Adresse ohne eigenes Postfach weiterleiten

Manchmal soll eine Adresse Ihrer Domain eingehende E-Mails einfach an ein anderes Ziel weitergeben. Nachrichten an sales@yourcompany.com sollen im Gmail-Postfach eines Kollegen landen. Nachrichten an invoices@clientdomain.com sollen den Buchhalter des Kunden erreichen. Niemand muss sich anmelden und nichts muss gespeichert werden.

Genau dafür ist eine Weiterleitungsadresse gedacht: Sie besteht nur, um E-Mails an ein anderes Ziel weiterzugeben. Dahinter liegt kein Postfach, es gibt kein Passwort zu verwalten und unsere Server speichern keine Kopie der Nachricht.

Wann eine Weiterleitungsadresse sinnvoll ist

Eine Weiterleitungsadresse ist die richtige Wahl, wenn:

• Der Empfänger bereits sein gewohntes Postfach hat. Ein Kunde, der sämtliche Nachrichten in Gmail liest, möchte nicht noch eine zweite Stelle prüfen.
• Sie Domains für andere verwalten. Agenturen betreuen oft zahlreiche Kundendomains, deren Nachrichten lediglich bei einem bereits genutzten Dienst ankommen sollen.
• Die Adresse eine Funktion und keine Person bezeichnet. press@, invoices@ oder careers@ sind Ziele und keine Personen.
• Sie eine Domain nach einem Umzug vorübergehend erreichbar halten. E-Mails an alte Adressen erreichen weiterhin jemanden, während die Domain außer Betrieb genommen wird.

Verwenden Sie stattdessen ein Postfach, wenn jemand von der Adresse senden, ein Archiv führen oder Webmail nutzen muss. Verwenden Sie einen E-Mail-Alias, wenn eine zusätzliche Adresse in einem bereits vorhandenen TrekMail-Postfach ankommen soll. Näheres erfahren Sie unter Aliasse erstellen und verwalten. Verwenden Sie einen Domainalias, wenn eine komplette zweite Domain dieselben Adressnamen wie eine andere Domain verwenden soll. Siehe Eingehende E-Mails einer Domain weiterleiten.

Unterschied zu Catch-all

Beide Varianten senden E-Mails an ein anderes Ziel, lösen aber unterschiedliche Aufgaben.

Für die tägliche Arbeit sind bei den meisten Domains Weiterleitungsadressen sinnvoll, während Catch-all deaktiviert bleibt. Bleibt Catch-all dauerhaft eingeschaltet, wird jeder von Spammern versuchte Fantasiename irgendwohin zugestellt.

Weiterleitungsadresse einrichten

1. Öffnen Sie Domains, wählen Sie die Domain aus und wechseln Sie zum Tab Routing.
2. Scrollen Sie zu Weiterleitungsadressen und klicken Sie auf Adresse hinzufügen.
3. Geben Sie den Teil vor dem @ ein, zum Beispiel sales.
4. Fügen Sie einen oder mehrere Empfänger hinzu. Die Nachricht wird an alle Empfänger zugestellt.
5. Speichern Sie die Adresse und senden Sie eine Testnachricht an sie. Prüfen Sie anhand des Routingstatus und des Zustellverlaufs, ob der Empfänger die Nachricht erhalten hat.

Für diese Funktion benötigt die Domain keine Postfächer. Eine Domain kann ausschließlich zur Weiterleitung von E-Mails dienen.

Pausieren statt löschen

Jede Adresse besitzt eine Funktion zum Pausieren. Bei einer pausierten Adresse bleiben die Empfänger erhalten, sie stellt aber keine Nachrichten mehr zu. Eingehende E-Mails werden zurückgewiesen, als gäbe es die Adresse nicht. Nach dem Fortsetzen stehen die bisherigen Empfänger sofort wieder zur Verfügung.

Pausieren Sie eine Adresse, wenn Sie den Empfang zeitweise anhalten möchten, ohne die Einrichtung zu verlieren. Das Löschen ist endgültig und Sie müssten die Empfänger erneut eingeben.

Prüfen, ob Nachrichten ankommen

Bei jeder Adresse sehen Sie, wann zuletzt eine E-Mail darüber eingegangen ist. Klicken Sie auf diese Angabe, um den aktuellen Verlauf der Adresse zu öffnen. Er enthält Zeitpunkt und Absender, den Empfänger der Weiterleitung und die Antwort des empfangenden Servers. Aufgeführt werden auch Nachrichten, die der Spamfilter vor der Weiterleitung angehalten hat. Das ist häufig die Erklärung für die Aussage: „Mein Kunde hat die Nachricht angeblich gesendet, aber nichts ist angekommen.“

Der Verlauf umfasst bei Pro die letzten 7 Tage und bei Agency die letzten 30 Tage. Ältere Einträge werden entfernt. Er hilft daher bei Fragen zu kürzlich eingegangenen Nachrichten, ist aber kein Archiv.

Von einem anderen Anbieter umziehen

Wenn Ihre Weiterleitungen bereits bei einem anderen Anbieter liegen, müssen Sie sie nicht erneut eingeben. Klicken Sie unten im Abschnitt auf Importieren und wählen Sie den bisherigen Anbieter aus:

• Cloudflare: Liest Ihre Regeln aus Email Routing. Wenn Sie Cloudflare für DNS verbunden haben, verwenden wir das bereits hinterlegte Token. Sie müssen nichts einfügen.
• ImprovMX: Liest Ihre Domains und Aliasse mit einem API-Schlüssel aus Kontoeinstellungen → API-Schlüssel.
• CSV: Eine Regel pro Zeile, zuerst die Adresse und danach ihre durch Kommas getrennten Empfänger.

Unabhängig von Ihrer Auswahl werden die Daten beim anderen Anbieter ausschließlich gelesen. Dort wird nichts geändert oder gelöscht. Ihre bisherige Einrichtung funktioniert weiter, bis Sie Ihre MX-Einträge auf unsere Server verweisen lassen.

Bevor etwas angelegt wird, erscheint eine Vorschau. Sie enthält jede zu importierende Adresse und jede übersprungene Adresse samt Begründung. Mögliche Gründe sind eine bereits für ein Postfach verwendete Adresse, eine hier noch nicht hinzugefügte Domain oder ein nicht unterstütztes Regelformat. Markieren Sie die gewünschten Domains und bestätigen Sie den Import.

Zwei Dinge werden bewusst nicht übernommen. Catch-all-Regeln des anderen Anbieters gelten für die gesamte Domain und müssen daher unter Catch-all-Postfach eingerichtet werden. Platzhalteradressen wie *@yourdomain.com sind lediglich eine andere Bezeichnung für dieselbe Funktion.

Sie können jederzeit eine CSV exportieren. Sie hat genau das Format, das auch der Import annimmt.

Kosten und Grenzwerte

Weiterleitungsadressen benötigen keinen Speicherplatz und werden nicht auf Ihr Postfachkontingent angerechnet. Dafür gelten eigene Grenzwerte. Pro umfasst 100 Weiterleitungsadressen pro Domain, Agency 300 pro Domain. In beiden Tarifen kann jede Adresse E-Mails an bis zu 15 Empfänger zustellen.

Mit Nano und Starter können Sie bis zu 25 Adressen pro Domain einrichten und speichern. Sie stellen jedoch erst E-Mails zu, nachdem das Konto zu Pro oder Agency gewechselt ist. Bis dahin geht nichts verloren: Die Regeln bleiben gespeichert, sind als inaktiv gekennzeichnet und werden beim Tarifwechsel sofort aktiv. Sie müssen sie nie ein zweites Mal eingeben.

Mögliches Weiterleitungsvolumen

Weitergeleitete E-Mails zählen zum selben täglichen Sendekontingent wie alle anderen Nachrichten Ihres Kontos. So müssen Sie nur einen Wert im Blick behalten. Pro umfasst 15.000 Nachrichten pro Tag und Agency 40.000. Das liegt deutlich über dem üblichen Weiterleitungsvolumen für ein Portfolio aus Kundendomains.

Überschreitet ein Konto dieses Kontingent oder sein Stundenlimit, wird die Weiterleitung automatisch pausiert. Der Tab Routing zeigt den Grund an. Nichts wird gelöscht und es muss nichts repariert werden. Sobald das Zeitfenster zurückgesetzt wird, läuft die Zustellung selbstständig weiter.

Wichtige Hinweise

Eine Adresse, eine Aufgabe. Eine Adresse kann entweder ein Postfach oder eine Weiterleitungsadresse sein, nicht beides. Wenn Sie für eine bereits weiterleitende Adresse ein Postfach anlegen möchten, verhindern wir das und zeigen, wo die Weiterleitung entfernt werden kann. Andernfalls würde das Postfach einwandfrei aussehen, aber unbemerkt keine Nachrichten empfangen.

Keine Schleifen. Die Weiterleitung einer Adresse zurück in dieselbe Domain oder in eine Kette, die letztlich dorthin zurückführt, wird abgelehnt. In einer Schleife würden Nachrichten zwischen Servern hin und her springen, bis jemand den Fehler bemerkt.

Spam wird zuerst gefiltert. E-Mails werden vor der Weiterleitung geprüft. Unerwünschte Nachrichten an Ihre Adressen gelangen daher nicht in das Postfach Ihres Kunden.

Absenderprüfungen bleiben erhalten. Beim Weiterleiten passen wir die technischen Absenderinformationen an. Dadurch behandeln Gmail und Outlook weitergeleitete Nachrichten nicht als Fälschung.

Antworten kommen aus dem verwendeten Postfach. Eine Weiterleitungsadresse empfängt, sendet aber nicht. Antwortet der Empfänger in Gmail, stammt die Antwort von seiner Gmail-Adresse. Wenn Sie als Weiterleitungsadresse antworten müssen, legen Sie stattdessen ein Postfach an.

Adressen gesammelt verwalten

Adressen lassen sich sowohl über die API als auch mit unseren MCP-Tools auflisten, erstellen, ändern und entfernen. Eine Agentur kann so eine neue Kundendomain in einem einzigen automatisierten Schritt einrichten. Die Antwort teilt einem Agenten außerdem mit, ob die Regeln tatsächlich zustellen. Das ist bei einem Tarif wichtig, der Regeln lediglich speichert.

Auch der Zustellverlauf ist verfügbar. Ein Agent kann dadurch prüfen, ob die Nachrichten eines Kunden wirklich ankommen, statt nur das Vorhandensein einer Regel festzustellen.

Nur der Importassistent bleibt dem Dashboard vorbehalten. Es handelt sich um einen einmaligen Umzug mit einer Vorschau, die Sie vor dem Erstellen prüfen sollen. Alle von ihm erstellten Einträge sind anschließend über die API sichtbar.

Die verfügbaren Werkzeuge finden Sie unter KI-Agenten verbinden, die Endpunkte unter API-Übersicht.