Een catch-all-mailbox instellen voor je domein

Een catch-all-mailbox vangt een bericht pas op als TrekMail geen exact adres en ook geen overeenkomst via een domeinalias kan vinden. In plaats van de foutmelding '550 User not found' aan de afzender terug te sturen, bezorgen we het bericht in een mailbox naar keuze. In deze handleiding lees je wanneer catch-all nuttig is, hoe je het instelt, welke nadelen van spam vaak worden onderschat en hoe het samenwerkt met de andere routeringsopties.

Waarom een catch-all gebruiken

Veelvoorkomende redenen om catch-all in te schakelen:

• Verkoopleads met typefouten toch ontvangen. Iemand wil naar sales@yourcompany.com mailen, maar typt sles@yourcompany.com. Zonder catch-all wordt het bericht geweigerd en gaat de lead verloren. Met catch-all komt het in je verkoopmailbox terecht. Het verkeerd gespelde adres blijft in de Aan-header staan, zodat je ziet welk adres de afzender dacht te gebruiken.
• Dynamische aliassen gebruiken zonder ze vooraf aan te maken. Meld je bij een nieuwe dienst aan als service-name@yourcompany.com, ontvang de verificatiemails op dat adres en ga verder. Handig voor zelfstandigen die elke dienst afzonderlijk willen volgen zonder van tevoren aliassen te beheren.
• Mail aan oude adressen ontvangen. Een medewerker is vertrokken, maar klanten hebben firstname.lastname@yourcompany.com nog in hun adresboek. Dankzij catch-all bereik je die berichten nog steeds.
• Campagnes en integraties testen door te mailen naar elk adres dat een patroon volgt, bijvoorbeeld test-1@yourcompany.com en test-2@yourcompany.com, zonder iedere mailbox aan te maken.

Redenen om catch-all NIET in te schakelen:

• Spam kan de catch-all-mailbox overspoelen. Spammers proberen woordenlijsten uit (info@, support@, admin@, webmaster@, john@, jane@...). Als catch-all aanstaat, komt elke gok die niet bij een echte mailbox hoort in je catch-all terecht in plaats van te worden geweigerd. Op een domein dat zelfs maar af en toe spam krijgt, kan dit honderd keer zoveel zijn als je legitieme berichtenverkeer.
• Je beheert aliassen al actief. Als je voor elk doel een alias aanmaakt, levert catch-all dubbel werk en extra blootstelling aan spam op.

Als je slechts een paar vaste adressen bij iemand anders wilt laten uitkomen, is een doorstuuradres veiliger. Dat bezorgt berichten aan de adressen die je opgeeft en weigert de rest. Spammers die admin@ of webmaster@ proberen, bereiken zo niets.

De beste keuze hangt af van hoeveel berichten je kunt verdragen. Persoonlijke domeinen met weinig verkeer werken vaak goed met catch-all. Voor bekende bedrijfsdomeinen zijn expliciete aliassen doorgaans beter. Je kunt die ook in bulk aanmaken. Zie Aliassen aanmaken en beheren.

Catch-all inschakelen

1. Open Domeinen.
2. Klik op je Actieve domein.
3. Open het tabblad Routering.
4. Scrol naar de kaart Catch-all-mailbox.
5. Kies hoe onbekende adressen worden afgehandeld:
   • Onbekende adressen weigeren (standaard): de afzender krijgt een melding dat de gebruiker niet bestaat.
   • Onbekende adressen naar een mailbox sturen: kies een mailbox op dit domein. Dit werkt met elk abonnement.
   • Onbekende adressen extern doorsturen: voer een willekeurig extern e-mailadres in. Alleen beschikbaar met Pro en Agency.
6. Klik op Routering opslaan en bevestig de wijziging als TrekMail daarom vraagt.

De instelling geldt voor nieuwe berichten zodra de routeringswijziging de maildienst heeft bereikt. Stuur een testbericht naar een ongebruikt adres op het domein voordat je voor belangrijke mail op deze regel vertrouwt.

Bestemmingstype 1: interne mailbox

Dit is de standaardoptie en werkt met elk abonnement, waaronder Nano.

• Selecteer in de lijst met bestemmingen een bestaande mailbox op hetzelfde domein.
• De mailbox heeft geen speciale instellingen nodig. Het is een gewone mailbox die ook de catch-all-berichten ontvangt.

Dit zie je in de catch-all-mailbox:

• De Aan-header behoudt het oorspronkelijke adres. Een bericht dat naar xyz@yourdomain.com is gestuurd, wordt weergegeven met Aan: xyz@yourdomain.com.
• Met mailregels kun je filteren op het adres in de Aan-header. Zo kun je verschillende 'virtuele' adressen in verschillende mappen onderbrengen. Zie Mailfilters aanmaken.

Er moet minstens één mailbox op het domein bestaan voordat je die als catch-all-bestemming kunt kiezen. Is de lijst leeg, maak dan eerst een mailbox aan.

Bestemmingstype 2: extern e-mailadres (Pro en Agency)

Met Pro of Agency kun je catch-all-berichten ook naar een willekeurig extern e-mailadres sturen, bijvoorbeeld je persoonlijke Gmail, een andere provider of een gedeelde mailbox die elders wordt gehost.

• Kies Onbekende adressen sturen naar: en typ een volledig extern e-mailadres in het bestemmingsveld, bijvoorbeeld you@gmail.com, in plaats van een mailbox uit de lijst te kiezen.
• Sla de wijziging op.

Dit is feitelijk doorsturen in de vorm van catch-all. Dezelfde abonnementsbeperking geldt als bij gewoon doorsturen: externe bestemmingen vereisen de doorstuurfunctie, die alleen bij Pro en Agency hoort.

Als je naar Starter of Nano overstapt terwijl een externe catch-all is ingesteld:

• De instelling blijft in onze database bewaard en wordt automatisch hervat als je later weer een hoger abonnement neemt.
• De instelling werkt vanaf de overstap echter onmiddellijk niet meer: berichten aan onbekende adressen op je domein worden weer geweigerd.
• Op de pagina Domeinen verschijnt de melding 'Catch-all momenteel niet actief, Pro of Agency vereist'.

Samenwerking met andere routeringsopties

TrekMail zoekt in deze volgorde naar overeenkomsten:

1. Exact adres op dit domein: een mailbox, e-mailalias of doorstuuradres zoals sales@yourdomain.com.
2. Domeinalias: als dit domein adresnamen deelt met een ander domein, zoekt TrekMail daar naar hetzelfde deel vóór @.
3. Catch-all: alles wat hierboven geen overeenkomst opleverde, gaat naar de catch-all-bestemming.
4. Terug naar afzender: als catch-all uitstaat, meldt TrekMail dat het adres niet bestaat.

Dat betekent:

• Als je een alias voor sales@yourdomain.com aanmaakt, gaat mail aan precies dat adres naar het aliasdoel en niet naar catch-all.
• Als je een echte mailbox marketing@yourdomain.com aanmaakt, gaat mail aan precies dat adres naar die mailbox en niet naar catch-all.
• Een doorstuuradres voor jobs@yourdomain.com heeft eveneens voorrang op catch-all.
• Een overeenkomst met een domeinalias heeft voorrang. Zo kan hello@brand.example bij de bestaande mailbox hello@company.example uitkomen.
• Catch-all treedt alleen in werking voor adressen die echt met geen enkele instelling overeenkomen.

Je kunt catch-all dus veilig NAAST specifieke aliassen en mailboxen gebruiken. Ze botsen niet met elkaar: specifieke instellingen hebben altijd voorrang.

Catch-all-berichten filteren en ordenen

De catch-all-mailbox ontvangt alles, maar je hoeft niet alle berichten handmatig door te nemen. Stel Mailregels in om ze automatisch te ordenen:

• Filter op de Aan-header om bepaalde 'virtuele' adressen naar bepaalde mappen te sturen. Berichten aan elk adres volgens het patroon *-notify@yourdomain.com kunnen bijvoorbeeld naar de map 'Meldingen'.
• Markeer verdachte patronen automatisch als gelezen of verplaats ze naar een map 'Waarschijnlijk spam'. Daarmee vang je het ergste lawaai van woordenlijstaanvallen af.
• Vermijd automatische antwoorden op onbekende adressen. Daarmee kun je een adres aan een spammer bevestigen of antwoorden op een vervalste afzender. Gebruik een bewaakte mailbox of een expliciet adres als een antwoord nodig is.

Spam beperken als catch-all aanstaat

Als catch-all veel spam doorlaat:

• Controleer de afzender en het bericht voordat je iets doet. Catch-all ontvangt onvermijdelijk meer mail aan gegokte adressen. Gebruik de functies om overduidelijk ongewenste berichten als spam te melden.
• Houd SPF, DKIM en DMARC correct ingesteld. Ze helpen andere mailsystemen om berichten vanuit je domein te beoordelen, maar een wijziging van het DMARC-beleid is geen spamfilter voor je catch-all.
• Schakel catch-all uit en maak specifieke aliassen aan voor de adressen die je echt nodig hebt. De 10 tot 20 aliassen die je maakt, dekken doorgaans 95% van de legitieme toepassingen zonder je aan 100% van de woordenlijst bloot te stellen.
• Gebruik catch-all selectief: laat het uitstaan op je hoofddomein en gebruik het op een tweede domein voor registraties, zoals mydomain.work.

Wat er met bestaande mail gebeurt na een catch-all-wijziging

• Bestaande berichten veranderen niet. Als je de catch-all-bestemming wijzigt, wordt oude mail niet verplaatst. De berichten blijven in hun huidige mailbox.
• Catch-all uitschakelen stopt de bezorging van nieuwe berichten aan onbekende adressen onmiddellijk. De berichten worden weer geweigerd.
• De bestemming wijzigen van mailbox A naar mailbox B betekent dat nieuwe berichten naar B gaan. Oude berichten blijven in A.

Veelvoorkomende fouten