כדי לבחור בה, ואז השתמשו בסרגל החיפוש בחלק העליון. טווח החיפוש הוא כברירת מחדל התיקייה שנבחרה כעת.

כדי להרחיב את הטווח, השתמשו בבורר חיפוש בתוך. הוא מופיע בתפריט המהיר בזמן ההקלדה ובחלונית מסננים מתקדמים. בחרו תיקייה זו + תיקיות משנה או כל התיקיות כדי לחפש בתיבה כולה בבת אחת. בתצוגה המאוחדת "כל תיבות הדואר הנכנס", אותו בורר מחליף בין תיבות דואר נכנס בלבד לבין כל התיקיות בכל תיבה שנגישה לכם.

צמצום באמצעות מסננים מתקדמים

לחצו על החץ מסננים מתקדמים לצד תיבת החיפוש כדי להוסיף מסננים מובנים:

• דוא״ל או שם: סינון לפי כתובת השולח או שם התצוגה.
• מילות מפתח בנושא: התאמת מילים בשורת הנושא.
• מילות מפתח בגוף הדוא״ל: התאמת מילים בתוך גוף ההודעה, בחיפוש תוכן מלא.
• מתאריך / עד תאריך: הגבלה לפי טווח תאריכים.
• יש קובץ מצורף: רק הודעות עם קבצים מצורפים.
• לא נקרא / מסומן בכוכב: רק הודעות שלא נקראו או שסומנו בכוכב.
• 7 הימים האחרונים: מסנן תאריך מהיר.

המסננים משתלבים זה בזה. לאחר שצמצמתם את הרשימה, תוכלו לבצע פעולות מרוכזות על הקבוצה המסוננת באותו אופן כמו בתצוגת תיקייה רגילה, באמצעות בחירת הכול ואז פעולה מרוכזת.

עצות לשמירה על תיקיות מסודרות

• רוקנו את דואר הזבל בקביעות. רוב דואר הזבל מסונן כראוי, אך תיקיית דואר הזבל גדלה במהירות בתיבות עמוסות. ריקון חודשי של התיקייה מפחית את השימוש באחסון.
• רוקנו את האשפה מדי פעם. הודעות שנמחקו נשארות באשפה עד שתסירו אותן; ריקון האשפה מפנה את האחסון שהן תפסו.
• השתמשו בארכיון במקום בתיקיות עבור "דברים שאולי אצטרך". ארכיון הוא תיקייה אחת בלבד, והחיפוש מוצא כל דבר בתוכה. תיקיות מותאמות מתאימות ביותר לתוכן שאתם מעיינים בו באופן פעיל לפי קטגוריה.
• אל תקננו תיקיות לעומק. שתי רמות, כגון לקוחות ← Acme Corp, נקראות בבירור; חמש רמות יוצרות עומס. אם אתם רוצים לקנן עמוק יותר, בדרך כלל החיפוש ימצא את הדרוש בלי המבנה הנוסף.