Пересылка адреса без создания ящика

Иногда нужно, чтобы адрес на вашем домене просто передавал входящие письма дальше. Письма на sales@yourcompany.com должны поступать в Gmail коллеги, письма на invoices@clientdomain.com должны получать бухгалтеры клиента, а письма на info@yourcompany.com должны одновременно приходить двум сотрудникам вашей команды. Входить в сам этот адрес никому не требуется.

Для этого и предназначен адрес пересылки: он существует только для передачи писем. За ним нет почтового ящика, и для него не нужно хранить пароль. Письма, переданные в ящик в другом сервисе, не оставляют копий на наших серверах; письма, переданные в ящики вашего домена, хранятся в этих ящиках, как любая доставленная почта.

Когда использовать адрес пересылки

Адрес пересылки подходит в следующих случаях:

• У получателя уже есть привычный ящик. Клиент, который читает всю почту в Gmail, не хочет проверять ещё один сервис.
• Вы управляете чужими доменами. Агентства часто обслуживают десятки клиентских доменов, с которых почту достаточно доставлять в уже используемый клиентом ящик.
• Адрес обозначает функцию, а не человека. press@, invoices@ или careers@ являются назначениями, а не личными адресами.
• После переезда вы временно сохраняете старый домен в работе. Письма на прежние адреса продолжают доходить до получателей, пока домен выводится из эксплуатации.
• Одни и те же письма должны получать несколько человек. info@ или support@ может доставлять почту в два и более ящика того же домена, и каждый получает собственную копию.

Создайте почтовый ящик, если человеку нужно отправлять письма с этого адреса, хранить архив или пользоваться веб-почтой. Используйте псевдоним адреса, если дополнительный адрес должен доставлять письма в уже имеющийся ящик TrekMail. Подробнее в статье Создание псевдонимов и управление ими. Используйте псевдоним домена, если целый второй домен должен применять те же имена адресов, что и другой домен. Подробнее в статье Маршрутизация входящей почты домена. Используйте общий почтовый ящик, если команда должна работать в одном ящике, видеть, кто уже ответил, и отвечать от имени этого адреса. Подробнее в статье Общие почтовые ящики.

Отличие от общего ящика

Оба варианта передают почту в другое место, но решают разные задачи.

Для повседневной работы большинству доменов нужны адреса пересылки, а общий ящик лучше отключить. Если оставить общий ящик включённым надолго, письмо на любое придуманное спамером имя будет куда-нибудь доставлено.

Настройка адреса

1. Откройте раздел Домены, выберите домен и перейдите на вкладку Маршрутизация.
2. Прокрутите страницу до блока Адреса пересылки и нажмите Добавить адрес.
3. Введите часть адреса перед символом @, например sales.
4. Добавьте одного или нескольких получателей. Письма будут доставляться каждому из них.
5. Сохраните настройку и отправьте тестовое письмо на новый адрес. По состоянию маршрутизации и истории доставки убедитесь, что получатель его получил.

Для работы пересылки домену не нужны почтовые ящики. Домен может использоваться только для пересылки писем.

Командный адрес на вашем домене

Адрес пересылки может доставлять почту не только на адреса в других местах, но и в ящики своего домена. Так он становится командным адресом: создайте info@yourcompany.com с получателями anna@yourcompany.com и ben@yourcompany.com, и каждое письмо на info@ будет приходить в оба ящика.

• Получатель на том же домене должен быть почтовым ящиком этого домена или псевдонимом ящика, который принимает почту. Адрес, которого ещё нет, не принимается, поэтому сначала создайте ящик.
• Каждый получает собственную копию. Если один прочитает или удалит письмо, у другого ничего не изменится.
• Ответы уходят с личного адреса каждого. Чтобы отвечать от имени info@, используйте общий почтовый ящик.
• Оба варианта можно сочетать: один адрес может одновременно доставлять письма в два ящика здесь и внешнему бухгалтеру.
• Если вы удалите один из ящиков, уберите его и из командного адреса. Пока этого не сделано, копия этого человека возвращается отправителю или уходит в общий ящик для неизвестных адресов (catch-all), если он включён на домене; остальные письмо получают.

Приостановка вместо удаления

У каждого адреса есть переключатель Приостановить. Получатели приостановленного адреса сохраняются, но доставка прекращается. Отправленное на него письмо возвращается так, словно адреса не существует. После возобновления прежние получатели сразу начинают работать снова.

Приостанавливайте адрес, если хотите временно остановить почту, не теряя настройку. Удаление необратимо, после него получателей придётся вводить заново.

Проверка поступления писем

Для каждого адреса показано время последнего поступившего через него письма. Нажмите на эту отметку, чтобы открыть недавнюю историю: время, отправителя, получателя пересылки и ответ принимающего сервера. Там же отображаются письма, которые спам-фильтр остановил до пересылки. Обычно именно это объясняет ситуацию: «Клиент говорит, что отправил письмо, но ничего не пришло».

На Pro история охватывает последние 7 дней, а на Agency последние 30 дней. Более старые записи удаляются, поэтому этот инструмент помогает разобраться с недавними письмами, но не заменяет архив.

Перенос от другого провайдера

Если пересылка уже настроена в другом сервисе, вводить правила заново не нужно. Нажмите Импортировать в нижней части блока и выберите прежнего провайдера:

• Cloudflare: TrekMail считывает правила Email Routing. Если вы подключили Cloudflare для управления DNS, используется уже предоставленный токен, поэтому ничего вставлять не нужно.
• ImprovMX: TrekMail считывает домены и псевдонимы с помощью ключа API из раздела Настройки аккаунта, Ключи API.
• CSV: по одному правилу в строке, сначала адрес, затем получатели через запятую.

При любом способе мы только читаем данные у другого провайдера. Мы ничего там не изменяем и не удаляем, поэтому текущая конфигурация продолжит работать, пока вы не направите записи MX на наши серверы.

До создания правил вы увидите предварительный просмотр. В нём перечислены все адреса, которые будут импортированы или пропущены, с пояснением причины. Адрес может быть уже занят почтовым ящиком, получатель на том же домене может не быть почтовым ящиком, домен может быть ещё не добавлен в TrekMail, а формат правила может не поддерживаться. Отметьте нужные домены и подтвердите импорт.

Если у прежнего провайдера адрес пересылает почту людям на том же домене, например info@ двум коллегам, сначала создайте их ящики здесь. Тогда импорт перенесёт правило как командный адрес, а не пропустит его.

Два вида настроек намеренно не переносятся. Правила общего ящика у другого провайдера действуют на весь домен, поэтому настройте их в разделе Общий ящик. Адреса с подстановочным знаком, например *@yourdomain.com, обозначают ту же функцию.

Вы также можете в любой момент Экспортировать CSV точно в том формате, который принимает импорт.

Стоимость и ограничения

Адреса пересылки не занимают место и не учитываются в лимите почтовых ящиков, для них установлена отдельная квота. Pro включает 100 адресов пересылки на домен, а Agency включает 300 адресов на домен. На обоих тарифах один адрес может доставлять письма не более чем 15 получателям.

На Nano и Starter можно настроить и сохранить до 25 адресов на домен, но доставлять письма они начнут только после перехода аккаунта на Pro или Agency. Пока тариф не изменён, ничего не теряется: правила остаются сохранёнными и помеченными как неактивные, а после смены тарифа сразу начинают работать. Вводить их повторно не придётся.

Допустимый объём пересылки

Пересланные письма учитываются в том же суточном лимите отправки, что и все остальные исходящие сообщения аккаунта. Поэтому следить нужно только за одним значением. Pro включает 15 000 сообщений в сутки, а Agency включает 40 000. Это значительно больше обычного объёма пересылки для набора клиентских доменов. Копии, доставленные в ящики TrekMail, например участникам командного адреса, не покидают наших серверов и в лимите не учитываются.

Если аккаунт превысит суточный лимит или допустимую почасовую скорость, пересылка автоматически приостановится, а причина появится на вкладке Маршрутизация. Ничего не удаляется и исправлять настройки не требуется. Доставка возобновится сама после начала нового периода учёта.

Что важно знать

Один адрес, одна задача. Адрес может быть почтовым ящиком или адресом пересылки, но не одновременно. Если вы попытаетесь создать ящик на уже пересылающем почту адресе, TrekMail остановит операцию и покажет, где удалить правило пересылки. Иначе ящик выглядел бы исправным, но незаметно не получал бы писем.

Ящики здесь или адреса в других местах, и никаких циклов. Адрес пересылки может доставлять почту на адреса других доменов и в ящики своего домена. Любой другой адрес на его собственном домене не принимается, потому что там нет ящика, который получил бы письма. Цепочка, которая в итоге возвращается к началу, тоже не принимается: в цикле письмо переходило бы между серверами, пока кто-нибудь не заметил проблему.

Сначала фильтруется спам. Мы проверяем почту до пересылки, поэтому нежелательные письма на ваши адреса не попадают в ящик клиента.

Проверки отправителя сохраняются. Во время пересылки мы изменяем технические данные отправителя. Благодаря этому Gmail и Outlook не принимают пересланное письмо за поддельное.

Ответ отправляется из сервиса, где читают письмо. Адрес пересылки принимает письма, но не отправляет их. Если получатель отвечает из Gmail, ответ приходит с его адреса Gmail. Чтобы отвечать от имени адреса пересылки, создайте почтовый ящик.

Массовое управление

Получать список адресов, создавать, изменять и удалять их можно через API и наши инструменты MCP. Поэтому агентство может настроить домен нового клиента одним автоматизированным действием. Ответ также сообщает агенту, доставляют ли правила письма на самом деле. Это важно на тарифе, который позволяет только сохранять правила.

История доставки тоже доступна агенту. Он может проверить, действительно ли приходит почта клиента, а не просто убедиться в наличии правила.

Только мастер импорта остаётся в панели управления. Он предназначен для однократного переноса и показывает предварительный просмотр, который нужно изучить до создания правил. После импорта все созданные элементы видны через API.

Список инструментов приведён в статье Подключение ИИ-агентов, а методы API в статье Обзор API.