TrekMail에 호스팅하지 않는 도메인으로 발송하기

옮기지 않는 편이 좋은 도메인도 있습니다. 고객이 Google Workspace나 Microsoft 365로 업무를 처리하고, 모든 직원이 익숙하며, 아무도 이전을 원하지 않는 경우입니다. 그래도 외부에서는 달라진 점을 알아차리지 못하도록 고객의 자체 주소를 사용해 TrekMail에서 고객 메일에 답해야 할 수 있습니다.

이럴 때 발송 전용 도메인을 사용합니다. TrekMail은 도메인 관리 권한을 확인한 뒤 해당 도메인의 주소로 메일을 보냅니다. MX 레코드는 건드리지 않으므로 수신 메일은 지금과 똑같이 기존 위치로 배달됩니다.

사용하기 좋은 경우

다음 조건을 모두 충족하면 발송 전용 도메인을 사용하세요.

• 도메인의 메일이 다른 서비스에 호스팅되어 있고 앞으로도 그곳에 유지됩니다.
• 도메인 DNS에 TXT 레코드를 추가할 수 있습니다.
• 회신이 내 주소가 아니라 해당 도메인의 주소로 발송되어야 합니다.

TrekMail이 실제로 메일을 수신하고 편지함, 저장 공간, 검색을 제공해야 한다면 도메인을 일반적인 방식으로 설정하고 MX를 당사 서버로 지정하세요.

메일이 오가는 방식

고객의 수신 메일에는 아무 변화가 없습니다. 기존 제공업체가 평소처럼 메일을 받고, 사본 하나를 TrekMail 편지함으로 전달합니다. 보통 팀이 이미 함께 사용하는 공유 편지함을 전달 대상으로 삼습니다.

팀원이 공유 편지함에서 답장할 때 보내는 사람 필드에서 고객의 브랜드 주소를 선택합니다. 답장은 TrekMail을 통해 발송되며, 저장한 SMTP 서비스를 이용 중이라면 그 서비스를 거칠 수도 있습니다. 발송한 답장은 공유 편지함의 보낸 편지함에 남아 팀 전체가 확인할 수 있습니다.

받은 편지함, 상대에게 표시되는 주소, 발송 경로는 서로 별개로 선택하는 항목입니다. 이것이 이 방식의 핵심입니다.

시작하기 전에

다음 항목이 필요합니다.

• TXT 레코드 세 개를 추가할 수 있는 도메인 DNS 접근 권한
• 전달된 사본을 받을 TrekMail 편지함 또는 공유 편지함. 보유한 어느 도메인에 있어도 됩니다.
• 고객의 기존 제공업체에 설정한 전달 규칙. TrekMail이 대신 만들어 주지 않습니다. Google Workspace, Microsoft 365 또는 고객이 사용하는 서비스에서 직접 설정해야 합니다.

MX 레코드는 변경할 필요가 없으며, 변경해서도 안 됩니다.

설정 방법

1. 도메인을 추가합니다.

도메인 → 도메인 추가로 이동해 평소와 같은 방식으로 고객 도메인을 입력합니다.

2. 메일이 다른 서비스에 있음을 지정합니다.

도메인을 열고 이름 아래의 수신 메일 옵션을 사용합니다. 수신 메일을 현재 제공업체에 유지를 선택하고 저장하세요. 그러면 DNS 탭에서 MX 레코드를 더 이상 요구하지 않습니다.

이 설정은 해당 옵션에서만 변경할 수 있습니다. 모든 탭에서 도메인 이름 아래에 보이므로 다른 설정 메뉴를 찾아다닐 필요는 없습니다. 도메인이 아직 일반 모드일 때 알아 둘 점도 있습니다. DNS 충돌 목록을 열면 다른 제공업체의 MX 레코드는 검토할 항목으로만 표시되며 삭제할 항목으로 안내되지 않습니다.

3. TXT 레코드 세 개를 게시합니다.

이제 DNS 탭에는 SPF, DKIM, DMARC만 표시됩니다. 도메인의 DNS 제공업체에 이 레코드를 추가하세요.

DKIM 레코드는 도메인 관리 권한을 확인하는 용도로도 사용됩니다. 값은 해당 도메인만을 위해 생성된 키입니다. 이를 게시하면 별도의 확인 레코드를 추가했다가 나중에 삭제하지 않아도 관리 권한을 증명할 수 있습니다.

DKIM 행에 관하여. 다른 이메일 서비스가 일반적인 이름인 dkim._domainkey를 이미 사용 중일 수 있습니다. 그 레코드는 다른 서비스의 것이므로 교체하지 마세요. 필요하면 TrekMail이 다른 이름을 사용합니다. 이 도메인의 DNS 탭에 표시된 이름과 값을 정확하게 복사하세요. 그러면 두 서비스 모두 각자 보내는 메일에 계속 서명할 수 있습니다.

도메인에 이미 긴 SPF 레코드가 있다면 편집하기 전에 해당 탭의 경고를 읽으세요. SPF가 허용하는 DNS 조회는 총 열 번입니다. Google Workspace, CRM, 뉴스레터 도구가 이미 들어 있는 도메인은 항목 하나만 추가해도 한도를 넘을 수 있습니다. 한도를 초과하면 당사가 보내는 메일뿐 아니라 해당 도메인의 모든 메일에서 SPF가 실패합니다.

4. 고객의 브랜드 주소를 추가합니다.

전달된 사본을 받는 편지함을 열고 별칭으로 이동합니다. 고객 도메인을 선택하고 admin@clientdomain.com과 같은 고객 주소를 추가한 뒤 이 주소로 발송하는 기능을 켭니다.

주소는 도메인의 발송 주소 탭에 표시됩니다. 편지함의 보내는 사람 목록에 자동으로 들어가지는 않으며, 이는 의도된 동작입니다. 당사가 호스팅하지 않는 도메인의 주소는 자체 도메인으로 서명해 발송해야 하므로 일반 별칭처럼 가져오지 않고 보내는 사람 주소로 한 번 더 추가합니다. 웹메일에서 해당 편지함을 열고 설정 → 발송 주소로 이동해 추가하세요. 이후에는 다른 주소처럼 보내는 사람 목록에서 선택할 수 있습니다.

5. 발송 경로를 선택합니다.

기본적으로 도메인의 모든 주소는 도메인 SMTP 탭의 설정을 따릅니다. TrekMail 관리 서비스 또는 Mailjet, Brevo, SMTP2Go 같은 저장된 SMTP 프로필을 선택할 수 있습니다. 한 번 변경하면 해당 도메인의 모든 주소가 같은 경로를 사용합니다.

주소 하나만 다른 제공업체를 써야 한다면 계정 소유자가 그 주소를 추가할 때 개별 경로를 지정할 수 있습니다.

올바른 주소로 회신하기

웹메일에서 공유 편지함을 열고 설정 → 발송 주소로 이동한 다음 회신을 시작할 주소를 선택합니다.

• 메시지를 받은 주소: 여러 브랜드 주소가 같은 편지함으로 전달되고 각 대화에 해당 주소로 답해야 할 때 적합합니다.
• 새 메시지의 기본 주소: 사본은 하나의 수집용 주소로 받지만 모든 회신은 고객의 공개 주소로 보내야 할 때 적합합니다.

전달 사본을 이용하는 구성은 대부분 두 번째 항목이 알맞습니다. 사본이 배달된 주소는 고객이 원래 메일을 보낸 주소가 아니라 내 수집용 편지함이기 때문입니다.

발송 전용 도메인에서 할 수 없는 일

• 편지함을 둘 수 없습니다. 당사가 해당 메일을 호스팅하지 않으므로 메일을 배달할 곳이 없습니다.
• 같은 이유로 전체 수신 주소나 전달 주소를 사용할 수 없습니다.
• 편지함 설정 초대에서 대상 도메인으로 사용할 수 없습니다. 편지함 생성으로 이어지는 도메인 선택 목록에는 나타나지 않습니다. 초대를 보낸 뒤 도메인을 발송 전용으로 바꾸면 수신자가 초대를 열 때 거부되며 새 초대를 요청하라는 안내가 표시됩니다.
• 자동 검색이나 메일 클라이언트 설정에 나타나지 않습니다. 해당 설정은 실제로 메일을 보관하는 제공업체의 몫입니다. 당사 설정을 게시하면 고객의 Outlook이 TrekMail에는 없는 계정으로 연결을 시도하게 됩니다.
• 고객의 제공업체에 전달 규칙을 만들어 주지 않습니다.

API 또는 AI 에이전트로 설정하기

위의 모든 작업은 대시보드 없이도 수행할 수 있습니다.

POST /api/v1/domains는 mail_hosting: "external"을 받으므로 처음부터 도메인을 발송 전용으로 추가할 수 있습니다. 기존 도메인은 PATCH /api/v1/domains/{id}/mail-hosting으로 변경하며, GET /api/v1/domains는 각 도메인의 유형을 알려 줍니다. 도메인에 편지함이 아직 남아 있다면 confirm_mailboxes_stop_receiving: true를 넣어 요청을 다시 보낼 때까지 변경이 거부됩니다. 대시보드에서 도메인 이름을 입력하는 것처럼 영향을 이해하고 내리는 결정인지 확인하는 절차입니다.

MCP 도구는 create_domain, set_domain_mail_hosting, list_domains이며 모두 domains:write 범위가 필요합니다. 그다음 브랜드 주소를 추가할 때는 create_identity를 사용하고 kind=send_as를 지정하되 external_account_id는 넣지 않습니다.

이러한 도메인에 편지함을 요청하면 422 domain_hosts_no_mailboxes로 거부됩니다. 초대는 같은 코드와 함께 409를 반환하며, 두 경우 모두 retryable: false입니다. 일괄 작업에서는 포괄적인 실패 메시지 대신 행마다 이 사유를 보고합니다. 다시 시도해도 성공할 수 없습니다. 메일이 외부에 호스팅되므로 DNS 엔드포인트는 이 도메인의 필수 레코드에서 MX를 빼고 해당 행을 확인하지 않은 상태로 표시합니다. 따라서 이 정보를 읽는 에이전트가 MX를 TrekMail로 지정하라고 제안하지 않습니다.

나중에 모드 변경하기

같은 수신 메일 옵션에서 어느 방향으로든 도메인 모드를 바꿀 수 있습니다.

일반 도메인을 발송 전용으로 바꾸면 기존 편지함은 수신을 중단합니다. 그래서 먼저 도메인 이름을 입력하도록 요청합니다. 삭제되는 데이터는 없습니다. 일반 모드로 되돌린 뒤 MX가 다시 TrekMail을 가리키면 메일 배달도 재개됩니다.