Transférer le courrier sans créer de boîte

Il arrive qu’une adresse de votre domaine doive simplement faire suivre les messages. Les messages envoyés à sales@yourcompany.com doivent arriver dans le compte Gmail d’un collègue. Ceux qui sont destinés à invoices@clientdomain.com doivent parvenir au comptable du client. Ceux qui sont adressés à info@yourcompany.com doivent parvenir en même temps à deux personnes de votre équipe. Personne n’a besoin de se connecter à l’adresse elle-même.

C’est le rôle d’une adresse de transfert : elle existe uniquement pour transmettre les messages. Aucune boîte mail ne se trouve derrière et il n’y a pas de mot de passe à gérer. Le courrier transmis à une boîte ailleurs ne laisse aucune copie sur nos serveurs ; le courrier transmis à des boîtes de votre domaine est conservé dans ces boîtes, comme tout courrier distribué.

Quand utiliser une adresse de transfert

Une adresse de transfert convient dans les cas suivants :

• Le destinataire possède déjà la boîte qu’il utilise au quotidien. Un client qui lit tous ses messages dans Gmail ne souhaite pas consulter un deuxième service.
• Vous gérez les domaines d’autres personnes. Les agences administrent souvent une douzaine de domaines clients dont le courrier doit simplement parvenir au service que chaque client utilise déjà.
• L’adresse correspond à une fonction, pas à une personne. press@, invoices@ ou careers@ désignent une destination, pas un individu.
• Vous maintenez un domaine actif après une migration. Les messages envoyés aux anciennes adresses continuent ainsi d’arriver à quelqu’un pendant le retrait du domaine.
• Plusieurs personnes doivent recevoir le même courrier. info@ ou support@ peut distribuer les messages à deux boîtes ou plus du même domaine, et chaque personne reçoit sa propre copie.

Choisissez plutôt une boîte mail si la personne doit envoyer des messages depuis cette adresse, conserver des archives ou utiliser le webmail. Utilisez un alias de messagerie si une adresse supplémentaire doit distribuer ses messages dans une boîte TrekMail existante. Consultez Créer et gérer des alias. Utilisez un alias de domaine si un deuxième domaine entier doit partager les mêmes noms d’adresse qu’un autre. Consultez Acheminer le courrier entrant d’un domaine. Utilisez une boîte partagée si une équipe doit travailler depuis une seule boîte de réception, voir qui a répondu et répondre au nom de l’adresse. Consultez Boîtes partagées.

Différence avec une adresse catch-all

Les deux solutions envoient les messages ailleurs, mais elles répondent à des besoins différents.

Pour la plupart des domaines, mieux vaut utiliser des adresses de transfert au quotidien et désactiver le catch-all. Si le catch-all reste actif à long terme, chaque nom tenté au hasard par un spammeur finit par être distribué quelque part.

Configurer une adresse

1. Ouvrez Domaines, sélectionnez le domaine, puis accédez à l’onglet Routage.
2. Faites défiler la page jusqu’à Adresses de transfert, puis cliquez sur Ajouter une adresse.
3. Saisissez la partie située avant le signe @, par exemple sales.
4. Ajoutez un ou plusieurs destinataires. Le message sera distribué à chacun d’eux.
5. Enregistrez, puis envoyez un message de test à la nouvelle adresse. Consultez l’état du routage et l’historique de distribution pour confirmer que le destinataire l’a reçu.

Le domaine n’a besoin d’aucune boîte mail pour que le transfert fonctionne. Il peut servir uniquement à transférer des messages.

Une adresse d’équipe sur votre propre domaine

Une adresse de transfert peut distribuer les messages aux boîtes de son propre domaine aussi bien qu’à des adresses ailleurs. Elle devient alors une adresse d’équipe : créez info@yourcompany.com avec anna@yourcompany.com et ben@yourcompany.com comme destinataires, et chaque message envoyé à info@ arrive dans les deux boîtes.

• Un destinataire du même domaine doit être une boîte de ce domaine, ou un alias d’une boîte qui reçoit du courrier. Une adresse qui n’existe pas encore est refusée : créez d’abord la boîte.
• Chaque personne reçoit sa propre copie. Si l’une la lit ou la supprime, rien ne change pour l’autre.
• Les réponses partent de l’adresse personnelle de chacun. Pour répondre en tant que info@, utilisez plutôt une boîte partagée.
• Vous pouvez combiner les deux : une même adresse peut joindre deux boîtes ici et un comptable externe en même temps.
• Si vous supprimez l’une des boîtes, retirez-la aussi de l’adresse d’équipe. En attendant, la copie de cette personne revient à l’expéditeur, ou part vers le catch-all si le domaine en a un ; les autres reçoivent quand même le message.

Suspendre plutôt que supprimer

Chaque adresse possède une commande Suspendre. Une adresse suspendue conserve ses destinataires, mais cesse de distribuer les messages. Le courrier qui lui est envoyé est rejeté comme si elle n’existait pas. Lorsque vous la réactivez, les destinataires précédents sont immédiatement rétablis.

Utilisez la suspension pour interrompre temporairement le courrier sans perdre la configuration. La suppression est définitive et vous obligerait à saisir de nouveau les destinataires.

Vérifier l’arrivée des messages

Chaque adresse indique la dernière fois qu’un message l’a empruntée. Cliquez sur cette information pour afficher son historique récent : l’heure, l’expéditeur, le destinataire auquel le message a été remis et la réponse du serveur de réception. Vous y trouverez aussi les messages bloqués par le filtrage antispam avant leur transfert, ce qui explique généralement la situation suivante : « Mon client affirme l’avoir envoyé, mais rien n’est arrivé. »

L’historique couvre les 7 derniers jours avec Pro et les 30 derniers jours avec Agency. Les entrées plus anciennes sont supprimées. Cet outil sert donc à enquêter sur les messages récents, pas à constituer des archives.

Migrer depuis un autre fournisseur

Si vous utilisez déjà le transfert chez un autre fournisseur, inutile de tout ressaisir. Cliquez sur Importer au bas de la section, puis choisissez votre service d’origine :

• Cloudflare : TrekMail lit vos règles Email Routing. Si vous avez relié Cloudflare pour le DNS, nous utilisons le jeton déjà fourni et vous n’avez rien à coller.
• ImprovMX : TrekMail lit vos domaines et vos alias à l’aide d’une clé API disponible sous Paramètres du compte, Clés API.
• CSV : indiquez une règle par ligne, d’abord l’adresse, puis ses destinataires séparés par des virgules.

Quelle que soit la méthode choisie, nous nous contentons de lire les données de l’autre fournisseur. Rien n’y est modifié ou supprimé. Votre configuration actuelle continue donc de fonctionner jusqu’à ce que vous dirigiez vos enregistrements MX vers nos serveurs.

Avant toute création, vous voyez un aperçu de chaque adresse qui sera importée et de chaque adresse ignorée, avec son motif. Il peut s’agir d’une adresse déjà utilisée par une boîte mail, d’un destinataire du même domaine qui n’est pas une boîte, d’un domaine que vous n’avez pas encore ajouté ici ou d’un format de règle que nous n’importons pas. Cochez les domaines voulus, puis confirmez.

Si, chez votre ancien fournisseur, une adresse renvoie vers des personnes du même domaine, par exemple info@ vers deux collègues, créez d’abord leurs boîtes ici. L’importation reprend alors la règle comme adresse d’équipe au lieu de l’ignorer.

Deux éléments ne sont volontairement pas repris. Les règles catch-all de l’autre fournisseur s’appliquent à tout le domaine. Configurez-les donc sous Adresse catch-all. Les adresses génériques telles que *@yourdomain.com sont la même fonction sous un autre nom.

Vous pouvez aussi Exporter au format CSV à tout moment, exactement dans le format accepté par l’importation.

Tarifs et limites

Les adresses de transfert n’utilisent aucun espace de stockage et ne sont pas décomptées de votre quota de boîtes mail. Il s’agit de limites distinctes. Pro inclut 100 adresses de transfert par domaine et Agency en inclut 300 par domaine. Avec les deux offres, chaque adresse peut distribuer les messages à 15 destinataires au maximum.

Avec Nano et Starter, vous pouvez configurer et enregistrer jusqu’à 25 adresses par domaine, mais elles ne distribueront aucun message tant que le compte ne sera pas passé à Pro ou Agency. Rien n’est perdu entre-temps : les règles restent enregistrées et signalées comme inactives, puis commencent à fonctionner dès le changement d’offre. Vous n’aurez jamais à les saisir deux fois.

Volume de transfert disponible

Les messages transférés sont décomptés de la même limite d’envoi quotidienne que tous les autres messages émis par votre compte. Vous n’avez ainsi qu’un seul total à surveiller. Pro inclut 15 000 messages par jour et Agency 40 000, soit bien plus que le volume normalement utilisé pour transférer le courrier d’un portefeuille de domaines clients. Les copies distribuées dans des boîtes TrekMail, comme celles des membres d’une adresse d’équipe, ne quittent jamais nos serveurs et ne sont pas décomptées.

Si le compte dépasse cette limite ou son débit horaire maximal, le transfert se suspend automatiquement et l’onglet Routage en indique la raison. Rien n’est supprimé et aucune correction n’est nécessaire. La distribution reprend d’elle-même au début de la période suivante.

Points importants

Une adresse, un seul rôle. Une adresse peut être une boîte mail ou une adresse de transfert, jamais les deux. Si vous essayez de créer une boîte pour une adresse qui transfère déjà les messages, nous bloquons l’opération et indiquons où supprimer le transfert. Sans cela, la boîte semblerait fonctionner correctement, mais ne recevrait jamais rien.

Des boîtes ici ou des adresses ailleurs, et aucune boucle. Une adresse de transfert peut distribuer les messages à des adresses d’autres domaines et aux boîtes de son propre domaine. Toute autre adresse de son propre domaine est refusée, car aucune boîte n’y recevrait le courrier. Une chaîne qui finit par revenir à son point de départ est refusée elle aussi : une boucle ferait circuler les messages entre les serveurs jusqu’à ce que quelqu’un s’en aperçoive.

Le spam est filtré en premier. Les messages sont contrôlés avant leur transfert. Les courriers indésirables visant vos adresses ne sont donc pas transmis à la boîte de votre client.

Les contrôles d’expéditeur restent valides. Nous réécrivons les informations techniques de l’expéditeur pendant le transfert. Gmail et Outlook ne considèrent donc pas le message transféré comme falsifié.

Les réponses partent du service où vous lisez les messages. Une adresse de transfert reçoit, mais n’envoie pas. Si le destinataire répond depuis Gmail, sa réponse part de son adresse Gmail. Pour répondre avec l’adresse transférée, créez plutôt une boîte mail.

Gérer les adresses en nombre

La consultation, la création, la modification et la suppression des adresses sont disponibles depuis l’API et nos outils MCP. Une agence peut ainsi configurer le domaine d’un nouveau client en une seule étape automatisée. La réponse indique également à l’agent si les règles distribuent réellement les messages, ce qui compte avec une offre qui permet seulement de les enregistrer.

L’historique de distribution est lui aussi disponible. Un agent peut vérifier si les messages du client arrivent vraiment, au lieu de vérifier uniquement l’existence d’une règle.

Seul l’assistant d’importation reste dans le tableau de bord. Il s’agit d’une migration ponctuelle accompagnée d’un aperçu que vous devez examiner avant toute création. Tous les éléments créés deviennent ensuite accessibles depuis l’API.

Consultez Connecter des agents IA pour la liste des outils et Présentation de l’API pour les endpoints.