TrekMailでホストしないドメインから送信する方法

移行しないほうがよいドメインもあります。顧客がGoogle WorkspaceやMicrosoft 365で業務を行い、全員がその環境に慣れていて、誰も移行を望んでいない場合です。それでも顧客のメールにはTrekMailから対応し、外部の相手に違いを感じさせず、顧客自身のアドレスで返信したいことがあります。

そのために使うのが送信専用ドメインです。TrekMailはドメインの管理権を確認し、そのドメインのアドレスから送信します。MXレコードには一切触れないため、受信メールはこれまでとまったく同じ場所に届きます。

この設定が適している場合

次の条件をすべて満たす場合は、送信専用ドメインを使用してください。

• ドメインのメールが別の事業者でホストされ、今後もそこに残る。
• ドメインのDNSにTXTレコードを追加できる。
• 返信を自社のアドレスではなく、そのドメインのアドレスから送りたい。

TrekMailで実際にメールを受信し、メールボックス、保存領域、検索を利用する場合は、通常どおりドメインを設定してMXを当社に向けてください。

メールの流れ

顧客の受信メールには何も変わりません。従来の事業者がこれまでどおり受信し、そのコピーがTrekMailのメールボックスへ転送されます。通常は、チームがすでに使っている共有メールボックスが転送先になります。

共有メールボックスから返信するときは、差出人欄で顧客のブランドアドレスを選びます。返信はTrekMail経由で送信されます。保存済みのSMTPサービスを使っている場合は、そちらを経由させることもできます。送信済みメールは共有メールボックスの送信済みフォルダーに残るため、チーム全員が確認できます。

受信箱、相手に表示するアドレス、送信経路は、それぞれ別に選べるということです。これがこの仕組みの要点です。

準備するもの

次のものが必要です。

• 3つのTXTレコードを追加できる、ドメインDNSへのアクセス権。
• 転送されたコピーを受け取るTrekMailのメールボックスまたは共有メールボックス。所有するどのドメインに置いてもかまいません。
• 顧客の事業者側で設定した転送ルール。TrekMailが代わりに作成することはありません。Google Workspace、Microsoft 365、または顧客が利用しているサービスで設定してください。

MXレコードを変更する必要はありません。変更しないでください。

設定手順

1. ドメインを追加します。

ドメイン → ドメインを追加を開き、通常どおり顧客のドメインを入力します。

2. メールが別の場所にあることを指定します。

ドメインを開き、名前の下にある受信メールを選びます。受信メールは現在の事業者に残すを選択して保存してください。DNSタブでMXレコードを求められなくなります。

この設定を変更できる場所は、この項目だけです。どのタブでもドメイン名の下に表示されるため、ほかの設定を探し回る必要はありません。ドメインがまだ通常設定の間に知っておきたい点があります。DNS競合の一覧を開いた場合、別事業者のMXレコードは確認すべき項目として表示されますが、削除すべきものとは表示されません。

3. 3つのTXTレコードを公開します。

DNSタブにはSPF、DKIM、DMARCだけが表示されます。ドメインのDNS事業者で、この3つを追加してください。

DKIMレコードは、ドメインを管理していることの確認にも使われます。その値は、このドメイン専用に生成された鍵です。公開するだけで管理権を証明できるため、確認用のレコードを別途追加し、後から削除する必要はありません。

DKIMの行について。 別のメールサービスが一般的な名前dkim._domainkeyをすでに使用していることがあります。そのレコードは別サービスのものなので、置き換えないでください。TrekMailは必要に応じて別の名前を使います。このドメインのDNSタブに表示された名前と値を正確にコピーしてください。これで両方のサービスが、それぞれのメールに引き続き署名できます。

ドメインに長いSPFレコードがすでにある場合は、編集前にそのタブの警告を読んでください。SPFで許可されるDNS参照は合計10回です。Google Workspace、CRM、メール配信ツールがすでに含まれているドメインでは、あと1項目で上限に達することもあります。上限を超えると、当社から送る分だけでなく、ドメインのすべてのメールでSPFが機能しなくなります。

4. 顧客のブランドアドレスを追加します。

転送されたコピーを受け取るメールボックスを開き、エイリアスで顧客のドメインを選び、たとえばadmin@clientdomain.comのような顧客のアドレスを追加します。そのアドレスからの送信も有効にしてください。

アドレスはドメインの送信アドレスタブに表示されます。ただし、メールボックスの差出人一覧には自動で加わりません。これは意図した動作です。当社がホストしないドメインのアドレスは、そのドメイン自身の署名を付けて送る必要があります。そのため通常のエイリアスとして取り込まず、差出人アドレスとして一度追加します。Webメールで該当メールボックスを開き、設定 → 送信アドレスへ進んで追加してください。以後はほかのアドレスと同じように差出人一覧から選べます。

5. 送信経路を選びます。

初期設定では、そのドメインにあるすべてのアドレスがドメインのSMTPタブの設定に従います。TrekMailの管理サービスか、Mailjet、Brevo、SMTP2Goなどの保存済みSMTPプロファイルを選べます。一度変更すれば、ドメイン上の全アドレスに反映されます。

1つのアドレスだけ別の事業者を使う必要がある場合は、アカウント所有者が追加時にそのアドレス専用の経路を指定できます。

正しいアドレスで返信する

Webメールで共有メールボックスを開き、設定 → 送信アドレスへ進み、返信時の差出人を選びます。

• メッセージを受信したアドレス： 複数のブランドアドレスから同じメールボックスへ転送し、それぞれのやり取りを宛先だったアドレスから返信したい場合に適しています。
• 新規メッセージの既定アドレス： コピーは1つの集約用アドレスで受け取るものの、すべての返信を顧客の公開アドレスから送りたい場合に適しています。

転送コピーを使う一般的な構成では、2つ目を選びます。コピーの配信先は集約用メールボックスであり、最終顧客がメールを送ったアドレスではないからです。

送信専用ドメインでできないこと

• メールボックスを置くことはできません。当社はメールのホストではないため、配信先がありません。
• 同じ理由で、キャッチオールや転送アドレスも利用できません。
• メールボックス設定の招待では対象ドメインにできません。メールボックスの作成につながるドメイン選択欄には表示されません。招待を送った後でドメインを送信専用に切り替えた場合は、受信者が招待を開いた時点で拒否され、新しい招待を依頼するよう案内されます。
• 自動検出やメールソフトの設定には表示されません。これらの設定は、実際にメールを保管する事業者のものです。当社の設定を公開すると、顧客のOutlookがTrekMailには存在しないアカウントへ接続しようとしてしまいます。
• 顧客の事業者側に転送ルールを作成することはありません。

APIまたはAIエージェントから設定する

ここまでの操作は、ダッシュボードを使わずに行うこともできます。

POST /api/v1/domainsはmail_hosting: "external"を受け付けるため、追加時から送信専用にできます。既存ドメインのモードはPATCH /api/v1/domains/{id}/mail-hostingで変更し、GET /api/v1/domainsで各ドメインの種類を確認できます。ドメインにメールボックスが残っている場合、confirm_mailboxes_stop_receiving: trueを付けて再送するまで変更は拒否されます。ダッシュボードでドメイン名を入力するのと同じく、影響を理解したうえでの操作であることを確認するためです。

MCPツールはcreate_domain、set_domain_mail_hosting、list_domainsで、いずれもdomains:writeスコープが必要です。その後、ブランドアドレスを追加するにはcreate_identityを使い、kind=send_asを指定してexternal_account_idは付けません。

この種類のドメインでメールボックスを要求すると422 domain_hosts_no_mailboxes、招待では同じコードと409が返り、どちらもretryable: falseです。一括処理では一般的な失敗だけでなく、行ごとにこの理由が返ります。再試行しても成功することはありません。メールが外部でホストされているため、DNSエンドポイントは必須レコードからMXを除外し、その項目を未確認として扱います。情報を読むエージェントがMXを当社へ向けるよう提案することもありません。

後からモードを切り替える

同じ受信メールの項目から、どちらの方向にも切り替えられます。

通常のドメインを送信専用にすると、そのメールボックスは受信を停止します。そのため、最初にドメイン名の入力を求めます。データは何も削除されません。通常モードへ戻し、MXが再びTrekMailを指すようになれば配信も再開します。