העברת כתובת ללא יצירת תיבת דואר

לפעמים רוצים שכתובת בדומיין פשוט תעביר את הדואר הלאה. הודעות אל ⁨sales@yourcompany.com⁩ צריכות להגיע ל-Gmail של עמית. הודעות אל ⁨invoices@clientdomain.com⁩ צריכות להגיע לרואה החשבון של הלקוח. הודעות אל ⁨info@yourcompany.com⁩ צריכות להגיע לשני אנשים בצוות שלכם בו-זמנית. איש אינו צריך להיכנס לכתובת עצמה.

לכך נועדה כתובת העברה: כתובת שקיימת רק כדי להעביר דואר הלאה. אין מאחוריה תיבת דואר ואין סיסמה שצריך לנהל. דואר שמועבר לתיבה במקום אחר אינו משאיר עותק בשרתים שלנו; דואר שמועבר לתיבות בדומיין שלכם נשמר בתיבות האלה, כמו כל דואר שנמסר.

מתי להשתמש בכתובת העברה

כתובת העברה היא הבחירה המתאימה כאשר:

• לנמען כבר יש תיבה שבה הוא משתמש בקביעות. לקוח שקורא הכול ב-Gmail אינו רוצה לבדוק מקום נוסף.
• אתם מנהלים דומיינים עבור אחרים. סוכנויות מנהלות לעיתים קרובות דומיינים רבים של לקוחות, שבהם הדואר רק צריך להגיע לשירות שהלקוח כבר משתמש בו.
• הכתובת מייצגת תפקיד ולא אדם. ⁨press@⁩,‏ ⁨invoices@⁩ או ⁨careers@⁩ הן כתובות לייעוד מסוים, לא לאדם מסוים.
• אתם משאירים דומיין פעיל לאחר מעבר. דואר לכתובות הישנות ממשיך להגיע לאדם אחראי בזמן שהדומיין יוצא משימוש בהדרגה.
• כמה אנשים צריכים לקבל את אותו דואר. ⁨info@⁩ או ⁨support@⁩ יכולות למסור דואר לשתי תיבות או יותר באותו דומיין, וכל אחד מקבל עותק משלו.

השתמשו במקום זאת בתיבת דואר אם האדם צריך לשלוח מהכתובת, לשמור ארכיון או להשתמש בדואר בדפדפן. השתמשו בכינוי דואר אם כתובת נוספת צריכה למסור הודעות לתיבת TrekMail שכבר קיימת. ראו יצירה וניהול של כינויים. השתמשו בכינוי דומיין אם דומיין שני שלם צריך לשתף את אותם שמות כתובות עם דומיין אחר. ראו ניתוב דואר נכנס של דומיין. השתמשו בתיבת דואר משותפת אם צוות צריך לעבוד מתיבה אחת, לראות מי ענה ולהשיב בשם הכתובת. ראו תיבות דואר משותפות.

ההבדל לעומת תפוס-הכול

שתי האפשרויות שולחות דואר למקום אחר, אך הן עונות על צרכים שונים.

ברוב הדומיינים עדיף להשתמש בכתובות העברה לעבודה השוטפת ולהשאיר את תפוס-הכול כבוי. אם משאירים את תפוס-הכול פעיל לאורך זמן, כל שם ששולח דואר זבל מנסה לנחש יימסר ליעד כלשהו.

הגדרת כתובת

1. פתחו את דומיינים, בחרו את הדומיין ועברו ללשונית ניתוב.
2. גללו אל כתובות העברה ולחצו על הוספת כתובת.
3. הקלידו את החלק שלפני הסימן @, למשל sales.
4. הוסיפו נמען אחד או יותר. הדואר יימסר לכולם.
5. שמרו ושלחו הודעת בדיקה לכתובת החדשה. בדקו את מצב הניתוב ואת היסטוריית המסירה כדי לוודא שהנמען קיבל אותה.

הדומיין אינו זקוק לתיבות דואר כדי שהאפשרות תפעל. אפשר להשתמש בדומיין רק להעברת דואר.

כתובת צוות בדומיין שלכם

כתובת העברה יכולה למסור דואר לתיבות בדומיין שלה עצמה, ולא רק לכתובות במקום אחר. כך היא הופכת לכתובת צוות: צרו את ⁨info@yourcompany.com⁩ עם ⁨anna@yourcompany.com⁩ ו-⁨ben@yourcompany.com⁩ כנמענים, וכל הודעה אל ⁨info@⁩ תגיע לשתי התיבות.

• נמען באותו דומיין חייב להיות תיבת דואר בדומיין הזה, או כינוי של תיבה שמקבלת דואר. כתובת שעדיין אינה קיימת נדחית, לכן צרו קודם את התיבה.
• כל אחד מקבל עותק משלו. אם אחד קורא או מוחק אותו, אצל השני דבר אינו משתנה.
• התשובות נשלחות מהכתובת האישית של כל אחד. כדי להשיב בתור ⁨info@⁩, השתמשו במקום זאת בתיבת דואר משותפת.
• אפשר לשלב את שני הסוגים: כתובת אחת יכולה להגיע בו-זמנית לשתי תיבות כאן ולרואה חשבון חיצוני.
• אם מוחקים אחת מהתיבות, צריך להסיר אותה גם מכתובת הצוות. עד אז העותק של אותו אדם יחזור לשולח, או יגיע לתיבת תפוס-הכול אם היא מוגדרת בדומיין, ושאר הנמענים עדיין יקבלו את ההודעה.

השהיה במקום מחיקה

לכל כתובת יש אפשרות השהיה. כתובת מושהית שומרת את הנמענים שלה, אך מפסיקה למסור דואר. הודעה שנשלחת אליה חוזרת כאילו הכתובת אינה קיימת. כשתחדשו את הפעילות, הנמענים הקודמים יחזרו מיד.

השתמשו בהשהיה כדי לעצור את הדואר לזמן מה בלי לאבד את ההגדרה. מחיקה היא סופית ואחריה תצטרכו להקליד שוב את הנמענים.

בדיקה אם הדואר מגיע

כל כתובת מציגה את מועד ההודעה האחרונה שעברה דרכה. לחצו על המועד כדי לראות את ההיסטוריה האחרונה של הכתובת: השעה, השולח, הנמען שאליו הועברה ההודעה והתשובה של השרת המקבל. הרשימה כוללת גם הודעות שמסנן דואר הזבל עצר לפני ההעברה. לרוב זה ההסבר למצב שבו אומרים: "הלקוח שלי טוען שהוא שלח, אבל דבר לא הגיע".

ב-Pro ההיסטוריה כוללת את 7 הימים האחרונים, וב-Agency את 30 הימים האחרונים. רשומות ישנות יותר נמחקות, לכן זהו כלי לבירור שאלות על דואר מהתקופה האחרונה ולא ארכיון.

מעבר מספק אחר

אם כבר הפעלתם העברת דואר בשירות אחר, אין צורך להקליד הכול מחדש. לחצו על ייבוא בתחתית האזור ובחרו את הספק שממנו אתם עוברים:

• Cloudflare: קורא את כללי Email Routing שלכם. אם חיברתם את Cloudflare לניהול DNS, נשתמש באסימון שכבר מסרתם, כך שאין צורך להדביק דבר.
• ImprovMX: קורא את הדומיינים והכינויים שלכם באמצעות מפתח API מתוך הגדרות חשבון, מפתחות API.
• CSV: כלל אחד בכל שורה, תחילה הכתובת ואחריה הנמענים, מופרדים בפסיקים.

בכל אפשרות שנבחר, אנחנו רק קוראים מהספק האחר. דבר אינו משתנה או נמחק שם, ולכן ההגדרה הנוכחית ממשיכה לפעול עד שתפנו את רשומות ה-MX לשרתים שלנו.

לפני יצירת פריט כלשהו תוצג תצוגה מקדימה: כל כתובת שתיובא וכל כתובת שעליה נדלג, בצירוף הסיבה. ייתכן שהכתובת כבר משמשת תיבת דואר, שנמען באותו דומיין אינו תיבת דואר, שהדומיין עדיין לא נוסף כאן או שמבנה הכלל אינו נתמך. סמנו את הדומיינים הרצויים ואשרו.

אם כתובת אצל הספק הקודם מעבירה דואר לאנשים באותו דומיין, למשל ⁨info@⁩ לשני עמיתים, צרו כאן קודם את התיבות שלהם. כך הייבוא יעביר את הכלל ככתובת צוות במקום לדלג עליו.

שני סוגי הגדרות אינם עוברים, במכוון. כללי תפוס-הכול אצל הספק האחר הם הגדרה לכל הדומיין, לכן הגדירו אותם תחת תיבת תפוס-הכול. כתובות עם תו כללי, כגון *@yourdomain.com, הן שם אחר לאותה אפשרות.

אפשר גם לבצע ייצוא CSV בכל עת, בדיוק בפורמט שהייבוא מקבל.

עלות ומגבלות

כתובות העברה אינן משתמשות בנפח אחסון ואינן נספרות במכסת תיבות הדואר. אלה מכסות נפרדות. Pro כוללת 100 כתובות העברה לכל דומיין, ו-Agency כוללת 300 לכל דומיין. בשתי התוכניות כל כתובת יכולה למסור דואר לעד 15 נמענים.

ב-Nano וב-Starter אפשר להגדיר ולשמור עד 25 כתובות לכל דומיין, אך הן לא ימסרו דואר עד שהחשבון יעבור ל-Pro או ל-Agency. דבר אינו אובד בינתיים: הכללים נשמרים ומסומנים כלא פעילים, ומתחילים לפעול ברגע שהתוכנית משתנה. לעולם לא תצטרכו להזין אותם פעמיים.

כמות הדואר שאפשר להעביר

דואר שמועבר נספר באותה מכסת שליחה יומית עם כל שאר ההודעות שהחשבון שולח. כך יש רק מספר אחד שצריך לעקוב אחריו. Pro כוללת 15,000 הודעות ביום ו-Agency כוללת 40,000, הרבה מעבר לכמות הדרושה בדרך כלל להעברת דואר עבור אוסף דומיינים של לקוחות. עותקים שנמסרים לתיבות ב-TrekMail, כמו העותקים של חברי כתובת צוות, אינם יוצאים מהשרתים שלנו ואינם נספרים.

אם חשבון חורג מהמכסה או מקצב השליחה השעתי שלו, ההעברה מושהית אוטומטית ולשונית ניתוב מציגה את הסיבה. דבר אינו נמחק ואין צורך לתקן הגדרה כלשהי. המסירה מתחדשת מעצמה עם תחילת חלון הספירה הבא.

דברים שכדאי לדעת

כתובת אחת, תפקיד אחד. כתובת יכולה להיות תיבת דואר או כתובת העברה, אך לא שתיהן. אם תנסו ליצור תיבה בכתובת שכבר מעבירה דואר, נעצור את הפעולה ונציין היכן להסיר את ההעברה. אחרת התיבה תיראה תקינה, אך לא תקבל דבר בלי שתבחינו בכך.

תיבות כאן או כתובות במקום אחר, ובלי לולאות. כתובת העברה יכולה למסור דואר לכתובות בדומיינים אחרים ולתיבות דואר בדומיין שלה עצמה. כל כתובת אחרת בדומיין שלה נדחית, כי אין שם תיבה שתקבל את הדואר. גם שרשרת שבסופו של דבר חוזרת לנקודת ההתחלה נדחית: לולאה תגרום לדואר לעבור בין שרתים עד שמישהו יבחין בבעיה.

דואר זבל מסונן תחילה. הדואר נבדק לפני ההעברה, לכן דואר זבל שמכוון לכתובות שלכם אינו מועבר לתיבה של הלקוח.

בדיקות השולח נשארות תקינות. אנחנו משכתבים את פרטי השולח הטכניים בזמן מעבר הדואר. כך Gmail ו-Outlook אינם מתייחסים לדואר המועבר כאילו זויף.

התשובה יוצאת מהמקום שבו קוראים את הדואר. כתובת העברה מקבלת אך אינה שולחת. אם הנמען משיב מתוך Gmail, התשובה יוצאת מכתובת ה-Gmail שלו. אם צריך להשיב בשם כתובת ההעברה, צרו תיבת דואר.

ניהול בכמות גדולה

אפשר להציג, ליצור, לשנות ולהסיר כתובות דרך ה-API ובאמצעות כלי ה-MCP שלנו. כך סוכנות יכולה להגדיר דומיין של לקוח חדש בצעד אוטומטי אחד. התגובה גם אומרת לסוכן אם הכללים באמת מוסרים דואר, דבר שחשוב בתוכנית שרק שומרת אותם.

גם היסטוריית המסירה זמינה. סוכן יכול לבדוק אם הדואר של הלקוח באמת מגיע, במקום לבדוק רק אם קיים כלל.

אשף הייבוא הוא האפשרות היחידה שנשארת בלוח הבקרה. זהו מעבר חד פעמי עם תצוגה מקדימה שעליכם לקרוא לפני שייווצר דבר. כל מה שהאשף יוצר יהיה זמין לאחר מכן דרך ה-API.

ראו חיבור סוכני AI לרשימת הכלים וסקירת ה-API לנקודות הקצה.