Als beheerder een mailboxwachtwoord wijzigen

Als een mailboxgebruiker, bijvoorbeeld een medewerker, familielid of klant, het wachtwoord vergeet of als je een misbruikt account direct moet blokkeren, kun je het mailboxwachtwoord vanuit het TrekMail-dashboard opnieuw instellen. Deze handleiding beschrijft de twee manieren: zelf een nieuw wachtwoord instellen of een eenmalige toegangscode uitgeven. Je leest ook wanneer je welke methode gebruikt, hoe je de nieuwe inloggegevens veilig doorgeeft en wat je tijdens een beveiligingsincident doet.

Het gaat om het mailboxwachtwoord voor webmail, Outlook, iPhone en andere clients. Dit is niet het wachtwoord voor het TrekMail-dashboard. Dat is uitsluitend voor de accounteigenaar en wordt door die persoon zelf beheerd.

Wanneer je dit doet

• Een gebruiker is het mailboxwachtwoord vergeten en had geen herstelcode of hersteladres om het zelf opnieuw in te stellen. Dit komt het vaakst voor.
• Beveiligingsincident: je vermoedt dat iemand ongeoorloofde toegang tot een mailbox heeft, bijvoorbeeld door phishing of een gelekt wachtwoord. Je wilt de aanvaller onmiddellijk buitensluiten, ongeacht of de rechtmatige eigenaar het wachtwoord nog kent.
• Vertrek van een medewerker: een medewerker is vertrokken en je wilt de mailbox blijven beheren. Stel een wachtwoord in dat alleen jij kent. Daarna kun je de mailbox verwijderen of het eigendom overdragen.
• Een nieuw apparaat instellen: de gebruiker wil met een nieuw wachtwoord aan een schone apparaatconfiguratie beginnen.

Manier 1: Rechtstreeks een bekend nieuw wachtwoord instellen

Dit is de snelste manier. Je kiest het nieuwe wachtwoord, de mailbox wordt bijgewerkt en je geeft het wachtwoord aan de gebruiker.

1. Open de pagina Mailboxen in het dashboard.
2. Klik naast de mailbox op Beheren. Zoek indien nodig eerst op het adres.
3. Open het tabblad Beveiliging. De beschikbare tabbladen hangen af van het type, abonnement en de status van de mailbox.
4. Vul op de kaart Mailboxwachtwoord twee keer het Nieuwe wachtwoord in. Je kunt ook onder het veld op Sterk wachtwoord genereren klikken om een willekeurig wachtwoord te maken.
5. Klik op Wachtwoord opslaan.

De knop wordt pas actief wanneer het nieuwe wachtwoord aan alle eisen voldoet. Nadat de mailserver is bijgewerkt, werkt het oude wachtwoord niet meer voor nieuwe aanmeldingen via webmail, IMAP en SMTP. Werk het wachtwoord in mailapps en scripts bij voordat je verwacht dat ze opnieuw verbinding maken.

Wachtwoordeisen, direct gecontroleerd; alle vier de controles moeten groen zijn:

• Minimaal 12 tekens.
• Minimaal één hoofdletter.
• Minimaal één kleine letter.
• Minimaal één cijfer.

Klik op Sterk wachtwoord genereren als je er liever niet zelf een bedenkt. We maken een combinatie van 18 tekens met hoofdletters, kleine letters, cijfers en een kleine verzameling veilige symbolen. Tekens die visueel makkelijk worden verward, zoals i, l, 0 en O, worden niet gebruikt. Het resultaat wordt automatisch in beide velden ingevuld en zichtbaar gemaakt, zodat je het vóór het opslaan kunt kopiëren.

De oude snelkoppeling met het sleutelpictogram is bij het nieuwe ontwerp van mei 2026 uit de mailboxlijst verwijderd. Het tabblad Beveiliging is nu de enige plek in het dashboard om dit te doen. Zie Mailboxbeveiliging voor de andere instellingen op dat tabblad.

Manier 2: Een eenmalige herstelcode uitgeven

Dit is handig als:

• Je het nieuwe wachtwoord niet wilt weten en de gebruiker het zelf laat kiezen.
• Je op afstand of op verschillende momenten werkt en de gebruiker de reset op een geschikt moment wil laten afronden.
• Je een controlespoor nodig hebt waaruit blijkt dat de gebruiker het wachtwoord met toestemming van de beheerder zelf heeft hersteld, in plaats van dat de beheerder het heeft ingesteld.

1. Open de mailboxinstellingen → tabblad Beveiliging, dezelfde plek als bij manier 1.
2. Scrol naar de kaart Herstelcode.
3. Klik op Nieuwe code genereren. De code wordt in het venster maar één keer getoond. Kopieer deze voordat je het venster sluit; de code verloopt na 24 uur.
4. Stuur de code via een veilig kanaal naar de gebruiker. Zie verderop ‘Het nieuwe wachtwoord veilig doorgeven’.
5. De gebruiker opent de aanmeldpagina van webmail, kiest Wachtwoord vergeten?, daarna Herstelcode, voert de code in en stelt een eigen wachtwoord in.

De code is voor eenmalig gebruik. Zodra de gebruiker deze inwisselt, is de code verbruikt en mislukken volgende pogingen met dezelfde code.

Als de gebruiker de code kwijtraakt of niet op tijd gebruikt, geef je een andere uit. Een nieuw gegenereerde code vervangt de vorige.

Manier 3: Het hersteladres gebruiken

Als voor de mailbox een hersteladres is ingesteld, tijdens het maken van de mailbox of door de gebruiker in de webmailinstellingen, kan de gebruiker zonder jouw hulp een reset uitvoeren. De gebruiker gaat naar de webmailaanmelding → Wachtwoord vergeten? → modus Hersteladres → vult het TrekMail-adres in → ontvangt een resetlink in de herstelmailbox.

Deze aanpak vraagt het minste werk van jou. Moedig gebruikers aan om bij hun eerste aanmelding een hersteladres in te stellen. Dat voorkomt ondersteuningsvragen.

Het nieuwe wachtwoord veilig doorgeven

Welke methode je ook kiest, je moet de gebruiker een wachtwoord of code sturen. Verstuur dit niet als leesbare tekst per e-mail.

Veilige kanalen:

• Delen via een wachtwoordmanager, zoals 1Password Teams of Bitwarden Send: versleuteld en niet meer geldig na het bekijken.
• Signal, WhatsApp of iMessage: rechtstreeks bericht met end-to-endversleuteling.
• Bitwarden Send of een vergelijkbare dienst: maak een eenmalige link die na de eerste weergave wordt vernietigd.
• Persoonlijk of telefonisch: geschikt voor korte codes en gegenereerde wachtwoorden.

Vermijd:

• Onversleutelde e-mail: leesbaar als de inbox van de gebruiker is overgenomen, vaak precies het probleem dat je probeert te verhelpen.
• Openbare Slack-kanalen: lange bewaartermijn en doorzoekbaar voor iedereen in de werkruimte.
• SMS: bruikbaar voor korte codes, maar niet end-to-end versleuteld.

Wat direct na de reset gebeurt

• Het oude wachtwoord werkt niet meer voor nieuwe aanmeldingen via IMAP, SMTP en webmail nadat de update is geslaagd. Clients met het oude opgeslagen wachtwoord krijgen verificatiefouten totdat ze zijn bijgewerkt.
• Actieve webmailsessies worden niet automatisch afgemeld wanneer een beheerder het wachtwoord wijzigt. Vermoed je dat een sessie is gestolen, schort dan aanmeldingen op en neem contact op met ondersteuning of volg je incidentprocedure. Verwijder en herschep de mailbox niet standaard.
• Er gaan geen e-mails verloren. Alles in de mailbox blijft behouden: inbox, verzonden berichten, mappen, regels en contacten. Alleen de inloggegevens veranderen.

Tijdens een beveiligingsincident

Als je denkt dat iemand ongeoorloofde toegang tot een mailbox heeft, voer dan al deze stappen uit:

1. Stel het wachtwoord opnieuw in via manier 1 met een gegenereerd sterk wachtwoord. Gebruik een waarde die de gebruiker nog niet kent.
2. Genereer een nieuwe herstelcode. Hierdoor worden eerdere herstelcodes voor het mailboxwachtwoord ongeldig, waaronder een oude code uit een eerdere mailboxconfiguratie.
3. Schort aanmeldingen op voor de mailbox als je tijdens het onderzoek de toegang wilt stoppen. Laat de mailbox intact, zodat berichten en instellingen beschikbaar blijven voor controle.
4. Controleer mailregels en doorsturingen in de mailbox. Aanvallers stellen vaak doorsturing naar hun eigen adres in om kopieën van toekomstige mail te onderscheppen. Controleer dit in webmail of via Mailregels.
5. Controleer de map Verzonden op berichten die de aanvaller mogelijk uit naam van de gebruiker heeft verzonden. Verwijder spam en phishingberichten. Leg andere verdachte berichten vast voor forensisch onderzoek.
6. Waarschuw de gebruiker via een tweede kanaal, telefonisch of persoonlijk, en leg uit wat er is gebeurd.
7. Stel 2FA alleen opnieuw in als dat nodig is en laat de eigenaar van de mailbox de eigen authenticator opnieuw registreren. De 2FA van de mailbox beschermt webmailaanmeldingen. Houd de beveiliging van het beheerdersdashboard gescheiden.

Veelgemaakte fouten na de reset

• De gebruiker opent met het nieuwe mailboxwachtwoord de dashboard-URL in plaats van webmail. Het dashboard verwacht het wachtwoord van de accounteigenaar, niet het mailboxwachtwoord. Leg uit dat webmail staat op https://trekmail.net/webmail/login, of op je eigen merk-URL, en dat het dashboard begint op https://trekmail.net.
• De gebruiker werkt Outlook bij, maar Outlook blijft het oude opgeslagen wachtwoord gebruiken. Windows Referentiebeheer, Configuratiescherm → Referentiebeheer → Windows-referenties, kan IMAP- en SMTP-inloggegevens opslaan. Verwijder de vermeldingen voor de inkomende en uitgaande hosts die onder Apps en apparaten staan en test het nieuwe wachtwoord opnieuw.
• De telefoon blijft de melding ‘Wachtwoord kan niet worden geverifieerd’ tonen. Voeg het mailaccount opnieuw toe op de telefoon en wijzig niet alleen het wachtwoord. Sommige mobiele clients, vooral oudere versies van Apple Mail, verwerken bijgewerkte inloggegevens slecht.

Wat niet mogelijk is

• Je kunt het bestaande wachtwoord niet bekijken: wachtwoorden worden gehasht en we bewaren geen herstelbare leesbare tekst. De enige manier om een gebruiker het wachtwoord te geven, is een nieuw wachtwoord instellen, manier 1, of een code uitgeven, manier 2.
• Je kunt het wachtwoord van een mailbox in een ander account niet opnieuw instellen: beheerders kunnen alleen mailboxen resetten in accounts die ze bezitten of beheren.
• Je kunt de wachtwoordeisen niet omzeilen, ook niet bij manier 1. Dezelfde regels gelden: minimaal 12 tekens met een hoofdletter, kleine letter en cijfer. De knop Genereren maakt een geldig wachtwoord.