יצירת תיבת דואר חדשה ב-TrekMail בארבע דרכים

תיבת דואר היא הזהות שלכם באינטרנט, למשל ⁨sales@yourcompany.com⁩. אפשר ליצור תיבות כמספר שמתירה החבילה שלכם.

למי מיועד המדריך

• למנהלי מערכת שמגדירים חשבונות לצוות.
• למשתמשים שמוסיפים כתובת חדשה כמו support או hello.
• לבעלי חשבון שמזמינים משתמשים להגדיר תיבת דואר משלהם.

לפני שמתחילים

• מצב הדומיין: אפשר להכין תיבה בזמן שהדומיין עדיין ממתין להגדרת DNS. אל תסתמכו על מסירה רגילה לתיבה עד שהדומיין יוצג במצב פעיל.
• דומיין שאת הדואר שלו אנו מארחים: דומיין שמשאיר את הדואר הנכנס אצל ספק אחר אינו יכול להכיל תיבות ב-TrekMail. לכן הוא אינו מוצג ברשימות הבחירה והזמנה עבורו נדחית. ראו שליחה מדומיין שאינכם מארחים.
• מגבלות החבילה: בדקו את השימוש בחבילה בדף הסקירה. חבילת Nano מוגבלת ל-10 תיבות בכל דומיין. בחבילות בתשלום המגבלות שונות: Starter עד 100, Pro עד 300 ו-Agency עד 1,000. לחשבונות חדשים ולחשבונות ניסיון עשויה לחול זמנית מגבלת יצירה נמוכה יותר. הטופס מציג את המגבלה שחלה על החשבון כעת.

תיבות דואר רגילות חדשות פועלות לפי הגדרות חשבון > תיבות דואר חדשות > אפליקציות דואר צריכות סיסמאות אפליקציה, שמופעל כברירת מחדל. הדבר חל על יצירה בלוח הבקרה, יצירה בכמות גדולה, הזמנות, API וסוכני AI. שינוי ההגדרה אינו משנה תיבות קיימות. מצב סיסמאות אפליקציה בלבד דורש סיסמת אפליקציה באפליקציות דואר, יומן ואנשי קשר; סיסמת התיבה ממשיכה לפתוח את דואר האינטרנט הרגיל. מצב סיסמת תיבת הדואר או סיסמאות אפליקציה מקבל את שתיהן באפליקציות.

בחירת שיטת יצירה

יש ארבע דרכים ליצור תיבת דואר:

• הזמנת הבעלים: שלחו לאדם אחד קישור הגדרה. הוא יבחר את כתובת הדואר והסיסמה שלו. השיטה מתאימה לצירוף חברי צוות בזה אחר זה.
• הזמנות קבוצתיות: שלחו קישורי הגדרה לאנשים רבים יחד, עד 500 בכל אצווה. כל נמען בוחר כתובת וסיסמה משלו. השיטה מתאימה לצירוף מהיר של צוות או מחלקה שלמים.
• יצירה ידנית: קבעו בעצמכם את הכתובת והסיסמה של תיבה רגילה. השתמשו באפשרות זו כשאתם מנהלים את פרטי הכניסה שלה.
• יצירה קבוצתית: העלו CSV או הדביקו נתונים כדי ליצור תיבות רבות עם סיסמאות שקובע מנהל המערכת, עד 500 בכל אצווה. השיטה מתאימה להקצאת חשבונות רבים בכמה דומיינים בפעולה אחת.

לתיבת צוות, בחרו משותפת תחת צור ישירות והוסיפו חברים. אין לה סיסמת כניסה. ראו תיבות משותפות.

עצה: לא בטוחים במה לבחור? השתמשו בכפתור "מדריך" בדף תיבות הדואר. הסיור האינטראקטיבי מדגים את כל ארבע השיטות באמצעות נתונים מדומים.

אפשרות א: הזמנת הבעלים

אפשרו למשתמשים להגדיר את התיבה בעצמם. אתם בוחרים את הדומיין והם בוחרים את החלק המקומי, למשל alice, ואת הסיסמה.

1. פתחו את תיבות דואר בסרגל הצד השמאלי.
2. בכרטיס יצירת תיבת דואר חדשה, בחרו הזמנת הבעלים.
3. דומיין: בחרו את הדומיין שאליו תשתייך התיבה.
4. דואר הנמען: הזינו את הכתובת שאליה יישלח קישור ההגדרה.
5. אחסון (רשות): כברירת מחדל, התיבה החדשה משתמשת באחסון משותף ממאגר החשבון. כדי להקצות כמות קבועה, בטלו את הסימון של אחסון משותף והזינו גודל ב-MB או ב-GB. הבעלים יקבל את ההקצאה בעת מימוש ההזמנה.
6. לחצו על שליחת הזמנה.

הנמען מקבל הודעה ובה קישור הגדרה חד-פעמי. לאחר השלמת ההגדרה:

• הוא בוחר את החלק המקומי, למשל ⁨alice@yourdomain.com⁩.
• הוא קובע סיסמה משלו, באורך 12 תווים לפחות.
• הוא מקבל קוד שחזור חד-פעמי לצורך מסירת התיבה. תוקפו פג לאחר 24 שעות, ולכן אין להתייחס אליו כאל פרט כניסה קבוע לגיבוי.
• התיבה מופיעה ברשימה כפעילה, עם אפשרות האחסון שבחרתם מראש.
• אם התיבה במצב סיסמאות אפליקציה בלבד, עמוד ההגדרה מנחה ליצור סיסמת אפליקציה בדואר האינטרנט תחת הגדרות, סיסמאות אפליקציה לפני חיבור אפליקציית דואר.

עצה: בדף תיבות דואר אפשר לשלוח שוב הזמנה ממתינה, לשנות את הנמען או לבטל אותה. הזמנות ממתינות עם אחסון ייעודי כבר נספרות במאגר הזמין, ולכן אי אפשר להקצות בטעות יותר מהקיבולת הקיימת.

אפשרות ב: הזמנות קבוצתיות

שלחו קישורי הגדרה לאנשים רבים יחד. אתם בוחרים את הדומיין וכל נמען בוחר את החלק המקומי ואת הסיסמה שלו.

1. פתחו את תיבות דואר בסרגל הצד השמאלי.

2. בכרטיס יצירת תיבת דואר חדשה, בחרו הזמנות קבוצתיות.

3. דומיין ברירת מחדל: בחרו את הדומיין שבו ישתמשו רוב הנמענים. בתבנית המפורטת אפשר להחליף אותו בשורה מסוימת.

4. כתובות דואר: הזינו כתובת אחת בכל שורה באזור הטקסט, או העלו קובץ טקסט באותה תבנית. כדי להקצות מראש אחסון ייעודי לנמען מסוים, הוסיפו , 5 GB או , 2048 MB מיד אחרי הכתובת. השאירו את הגודל ריק כדי להשתמש במאגר המשותף. אפשר לערבב בין האפשרויות:

   ⁨john@example.com⁩
   ⁨jane@example.com⁩, 5 GB
   ⁨support@company.org⁩, 2048 MB
   ⁨bob@example.com⁩
   

5. לחצו על אימות כדי לבדוק את הרשימה.

התצוגה המקדימה מציגה:

• תיבות נוכחיות: תיבות שכבר קיימות בדומיין.
• הזמנות ממתינות: הזמנות שנשלחו אך טרם הושלמו.
• מגבלת החבילה: מספר התיבות המרבי המותר בדומיין זה.
• מקומות פנויים: מספר ההזמנות הנוספות שאפשר לשלוח.

הכתובות מחולקות לקטגוריות:

לאחר תיקון הבעיות, לחצו על אימות מחדש כדי לרענן את הרשימה. כשהכול מוכן, לחצו על שליחת X הזמנות.

כל נמען מקבל הודעה ובה קישור הגדרה חד-פעמי. לאחר השלמת ההגדרה, התיבה שלו מופיעה ברשימה כפעילה.

עצה: להנחיות מפורטות, ראו הזמנות קבוצתיות לתיבות דואר.

אפשרות ג: יצירה ידנית

קבעו את הכתובת והסיסמה בעצמכם.

1. פתחו את תיבות דואר בסרגל הצד השמאלי.
2. בכרטיס יצירת תיבת דואר חדשה, בחרו יצירה ידנית.
3. דומיין: בחרו את הדומיין שאליו תשתייך התיבה.
4. שם תיבת הדואר: הזינו את החלק שלפני @.
   • עצה: השתמשו בשמות מקובלים כמו contact,‏ info או שמות פרטיים.
5. סיסמה: סיסמה חזקה כבר ממולאת ומוצגת, כך שאין צורך להקליד אותה שוב. השאירו אותה, לחצו על החיצים המעגליים כדי לקבל סיסמה אחרת, או הקלידו מעליה כדי להשתמש בסיסמה משלכם. כפתור ההעתקה מעתיק אותה ללוח.
   • חשוב: זוהי סיסמת התיבה לדואר האינטרנט הרגיל, ולא סיסמת חשבון TrekMail או סיסמת אפליקציה.
6. סיסמה נפרדת לאפליקציות דואר: המתג הזה מתחיל לפי ברירת המחדל של החשבון. מופעל (מומלץ) פירושו סיסמאות אפליקציה בלבד: Outlook, Apple Mail וטלפונים מתחברים עם סיסמת אפליקציה. כבוי פירושו סיסמת תיבת הדואר או סיסמאות אפליקציה. סמל ה-(i) מסביר זאת במשפט אחד.
7. אחסון (רשות): השאירו את אחסון משותף מסומן כברירת מחדל כדי להשתמש במאגר החשבון. בטלו את הסימון כדי להקצות כמות קבועה ב-MB או ב-GB. מחוון "זמין" מציג בזמן אמת את המקום שנותר.
8. לחצו על יצירת תיבת דואר.

לאחר מכן כרטיס אחד, התיבה נוצרה, מציג את כתובת הדוא״ל ואת הסיסמה, ולכל אחת מהן כפתור העתקה. במצב סיסמאות אפליקציה בלבד, סיסמת האפליקציה הראשונה של התיבה נוצרת יחד איתה, והכרטיס מציג אותה בתור סיסמה ל-Outlook ולטלפונים לצד סיסמה לדואר האינטרנט. את הסיסמה הזו מזינים ב-Outlook, ב-Apple Mail או בטלפון. היא מופיעה בכרטיסיית האבטחה של התיבה בשם נוצרה יחד עם התיבה; אפשר להוסיף סיסמאות נוספות שם או בדואר האינטרנט תחת הגדרות, סיסמאות אפליקציה, אחת לכל מכשיר. ראו סיסמאות לאפליקציות דואר.

הערה: מטעמי אבטחה הסיסמה מוצגת פעם אחת בלבד. העתיקו אותה מיד למנהל הסיסמאות שלכם.

עריכה בהמשך: אפשר להעביר תיבה מאחסון משותף לייעודי ובחזרה בכל עת. פתחו את תפריט שלוש הנקודות שלצדה ובחרו עריכת אחסון.

אפשרות ד: יצירה קבוצתית

העלו קובץ CSV או הדביקו נתונים טבלאיים כדי ליצור תיבות רבות יחד. אתם מספקים כתובות מלאות וסיסמאות, והתיבות נוצרות מיד.

1. פתחו את תיבות דואר בסרגל הצד השמאלי.
2. בכרטיס יצירת תיבת דואר חדשה, בחרו יצירה קבוצתית.
3. הדביקו את הנתונים באזור הטקסט, חשבון אחד בכל שורה, או גררו ושחררו קובץ .csv. הדפדפן מקבל קבצים עד 10 MB והטקסט שנשלח אינו יכול לעלות על 500,000 תווים. לכן קובץ צפוף עשוי להגיע קודם למגבלת הטקסט.
4. לחצו על אימות כדי לבדוק את הנתונים.

תבנית CSV

השורה הראשונה יכולה להיות שורת כותרות, המזוהה אוטומטית, או נתונים. נתמכות תבניות מופרדות בפסיקים ובטאבים, כולל הדבקה מ-Excel או מ-Google Sheets. דוגמאות:

email,password
john@example.com,SecurePass123!
jane@example.com,AnotherPass456,5 GB
support@company.org,P@sswOrd!2026,2048 MB

תצוגה מקדימה

טבלת מגבלות הדומיינים מציגה את המקומות הפנויים בכל דומיין. כל השורות מופיעות ברשימה אחת, תחילה הבעיות ולבסוף השורות המוכנות. אפשר ליצור סיסמאות חדשות לרשומות חלשות או לערוך אותן, ואפשר להסיר כל שורה. הסרת שורה מוכנה מקדמת אוטומטית שורה מאותו דומיין שחרגה קודם מהמגבלה.

לכל הפרטים, ראו יצירה קבוצתית של תיבות דואר.

לאחר היצירה

• הורד פרטי התחברות: לחצו הורד CSV כדי לשמור את הכתובות שנוצרו ואת סיסמאות התיבות לדואר האינטרנט הרגיל. שתפו את הקובץ באופן מאובטח עם בעלי התיבות. במצב סיסמאות אפליקציה בלבד, הקובץ כולל גם את סיסמת האפליקציה הראשונה של כל תיבה בעמודה app_password, לאפליקציות דואר.
• אזהרות DNS: אפשר ליצור תיבה לפני שהסתיים אימות DNS, אך הדואר לא יזרום כרגיל עד להגדרת DNS ולהפעלת הדומיין.
• שורות שנכשלו מוצגות עם הסיבה, כדי שתוכלו לתקן ולנסות שוב.

הערה: הסיסמאות מופיעות פעם אחת בלבד בקובץ שהורד. שמרו אותו מיד.

טעויות נפוצות

• תסמין: ברשימת הבחירה מופיע "הדומיין לא נמצא".
• סיבה: ייתכן שהדומיין עדיין במצב "DNS ממתין" או מוגדר להשאיר את הדואר הנכנס אצל ספק אחר.
  • פתרון: אפשר להכין תיבות לדומיין ממתין, אך השלימו את הגדרת DNS לפני שתסתמכו על המסירה. דומיין לשליחה בלבד אינו יכול לארח תיבות, לכן השתמשו בדומיין שאת הדואר שלו מארחת TrekMail.
• תסמין: דומיין שבוודאות בבעלותכם אינו מופיע ברשימה, והודעה מציינת שדומיינים המאוחסנים במקום אחר אינם מוצגים.
  • סיבה: הדואר הנכנס של אותו דומיין נשאר אצל ספק אחר. לכן אין ב-TrekMail יעד למסירה והדומיין אינו יכול להכיל תיבות.
  • פתרון: השתמשו בדומיין שאת הדואר שלו אנו מארחים, או הוסיפו לדומיין האחר כתובת שולח בלבד. ראו שליחה מדומיין שאינכם מארחים.
• תסמין: מופיע "הגעתם למגבלת החבילה".
  • פתרון: שדרגו את החבילה כדי להוסיף משתמשים, או מחקו תיבות ישנות שאינן בשימוש.
• תסמין: הנמען רואה "תוקף הקישור פג" כשהוא פותח את ההזמנה.
• סיבה: תוקף קישורי ההזמנה פג לאחר שבעה ימים.
  • פתרון: פתחו תיבות דואר, מצאו את ההזמנה הממתינה ולחצו על שליחה מחדש.
• תסמין: הנמען לא קיבל את הודעת ההזמנה.
  • סיבה: ייתכן שההודעה נמצאת בתיקיית הספאם או שהכתובת שגויה.
  • פתרון: בקשו ממנו לבדוק את תיקיית הספאם, או תקנו את כתובת הנמען ושלחו מחדש.

מה הלאה

לאחר יצירת תיבה אפשר להוסיף כינויים, כלומר כתובות נוספות שההודעות אליהן מגיעות לאותה תיבת דואר נכנס. לדוגמה, הוסיפו ⁨info@company.com⁩ ו-⁨sales@company.com⁩ לתיבה אחת. ראו סקירה של כינויי דואר.